6 Voorbeelden van herinneringsmails voor evenementen & Templates

Het plannen van een evenement kan moeilijk zijn, vooral als het gaat om de juiste personeelsbezetting.

Herinneringsmails voor evenementen zijn in deze situatie effectief omdat ze mensen de mogelijkheid geven hun deelname te bevestigen en ervoor zorgen dat ze het niet vergeten.

In dit artikel presenteren we 6 e-mailvoorbeelden en templates om je te helpen de RSVP's en de betrokkenheid van je gasten te verhogen. Van onderwerpregels tot duidelijke oproepen tot actie, we hebben een aantal tips om je bijeenkomsten gedenkwaardig te maken.

Laten we beginnen!

Wat is een herinneringsmail voor evenementen?

Een evenementherinneringse-mail is een e-mail die wordt gestuurd naar mensen die zich hebben geregistreerd of interesse hebben getoond in het bijwonen van een toekomstig evenement. Het belangrijkste doel is om de ontvangers te herinneren aan de bijzonderheden van het evenement, zoals de datum, tijd, plaats en andere noodzakelijke voorbereidingen, zodat ze het niet vergeten of missen.

Wanneer moet je het versturen? Hier zijn enkele gebruikssituaties:

📆Congres of seminar - Stuur een herinnering naar gasten over de belangrijkste sprekers en eventuele taken of documenten die ze van tevoren moeten voorbereiden.

📆Workshop - Stuur details over de doelstellingen van de workshop en de benodigdheden, en vermeld eventuele noodzakelijke voorbereidingen.

📆Webinar - Deelnemers informeren over de URL van de virtuele vergadering of de technische vereisten.

📆Netwerkevenement - Herinner de gasten aan het programma van het evenement en eventuele netwerkmogelijkheden.

Evenementen voor goede doelen - Houd donateurs en supporters op de hoogte van komende evenementen voor fondsenwerving, gala's voor goede doelen en vrijwilligerswerk.

‍

Wat zijn de voordelen van e-mail ter herinnering van evenementen?

Herinneringsmails voor evenementen bieden talloze voordelen:

✨Verhoogd aanwezigheidspercentage - Als je op tijd herinneringen geeft, moedig je deelnemers aan om hun agenda te markeren en prioriteit te geven aan het evenement, wat leidt tot een verhoogd aanwezigheidspercentage.

✨Betere voorbereiding - Door vooraf specifieke informatie over het evenement te geven, zoals tijdschema's, presentatoren en vereiste documenten, kunnen deelnemers zich goed voorbereiden, wat leidt tot soepelere interacties.

✨Positief merkimago - Consistente en informatieve evenementherinneringen weerspiegelen professionaliteit, waardoor gasten een positief beeld krijgen van je organisatie of merk.

✨Reduceerd aantal no-shows - Herinneringen verminderen het risico op no-shows door ervoor te zorgen dat deelnemers zich de bijzonderheden van het evenement herinneren en dienovereenkomstig plannen.

‍

Hoe schrijf je een herinneringsmail voor een evenement?

Hier volgen snel 7 stappen om dit type e-mail te schrijven:

‍

1. Schrijf een duidelijke onderwerpregel - Je kunt snel de aandacht van de lezer trekken met een beknopte onderwerpregel.

2. Gebruik vriendelijke begroetingen - Begin met een warme en beleefde begroeting om een positieve toon te zetten voor de communicatie.

3. Benadruk de details van het evenement - Herinner ontvangers aan de datum, tijd, locatie en andere relevante informatie van het evenement.

4. Markeer belangrijke informatie - Benadruk belangrijke details zoals de belangrijkste sprekers, agendapunten of eventuele speciale vereisten.

5. Neem een call-to-action op - Moedig ontvangers aan om actie te ondernemen, zoals het bevestigen van hun aanwezigheid of het invullen van een enquête voorafgaand aan het evenement.

6. Geef contactgegevens - Geef bereikbaarheidsgegevens voor vragen of problemen om een open gesprek aan te moedigen.

7. E-mail sluiten - Sluit je e-mail af met een vriendelijke afsluiting en handtekening.

6 Voorbeelden van herinneringsmails voor evenementen & Templates

‍

Voorbeeld 1: E-mail ter herinnering van een evenement voor een conferentie

‍

"Onderwerp: Komende conferentie op 27 juni

Hoi Jessica,

Ik hoop dat je het goed maakt met deze e-mail! We willen je herinneren aan de komende conferentie op 27 juni in New Jersey. We zijn erg blij dat je bij ons bent voor wat een inzichtelijk evenement belooft te worden!

Hier is een voorproefje van de agenda voor de tweedaagse conferentie:

Dag 1:

Spreker 1: David Smith

Onderwerp: Geavanceerde SEO Technieken

Spreker 2: Rachel Brown

Onderwerp: Content Marketing Strategieën voor SEO Succes

Dag 2:

Spreker 1: Michael Johnson

Onderwerp: De kracht van zoekwoorden

Spreker 2: Emily Nguyen

Onderwerp: Building Backlinks for SEO Optimization

Om er zeker van te zijn dat we alles hebben voorbereid voor je aanwezigheid, verzoeken we je om uiterlijk 30 mei op deze e-mail te reageren. Als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt, voel je dan vrij om contact met ons op te nemen.

We kijken ernaar uit om je te zien op de conferentie!

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]"

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

✅ De e-mail bevat een volledig schema voor de driedaagse conferentie, zodat ontvangers een duidelijk idee hebben van wat ze elke dag kunnen verwachten.

Het bericht geeft duidelijk de datum (27 juni) en locatie (New Jersey) van de conferentie aan. Dit vermindert de onzekerheid en geeft de deelnemers cruciale informatie.

✅Met een duidelijke call-to-action kunnen ontvangers hun deelname bevestigen door simpelweg te reageren op de e-mail.

‍

Voorbeeld 2: E-mail ter herinnering van een evenement voor een webinar

‍

"Onderwerp: Nog 5 dagen tot ons marketing webinar

Hoi Peter,

We hopen dat het goed met je gaat! We wilden je eraan herinneren dat ons marketing webinar voor de deur staat, met nog maar 5 dagen te gaan tot de grote dag! Dit is wat je ervan kunt verwachten:

• Inzicht krijgen in de laatste veranderingen in de marketingindustrie
• Leer strategieën om je aan te passen aan trends in de markt
• Ontdek innovatieve technieken om je marketinginspanningen te verbeteren
• Mogelijkheden voor netwerken en samenwerking verkennen

Klik op de onderstaande link om deel te nemen aan het webinar:

[Webinar Link]

We hebben ook een handig werkblad gemaakt voor bij het webinar, dat je hier kunt openen:

[Worksheet Link]

Vergeet niet om het werkblad van tevoren te bekijken! Het is ontworpen om je te helpen het meeste uit het webinar te halen en voel je vrij om eventuele vragen die je hebt tijdens de sessie te noteren.

We kijken ernaar uit om je op het webinar te zien en samen de spannende ontwikkelingen in de marketingindustrie te bespreken!

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]"

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

Het geeft alle relevante informatie op een beknopte manier, zodat de ontvanger goed geïnformeerd is over het naderende webinar.

✅ Benadruk de voordelen van het bijwonen van het webinar, zodat de ontvangers een duidelijk beeld krijgen van wat ze kunnen winnen.

✅Insluitlinks naar zowel het webinar als het bijbehorende werkblad, zodat de ontvanger eenvoudig toegang heeft tot de vereiste documenten.

‍

Voorbeeld 3: Herinneringsmail voor een netwerkevenement

‍

"Betreft: Herinnering: Netwerkevenement morgen!

Beste Amelia,

Ik hoop dat je het goed maakt met deze e-mail.

Ik wil je herinneren aan ons netwerkevenement dat morgen plaatsvindt. Het is een uitstekende gelegenheid om je professionele netwerk uit te breiden en waardevolle inzichten te krijgen van experts uit de branche.

Hier zijn de details van het evenement:

Datum: 8 april

Tijd: 18:00 - 20:00

Locatie: City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA

Zorg ervoor dat je visitekaartjes meeneemt om uit te wisselen met andere gasten.

Voor verfrissingen wordt gezorgd.

We kijken uit naar je deelname en je komst.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]"

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

Het bevat een herinnering voor deelnemers om visitekaartjes mee te nemen om uit te wisselen met andere deelnemers.

✅De e-mail bevat precieze details over het evenement, waaronder de datum (8 april), de tijd (18:00 - 20:00 uur) en de locatie (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, VS). 

‍

Voorbeeld 4: E-mail ter herinnering van een evenement voor een trainingssessie

‍

"Herinnering: Trainingssessie over Google Ads Bidding Strategies

Beste team,

Ik hoop dat deze e-mail goed voor jullie is. Ik wil jullie herinneren aan onze komende trainingssessie over Google Ads Bidding Strategies, die over 14 dagen begint. We zijn verheugd te kunnen aankondigen dat onze CEO, Olivia Williams, met meer dan 7 jaar ervaring op dit gebied, deze vierdaagse sessie zal leiden.

Hier volgt een korte agenda voor elke dag:

Dag 1:

Inleiding tot bieden op Google Ads

Veilingen en biedingstypen begrijpen

Dag 2:

Geavanceerde biedstrategieën

Biedingen optimaliseren voor maximale ROI

Dag 3:

Budgetbeheer en bodaanpassingen

Strategieën voor advertentiepositionering

Dag 4:

Case Studies en Best Practices

Vraag en Antwoord Sessie met Olivia Williams

De trainingssessie zal voor ons een gelegenheid van onschatbare waarde zijn om onze vaardigheden en kennis op het gebied van Google Ads biedingen te verbeteren. Om er zeker van te zijn dat uw vragen tijdens de sessie worden behandeld, verzoeken wij u deze vóór 25 april in te dienen via deze [link].

We kijken uit naar uw actieve deelname en betrokkenheid bij de trainingssessie.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]".

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

✅Hoogt de competentie van de CEO, wat de geloofwaardigheid van de training verhoogt.

Legt de trainingsonderwerpen duidelijkuit.

✅Moedigt aan tot betrokkenheid door deelnemers te vragen vragen te stellen.

‍

Voorbeeld 5: E-mail ter herinnering van een evenement voor een teambuilding

‍

"Herinnering: Teambuilding evenement over een maand!

Hallo Team,

We hopen dat het goed met jullie gaat! We willen jullie herinneren aan ons komende teambuildingevenement dat over een maand plaatsvindt. We zijn verheugd te kunnen aankondigen dat het drie dagen zal duren en gehouden zal worden in het Lakeside Resort op het prachtige platteland.

Hier zijn wat details ter referentie:

Datum: 25 juni 2024

Locatie: Lakeside Resort

Accommodatie: Gezellige hutten aan het meer

Vervoer: Comfortabele busbussen zullen worden geregeld voor onze reis van en naar het resort

Om ons te helpen de nodige regelingen te treffen, verzoeken we je om je aanwezigheid voor 20 mei te bevestigen door te reageren op deze e-mail.

We kijken ernaar uit om drie onvergetelijke dagen samen door te brengen, onze teambanden te versterken en blijvende herinneringen te creëren!

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]"

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

✅ De e-mail bevat informatie over de accommodatie, het vervoer en de locatie. Door deze mate van detail kunnen deelnemers zich een voorstelling maken van het evenement en weten ze wat ze kunnen verwachten.

✅ De e-mail wordt een maand van tevoren verstuurd, zodat het team genoeg tijd heeft om het evenement te plannen en voor te bereiden, wat de deelnamepercentages verhoogt.

✅De e-mail bevat een duidelijke oproep tot actie en vraagt teamleden om hun deelname te bevestigen.

‍

Voorbeeld 6: Herinneringsmail voor een liefdadigheidsgala

‍

"Betreft: Herinnering: Liefdadigheidsgala morgen!

Beste Edward,

We hopen dat je het goed maakt met deze e-mail. We willen je even herinneren aan het liefdadigheidsgala van morgenavond.

Hier zijn de details van het evenement:

Datum: 15 mei 2024

Tijd: 18:00 - 21:00

Locatie: Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, USA

We hebben een spannende reeks activiteiten gepland, waaronder livemuziek, veilingen en inspirerende gastsprekers. Jouw aanwezigheid op het evenement zal onze inspanningen om kwaliteitsonderwijs te bieden aan kansarme kinderen aanzienlijk vergroten.

Vergeet niet om je kaartjes mee te nemen en eventuele extra donaties die je wilt doen. Samen kunnen we de volgende generatie de kracht geven door middel van onderwijs.

Als je vragen hebt of meer hulp nodig hebt, kun je contact met ons opnemen via [email protected] of ons bellen op (555) 123-4567.

Nogmaals bedankt voor je vrijgevigheid en steun. We kijken ernaar uit om je morgen op het gala te zien!

Met vriendelijke groet,

James Brown

Event Coordinator

Charity Foundation".

‍

Waarom is dit een goed voorbeeld?

✅ De e-mail drukt dankbaarheid uit voor de steun van de ontvangers en benadrukt het belang van hun deelname.

✅Het geeft specifieke informatie over de gebeurtenis.

‍

Om af te ronden

Je publiek herinneren aan een evenement is net zo belangrijk als ze er aanvankelijk over informeren.

Het is cruciaal om alle benodigde informatie te delen en de voordelen van het evenement te laten zien om deelnemers aan te trekken. Om die taak gemakkelijker te maken, kun je een van de voorbeelden uit dit artikel kiezen en aanpassen aan jouw behoeften. Je kunt je e-mail ook in een paar minuten schrijven met TextCortex 😏👇

‍

Hoe helpt Text Cortex je bij het schrijven van een herinneringsmail?

TextCortex is een AI-tool die meerdere taken kan vereenvoudigen, waaronder het schrijven van e-mails.

Het heeft een uitgebreide lijst met functies die ontworpen zijn om je schrijfvaardigheid te verbeteren. Dit hulpmiddel leidt je eenvoudig van begin tot eind door het schrijfproces .

Met Textcortex kun je:

Maak een e-mail van slechts 3 opsommingstekens.

Verbeter grammaticale en tikfouten.

⚡ Breidkorte zinnen uit tot volledige alinea's.

Bewerken, herschrijvenof parafraseren tekst.

Pas de toon van je stem aan volgens je behoeften met de toonwisselaar.

Sla al je bestanden op één plek op met de Kennisbank.

Genereer en vertaal je e-mails in meer dan 25 talen.

⚡Schrijf een e-mail rechtstreeks vanuit je browser zonder dat je van tabblad hoeft te wisselen.

‍

Zie je wel? Het maken van e-mails hoeft niet saai en tijdrovend te zijn.

Meld je vandaag nog aan en probeer het!

‍

Blijf leren

Hoe schrijf je een afwijzingsmail?

Hoe schrijf je een bedankmail na een sollicitatiegesprek?