Hoe schrijf je een afwijzingsmail?

Wist je dat een van de belangrijkste gevolgen van een slechte ervaring met een kandidaat is dat je simpelweg geen antwoord krijgt? 

Verrassend genoegontvangt bijna 75% van de werkzoekenden geen reactie na het indienen van hun sollicitatie en ongeveer 60% tast in het duister na het sollicitatiegesprek.

Hoewel het misschien niet de meest plezierige bezigheid is, is reageren op een sollicitatie cruciaal voor het behouden van de goede reputatie van je bedrijf. 

Maak je geen zorgen als dit moeilijk lijkt; dit artikel laat je zien hoe je respectvol een afwijzingsmail schrijft.

Klaar om te beginnen?

Laten we gaan!

Waarom zou je een e-mail met een afwijzing sturen?

Kandidaten investeren veel tijd en moeite in solliciteren en solliciteren. Een afwijzingsmail is dus een beleefde manier om hun inspanningen te erkennen.

Het toont respect voor de tijd die ze hebben besteed. Daarnaast is het sturen van een afwijzingsmail een belangrijke en professionele praktijk om twee belangrijke redenen:

⭐Houdt een positieve reputatie in stand - Hoewel onaangenaam, kan een professionele en beleefde afwijzingsmail een positieve indruk achterlaten. Dit kan van invloed zijn op hoe de sollicitant het bedrijf ziet en kan ertoe leiden dat hij zijn ervaring met anderen deelt.

Toekomstige talentenpool opbouwen - Je kunt de deur openlaten voor uitstekende individuen die misschien niet geschikt zijn voor de huidige functie, maar die geweldig zouden kunnen zijn voor toekomstige kansen. Deze sollicitanten gemotiveerd houden is cruciaal voor het opbouwen van een sterke talentpijplijn.

Hoewel het misschien gemakkelijker is om helemaal niet te reageren, raden we dit niet aan. Kortom, het sturen van een afwijzingsmail is een uitstekende gewoonte. Het is een eenvoudige maar effectieve techniek om professionaliteit, respect en een positief merkimago te behouden tijdens het sollicitatieproces.

Wanneer moet je een afwijzingsmail sturen?

Als je afspreekt om binnen een week of twee contact op te nemen met een kandidaat, zorg er dan voor dat je je aan die tijdlijn houdt. 

Wacht niet langer dan dit tijdsbestek, want dat kan resulteren in een negatieve ervaring voor de kandidaat. Langdurige onzekerheid is zeker geen prettig gevoel en denk na voordat je een belofte doet:

▶️Number van kandidaten - Als je een groot aantal kandidaten te interviewen hebt, wees dan realistisch over hoeveel tijd het zal kosten om ze allemaal volledig te evalueren.

▶️Decision Besluitvormingsproces - Begrijp de stappen in het besluitvormingsproces van je organisatie. Dit omvat tijd voor gesprekken, interne discussies en misschien wel meerdere gespreksrondes.

▶️Company beleid en procedures - Wees je bewust van bedrijfsbeleid of HR-procedures die van invloed kunnen zijn op de tijdlijn. Sommige organisaties hebben verplichte wachttijden of extra stappen in hun wervingsproces.

▶️Availability van de belangrijkste besluitvormers - Bepaal de beschikbaarheid van alle besluitvormers die betrokken zijn bij het wervingsproces. Hun agenda's kunnen van invloed zijn op hoe snel een definitieve beslissing kan worden genomen.

Onthoud dat het beter is om een iets langere schatting te geven en eerder te reageren dan een belofte te doen en die niet na te komen. 

Als je een realistische tijdlijn vaststelt voor het terugbellen van kandidaten, kun je de verwachtingen van de kandidaten managen en de professionaliteit van je bedrijf behouden.

Hoe schrijf je een e-mail met een afwijzing?

Laten we eens kijken naar 5 stappen voor het schrijven van een afwijzingsmail.

Stap 1: Vermeld de functie in de onderwerpregel

In de onderwerpregel moet duidelijk staan waar de e-mail over gaat. 

Vermijd het gebruik van vage termen die tot misvattingen kunnen leiden. 

Voordat de kandidaat de e-mail opent, moet hij weten dat het over zijn sollicitatie gaat. 

Hier zijn wat tips voor het schrijven van de onderwerpregel:

Schrijf op een neutrale toon - De onderwerpregel moet neutraal en professioneel zijn. Hij mag geen onrealistische verwachtingen wekken of hard overkomen. Vermijd taalgebruik dat informeel of overdreven formeel overkomt, omdat dit verkeerd gelezen kan worden.

👉Houd het kort - Kom direct ter zake en geef in je onderwerpregel direct de specifieke functietitel aan waarop de sollicitant heeft gesolliciteerd.

👉Gebruik duidelijke taal - Vermijd taal die kan worden opgevat als verwijzend naar een positief resultaat, zoals "Opwindend nieuws over..." of "Update over je sollicitatietraject...". Dit kan de kandidaat teleurstellen bij het lezen van de eigenlijke inhoud.

‍

Voorbeelden:

1. "Sollicitatie voor UI/UX Designer Functie - Besluit van [Bedrijfsnaam]".

2. "Accountant Functie - Afwijzingsbericht van [Bedrijfsnaam]".

3. "Content Creator Rol Uitkomst bij [Bedrijfsnaam]".

Stap 2: Personaliseer de opening

Personalisatie kan het effect van afwijzing verzachten. 

Een kandidaat zal het waarschijnlijk waarderen dat het bedrijf de tijd heeft genomen om hen individueel te erkennen, wat resulteert in een prettigere algemene ervaring met de organisatie. 

Probeer deze drie tips om de opening van je e-mail te personaliseren:

👉Gebruik de naam van de kandidaat - Begin de e-mail met een begroeting, gevolgd door de voornaam van de kandidaat.

👉Noem details - Vermeld, indien mogelijk, een specifiek detail over hun sollicitatie of gesprek.

👉Bedank de sollicitant - Erken de moeite die ze in het sollicitatieproces hebben gestoken en bedank ze daarvoor.

‍

Voorbeelden:

1. "Beste Jim,

Bedankt voor het delen van je inzichten over het gebruik van AI op ontwerpgebied tijdens ons gesprek..."

2. "Beste Alex,

Het was een genoegen om tijdens ons recente gesprek te leren over je vaardigheden op het gebied van contentcreatie. Je enthousiasme voor storytelling in de rol van Content Creator bij ons bedrijf was duidelijk en werd gewaardeerd..."

3. "Beste Cuddy,

We zijn je dankbaar dat je hebt gesolliciteerd naar de functie van Accountant bij ons bedrijf en voor het inzichtelijke gesprek dat we hebben gehad over jouw ervaring in financieel management. Je aandacht voor detail en expertise kwamen duidelijk naar voren in onze interacties..."

‍

💡ProTip

TextCortex kun je eenvoudig een digitale persona maken die bij jouw schrijfstijl past! Je hoeft alleen maar achtergronddetails en een voorbeeld van je tekst op te geven en TextCortex maakt een personage dat precies zo klinkt en schrijft als jij. 

Je kunt ook een van de bestaande persona's kiezen 👇

Stap 3: Het nieuws brengen

Hoe moeilijk het ook is, het doel van een afwijzingsmail is om slecht nieuws te brengen, dus het is het beste om direct ter zake te komen. Ik weet dat het lastig is om een kandidaat te vertellen dat hij of zij niet is geselecteerd.

Volg deze tips om dat goed te doen:

👉Gebruik positieve taal - Schrijf je zinnen waar mogelijk positief. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Helaas bent u niet geselecteerd", zou je kunnen zeggen: "We hebben een aantal moeilijke keuzes moeten maken vanwege de uitzonderlijke vaardigheden van al onze kandidaten."

👉 Wees direct - Maak je belangrijkste punt duidelijk zonder onnodige omwegen.

‍

Voorbeelden:

1. "Na rijp beraad moeten we u helaas meedelen dat we niet verder gaan met uw sollicitatie. Het was een moeilijke beslissing vanwege het hoge kaliber van de sollicitanten."

2. "Helaas hebben we ervoor gekozen om verder te gaan met een kandidaat wiens ervaring beter aansluit bij onze huidige projectbehoeften."

3."Tot onze spijt moeten we u meedelen dat we hebben besloten om met een andere kandidaat voor deze functie verder te gaan. Je ervaring in marketingstrategie was indrukwekkend en we stonden voor een moeilijke beslissing."

‍

💡ProTip

Heb je hulp nodig met je schrijftoon? TextCortex kan je helpen. 

Schrijf je tekst, markeer wat je wilt verbeteren en kies de toon die bij je past👇

Stap 4: Leg de beslissing uit

Het geven van een reden voor afwijzing kan nuttige feedback geven aan de kandidaat. 

Het helpt hen bij het identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn of verduidelijkt waarom ze niet de meest geschikte persoon waren voor deze specifieke rol. 

Een uitleg helpt ook om een transparant wervingsproces te garanderen. 

👉 Wees eerlijk - Geef een echte reden voor de afwijzing, maar zorg ervoor dat het op een respectvolle en beleefde manier gebeurt. Vermijd zeer kritische of persoonlijke opmerkingen.

👉Indien mogelijk, wees specifiek - Als er een specifieke, constructieve uitleg kan worden gegeven (zoals een vereiste voor ervaring op een bepaald gebied), kan het nuttig zijn om die te vermelden.

👉Houd het professioneel - Als je niet over details wilt praten, houd het dan algemeen en professioneel. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je een kandidaat hebt gekozen wiens ervaring relevanter is voor de huidige vereisten van de functie.

👉Be focused - Een lange lijst met details kan overweldigend of verwarrend zijn. Blijf bij de belangrijkste argumenten die het belangrijkst zijn voor de behoefte aan werk.

‍

💡ProTip

Met TextCortex is het schrijven van een hele e-mail net zo eenvoudig als het schrijven van slechts drie hoofdpunten. Hoe werkt het? Maak je hoofdpunten in opsommingstekens en TextCortex zorgt ervoor 😏

‍

Voorbeelden:

1. "Na rijp beraad hebben we besloten om verder te gaan met een kandidaat die meer directe ervaring heeft met het specifieke type projecten dat ons team momenteel behandelt. We geloven dat deze ervaring cruciaal zal zijn voor onze komende uitdagingen."

2. "Onze beslissing was bijzonder moeilijk vanwege het hoge niveau van de inzendingen, maar we hebben gekozen voor een kandidaat wiens stijl en ervaring beter aansluiten bij onze huidige merkrichting. Je aanpak was zeer creatief en we waren echt onder de indruk van je werk."

3. "We hebben uiteindelijk een kandidaat geselecteerd die meer uitgebreide ervaring heeft met cloudinfrastructuur, wat een belangrijk aandachtspunt is voor deze functie gezien onze huidige organisatorische behoeften. Je vaardigheden in netwerkbeheer en beveiliging waren indrukwekkend."

Stap 5: Toekomstige kansen aanmoedigen

Het aanmoedigen van kandidaten voor toekomstige kansen in je afwijzingsmail is gunstig omdat ze misschien goed passen bij een toekomstige baan. 

Deze techniek helpt je bedrijf niet alleen bij het identificeren van potentiële werknemers, maar geeft de kandidaat ook een goede ervaring.

👉 Erken hun vaardigheden - Benadruk de sterke punten die indruk op je hebben gemaakt. Je kunt zeggen: "Je creatieve benadering van het oplossen van problemen is geweldig!".

👉Voorzie in de mogelijkheid van job alerts - Als je bedrijf een job alert systeem heeft, moedig werknemers dan aan om zich in te schrijven zodat ze op de hoogte worden gebracht van nieuwe vacatures.

👉Pas het bericht aan - Als je een gebied hebt opgemerkt waarin de kandidaat uitblinkt, adviseer hem dan om naar mogelijkheden op dat gebied te zoeken.

‍

Voorbeelden:

1. "Nogmaals bedankt voor je interesse in de rol van UI UX Designer bij ons bedrijf. Hoewel we niet verder gaan met je sollicitatie voor deze functie, waren we bijzonder onder de indruk van je probleemoplossende vaardigheden. We zien een groot potentieel in uw profiel en verwelkomen uw sollicitatie voor toekomstige functies die beter aansluiten bij uw unieke talenten. We moedigen je aan om met ons in contact te blijven via onze carrièrepagina en te overwegen om opnieuw te solliciteren."

2. "We hebben het echt gewaardeerd dat we je tijdens dit proces hebben leren kennen. Hoewel het nu niet de juiste fit is, hopen we dat je zult overwegen om in de toekomst bij ons te solliciteren, want je talenten zijn waardevol."

Doen

✅ Wees prompt - Stuur de afwijzingsmail zo snel mogelijk nadat de beslissing is genomen, zodat de kandidaat niet in spanning hoeft te wachten.

✅ Handel met empathie - Een afwijzingsmail kan voor nu het einde zijn van de reis van een kandidaat met jouw bedrijf, maar een empathische reactie kan een gunstige blijvende indruk maken en hun kijk op jouw bedrijf beïnvloeden.

✅ Wees ondersteunend - Geef indien mogelijk feedback die de sollicitant kan helpen bij toekomstige sollicitaties. Dat kan de algehele ervaring van de kandidaat verbeteren.

✅Eindig je e-mail op een positieve noot - Zorg ervoor dat je afwijzingsmail professioneel, respectvol en informatief is; dit kan een vreselijke ervaring omzetten in een positieve.

Don'ts

Gebruik geen harde taal - Vermijd woorden die kunnen worden geïnterpreteerd als kritiek op de kwalificaties of persoonlijkheid van de kandidaat.

❌Vermijd vergelijkingen - Vergelijk de kandidaat niet direct met anderen. Richt je op hun sollicitatie in relatie tot de functievereisten.

Geef geen valse hoop - Vermijd uitspraken die kunnen worden gezien als een uitnodiging om in de nabije toekomst naar dezelfde functie te solliciteren als dat niet je bedoeling is.

‍

Sjabloon

"Betreft: Je sollicitatie voor Social Media Coördinator bij [Bedrijfsnaam]


Beste Emily,


Bedankt voor het solliciteren naar de functie Social Media Coördinator bij ons bedrijf en voor de doordachte ideeën die je tijdens je sollicitatiegesprek hebt gedeeld. Je passie voor digitale marketing kwam duidelijk naar voren.


Het spijt ons je te moeten informeren dat we ervoor hebben gekozen verder te gaan met een andere kandidaat voor deze functie. Het was een moeilijke beslissing, want we hadden veel getalenteerde sollicitanten. We waren vooral onder de indruk van je creativiteit en engagementstrategieën; we hebben echter een kandidaat geselecteerd wiens ervaring met grootschalige digitale campagnes beter aansluit bij onze huidige behoeften.


Je vaardigheden en enthousiasme zijn bewonderenswaardig en we geloven dat ze je goed van pas zullen komen in je carrière. We moedigen je aan om te solliciteren naar toekomstige vacatures die aansluiten bij jouw expertise. We zien veel potentieel in je werk en zouden je sollicitatie graag opnieuw in overweging nemen.


Nogmaals bedankt voor je interesse in ons team. We wensen je veel succes met je verdere carrière en kijken uit naar de mogelijkheid om in de toekomst samen te werken.


Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]

[Jouw functie]

[Bedrijfsnaam]"

Hoe schrijf je een afwijzingsmail met TextCortex?

TextCortex kan je helpen met al je schrijftaken, niet alleen met het schrijven van afwijzingsmails. 

Deze AI-tool biedt je talloze functies die je kunnen helpen je schrijfvaardigheid te verbeteren.

Hiermee kun je:

🔥Herschrijf of parafraseren elke tekst die je wilt zonder de oorspronkelijke betekenis te veranderen.

🔥Veranderde toon van je schrijven om je voorkeursstijl weer te geven, formeel, informeel of professioneel.

🔥Breid je ideeën uit uit tot lange artikelen met meer informatie.

🔥Samenvatten Lange tekst samenvatten in eenvoudige, informatieve samenvattingen waarin alle belangrijke informatie behouden blijft.

Maak een Kennisbank en organiseer snel artikelen of bestanden en sla ze op één plek op.

🔥Je kunt gemakkelijk vertalen tekst in meer dan 25 talen of direct in een groot aantal talen samenstellen.

TextCortex biedt drie handige gebruiksmogelijkheden: a Chrome extension, een desktop appen een webapplicatie. Bovendien worden nieuwkomers begroet met 100 creaties als ze zich aanmelden.

‍

Wacht niet langer en schrijf je vandaag nog in!