Heb je ooit een e-mail ontvangen die eindigde met een passief-agressieve of overdreven vriendelijke begroeting?
Ik weet dat ik dat heb gedaan en ik kan niet kiezen wat erger is.
Als je niet zo'n indruk wilt maken met je e-mail, ben je hier op de perfecte plek.
In dit artikel laten we je zien hoe je een e-mail sluit en waarom dat zo cruciaal is.
Laten we erin duiken!
Waarom is het belangrijk om een e-mail goed te sluiten?
Het goed sluiten van een e-mail is een cruciaal onderdeel dat vaak minder aandacht krijgt dan het openen ervan.
Als je er aandacht aan besteedt, kan dat:
🌸 Laat een blijvende indruk achter.
🌸 Tonen professionaliteit.
🌸 Zet een toon voor gewenste resultaten.
🌸 Maak de verbinding.
Bovendien is de conclusie van je e-mail een goede gelegenheid om een oproep tot actie te plaatsen of ontvangers subtiel te herinneren aan de volgende stappen.
Deze strategische zet kan de ontvanger sturen in de richting van de beoogde reactie of actie, en je kunt de effectiviteit van je communicatie vergroten.
Maar de moeilijkheid bij het schrijven van een passende afsluiting is het vinden van de ideale mix tussen professioneel blijven en een beetje authenticiteit toevoegen.
Om deze mix te bereiken is het volgende nodig:
✔️ een doordachte beschouwing van de context
✔️ de relatie met de ontvanger,
✔️ en de bedoelde toon van het bericht.
Nu je weet waarom het belangrijk is om aandacht te besteden aan het einde van je e-mail, laten we eens kijken hoe je een e-mail sluit om deze resultaten te bereiken.
Hoe sluit je een e-mail?
Volg deze 3 stappen om een e-mail op de juiste manier af te sluiten.
Stap 1: Gebruik de juiste afsluitende zin
De afsluitende zin is de laatste zin die je zegt voordat je afsluit. Het doel is om het doel van je e-mail te herhalen en de lezer aan te moedigen om te antwoorden.
Je kunt ook een bedankje of dank uitspreken in het einde van de e-mail.
Afsluitende zinnen voor formele e-mails
Voor professionele e-mails kun je deze voorbeelden proberen:
✔️ "Bedankt dat je de tijd hebt genomen om mijn verzoek in overweging te nemen. Ik kijk uit naar je update deze week!"
✔️ "Bedankt dat je de tijd hebt genomen om kennis te maken! Ik kijk ernaar uit om je te ontmoeten op [datum en tijd].
✔️ "Bedankt voor je ontmoeting met mij gisteren. Tegen het einde van de week zal ik je informeren over de volgende stappen."
✔️ "Bedankt voor uw medewerking aan deze zaak!"
✔️ "Nogmaals, onze excuses voor het ongemak."
✔️ "Laat me weten of dat acceptabel voor je is."
Afsluitende zinnen voor informele e-mails
Probeer deze voorbeelden voor informele e-mails:
✔️"Ik ben zo blij dat we elkaar na zo'n lange tijd hebben ontmoet! Ik hoop dat we meer met elkaar zullen optrekken."
✔️"Vergeet niet [--] mee te nemen. Tot morgen!"
✔️"Heel erg bedankt/een miljoen/een ton."
✔️"Sorry voor de overlast."
✔️"Schrijf snel!"
Top 4 afsluitende zinnen om te vermijden
Het is heel belangrijk om niet passief-agressief te klinken en zo eenvoudig mogelijke uitdrukkingen te gebruiken.
Daarom hebben we 4 zinnen uitgekozen die je moet vermijden:
❌ "Aarzel niet om contact met me op te nemen" - Kies in plaats daarvan voor een directere benadering, zoals "Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt.
❌ " Let op" - Dit juridisch klinkende woord is bijna altijd overbodig.
❌ "Apart" - Dit is een oude uitdrukking en het is beter om gewoon te zeggen "Ik stuur [naam van het document of bestand] apart...".
❌ "Zoals hierboven" - Als je iets wilt benadrukken aan het einde van een e-mail, is het veel beter om de inhoud samen te vatten dan de ontvanger alles nog een keer te laten lezen.
Pro Tip
Je kunt snel de afsluiting creëren die je wenst met Zeno Chat door gewoon een prompt in te typen. 😏
Nu je weet welke zinnen je moet gebruiken, gaan we verder met aftekenen.
Stap 2: Kies de juiste ondertekening
Een e-mail sign-off is een korte zin die je gebruikt om je e-mailbericht af te sluiten voordat je je naam en handtekening toevoegt.
Natuurlijk zijn er termen die geschikt zijn voor zakelijke e-mails en andere die je kunt gebruiken in informele correspondentie.
Aan de andere kant zijn sommige zinnen geschikt voor beide situaties, naast de zinnen die duidelijk tot een van de twee groepen behoren.
Laten we de handtekeningen voor elk scenario doornemen!
Ondertekeningen voor formele e-mails
Probeer er een paar:
✔️ "Hoogachtend" - Deze conventionele ondertekening is populair omdat het een e-mail op een aardige, maar formele toon afsluit.
✔️ "Groeten" - Deze zin, samen met de versies van hartelijke groeten, vriendelijke groeten en de beste groeten , brengt een duidelijke, positieve boodschap over terwijl het binnen de professionele communicatienormen blijft.
✔️ "Beste wensen" - Gebruik deze sign-off voor klanten, verkopers of collega's als jouw branche of bedrijf een meer formele cultuur heeft. Beste wensen is ook perfect voor e-mails met sollicitaties en sollicitatiebrieven.
Ondertekeningen voor informele e-mails
Als je een informele e-mail schrijft, gebruik deze dan:
✔️ "Proost" - Dit is een vriendelijke manier om een e-mail te eindigen.
✔️"Take care" - Dit teken geeft aan dat jullie een enigszins hechte relatie hebben, maar niet te hecht.
✔️"Spreek je snel" - Gebruik dit alleen als je van plan bent om binnenkort met de persoon te praten.
✔️"Zie je later" - Deze lijkt erg op "Spreek je snel" en moet je gebruiken als je verwacht die persoon snel te zien.
Top 5 Afmeldingen die je moet vermijden
Omdat een ondertekening van een e-mail een goede indruk moet maken op de ontvanger, kun je bepaalde ondertekeningen beter vermijden. Gebruik deze niet:
❌ "Alvast bedankt" - Deze ondertekening kan worden gezien als manipulatief of passief-agressief omdat het een soort eis aangeeft.
❌ "Met vriendelijke groet" - Je hoort niet echt bij de ontvanger en het klinkt alsof je een hechtere relatie afdwingt.
XOXO - Deze sign-off is te persoonlijk, tenzij je een e-mail stuurt naar je partner of een naast familielid.
❌ "Ik hoop dat het duidelijk is" - Het maakt niet uit welke e-mail je schrijft, deze sign-off is passief-agressief en moet je niet gebruiken.
❌ "Emoji's" - Emoji's zijn toegestaan in professionele communicatie, maar je kunt ze het beste vermijden in je sign-off.
Pro Tip - Toonwisselaar
Met Zeno Chat kun je zelfs een persona aanmaken en de toon kiezen die je wilt gebruiken. ⚡
Stap 3: Een handtekening toevoegen
Simpel gezegd komen e-mails met een formele handtekening betrouwbaarder en professioneler over.
Door te ondertekenen laat je de ontvanger zien dat je de tijd en moeite hebt genomen om nuttige contactgegevens op te nemen.
Hoewel zakelijke e-mails een bepaalde vorm van handtekening vereisen, is dit niet het geval voor informele e-mails. Voor hen is de naam voldoende.
Bekijk deze voordelen van de handtekening:
🌸 E-mailhandtekeningen maken het makkelijk voor anderen om je te bereiken.
🌸 Je kunt nieuwe volgers krijgen op sociale media.
🌸 Je kunt je merk en logo memorabel maken.
Hoe maak je een professionele e-mailhandtekening?
Gebruik deze checklist voor het maken van een zakelijke e-mailhandtekening:
Voor- en achternaam
Naam en adres van het bedrijf
✅Je functietitel bij het genoemde bedrijf
Het logo van het bedrijf
✅Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, officiële website)
Links naar sociale media
✅Een hoffelijke laatste zin
Om af te ronden
Wie had gedacht dat die laatste paar zinnen zo belangrijk zijn?
Zoals je kunt zien, is het niet voldoende om je alleen te richten op de inhoud of opmaak van de e-mail.
Hoe je de e-mail afsluit, bepaalt hoe de inhoud van de e-mail wordt ervaren.
Zou het niet fijn zijn als je een tool had waarmee je eenvoudig een prompt kunt instellen om je e-mailafsluiting te schrijven op de toon die jij wilt?
Nou, we hebben er een voor je!
Hoe een e-mail sluiten met TextCortex?
TextCortex is een alles-in-één AI-schrijftool waarmee je verschillende soorten inhoud kunt maken.
Met deze tool kun je gemakkelijk:
Tekst maken op basis van jouw voorkeuren met Zeno Chat
🚀Creëereen persona die je merk vertegenwoordigt
🚀Analyseerje inhoud en krijg suggesties om je e-mail aan te passen aan je beoogde publiek
🚀Pasje toon aan, blijf professioneel en krijg verschillende ideeën voor verbetering
🚀Zorg ervoor dat je grammatica en spelling kloppen
🚀Parafraseer, vat samen en herschrijf je tekst
🚀Gebruik 60+ aanpasbare templates voor verschillende categorieën
Vertaal je tekst in meer dan 25 talen
TextCortex is toegankelijk als webapplicatie en als Chrome add-on.
Klinkt het niet behulpzaam?
Meld je vandaag nog aan en sluit die e-mail af als een professional!
Blijf leren
6 e-mailmarketingtrends die je moet weten
.webp)
