Moet je een follow-up e-mail sturen na je eerste e-mail, maar weet je niet hoe? Het versturen van follow-up e-mails is altijd een delicaat en veeleisend proces geweest. Wat je doel ook is, er zijn stappen en een indeling die je moet volgen bij het versturen van een follow-up e-mail.

In dit artikel leggen we uit wat een opvolgmail is en hoe je een goede opvolgmail schrijft.

TL;DR

  • Een follow-up e-mail wordt verzonden na een eerste bericht om de ontvanger te herinneren of aanvullende informatie te geven en een reactie te ontvangen.
  • Het is nodig voor verschillende redenen, zoals sollicitaties, feedback van klanten, verzoeken of communicatie met collega's.
  • Het volgen van een bepaald format zorgt ervoor dat je opvolgmail effectief het beoogde doel dient.
  • TextCortex biedt een verscheidenheid aan templates waarmee gebruikers binnen enkele minuten gepersonaliseerde e-mailtaken kunnen opstellen in meer dan 25 talen.

Wat is een opvolgmail?

Een follow-up e-mail is een bericht dat wordt verstuurd om de eerste e-mail te herinneren of om informatie toe te voegen. Het belangrijkste doel is om een reactie van de ontvanger te ontvangen en hem je eerste bericht te laten lezen.

follow-up e-mail na geen reactie

Waarom moet je een opvolgmail sturen?

Een follow-up e-mail is nodig om vast te stellen of je de baan hebt na een sollicitatie of gesprek, om feedback te krijgen van klanten die je dienst of applicatie gebruiken, om iets aan de ontvanger te vragen of om belangrijke informatie aan je collega's door te geven. Hoewel het doel verschilt van persoon tot persoon en van situatie tot situatie, is het gemeenschappelijke doel om een boodschap over te brengen aan de ontvanger.

Formaat follow-up e-mail

Om ervoor te zorgen dat je follow-up e-mail het beoogde doel dient, is het belangrijk om je aan bepaalde opmaak en stappen te houden. Hier zijn de aanbevolen stappen voor het opstellen van een effectieve follow-up e-mail:

  • Onderwerp
  • Openingszin
  • Follow-up e-mail
  • Slotzin

Door deze structuur te volgen, kun je de kans op een reactie op je e-mail vergroten.

Onderwerp

Als je wilt dat je e-mail schittert in de mailbox van de ontvanger en zich onderscheidt van de rest, dan heb je een aantrekkelijke en informatieve onderwerpregel nodig. Als je wilt dat de ontvanger zich concentreert op je eerste e-mail, kun je de onderwerpregel van je e-mail schrijven en beginnen met "Re:" of "Follow-up" in de onderwerpregel. Een andere optie is om een informatieve regel te gebruiken waarin het doel van je follow-up e-mail staat. Tot slot raden we je aan om het stellen van vragen en het doen van verzoeken te vermijden in de onderwerpregels van de follow-up e-mail.

Openingszin

We raden aan om een sterke begroeting te gebruiken om de kwaliteit en professionaliteit van je opvolgmail te verhogen. Als je de titel en naam van de ontvanger kent, moet je die toevoegen aan je openingszin, als je die niet kent, raden we je aan om te proberen die te leren.

Follow-up e-mail 

Nadat je de ontvanger hebt aangemoedigd om de e-mail te openen met de onderwerpregel en ze hartelijk hebt begroet, is het tijd om naar het hoofdonderwerp te gaan. In de body van je follow-up e-mails moet je alle boodschappen schrijven die je wilt afgeven. We raden je aan om voor elk onderwerp een andere alinea te gebruiken en elke alinea niet langer te maken dan een paar zinnen. Zo kun je een zeer leesbare en beknopte opvolgmail maken.

Slotzin

Nu we alle berichten en informatie hebben toegevoegd die we in onze opvolgmail willen opnemen, kunnen we hem sluiten. In dit gedeelte moet je de ontvanger je beste wensen geven en zeggen dat hij of zij niet moet aarzelen om contact met je op te nemen. Je kunt ook een sterke call-to-action (CTA) gebruiken om de ontvanger op de knop "Beantwoorden" te laten klikken.

Voorbeelden van opvolgmails

Nu we in theorie hebben geleerd wat een opvolgmail is en wat de indeling ervan is, is het tijd voor de praktijkles. We zullen voorbeelden van opvolgmails voor verschillende gevallen en scenario's met je delen. Je kunt inspiratie opdoen om je eigen e-mail op te stellen door deze te lezen.

Voorbeeld van een professionele opvolgingsmail

Hier is een professioneel vervolg e-mailsjabloon dat je kunt versturen nadat je geen reactie hebt ontvangen. 

sjabloon voor opvolgmail

Voorbeeld van een beleefde opvolgingsmail

We adviseerden je om beleefd te zijn bij het versturen van de follow-up e-mail, nu zullen we dit illustreren met een sjabloon.

follow-up e-mail voorbeelden

Voorbeeld van een opvolgmail na geen reactie

Als je op zoek bent naar een sjabloon om een e-mail op te volgen waarop je geen reactie hebt ontvangen, dan is hier een voorbeeld dat je kunt gebruiken. Deze sjabloon is speciaal ontworpen om te sturen naar een team waarvan je de naam niet kent.

sjabloon voor opvolgmail

Voorbeeld van een opvolgingsmail na een sollicitatie

Als je nieuwsgierig bent naar het resultaat van je sollicitatie en een follow-up e-mail wilt sturen, kun je de volgende sjabloon gebruiken.

sjabloon opvolgmail

Voorbeeld van een follow-up e-mail na een sollicitatiegesprek

Na het gesprek denk je dat het goed ging en na een paar uur ga je ervan uit dat het gesprek niet zo goed was als je dacht en dat je fouten hebt gemaakt. Deze nieuwsgierigheden en veronderstellingen leiden je maar tot één ding: je afvragen wat het resultaat van het interview was. Geef de mensen die je hebt geïnterviewd een week of twee de tijd om te evalueren, daarna kun je het volgende sjabloon gebruiken als je nog steeds geen antwoord hebt gekregen.

voorbeeld opvolgmail

Follow-up e-mails maken met TextCortex

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen met het schrijven van een follow-up e-mail, overweeg dan om professionele hulp in te roepen van TextCortex. Deze AI-assistent is ontworpen om te helpen bij alle tekstgebaseerde taken, waaronder het schrijven van e-mails. TextCortex is beschikbaar als webapplicatie en browser extension die geïntegreerd is met meer dan 4000 websites en applicaties.

TextCortex biedt 100+ templates die uitvoer kunnen genereren in meer dan 25 talen, zodat je verschillende schrijftaken kunt uitvoeren. Enkele van de populairste TextCortex templates zijn:

  • Parafraseer je tekst in meer dan 25 verschillende talen.
  • Verander de toon van je tekst.
  • Herschrijf je tekst met eenvoudige, creatieve, vloeiende opties.
  • Breid je tekst uit in meer dan 25 verschillende talen.
  • Vat je tekst samen in meer dan 25 verschillende talen.
  • Gebruik 100+ templates voor vooraf gemaakte inhoudsformulieren.
  • Vertaal je PDF's, DOCX'en PPTX'en, tekst, enz. in seconden.
  • Herstel de spelling en grammatica van je tekst in meer dan 25 talen.
  • Lees je tekst hardop voor met de tekst-naar-spraak functie.
  • Communiceer met AI met behulp van aanwijzingen.
  • Schrijf e-mails met opsommingstekens.
  • Maak essays en blog berichten in meer dan 25 talen.
  • Productbeschrijving (met functies) generator. 
  • E-mailgenerator voor ondersteuning of verkoop

Snelle AI-beantwoording

Zeno heeft de functie Quick AI Reply die je in elke e-mailtoepassing kunt gebruiken. Deze functie is ontworpen om een antwoord te genereren op basis van jouw instructies door het lezen en analyseren van de e-mails die je ontvangt of verstuurt. Bovendien kun je met deze functie de persona's en uitvoertaal kiezen!

ZenoChat - E-mail voor opvolging maken Templates

TextCortex wordt geleverd met ZenoChat, een conversationele AI die je altijd zal ondersteunen en een belangrijke rol zal spelen bij het voltooien van je dagelijkse taken. ZenoChat biedt verschillende functies, van tekstgeneratie tot codegeneratie, van mensachtige antwoorden tot zoeken op het web. Om met ZenoChat op mensen lijkende follow-up e-mails te genereren, hoef je alleen maar een prompt op te geven. Hoe gedetailleerder de prompt, hoe specifieker de output.

Een van de unieke functies van ZenoChat is de Kennisbank. Met deze functie kun je handmatig de gegevens instellen die ZenoChat zal gebruiken bij het genereren van output. Vooral als je wilt dat ZenoChat je vorige e-mails analyseert en een follow-up e-mail genereert, is deze functie voor jou ontworpen.

Individuele persona's

Dus, wil je een stap verder gaan bij het schrijven van een e-mail met ZenoChat en de persoonlijkheid gebruiken die je hebt opgegeven terwijl het output genereert? Met onze functie Individuele persona's kun je de speciale digitale AI persona van jouw keuze maken. Als je een specifieke persona wilt maken voor je e-mail schrijftaken, klik dan hier om deze te bouwen! Ons ontwikkelteam heeft ook 12 unieke persona's voor verschillende doeleinden toegevoegd aan ZenoChat, we raden je aan om ze ook te bekijken!