Vad är svårare: att skriva ett förslag till främlingar eller att återuppbygga kommunikationen med samma mål?

För de flesta människor är det mycket svårare att bygga om än att börja om från början.

Till och med vardagliga uppgifter är lättare att utföra om du har ett brett nätverk av människor som du interagerar med. 

I den andan behöver man upprätthålla sin förtrogenhet med andra människor. Detta gäller både i privatlivet och i yrkeslivet.

För vissa människor är denna typ av kommunikation naturlig, men de flesta behöver påminnelser och hårt arbete.

Om du ser dig själv som en medlem av den andra gruppen kan dagens artikel med "Håll kontakten" via e-post templates och praktiska råd hjälpa dig att bli ännu bättre på det här jobbet.

Låt oss hoppa in direkt i det.

Vad är ett e-postmeddelande för att hålla kontakten och när ska du använda det?

Ett e-postmeddelande för att hålla kontakten är ett meddelande till en professionell kontakt eller en personlig bekant för att upprätthålla en vänskaplig relation mellan dig och dem.

Monalisa kräver underhåll för att hålla färgerna levande så att vi kan njuta av den flera år efter att Da Vinci målade henne. 

Samma sak gäller för personliga kontakter - om de inte underhålls regelbundet försvinner deras relevans med tiden.

Regelbundna e-postmeddelanden med korta nyheter från privat- eller yrkeslivet kommer därför att upprätthålla kunskapen om vem som är vem och (i yrkeslivet) deras värde.

Samtidigt säkerställer e-postmeddelandet "keep in touch" en viss kännedom om den aktuella situationen.

När är rätt tidpunkt att skriva ett e-postmeddelande för att hålla kontakten?

Experter på att upprätthålla kontaktnätverk använder i allmänhet två regler när man ska uppdatera en relation med ett nytt e-postmeddelande:

  • Organisk - när en viss händelse inträffar för dem eller deras motpart (befordran, ändrad arbetsposition, artikel som är relevant för den situation som kontakten har etc.).
  • Periodiskt - du kan ställa in en påminnelse om att ta kontakt efter en viss tid, även om det inte finns något speciellt tillfälle.

Personer som skickar e-post för att uppdatera relationer kan delas upp i grupper. Här är några av de vanligaste:

  • Kontakta en person som du träffade på ett evenemang: I dagens näringsliv gör företag och branschorganisationer stora ansträngningar för att anordna evenemang där människor kan utöka sina kontaktnätverk.
  • För att hålla kontakten med en tidigare kollega: Människor med gemensamma erfarenheter skapar nära relationer.

Tid som tillbringats på jobbet eller i samma skola är en av grunderna för ett sådant band. Ett e-postmeddelande då och då håller detta band vid liv även när ni har gått skilda vägar.

  • Inkludera en personlig bekant i dina affärskontakter: låt oss säga att du träffar en vän till en vän på en födelsedagsfest och att han arbetar i samma bransch som du.

Ett kort mejl som påminner honom om ert möte är ett bra sätt att inleda en konversation och utöka din kontaktbas.

  • Utveckla en kontakt med någon som du träffat på nätet: Fler och fler människor har första kontakt på nätet. 

Människor träffas på nätet när de arbetar med samma projekt, på sociala plattformar eller till och med när de spelar online. 

Forskning visar att en genomsnittlig person interagerar med mer än 20 andra personer varje dag, och detta antal inkluderar inte sociala nätverk.

genomsnittligt antal kontakter per person

I modern tid kan människor inte komma ihåg alla kontakter och interaktionsuppgifter.

E-postmeddelanden som "håller kontakten" fyller den luckan och hjälper dig att upprätthålla en högre kommunikationsnivå.

Nu när vi vet "varför" och "när" vi ska använda e-post för att upprätthålla kommunikationen, kan vi dyka ner i "hur".

Vilka är de bästa metoderna för att upprätthålla kontaktnätet med e-post?

E-postmeddelandet "Håll kontakten" templates kommer att visa dig hur kommunikation kan se ut i verkligheten, men först ska vi ta en titt på de viktigaste punkterna som gör utmärkt kommunikation för att uppdatera e-postmeddelanden.

1. Planera ditt tema

Det finns ingen anledning att göra "låt oss hålla kontakten" till den centrala punkten i ditt e-postmeddelande.

Om du till exempel bara skriver om mottagarnas prestationer eller om evenemang som de nyligen deltagit i kan det överföra ett viktigt och kraftfullt budskap:

  • Jag följer ditt arbete - Du kan följa händelser i deras liv som en vänlig person eller någon som uppskattar deras expertis.
  • Jag har kunskap inom området - Du visar din expertis och ditt värde när du känner igen ansträngningen eller skillnaden mellan genomsnittliga och utmärkta produkter.

Ett annat exempel på att inte lägga tonvikten på låt oss hålla kontakten är att tala om dina nyheter, men även i den situationen måste du inkludera läsaren som en viktig del av e-postmeddelandet.

Du kan använda ett sådant tillvägagångssätt:

Anledningen till att jag frågar är att mitt företag tillverkar [Produkt] och [Produkt]. Så jag försöker alltid hitta nya tillämpningar och lära mig nya metoder för vårt arbete här.Jag är intresserad av att höra era tankar.

2. Gör dina hälsningar vänliga

Det bästa vore om du börjar med en vänlig men formellt strukturerad hälsning innan du går vidare till att utforma brevets huvuddel.

Ett så litet avsnitt kan ge tonen för hela e-postmeddelandet, så var uppmärksam på det.

Beroende på hur du förhåller dig till läsaren kan du använda en av dessa varianter:

‍Hej, [Namn]

eller .

Kära [Namn],

Jag hoppas att du mår bra av det här brevet.

3. Påminnelse om ditt sista/första möte

Som vi har talat om tidigare kommunicerar en genomsnittlig person med många människor varje dag, så du kan inte förvänta dig att alla ska komma ihåg dig direkt.

Ja, det kanske sårar ditt ego, men det är så världen ser ut i dag.

När du minns ditt möte lägger du till ytterligare en nivå av förtrogenhet med gemensamma erfarenheter.

Ett av sätten att enkelt spela på båda fronterna kan du se i det här exemplet:

Det var trevligt att träffa dig på [plats och tillfälle där ni träffades].
Sådana sammankomster ger dig möjlighet att träffa människor och föra meningsfulla samtal som ger bestående intryck.

4. Använd ditt och vårt

Smicker skadar aldrig om det är subtilt (ibland även när det inte är subtilt), så använd det till din fördel.

Ditt e-postmeddelande kommer att öka läsarens ego om du konsekvent hänvisar till hela företaget som deras team.

Undvik dessutom fraser som "du och jag" och ersätt dem med "vi" eller överför dem helt till "du".

Ett exempel på en sådan kommunikationsmodell är:

I morse fick jag reda på att ert team har lanserat en helt ny produktserie. Du och ditt team kan vara stolta över det nya projektet.

5. Fråga efter viktig information.

När du når en mottagare med en specifik idé, ställ viktiga frågor, men gör inte bara en lista med krav. 

Krav är inte ett vänligt sätt att kommunicera.

Att kombinera din fråga med andra frågor som inte står högst upp på din lista är därför en utmärkt strategi.

Du kan till exempel spela på en kombination av läsarnas ego och ditt allmänna intresse i den första frågan, och den andra frågan är din "riktiga" fråga för att hjälpa dig att fatta ett beslut. 

Exempel:

Jag är verkligen imponerad och skulle vilja veta mer om hur er forskning och utveckling lyckades införliva så komplexa strukturer i 3D-utskrivna segment. Många konkurrenter kämpar med underhållskostnader för sådana produkter. Hur hanterar ditt företag dessa kostnader? 

I sådana här block presenterar du din expertis och berömmer läsarnas företag för deras framsteg i utvecklingen, men ditt huvudsakliga intresse är hur mycket du kommer att betala för en sådan produkt.

6. Dela med dig av kunskap utan kostnad

När du delar med dig av din kunskap gratis gör du en insats på flera olika nivåer:

  • Visa upp din expertis - Om den kunskap du delar med dig av är en giltig lösning på ett problem för läsaren.
  • Omtanke - visas när du gör allt för att hjälpa mottagaren.
  • Delad erfarenhet - band skapas Om du förmedlar att den kunskap du delade med dig av hjälpte dig i samma situation som läsaren upplever just nu. 

Du bör också vara uppmärksam på hur du genomför kunskapsdelning:

  • Människor gillar i allmänhet inte att någon säger att de inte vet något.
  • Att känna sig sårbar kan få läsarna att ta avstånd från dig.

Ett av alternativen för att förmedla kunskap på ett positivt sätt är exemplet nedan:

Förra veckan skickade jag dig en artikel från The Economist om [förändrad branschdynamik] eftersom den hjälpte oss att lösa en liknande situation som du står inför nu.

Templates Du kan använda dem i verkliga scenarier

De e-postmeddelanden för att hålla kontakten templates som vi erbjuder i den här artikeln är sådana som vi använder i de flesta situationer.

Låt oss därför säga några ord till var och en av dem.

1. Mall för en person som du träffade vid ett evenemang

En vanlig praxis i dagens affärsliv är att utöka sin kontaktpool så mycket som möjligt.

Vid alla nätverksevenemang får du flera visitkort och delar med dig av dem, templates kan hjälpa dig att använda dem.

Kära [personens namn],
Det var kul att träffa dig på [evenemangets namn]! Jag njöt av vårt samtal om [ämne som diskuterades] och uppskattade dina insikter om [specifik punkt].
Jag ville följa upp och hålla kontakten. Jag tror att det kan finnas potential för samarbete eller helt enkelt nätverkande i framtiden. Kanske kan vi ta en kaffe eller lunch någon gång nästa vecka för att fortsätta vår diskussion och utforska möjligheter?
Om du är intresserad kan du meddela mig om du är tillgänglig så kan vi samordna en tid och plats som passar oss båda. Jag ser fram emot att höra av mig till dig snart!
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]

2. Mall till tidigare kollega

Erfarenheter som delas under en längre tid skapar ett starkt band mellan människor, bara för att man väljer olika riktningar i livet betyder det inte att man måste förlora det bandet.

Kära [tidigare kollegas namn],
Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet. Det var ett tag sedan vi pratade sist och jag ville ta kontakt med dig för att säga hej och komma ikapp.
Sedan vi senast arbetade tillsammans på [företagets namn] har jag varit [nämn kortfattat dina nuvarande yrkesverksamheter]. Jag är nyfiken på att höra vad du också har gjort. Hur har [tidigare företagsnamn] haft det? Har du sökt nya möjligheter?
Jag undrar också om du har några råd eller insikter om [specifikt ämne eller utmaning]. Jag har arbetat med [relaterat projekt eller mål], och jag vet att din expertis och erfarenhet kan vara värdefull.
Om du har tid i ditt schema vill jag gärna boka ett samtal eller möte för att prata vidare. Låt mig veta om det passar dig, så kan vi samordna tid och datum.
Vi ser fram emot att höra från dig snart!
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]

3. Mall för personlig bekantskap

En vänskap som du delar med en person är en bra utgångspunkt för att bygga upp en långvarig kontakt, eftersom ni har gemensamma erfarenheter och kan segla genom introduktionsfasen.

Och vår mall kan hjälpa dig ännu mer.

Kära [bekantskapens namn],
Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet! Det var ett tag sedan vi pratade senast och jag ville bara säga hej och se hur du mår.
Jag har hållit mig sysselsatt med [nämn kortfattat dina aktuella aktiviteter eller projekt], men jag har också tänkt på vårt senaste samtal om [ämne som diskuterats]. Det skulle vara trevligt att komma ikapp och höra om eventuella uppdateringar eller utvecklingar på den fronten.
Jag ville också berätta att jag planerar att [nämn kortfattat några kommande evenemang eller planer], och det vore bra om du kunde följa med. Det skulle vara trevligt att ta igen sig och tillbringa lite tid tillsammans.
Låt mig veta om du är tillgänglig och intresserad av att träffas. Jag ser fram emot att höra från dig snart!
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]

4. Mall för onlineperson

Med utvecklingen av appar för kommunikation online, inte bara sociala medier, kan relationer inledas och existera mellan människor som befinner sig på motsatta sidor av jordklotet.

Testa vår mall i sådana situationer.

Kära [personens namn],
Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet. Jag ville bara säga hej och se hur du har det sedan vi senast hade kontakt på nätet. Jag har hållit mig sysselsatt med [nämn kortfattat dina aktuella aktiviteter eller projekt], men jag har också tänkt på vårt senaste samtal om [ämne som diskuterades].
Jag är intresserad av att hålla kontakten och hålla mig uppdaterad om dina senaste satsningar. Kanske kan vi boka in ett samtal eller en videochatt för att ta reda på vad som har hänt i varandras liv och utbyta idéer och insikter om [ämne av gemensamt intresse]?
Jag vill också gärna höra om kommande evenemang eller projekt som du arbetar med, eller om nya möjligheter som du har stött på.
Låt mig veta om du är intresserad av att få kontakt snart. Jag ser fram emot att höra från dig!
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]

Hur kan TextCortex förbättra dina e-postmeddelanden "Keep In Touch"? 

TextCortex är ett AI-drivet skrivhjälpmedel som du kan använda för att förbättra effektiviteten i ditt e-postmeddelande templates.

Dessutom ökar den din kreativitet med funktioner som:

👍 Mer än 60 templates för alla typer av text.

👍 Tillägget fungerar på mer än 2000 onlineplattformar.

👍 Att sammanfatta och parafrasera kan hjälpa dig att anpassa ditt e-postmeddelande ytterligare.

👍 Översätt din e-post till 25 språk för att underlätta kommunikationen med dina vänner på nätet.

👍 Zeno Mode och Zeno Chat kombinerar NLP(behandling av naturligt språk) och AI för att generera e-postmeddelanden för att behålla dina kontakter under lång tid.

‍

‍

Låt oss uttrycka det så enkelt som möjligt: du skriver din idé i klartext och låter artificiell intelligens skriva e-postmeddelanden åt dig.

Efteråt är det bara att polera den lite så att den representerar dig, och du är redo att gå iväg.

Vill du ta en provtur med den?

TextCortex ger dig 10 gratis dagliga skapelser, vilket räcker för att du ska få en känsla av vad den kan göra för dig. 

Det finns belöningsprogram om du vill ha mer.

Du kan anmäla dig redan i dag och uppleva hur ett jobb som en gång var besvärligt kan bli roligt.