7 essentiële tips voor het schrijven van formele e-mails

In de huidige professionele wereld spelen formele e-mails een vitale rol in de communicatie.

Ze dienen als middel om belangrijke informatie over te brengen, verzoeken te doen, en zakelijke relaties aan te knopen. 

Het schrijven van een formele e-mail kan echter ontmoedigend zijn, omdat het een mate van precisie en professionaliteit vereist die bij andere vormen van schriftelijke communicatie vaak niet nodig is. 

Dit artikel geeft 7 essentiële tips voor het schrijven van effectieve en professionele formele e-mails. 

Je kunt deze richtlijnen gebruiken om duidelijke en overtuigende e-mails op te stellen, of je nu communiceert met klanten, collega's of meerderen.

Dus, laten we erin duiken!

7 Tips voor het schrijven van formele e-mails

Hier bespreken we 7 essentiële tips voor het schrijven van formele e-mails en geven we je enkele voorbeelden van hoe je ze kunt toepassen.

1. Haak met Onderwerpregel

Als je wilt dat de ontvanger van je e-mail de essentie begrijpt en adequaat reageert, heb je een onderwerpregel nodig die meteen ter zake komt.

Een goed geschreven onderwerpregel kan de kans vergroten dat je e-mail wordt gelezen en dat er op wordt gereageerd.

Voorbeelden van effectieve onderwerpregels

De onderwerpregels van je e-mail moeten glashelder zijn en direct betrekking hebben op de inhoud van het bericht.

✒️ "Vergaderverzoek: Maandag 10 mei om 14.00 uur"

✒️ "Onderzoek naar vacature"

✒️ "Vervolg op verkoopvoorstel"

Waarop te letten bij het schrijven van een onderwerpregel voor formele e-mails

Om de effectiviteit en efficiëntie van je e-mails te verbeteren, kun je het beste duidelijke en beknopte onderwerpregels gebruiken.

Laten we eens kijken naar enkele tips die je kunt volgen bij het maken ervan:

✔️ Wees kort en specifiek.

✔️ Gebruik trefwoorden die samenvatten het hoofdonderwerp van de e-mail.

✔️ Vermijd vaag of algemeen taalgebruik.

✔️ Voeg voor een snelle reactie een deadline of een oproep tot actie toe.

Bijvoorbeeld, in plaats van"Update" schrijf je"Project Update: Deadline Extension Requested." 

Deze onderwerpregel geeft specifieke informatie over het doel van de e-mail en moedigt een tijdige reactie aan.

2. Spreek je ontvanger op de juiste manier aan

Een professionele toon aanhouden in je bericht is essentieel om geloofwaardig en gezaghebbend over te komen. 

Je toon bepaalt het verhaal voor de hele e-mail en kan van grote invloed zijn op hoe je boodschap wordt ontvangen.

Een professionele toon straalt respect, geloofwaardigheid en autoriteit uit, en zorgt ervoor dat je boodschap serieus wordt genomen.

Voorbeelden van passende adressering

Het is essentieel om gepaste taal te gebruiken en respect te tonen als je een formele e-mail aan iemand schrijft. 

Hieronder volgen enkele voorbeelden van juiste adressen om te gebruiken in zakelijke e-mails:

✒️ "Aan wie het aanbelangt".

✒️ "Geachte Hiring Manager".

✒️ "Geachte heer/mevrouw"

Waarop letten bij het aanspreken van je ontvangers in formele e-mails

Het vermijden van slang, jargon of overdreven informeel taalgebruik is essentieel bij het schrijven van een formele e-mail. 

Zinnen als"Hé", "Hoe gaat het" of"BTW" zijn niet geschikt voor formele e-mails. 

Vermijd ook het gebruik van ALLE CAPS of overmatige interpunctie, want dat kan agressief of onprofessioneel overkomen.

Om een professionele toon te bereiken moet je ervoor zorgen dat:

✔️ Gebruik duidelijke en beknopte taal.

✔️ Handel met hoffelijkheid en respect.

✔️ Gebruik de juiste begroetingen en afmeldingen.

✔️ Spreek de ontvanger aan met zijn naam en passende titel.

3. Maak een sterke openingszin

De openingszin van je e-mail is de eerste indruk die je ontvanger van jou en je boodschap heeft.

Het trekt de aandacht van de ontvanger en motiveert hem om verder te lezen.

Voorbeelden van een sterke openingszin

Een sterke openingszin kan een vraag zijn, een gewaagde uitspraak, of een duidelijke doelomschrijving:

✒️ "Bent u nog steeds geïnteresseerd in het plannen van een gesprek?"

✒️ "Ik ben enthousiast om een nieuwe productlijn te introduceren die u volgens mij zal interesseren."

✒️ "Ik geef gevolg aan ons gesprek over de nieuwe marketingcampagne".

Waarop te letten bij het maken van een sterke openingszin in formele e-mails

Voor een sterke openingszin moet je nadenken over het doel van je e-mail en wat de ontvanger zal motiveren om verder te lezen.

✔️ Begin met de reden voor je e-mail en waarom die voor de ontvanger van vitaal belang is.

✔️ Gebruik een gewaagde uitspraak, stel een vraag, of doe een verrassende uitspraak.

✔️ Gebruik taal die boeiend en beknopt is.

✔️ Vermijd breedsprakige of te ingewikkelde zinnen.

✔️ Wees duidelijk en direct , maar ook beleefd en professioneel.

Schrijf bijvoorbeeld in plaats van"Ik hoop dat het goed met je gaat,""Bedankt dat je de tijd hebt genomen om mijn voorstel te overwegen." 

Deze openingszin toont waardering voor de tijd van de ontvanger en zet een professionele toon.

4. Raak het doel met een geldige reden

Bij het schrijven van een formele e-mail is het belangrijk een geldige reden te hebben om de ontvanger te bereiken. 

Dit laat niet alleen zien dat je een specifiek doel hebt voor je e-mail, maar toont ook respect voor de tijd en aandacht van de ontvanger.

Voorbeeld van de reden om uit te reiken

Een geldige reden om contact op te nemen kan een verzoek om informatie zijn, een uitnodiging voor een vergadering, een update van een project, of een follow-up van een eerder gesprek. 

✒️ "Ik schrijf u om informatie te vragen over uw productlijn, in het bijzonder over uw prijzen en leveringsmogelijkheden."

✒️ "Het was fijn om vorige week op de conferentie met je te spreken, en ik wilde een follow-up doen om de mogelijkheid van samenwerking te bespreken."

✒️ "Ik zag dat je onlangs een nieuwe productlijn hebt gelanceerd, en ik wil graag mijn hulp aanbieden bij je marketinginspanningen. Ik heb veel ervaring met digitale marketing en zou graag wat ideeën aanreiken voor de promotie van je nieuwe producten."

Waarop te letten bij het geven van een reden voor het benaderen in formele e-mails

Wees heel specifiek over wat je van hen wilt om een geldige reden te schrijven om hen te bereiken.

Zorg ervoor dat de ontvanger van je e-mail precies weet hoe hij van je boodschap kan profiteren:

✔️ Stel jezelf voor en vermeld je doel om contact op te nemen.

✔️ Wees duidelijk over wat je nodig hebt en waarom het belangrijk is.

✔️ Herinner de ontvanger aan je eerdere gesprek, indien van toepassing.

✔️ Vergaderverzoeken moeten reden en vergaderdata bevatten.

✔️ Leg uit wat je kunt doen om bij bepaalde punten te helpen (resultaten bereiken, problemen oplossen, enz.)

5. Sluit af met een gedenkwaardige zin

Bij het afsluiten van je e-mail is het belangrijk om te eindigen met een gedenkwaardige zin die de reden voor het contact versterkt. 

Door dit te doen kun je de ontvanger een onvergetelijke indruk geven en de kans op een gunstige reactie vergroten.

Voorbeeld van een Memorabele Samenvatting

Een gedenkwaardige zin kan een blijk van waardering zijn of een duidelijk idee van de volgende stappen. 

✒️ "Dank u dat u de tijd neemt om mijn verzoek in overweging te nemen. Ik wacht met spanning op uw antwoord."

✒️ "Laat me weten of ik aanvullende maatregelen kan nemen om deze zaak aan te pakken."

✒️ "Als je nog vragen hebt of aanvullende informatie nodig hebt, ben ik je graag van dienst. Nogmaals bedankt voor uw tijd en overweging."

Waarop te letten bij het afsluiten van je formele e-mail

Bedenk waarom je de e-mail verstuurt en wat je wilt dat de ontvanger ervan meeneemt voordat je je formele e-mail afsluit:

✔️ Vermijd het gebruik van clichés.

✔️ Gebruik een toon die past bij het doel van je e-mail - vriendelijk, overtuigend of assertief.

✔️ Zorg ervoor dat je in de laatste alinea eventuele vervolgacties specificeert.

✔️ Bedank de ontvanger eventueel voor zijn tijd of hulp.

Je slotzin moet blijk geven van waardering en vertrouwen in de capaciteiten van de ontvanger.

6. Neem CTA op

Je e-mail moet eindigen met een oproep tot actie (CTA) die de lezer aanspoort iets te doen, zoals reageren op een vraag of een afspraak aanvragen.

Het opnemen van een CTA in je e-mail kan ervoor zorgen dat je boodschap duidelijk is en dat de ontvanger weet wat hij verder moet doen.

Een goed geschreven CTA kan ook de kans op een positieve reactie vergroten en het gesprek vooruit helpen. 

Voorbeeld van CTA in formele e-mails

Het is essentieel om de CTA duidelijk en specifiek te maken, zodat de ontvanger precies weet welke actie hij moet ondernemen.

Voorbeelden van een CTA zijn: 

✒️ "Kunt u bevestigen of deze tijd voor u werkt om een gesprek in te plannen?" 

✒️ "Ik zou je feedback op het voorstel tegen het eind van de week op prijs stellen."

✒️ "Kunt u mij voor dinsdag de gevraagde informatie sturen?"

Waarop te letten bij het opnemen van een CTA

Denk na over het doel van je e-mail en wat je wilt dat de ontvanger doet, voordat je de CTA schrijft:

✔️ Maak het gemakkelijk te begrijpen, ondubbelzinnig en beknopt. 

✔️ Neem instructies op over hoe je actie kunt ondernemen. 

✔️ Zorg voor voldoende context, zodat de lezer weet waarom hij actie moet ondernemen. 

✔️ Vermeld alle noodzakelijke bronnen of links die ze nodig hebben om de actie te voltooien.

7. Sluit af met respect

Het is cruciaal om een zakelijke e-mail met een beleefde noot te eindigen als je een goede werkrelatie met de ontvanger wilt behouden.

Het laat zien dat je hun tijd en moeite om met je te communiceren respecteert.

Voorbeelden van afsluitingen in een formele e-mail

Voorbeelden van respectvolle afsluitingen zijn:

✒️ "Hoogachtend,"

✒️ "Met vriendelijke groet,"

✒️ "Met vriendelijke groet,"

✒️ "Met respect,"

✒️ "Dank u wel," zei hij.

✒️ "Met dankbaarheid,"

✒️ "Groeten,"

Waarop te letten bij het sluiten van je formele e-mail

Volg deze richtlijnen om een formele e-mail met respect af te sluiten:

✔️ Gebruik taal die hoffelijk en waarderend is

✔️ Houd rekening met de positie van de ontvanger en de mate van formaliteit.

✔️ Voor een formele relatie met een ontvanger gebruik je "Met respect" of "Hoogachtend". 

✔️ Voor een meer informele relatie kun je een meer casual afsluiting gebruiken zoals "Bedankt" of "Hou je haaks".

Bijvoorbeeld, in plaats van"See ya later," schrijf je"Bedankt voor je aandacht voor deze zaak. Ik verheug me erop binnenkort iets van je te horen." 

Dit is een genadig en waarderend afscheid dat ruimte laat voor verdere discussie.

Gebruik TextCortex's Chrome Extension om een overtuigende alinea te schrijven

Het schrijven van een formele e-mail kan ontmoedigend lijken, maar als je deze 7 essentiële tips volgt, kun je je boodschap duidelijk en professioneel overbrengen. 

Bovendien kun je ervoor zorgen dat je formele e-mails effectief zijn en goed worden ontvangen. 

Maar stel dat je één oplossing zoekt om je schrijfwerk te automatiseren en effectief te communiceren met verschillende doelgroepen met de juiste toon en stijl. 

In dat geval, TextCortex is een hulpmiddel dat het overwegen waard is. 

Het kan je helpen je schrijfprocessen te stroomlijnen en je workflow te versnellen.

Wat is TextCortex?

TextCortex is een schrijfoplossing die gebruik maakt van machinaal leren en een enorme databank om gebruikers te helpen bij het genereren van SEO-vriendelijke, hoogwaardige en originele inhoud.

Het ondersteunt meer dan 25 talen, waaronder Frans, Duits, Roemeens en Portugees.

TextCortex kan inhoud produceren voor elk doel - van het schrijven van een social media post tot professionele e-mails.

TextCortex Kenmerken

✒️Herschrijven toolbar - De add-on TextCortex geeft je de vrijheid om te herschrijven, uit te breiden, samen te vatten, de toon te veranderen en opsommingstekens om te zetten in e-mail, naast andere functies.

✒️Creator Suite - Het biedt ook meer dan 60 AI-gegenereerde templates in verschillende inhoudsformaten.

✒️Zeno Chat - Chat met een conversationeel AI model dat je inhoud on the fly creëert.

‍

‍

Bovendien verbreedt de TextCortex extension je schrijfmogelijkheden door toegang te bieden tot functies als:

🤖Leesbaarheidscontrole - krijgfeedback over je leesbaarheidsscore en het aantal woorden.

🤖Zeno modus-Laat AI de meest geschikte uitvoer voorspellen op basis van je kladjes.

🤖Content brainstormen - druk op CTRL+SHIFT+K op je toetsenbord om functies te activeren voor het genereren van ideeën voor je content.

Hoe gebruik je het?

✔️Add onze Google Chrome add-on genaamd Zeno ChatGPT.

✔️Maak je account aan (geen creditcardgegevens nodig).

✔️Enjoy elke dag 10 gratis creaties als je de app bekijkt op 2000+ websites.

Verleid om het eens te proberen?

Claim vandaag nog je freemium plan en begin vandaag nog zonder moeite formele e-mails te schrijven!