Heb je ooit enkele nuttige tips willen leren over hoe je een informele e-mail schrijft?

Het belangrijkste onderscheid tussen formele en informele e-mail is de toon waarop wordt geschreven. 

In professionele e-mails wordt formele en beleefde taal gebruikt, terwijl in persoonlijke e-mails meer casual en conversationele taal wordt gebruikt.

Dit artikel zal ontdekken of er regels zijn voor het opstellen van een casual e-mail en wat die regels zijn.

Bovendien vindt u enkele bonustips om uw schrijfwerk te verbeteren, zowel voor formele als voor informele e-mails.

Heb daarom nog even geduld met me!

Formele VS informele e-mails

Voordat we verder gaan, wil ik wijzen op een paar belangrijke verschillen tussen zakelijke en informele e-mails.

We gebruiken formele e-mails wanneer:

  • schrijven voor zakelijke en professionele toepassingen is vereist
  • met een vooraf bepaald en specifiek formaat
  • Het is noodzakelijk formele en hoffelijke terminologie te gebruiken.
  • lange en moeilijke zinnen

We gebruiken informele e-mails wanneer:

  • het gebruik van e-mails voor persoonlijke communicatie
  • er is geen vaste indeling of structuur
  • het versturen van e-mails naar vrienden en familieleden
  • eenvoudige en ongedwongen taal gebruiken
  • onze zinnen zijn kort en eenvoudig

Voor een meer informele e-mail is het prima om gewoon te kletsen over wat je op je lever hebt. Als u daarentegen een officiële e-mail stuurt, kunt u het beste meteen ter zake komen.

Bovendien hebben e-mails voor zowel professionele als casual doeleinden enkele overeenkomsten. Ze zijn beide:

  • Gebruik eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen terminologie.
  • Een belangrijke rol spelen bij het faciliteren van een productieve dialoog.
  • Gebruik steeds dezelfde structuur: inleiding, hoofdgedeelte en samenvatting.

Hoe schrijf je een informele e-mail?

Zoals gezegd gebruiken we informele e-mails voor persoonlijke doeleinden - familie, vrienden of mensen die we goed kennen.

En hoewel de meeste informele e-mails een begroeting, hoofdtekst en afsluiting bevatten, is dit geen vaste regel.

Omdat e-mail zo informeel is, kunt u ook gerust verkorte zinnen en acroniemen gebruiken met weinig tot geen ingewikkelde zinnen.

Bovendien mag u informele e-mails kort en krachtig houden, of juist veel details en informatie bevatten.

En ook al schrijf je een informele e-mail, sommige dingen zijn gewoon slechte gewoontes, toch?

Hier zijn enkele dingen die u moet vermijden bij het opstellen van uw e-mails:

  • Onvolledige zinnen
  • Oplopende zinnen
  • Lange, ingewikkelde zinnen
  • Grammaticale fouten

Er zijn niet alleen valkuilen die moeten worden vermeden, maar er zijn ook factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een informele e-mail. Laten we ze eens bekijken:

1. Schrijf een onderwerpregel

Een onderwerpregel is vereist voor alle e-mails. Casual e-mail is eenvoudiger omdat de inhoud niet veel denkwerk vereist. Dat wil zeggen datu in de onderwerpregel elke toon kunt gebruiken die u aanspreekt.

  • Hier is het plan.
  • Hier is de video die je zocht.
  • Dit artikel is het lezen waard.
  • Lees door!

2. Open met een ongedwongen groet

Wanneer u uw informele e-mail begint, volstaat een eenvoudig "hallo" of "hey" om een vriendelijk e-mailgesprek op gang te brengen. Voor een minder formele begroeting hoeven we ons niet al te veel zorgen te maken over de woorden die we kiezen.

En om enthousiasme en vriendelijkheid toe te voegen, kunnen we ook meer uitroeptekens en emoticons gebruiken:

  • Hey [naam],
  • Hoi [naam],
  • Hey daar!
  • Hoi!
  • Hey!

3. Wijs op de reden om uit te reiken

Elke e-mail, formeel of informeel, moet de reden ervan vermelden:

  • "Hier is de PDF die u wilde."
  • "Ik wil je gewoon laten weten dat ik het vandaag niet haal."
  • "Ik vroeg me af of je tijd hebt om me rond 17 uur te ontmoeten?"

Evenzo, als je wilt dat de betrokkene een actie onderneemt, maak dat dan zo duidelijk mogelijk:

  • Mag ik vragen wat u van mijn ideeën/suggesties vindt?
  • Kun je me laten weten wanneer je volgende week beschikbaar bent?
  • Bekijk de volgende bijlagen voor onze volgende vergadering.
  • Kunt u de agenda voor de vergadering doornemen en mij laten weten of u suggesties hebt?

Maar wanneer u een reden schrijft om u te bereiken, houd dan uw lezer in gedachten vanuit een praktisch standpunt. Het is voor iedereen gunstig dat e-mails zo beknopt mogelijk zijn.

4. Sluit af met een slotverklaring

Het afronden van uw informele e-mails is vergelijkbaar met de openingszin - gebruik een vriendelijke toon om af te sluiten:

  • Tot straks,
  • Wees voorzichtig,
  • Tot ziens,
  • Bedankt,
  • Fijne vrijdag,
  • Fijn weekend!

Informeel e-mail sjabloon

Als u nog steeds niet zeker weet hoe uw informele e-mail eruit moet zien, kunt u proberen dit sjabloon te gebruiken bij het opstellen van uw volgende e-mail.

In de praktijk kan uw e-mail er ongeveer zo uitzien:

"Hoi Tonya,

Bedankt voor de waarschuwing. Laten we binnenkort eens bijpraten, ik wil je graag zien. Wat dacht je van morgenmiddag? Ben je vrij?

Wees voorzichtig,

Billy."

Maar dat is slechts een deel van wat u kan helpen. AI-krachtige tools zoals TextCortex hebben verschillende functies ontwikkeld voor het schrijven van elke e-mail.

Als u bijvoorbeeld een e-mail wilt schrijven met TextCortex's "Bullet to email" functie, hoeft u alleen maar de belangrijkste punten in de vorm van opsommingstekens te verduidelijken, ze te markeren en op het logo te klikken. 

Zodra u de aangewezen functie kiest, zal de TextCortex add-on het suggestievenster vragen met verschillende variaties van de e-mail output.

‍

‍

Als je eenmaal de beste uitvoer hebt gekozen, biedt de rewriter extension meer herschrijfopties om je inhoud verder te tweaken voor een betere context.

‍

‍

Inpakken

Al met al kunnen we concluderen dat er geen strikte richtlijnen zijn die men moet volgen bij het opstellen van informele e-mails.

Ze zijn veel sneller te schrijven en kosten veel minder moeite dan formele e-mails. Maar dat maakt ze nog niet leuk om te schrijven.

Maar met de juiste uitrusting kunnen ze amusant worden.

Dit is het ware doel van TextCortex - uw schrijfwerk overnemen, terwijl u uw schrijfvaardigheid verbetert en het hele proces minder pijnlijk maakt.

Wat is TextCortex?

TextCortex is een op modules gebaseerde AI tool die krachtige algoritmen en een grote database met best practices gebruikt om tekst te genereren en te herschrijven tot origineel en boeiend materiaal.

Zijn AI schrijvers maken gebruik van patroonherkenning om uw schrijven met een hoge mate van nauwkeurigheid te ontwikkelen en aan te passen, terwijl ze zich richten op het produceren van een zo geloofwaardig mogelijk resultaat.

TextCortex is beschikbaar als webapplicatie en als Chrome add-on.

Met onze herschrijving extension, zult u in staat zijn om:

  • Tweak uw inhoud op 30+ online platforms zoals Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook en meer.
  • Gebruik AI-generatie en geavanceerde herschrijvingsfuncties in elk tekstvak.
  • Verbeter snel uw schrijfvaardigheid met behoud van een consistente schrijfkwaliteit.

Tegelijkertijd stelt TextCortex webapplicatie u in staat om:

  • Maak gebruik van 20+ AI templates voor het genereren van blog berichten, productbeschrijvingen, e-mails, advertenties, social media berichten, enz.
  • Gelijktijdig handmatige en AI-generatie schrijven binnen hetzelfde bewerkbare canvas.
  • Bewerk en formatteer uw inhoud in real-time.
  • Sla uw projecten op als templates voor toekomstig gebruik.

Download Chrome extension vandaag nog en geniet van de spannende kant van het schrijven van elk type inhoud.