Hoe schrijf je een e-mail als je documenten verstuurt?

Als je documenten via e-mail verstuurt, is de allerbelangrijkste tip: vergeet niet om de documenten als bijlage toe te voegen!

We zijn er allemaal geweest en zijn dat waarschijnlijk al honderd keer vergeten.

Maar daarnaast hebben we nog 12 tips voor het schrijven van een e-mail voor het effectief versturen van documenten.

Aan het einde van het artikel staat een AI-oplossing op je te wachten.

Laten we erin duiken!

Waarom is het belangrijk om een e-mail correct te schrijven als je documenten verstuurt?

Een effectief geschreven e-mail garandeert dat de ontvanger begrijpt wat het doel is van de inhoud van het document en welke acties je van hem of haar verlangt.

Daarnaast kun je:

• Bespaar tijd door dingen uit te leggen
• Versnel je werkproces
• Laat zien hoe professioneel je bent

Hoewel het versturen van deze e-mail geen wiskunde is, zijn er zeker een paar tips over hoe je het kunt doen en de resultaten kunt krijgen die je wilt.

Tips om een e-mail te schrijven bij het verzenden van documenten

Laten we eens kijken naar 12 tips die je kunnen helpen bij het maken van e-mails met bijgevoegde documenten!

1. Informeer de ontvanger dat de documenten zijn bijgevoegd in de onderwerpregel

Als je documenten in een e-mail verstuurt, is het een goed gebruik om dat te zeggen in de onderwerpregel.

Waarom?

Dit helpt de ontvanger namelijk om snel het doel van je e-mail te begrijpen en zorgt ervoor dat ze de bijgevoegde bestanden niet over het hoofd zien.

Een informatieve onderwerpregel is belangrijk voor alle soorten e-mails, maar in deze e-mail speelt hij een speciale rol.

Je kunt iets als

‍"Naam van het document - Bijgevoegd bij deze e-mail "

ofgewoon

‍"Bijgevoegde documenten."

2. Het doel van bijgevoegde documenten uitleggen

Het is niet genoeg om alleen het document bij de e-mail te voegen, maar ook om uit te leggen waar het over gaat en hoe de ontvanger er baat bij heeft.

Waarom?

Want die uitleg dient als "inleiding".

Op deze manier maak je het de ontvanger gemakkelijker om de inhoud van het document te begrijpen en hoe ze het kunnen gebruiken.

Voordat hij het opent, heeft de ontvanger al enige context en kan hij het document dus effectiever gebruiken.

Bijvoorbeeld:

"Ik heb de analyse van het financiële rapport voor het tweede kwartaal bijgevoegd, dat inzicht geeft in onze omzettrends, de uitsplitsing van onze kosten en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

Jouw expertise in het interpreteren van deze cijfers zou van onschatbare waarde zijn voor onze strategische planning voor de toekomst."

3. Aanbod om aanvullende informatie te verstrekken

Je moet altijd ruimte overlaten voor de ontvanger om je aanvullende vragen te stellen.

Waarom?

Omdat je dan laat zien dat je beleefd bent en klaar staat om te helpen als dat nodig is.

Het is voldoende om een zin aan het einde van je e-mail te zetten

‍"Als je vragen hebt of meer informatie wilt, aarzel dan niet om contact met me op te nemen."

Zo weet de ontvanger dat je beschikbaar bent om hem of haar te steunen als dat nodig is.

4. CTA opnemen

Het is belangrijk om een duidelijke oproep tot actie op te nemen in je e-mail.

Waarom?

Op die manier weet de ontvanger precies welke volgende stappen hij moet nemen.

De CTA hangt af van de actie die je wilt ondernemen, maar je kunt bijvoorbeeld zeggen:

"Neem even de tijd om de bijgevoegde documenten te bekijken en geef je feedback vóór [specifieke deadline/datum]."

"Ik zou het op prijs stellen als je de bijgevoegde documenten zo snel mogelijk zou willen doornemen en me zou willen laten weten wat je ervan vindt."

"Als de bijgevoegde documenten je goedkeuring wegdragen, onderteken ze dan en stuur ze me terug voor [specifieke deadline/datum]."

5. Handtekening toevoegen

Maak een professionele e-mailhandtekening en zet die aan het einde van je e-mail.

Waarom?

Een goede e-mailhandtekening bevat naast je e-mailadres ook je telefoonnummer en links naar sociale media.

Op deze manier bied je de ontvanger meer communicatiekanalen en maak je het makkelijker voor hem om contact met je op te nemen.

6. Kies een geschikte toon

Bij elk type communicatie moet je de juiste toon kiezen op basis van de relatie die je met de persoon hebt.

Waarom?

Want als je op een nonchalante toon communiceert terwijl het niet het moment is, loop je het risico loop je het risico onbeleefd en onprofessioneel overkomt.

Omdat je in een zakelijke omgeving met elkaar omgaat en belangrijke gegevens verstrekt, is het belangrijk om een toon van respect en professionaliteit.

Vermijd overdreven informeel taalgebruik of humor die ongepast is voor deze context.

💡ProTip

TextCortexDe functie Tone Changer neemt je deze zorg uit handen!

Kies een van de volgende tonen en spreek zoals je wilt zonder je zorgen te maken dat je ongepast klinkt:

• Formeel
• Casual
• Warm
• Respectvol
• Dringend
• Vriendelijk
• Het aanmoedigen van
• Plus 6 meer

7. Houd het eenvoudig

Gebruik niet te ingewikkelde taal of schrijf te lang bericht.

Waarom?

Omdat je de ontvanger in verwarring zou kunnen brengen, vooral omdat je een mogelijk ingewikkeld onderwerp uitlegt - de inhoud van het document.

Gebruik korte en beknopte zinnen en schrijf zo eenvoudig mogelijk.

Pro Tip

Als je bang bent dat je schrijven te ingewikkeld klinkt, gebruik dan TextCortex gratis herschrijven tool!

Schrijf je bericht, klik op "Eenvoudig" en TextCortex vereenvoudigt het schrijven in een paar seconden 👇

8. Herlees je e-mail

Zorg ervoor dat je je e-mail proefleest voordat je hem verstuurt.

Waarom?

Want door dat te doen, kun je fouten opmerken die je tijdens het schrijven hebt gemaakt.

Spelfouten en grammaticafouten zijn soms moeilijk te ontdekken op het eerste gezicht en proeflezen kan je daarbij helpen.

Misschien lijken het kleine foutjes, maar ze kunnen het beeld dat de ontvanger van je heeft beïnvloeden.

💡ProTip

Fouten herstellen en opmerken is veel gemakkelijker met TextCortex!

Je hoeft alleen maar een tekst te selecteren en op het moersleutelpictogram te klikken, TextCortex doet de rest 👇

9. Vervolg

Als je na een week nog geen antwoord hebt, stuur dan een follow-up e-mail.

Waarom?

Je kunt ze beleefd herinneren aan wat ze moeten doen of extra hulp aanbieden.

Maar let op - Als je een deadline hebt opgenomen in je CTA, stuur dan niet eerder een follow-up e-mail.

Bijvoorbeeld:

"Beste [Naam ontvanger],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt.

Ik wilde er alleen zeker van zijn dat u het document in de bijlage van mijn vorige e-mail hebt ontvangen.

Het is cruciaal voor onze komende projectdeadlines en om ervoor te zorgen dat het in lijn is met onze strategische doelen. Dit document bevat vitale informatie die onze volgende stappen en besluitvormingsprocessen zal leiden.

Je beoordeling en inbreng zijn van onschatbare waarde om effectief verder te gaan.

Voel je vrij om contact met ons op te nemen als je hulp of verduidelijking nodig hebt."

💡ProTip

Met Zeno Chat kun je een follow-up e-mail krijgen op basis van de e-mail die je hebt verstuurd.

Hoe?

• Copy je e-mail en plak deze in de chat
• Geef het een opdracht om een follow-up e-mail te schrijven op basis van de e-mail die je hebt gegeven
• Geef aan wat er in moet staan

Dat is het! Zeno schrijft een volledige opvolgmail in enkele seconden.

10.) Antwoord

Als je een antwoord op je e-mail hebt ontvangen en een antwoordmail wilt schrijven, kan ZenoChat je helpen! Met de functie Quick AI Reply van ZenoChat kun je je e-mails in elk van je e-mailapps analyseren en drie mogelijke antwoorden genereren. Bovendien kun je met de functie Quick AI Reply van ZenoChat prompts schrijven voor je e-mailantwoorden en gepersonaliseerde e-mailantwoorden genereren.

11. Gevoelige informatie beschermen

Als je vertrouwelijke of persoonlijke gegevens deelt, gebruik dan encryptie of wachtwoordbeveiliging.

Waarom?

Vanwege de cyberdreigingen.

Dat is de manier om te laten zien dat je verantwoordelijk bent en dat je zorgt voor je eigen veiligheid en die van de ontvanger.

Misschien klinkt het als te veel, maar je weet nooit wat er kan gebeuren, dus je moet aandacht besteden aan dit detail.

12. Gebruik eenvoudige bestandsnamen

Je moet je bestanden zo eenvoudig mogelijk een naam geven.

Waarom?

Hierdoor kan de ontvanger onmiddellijk de inhoud van het bestand identificeren zonder het te hoeven openen.

Een eenvoudige bestandsnaam maakt het voor jou en de ontvanger makkelijk om het document later terug te vinden, of het nu in je e-mail inbox staat of op een computer is opgeslagen.

Dit kan je in de toekomst tijd en moeite besparen bij het zoeken naar specifieke bestanden.

Bijvoorbeeld:

"Marketing_Plan_Q2_2024.docx"

"Meeting_Minutes_05-12-2024.pdf"

"Budget_Samenvatting.xlsx"

"Proposal_Final_Version.doc".

Sjabloon voor e-mail bij het verzenden van documenten

"Betreft: Marketing Plan Bijgevoegd

Beste [Naam ontvanger],

Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik ben verheugd om het Marketingplan voor Q3 2024 met je te delen. Dit document vertegenwoordigt onze strategische routekaart om de betrokkenheid te vergroten en de omzetgroei in het komende kwartaal te stimuleren. Het schetst onze doelgerichte campagnes, belangrijkste initiatieven en verwachte resultaten.

Mocht je opheldering willen over de beschreven strategieën of vragen hebben over de gepresenteerde gegevens, neem dan gerust contact met ons op.

Jouw inzichten en feedback zijn van onschatbare waarde voor het succes van onze marketinginspanningen.

Ik kijk ernaar uit om dit verder met je te bespreken.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Bijlage: Marketing_Plan_Q3_2024.pdf”

Sjabloon voor het verzenden van vereiste documenten

Documenten naar een organisatie sturen Formeel sjabloon

Betreft: Inzending van [Documentnaam] - [Uw naam/referentienummer].

Geachte [Naam ontvanger/Sir of Madam],

Ik hoop dat deze e-mail u goed zal bevallen. Ik schrijf u om het volgende document in te dienen zoals gevraagd/vereist door [Naam organisatie]:

1. [Documentnaam 1]
2. [Documentnaam 2]
3. [Documentnaam 3]

[Geef, indien van toepassing, een korte uitleg over de documenten of waarom je ze opstuurt].

De bovengenoemde documenten zijn als bijlage bij deze e-mail gevoegd. Als je aanvullende informatie nodig hebt of als er problemen zijn met de bijlagen, aarzel dan niet om contact met me op te nemen.

Ik verzoek u vriendelijk de ontvangst van deze e-mail en de bijgevoegde documenten zo spoedig mogelijk te bevestigen.

Bedankt voor je tijd en aandacht voor deze zaak.

Hoogachtend, [Uw volledige naam] [Uw functie/titel, indien van toepassing] [Uw contactgegevens].

Laten we afronden

Zoals je kunt zien, gaat het bij het verzenden van documenten niet alleen om het bijvoegen van bestanden; het gaat erom de ontvanger context te bieden en hem te helpen met zijn werk.

Daarnaast is het belangrijk dat je e-mail goed gestructureerd en eenvoudig geschreven is.

Misschien klinkt het toch als wiskunde?

Gelukkig hebben we een oplossing voor je die deze taak kan verlichten.

De oplossing is TextCortex!

Textcortex - AI-oplossing voor schrijftaken

TextCortex is een AI-tool die je kunt gebruiken voor al je schrijftaken.

Met de vele functies kun je:

• Verbeter je schrijven
• Maak je werk veel gemakkelijker
• Krijg ideeën voor inhoud

Dit zijn de belangrijkste functies van onze tool:

⭐ Zeno chat - Met Zeno kun je de inhoud krijgen die je maar wilt, afhankelijk van de prompt die je geeft. Naast inhoud kun je ook antwoorden op je vragen krijgen en ermee chatten op een conversationele manier.

⭐ Digitale persona - Je kunt Zeno ook personaliseren en dan schrijft hij precies zoals jij dat zou doen.

⭐ Zoeken op het web - Je kunt op verschillende bronnen zoeken en sommige daarvan zijn het web, nieuws, YouTube, Twitter of zelfs patenten en nog veel meer.

⭐ Kennisbank - Sla alle gewenste informatie op één plek op, inclusief documenten en artikelen.

⭐ Templates - Gebruik 60+ templates die talrijke functietitels dekken

⭐ Afbeelding maken - Beschrijf de afbeelding die je wilt en TextCortex maakt er een voor je.

⭐ Parafraseringstool - Parafraseer je zinnen en tekst en behoud de oorspronkelijke betekenis.

⭐ Uitbreiden gereedschap - Haal de hele alinea uit slechts één zin.

⭐ Tekst herschrijven - Herschrijf je tekst om de vloeiendheid, kwaliteit en meer te verbeteren

⭐ Samenvattingshulpmiddel - Vat je inhoudsamen, zelfs met het uploaden van bestanden

⭐ Snippets - Sla blokken tekst op om ze opnieuw te gebruiken.

Nog iets leuks aan TextCortex?

Het biedt je een gratis plan en 100 creaties na aanmelding, plus 20 dagelijkse creaties nadat je alles hebt uitgegeven!

Meld je vandaag nog aan en maak je werk veel leuker!