Als je ooit hebt geprobeerd om via e-mail contact op te nemen met iemand of een bedrijf en geen reactie hebt ontvangen, dan ken je waarschijnlijk het vervelende proces van je afvragen of je bericht is gelezen. Misschien heb je overwogen om een of meer vervolgmails te sturen om je nieuwsgierigheid te bevredigen, maar misschien weet je niet hoe je beleefd een vervolgmail moet sturen. Maak je geen zorgen, wij hebben het geregeld!

In dit artikel leggen we uit hoe je beleefd opvolgt op e-mails zonder antwoord en wat je moet vermijden.

TL;DR

  • Om de kans op een antwoord te vergroten en je interesse in de ontvanger te tonen, is het sturen van een beleefde follow-up e-mail een goed idee.
  • Om een succesvolle opvolgmail te schrijven, moet je bedenken waarom je hem verstuurt, hoeveel je er verstuurt en wanneer je ze verstuurt.
  • Vermijd het opnieuw versturen van dezelfde e-mail, omdat dit de lezer kan irriteren; vat in plaats daarvan de belangrijkste punten uit je eerste bericht samen.
  • Beleefd taalgebruik in je e-mail is altijd aan te raden, omdat het respect toont voor de ontvanger en de kans op een reactie kan vergroten, terwijl het ook professioneel blijft.
  • TextCortex AI biedt een alles-in-één oplossing met functies zoals opsommingstekens naar e-mail, koude e-mails genereren, onderwerpregels die de aandacht trekken, reacties van klantenondersteuning templates en snelle AI-antwoorden via de browser extension die is geïntegreerd met 4000+ websites/apps.

Waarom moet je een follow-up e-mail sturen als je niet hebt gereageerd?

Het is simpel: om de kans op een antwoord op je eerste e-mail te vergroten en om je interesse te tonen in het bedrijf of de persoon die je mailt, is het aan te raden om een kwalitatief goede en beleefde follow-up e-mail te sturen. De kans dat je eerste opvolgmail wordt gelezen is het grootst, dus het is belangrijk om deze te laten tellen.

follow-up e-mail na geen reactie

Wat moet je zeggen in een follow-up e-mail als iemand niet heeft gereageerd?

Als je denkt dat je eerste e-mail niet duidelijk en beknopt genoeg is, kun je in je vervolgmail snel tot de hoofdpunten komen en meer beschrijvende alinea's schrijven. Het beantwoorden van een paar vragen zal je helpen om erachter te komen wat je in je vervolgmail moet zeggen.

  • Waarom stuur je een follow-up e-mail?
  • Hoeveel follow-up e-mails moet ik sturen?
  • Wanneer moet ik een follow-up e-mail sturen?
  • Hoe schrijf je een beleefde follow-up e-mail?

Als je deze vragen hebt beantwoord, ben je klaar om een opvolgmail te schrijven en te versturen. Bovendien moet je bepaalde woorden en houdingen vermijden als je een follow-up e-mail stuurt.

Dingen die je moet vermijden bij het sturen van een opvolgingsmail

Als je wilt dat je follow-up e-mails succesvol zijn en je wilt de lezer niet irriteren, dan zijn er een paar dingen die je moet vermijden. We hebben de situaties op een rijtje gezet die een opvolgmail onbeleefd maken voor de ontvanger en je kansen op een reactie verkleinen.

Stuur je eerste e-mail nooit opnieuw

We begrijpen dat je er zeker van wilt zijn dat de ontvanger je e-mail heeft ontvangen, maar het is niet aan te raden om dezelfde e-mail opnieuw te versturen. Dit komt omdat elke e-mail die je verstuurt de ontvanger zal bereiken en opnieuw leesbaar zal zijn. Om de kans op succes te vergroten, raden we aan om de belangrijkste punten van je eerste e-mail samen te vatten. Door de belangrijke informatie in je eerste e-mail te benadrukken, kun je de ontvanger aanmoedigen om de e-mail aandachtig te lezen. De kans is groter dat deze aanpak het gewenste resultaat oplevert.

Wacht ten minste 3 werkdagen voordat je verder gaat

Communiceren via e-mail is geen snel lopend proces zoals sociale mediaplatforms of telefoongesprekken. Vooral als je e-mails naar bedrijven hebt gestuurd en wacht op een reactie, moet je niet vergeten dat bedrijven elke dag honderden e-mails ontvangen en beantwoorden.

Daarom is het altijd ideaal om 3 - 5 werkdagen te wachten in plaats van een snel antwoord. De eerste keer dat ik een e-mail naar een bedrijf stuurde, duurde het meer dan twee weken voordat ik antwoord kreeg. Ik kwam zelfs bedrijven tegen die hun antwoord twee maanden later verstuurden. Zorg er daarom voor dat je de mensen of bedrijven die je e-mailt voldoende tijd geeft om te reageren.

Gebruik beleefde taal

Beleefd taalgebruik zal nooit een negatief effect hebben, en het kan ook de dag van degene die je e-mail beantwoordt opvrolijken. Het laat ook zien dat je respect hebt voor de tijd en aandacht van de ontvanger. Bovendien helpt het om een professionele toon aan te houden en versterkt het je relatie met de ontvanger. Tot slot kan beleefd zijn de kans op een antwoord vergroten, omdat het de ontvanger het gevoel geeft gewaardeerd te worden.

Houd je e-mail zo kort mogelijk

Omdat je in je eerste e-mail genoeg informatie hebt gegeven, hoef je in je opvolgmail slechts een of twee zinnen toe te voegen die de belangrijkste punten van je eerste e-mail in herinnering brengen. Je eerste e-mail is waarschijnlijk ongelezen gebleven omdat hij verloren of over het hoofd gezien is in de mailbox van de persoon of het bedrijf die je hem gestuurd hebt. Door een follow-up e-mail te sturen, kun je ervoor zorgen dat je eerste e-mail hoger komt en dat de ontvanger je eerste e-mail leest.

Hoe ga je beleefd om met een e-mail zonder antwoord?

Nu we het belang van een benaderende follow-up e-mail hebben begrepen en weten wat we moeten vermijden, is het tijd om ons te richten op de kernelementen van een beleefde follow-up e-mail. Als je ernaar streeft om je follow-up e-mails zowel beleefd als aandachttrekkend te maken, lees dan verder!

Meer informatie geven

Om een duidelijke en beknopte opvolgmail te schrijven, raden we je aan om je eerste e-mail zorgvuldig door te nemen voordat je op verzenden drukt. Op die manier kun je ontbrekende informatie identificeren en opnemen in je opvolgmail. Deze aanpak dient niet alleen als herinnering aan je eerste e-mail, maar voorziet de ontvanger ook van extra waardevolle informatie.

Empathie tonen

Onthoud dat de persoon naar wie je een e-mail stuurt zijn eigen leven, problemen, werkdruk en verantwoordelijkheden heeft. Hoewel het niet mogelijk is om in hun schoenen te gaan staan, zal een beetje empathie altijd helpen. Bovendien worden beleefde e-mails op een professionele toon eerder beantwoord dan onbeleefde e-mails.

Krijg hulp van TextCortex

Het schrijven van een follow-up e-mail kan een vervelende en vervelende taak zijn. Maar wat als we je vertellen dat dit niet het geval hoeft te zijn?

Je kunt snel en moeiteloos beleefde follow-up e-mails stroomlijnen en schrijven met AI-oplossingen zoals TextCortex AI. Het biedt een effectieve alles-in-één oplossing met verschillende functies in meer dan 25 talen om je te helpen glanzende e-mails te maken. Enkele van de populairste TextCortex e-mailgeneratie templates zijn:

Bovendien biedt TextCortex een browser extension die geïntegreerd is met 4000+ websites en apps zoals Gmail, Outlook, mail.com, Yahoo! mail, etc. Onze browser extension heeft een Quick AI Reply functie die je kunt gebruiken om antwoordmails of follow-up e-mails te genereren.

Deze functie werkt geïntegreerd met ZenoChat persona's. ZenoChat is een multifunctionele conversatie-AI die is ontworpen om je verschillende taken uit te voeren en wordt geleverd met 12 unieke persona's. Bovendien kun je met behulp van TextCortex' Individual Personas' een persona samenstellen die beleefde, duidelijke en beknopte follow-up e-mails genereert in jouw tone of voice.

TextCortex wordt geleverd met 100+ templates om je te helpen met al je schrijftaken, inclusief e-mails. Hiermee kun je de toon van je e-mail kiezen of hem herschrijven. Klik hier om de eindeloze mogelijkheden van TextCortex te ontdekken.