Het begin van je e-mail bepaalt de beslissing van je ontvanger: verder lezen of wissen. Ook al is het nog zo belangrijk, velen worstelen met het vinden van de juiste balans tussen formaliteit en informaliteit, wat leidt tot algemene of ongemakkelijke introducties.
Als jij met hetzelfde probleem worstelt, ben je hier aan het juiste adres!
In dit artikel laten we je 5 tips zien om een e-mail effectief te beginnen en een handig hulpmiddel voor het schrijven van taken.
Laten we beginnen!
Waarom zijn aantrekkelijke e-mailintroducties belangrijk?
Neem even de tijd en probeer in te schatten hoeveel e-mails je elke dag in je inbox ontvangt. Is het ongeveer 15, 20 of meer dan 50? Wat het aantal ook is, ik betwijfel of je evenveel aandacht besteedt aan elke e-mail in je inbox, of misschien zelfs elke e-mail grondig leest.
Dan komt een aantrekkelijke e-mailintroductie om de hoek kijken. Het kan de interesse van de lezer wekken en hem motiveren om dieper in te gaan op de inhoud van je bericht.
Andere 2 redenen om na te denken over hoe je een e-mail begint zijn:
⚡Eerste indruk - In veel gevallen is een introductie per e-mail het eerste contactmoment tussen personen of bedrijven. Een goed opgestelde introductie kan een goede indruk maken en de toon zetten voor toekomstige gesprekken.
Duidelijk doel - Een duidelijke en boeiende inleiding communiceert effectief het doel van je e-mail, waardoor de ontvanger gemakkelijker begrijpt wat je vraagt of aanbiedt.
5 Tips om een e-mail effectief te beginnen
Laten we eens kijken hoe je deze resultaten kunt bereiken en effectief een e-mail kunt beginnen.
Tip 1: Begin met een passende begroeting
Begin een e-mail met een vriendelijke begroeting om een positieve toon te zetten en een band op te bouwen.
Beste [Naam]
Het gebruik van "Beste [naam]" als begroeting is gepast in formele of semi-formele omstandigheden.
Je kunt het gebruiken in:
⭐Professioneel Communicatie
Zakelijke communicatie
⭐Academisch Brieven
⭐Wanneer je communiceert met iemand die je niet goed kent, maar respect en professionaliteit wilt tonen
In deze gevallen zorgt het gebruik van "Beste [naam]" als begroeting voor een formele, respectvolle toon en laat je zien dat je de tijd en aandacht van de ontvanger waardeert.
Voordat je deze begroeting gebruikt, moet je echter de context en de relatie met de ontvanger in overweging nemen, want in sommige situaties kan deze te formeel zijn.
Hallo
Je kunt een e-mail in verschillende situaties beginnen met "Hallo", vooral als de toon van de e-mail meer casual of vriendelijk is.
Gebruik het in:
Communicatie met collega's
⭐Volgmails
Snellevragen of updates
⭐Informeel Communicatie
Door in deze situaties "Hallo" als begroeting te gebruiken, kun je een vriendelijke en toegankelijke toon zetten voor de e-mail, terwijl je toch professioneel blijft.
Hallo team/iedereen
Het gebruik van "Hoi team" of "Hoi iedereen" als begin van een e-mail is gepast als je een groep mensen collectief aanspreekt in plaats van specifieke individuen.
Gebruik het voor:
Teamcommunicatie
Groep e-mails
Aankondigingen
In deze gevallen bevordert het zeggen van "Hoi team" of "Hoi iedereen" inclusiviteit en moedigt het teamwerk en samenwerking aan. Het erkent de collectieve aard van de ontvangers zonder individuen eruit te pikken.
Tip 2: Gebruik een aantrekkelijke opener
Begin je e-mail met een intrigerende vraag, een interessant feit of een nuttige anekdote om meteen de aandacht van de lezer te trekken. Boeiende openingszinnen zijn natuurlijk afhankelijk van het soort e-mail dat je schrijft.
Verkoopbevorderende e-mail - Voorbeelden
Intrigerende vraag:
"Wat als ik je vertel dat er een eenvoudige oplossing is om je energiekosten met 30% te verlagen?"
Interessant feit:
"Wist je dat meer dan 80% van de consumenten de voorkeur geeft aan merken die zich actief met hen bezighouden op sociale media?"
Nuttige anekdote:
"Vorige week had ik een gesprek met een klant die onze software had geïmplementeerd en binnen de eerste maand een productiviteitsverhoging van 50% zag."
E-mail netwerken - Voorbeelden
Intrigerende vraag:
"Hoe zie je de toekomst van [specifieke branche/veld] evolueren in het licht van recente technologische ontwikkelingen?"
Interessant feit:
"Wist je dat het aantal telewerkers de afgelopen tien jaar met 115% is toegenomen? Ik ben benieuwd hoe deze trend van invloed is op de manier waarop jouw organisatie omgaat met samenwerking."
Nuttige anekdote:
"Ik heb onlangs een conferentie bijgewoond waar leiders uit de sector spraken over het belang van diversiteit en inclusie op de werkplek. Het deed me denken aan je recente blog post over dit onderwerp, en ik zou graag je gedachten horen over hoe bedrijven diversiteit beter kunnen bevorderen."
Sollicitatie-e-mail - Voorbeelden
Interessant feit:
"Ik vond het fascinerend om te horen dat jullie bedrijf is erkend als een van de topwerkgevers voor medewerkerstevredenheid. Ik sta te popelen om bij te dragen aan een team met zo'n positieve werkcultuur."
Nuttige anekdote:
"Tijdens mijn stage bij [vorig bedrijf] heb ik een project geleid dat resulteerde in een toename van 20% in klantbetrokkenheid. Deze ervaring verstevigde mijn passie voor [relevante vakgebied] en mijn verlangen om bij een dynamisch team als het uwe te werken."
💡ProTip
Met de Bullet-to-email tool van TextCortex kun je talloze e-mails maken op basis van slechts 3 opsommingstekens. Geef gewoon de kernpunten op die je in je e-mail wilt opnemen en TextCortex genereert binnen een paar seconden een complete e-mail voor je.
Tip 3: Geef je doel aan
Vermeld duidelijk en beknopt de reden van je e-mail in de openingszin.
Als je je doel van tevoren aangeeft, begrijpt de ontvanger waar de e-mail over gaat.
Dit vermindert verwarring en zorgt ervoor dat je boodschap vanaf het begin wordt begrepen.
Ik reik uit over . . .
Een e-mail beginnen met "Ik wil iets zeggen over... " is beleefd en openhartig en verduidelijkt het doel van het bericht. Je kunt het gebruiken in:
⭐Initieel contact
Verzoek om informatie of actie
Het doel van je bericht en het gewenste resultaat verduidelijken is cruciaal als je een gesprek begint. Zinnen als "Ik schrijf je om je dit te laten weten" of "Ik wil je iets vragen over" helpen om het doel van de communicatie met de ontvanger in formele omgevingen te verduidelijken.
Op een vergelijkbare manier kan de uitspraak "Ik reik je de hand" met succes het doel van de boodschap overbrengen. Zinnen als "Ik wilde even checken" of "Ik kom even langs om te zeggen" houden het gesprek luchtiger en brengen tegelijkertijd de reden van het contact in een informelere context over.
Voorbeelden
1. "Ik zoek contact om een gesprek te beginnen over jullie recente project en hoe ik misschien kan bijdragen."
2. "Ik wil even controleren of alles aan jouw kant goed verloopt."
3. "Ik bel je om je te herinneren aan de komende deadline en om te bespreken welke acties je moet ondernemen."
4. "Ik kom even langs om hallo te zeggen en ons recente gesprek op te volgen. Ik wilde even weten of je nog meer gedachten of vragen had over het project dat we hebben besproken."
Bedankt voor ...
Een effectieve methode om de e-mail of actie van de ontvanger te erkennen, is door dankbaarheid uit te drukken aan het begin van een e-mail. Gebruik het in:
⭐Een gunst of hulp erkennen
Informatie ontvangen
Dankbaarheid tonen voor tijd of aandacht
Door "bedankt voor" te gebruiken in deze scenario's kun je de inspanningen van de ander erkennen, dankbaarheid uiten en constructief blijven communiceren in je e-mails.
Ik wilde een vervolg geven op...
"Ik wilde nog even terugkomen op..." is een toepasselijke zin om in een e-mail te gebruiken als je terug wilt komen op een eerder gesprek, verzoek of vraag.
Hier zijn verschillende scenario's waarin je deze zin zou kunnen gebruiken:
⭐Na het verzenden van een eerste e-mail
Na een Vergadering
Belangstelling herhalen
Het gebruik van de zinnen "Ik wilde nog even terugkomen op..." of ''Is er al vooruitgang geboekt met X?'' duidt op professionaliteit en duidelijke communicatie. Voor een informelere manier kun je ''Ik kom terug op X." gebruiken.
Voorbeelden
1. "Ik wilde mijn e-mail over het komende evenement opvolgen. Ik zou je gedachten en feedback over de voorgestelde agenda op prijs stellen."
2. "Ik wilde een vervolg geven aan onze vergadering van gisteren om de actiepunten nog eens op een rijtje te zetten en ervoor te zorgen dat we op één lijn zitten wat betreft de volgende stappen."
3. "Ik wilde een vervolg geven aan ons vorige gesprek om mijn sterke interesse in de functie te herhalen. Ik ben benieuwd naar de volgende stappen in het aannameproces."
💡ProTip
Als je niet kunt beslissen hoe je een e-mail moet beginnen, geef dan de prompt aan Zeno Chat 😏
Geef aan welk type e-mail je schrijft, vraag om de aanhef en kies de e-mail die je het leukst vindt 👇
%20(1).png)
Tip 4: Aanpassen voor de ontvanger
Je moet het begin van je e-mail aanpassen aan de interesses, voorkeuren of eerdere interacties van de ontvanger. Het is een effectieve methode om te laten zien dat je hun uniekheid waardeert en de tijd hebt genomen om hen te begrijpen. Deze personalisatie toont niet alleen respect, maar verhoogt ook de kans om hun aandacht te trekken en een goede reactie op te roepen.
Voorbeeld 1:
"Beste [naam],
Na het zien van uw recente blog post over duurzaamheid, wilde ik contact opnemen en mogelijke samenwerkingsmogelijkheden bespreken..."
Voorbeeld 2:
"Hallo [Naam],
Ik zag aan je LinkedIn profiel dat je uitgebreide ervaring hebt in projectmanagement, en ik hoop meer te weten te komen over je aanpak in een aankomend project..."
Voorbeeld 3:
"Beste [naam],
Gezien je interesse in opkomende technologieën, dacht ik dat je dit artikel dat ik tegenkwam over de nieuwste ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie misschien wel zou waarderen..."
💡ProTip
TextCortex stelt je in staat om je digitale assistent te personaliseren - Zeno Chat ⚡
Hoe? Geef achtergrondgegevens en een tekstvoorbeeld en TextCortex genereert een digitale persona die klinkt en schrijft zoals jij. Als je het niet zelf wilt maken, kun je een van de bestaande persona's kiezen.
Tip 5: Houd het professioneel
Een professionele toon zorgt meteen voor geloofwaardigheid door kennis en expertise uit te stralen. Dit is vooral belangrijk als je contact hebt met nieuwe mensen of klanten. Gebruik geen bijnamen tenzij je een relatie met de ontvanger hebt ontwikkeld. Je te comfortabel voelen kan leiden tot:
⭐Negatieve indruk
⭐Misverstanden of verkeerde interpretaties van je bericht
Beschadigde reputatie
Bij zakelijke correspondentie hoort altijd, min of meer, het handhaven van een professionele toon, ongeacht de ontvanger.
De tweede optie is te informeel en ongeschikt, tenzij je een e-mail schrijft aan een vriend.
💡ProTip
Als je het een uitdaging vindt om de juiste balans te vinden tussen te casual en te formeel, dan biedt deze tool uitkomst - de functie Tone Changer 🚀
Je kunt kiezen uit 10+ tonen voor verschillende situaties.
Hoe begin je een e-mail met TextCortex?
TextCortex is een AI-gestuurd schrijfprogramma dat je kan helpen belangrijke taken uit te voeren, sneller te schrijven en foutloze inhoud te produceren.
Je vraagt je vast af hoe je dit allemaal kunt bereiken met één tool. Als dat zo is, laat me dan uitleggen wat je kunt krijgen met TextCortex!
Met deze tool kun je:
🚀Genereer nieuwe of verbeter bestaande inhoud
🚀Parafraseof vat samen alles wat je wilt
🚀Pas je digitale assistent aan en schrijf in je eigen stijl
Maak een Kennisbank waar je al je bestanden of artikelen kunt opslaan
🚀Vertaal je inhoud in meer dan 25 talen
🚀Kiesuit meer dan 60 aanpasbare templates
Op dit moment kun je TextCortex gebruiken als browser extensionof desktop-app. Zeno zal binnenkort ook beschikbaar zijn op je smartphone dankzij onze gloednieuwe Android en iPhone apps. Je kunt je hier aanmelden voor de wachtlijst.
Meld je vandaag nog aan en maak je schrijftaken een stuk eenvoudiger!
.webp)
