9 tips för att förbättra skrivförmågan i e-post 2024

Tröttnar du inte på att aldrig få svar från människor via e-post? 

Och vad kan egentligen gå fel med e-post?

Du kanske blir förvånad, men med 4 miljarder e-postanvändare idag kan allt gå fel.

Förutom att konkurrera med andra e-postmeddelanden i inkorgen måste du också locka läsaren att klicka på ditt meddelande.

Siffror visar att nästan hälften av alla e-postmottagare raderar meddelanden från okända avsändare.

Det finns utan tvekan några ganska grundläggande regler som du måste följa för att se till att dina e-postmeddelanden är i "godtagbar" form.

Det är en helt annan sak att ta reda på hur man ska få folk tillräckligt intresserade för att svara på dina e-postmeddelanden.

För att reda ut detta har vi sammanställt en lista med 9 effektiva strategier för att förbättra din förmåga att skriva e-postmeddelanden och öka läsarnas deltagande i e-postmeddelanden.

Men innan dess ska vi snabbt gå igenom dessa "grunder". 

Shell vi?

4 viktiga steg som bör ingå i varje e-postmeddelande

Om du har skrivit e-post tidigare vet du att det finns vissa regler som du alltid bör följa.

För säkerhets skull går jag igenom dem nu, så att du kan förbereda dig i framtiden:

✔️ Börja med en tydlig ämnesrad - E-postens ämnesrad är det första som mottagaren ser, så gör den kort och tydlig.

✔️ Använd en konversationsstil - Försök att skriva på ett professionellt sätt som låter som om du har en konversation med läsaren.

✔️ Håll e-postmeddelandet kort och koncist - Var tydlig och gå rakt på sak i ditt e-postmeddelande. Undvik att prata om det.

✔️ Formatera ditt e-postmeddelande - punktformuleringar och fet text gör e-postmeddelanden lättare att läsa och uppmärksammar viktig information.

Dessa riktlinjer är viktiga eller självklara att ha i åtanke när du utformar e-postmeddelanden.

Men som tidigare nämnts är de inte tillräckliga för att förbättra skrivförmågan i e-post.

Vi fortsätter till nästa kapitel för att få veta mer om de avancerade strategier som de flesta experter använder när de skriver sina e-postmeddelanden.

9 tips för att förbättra din förmåga att skriva e-post

Den mest uppenbara skillnaden i hur du skriver ditt e-postmeddelande är om du skickar ett informellt eller formellt e-postmeddelande.

Men det finns ett problem som påverkar hur många som interagerar med och öppnar dina e-postmeddelanden.

Allt detta ifrågasätts - hur generisk din e-post är?

Därför kommer jag att beskriva en metod som du kan följa för att producera bättre e-postmeddelanden, oavsett syfte.

1. Känn din mottagare

Du bör stanna upp och fråga dig själv: " Hur väl känner jag den här personen?" innan du börjar skriva ditt e-postmeddelande.

Detta är viktigt eftersom det förbättrar din förmåga att skriva effektiva e-postmeddelanden som får svar.

Varför är det så?

En av anledningarna är att du på så sätt visar mottagaren att han eller hon är mer än ett nummer på din e-postlista.

För det andra ökar du sannolikheten för att e-postmeddelandet kommer att läsas och besvaras när du riktar det till en specifik person.

Viktigt att tänka på om din mottagare

🎯 Känn till deras namn - Även om det kan tyckas uppenbart är det ett bra sätt att använda mottagarens namn för att göra ett e-postmeddelande mer intressant och personligt. Stava deras namn korrekt och tilltala dem med deras rätta titel (t.ex. herr, fru, doktor).

🎯 Förstå deras position - När du skickar e-post till någon professionellt är det viktigt att veta vad de gör för företaget eller organisationen. På så sätt kan du ta upp specifika frågor av intresse för dem i ditt meddelande.

🎯 Undersök deras bakgrund - Innan du skickar ett e-postmeddelande till en ny kontakt är det en bra idé att ta reda på så mycket som möjligt om dem. Ett sätt att göra detta är att gå igenom deras yrkesprofiler på nätet, till exempel på LinkedIn eller deras företags biosida.

2. Välj riktning 

I dagens hektiska värld har e-post ersatt många andra former av kommunikation. 

Innan du skickar ett e-postmeddelande till en kollega, kund eller vän är det därför viktigt att du vet vad du vill uppnå med det. 

Genom att fastställa målet med ditt e-postmeddelande kan du göra det mer relevant för mottagaren genom att ta upp deras specifika problem och frågor.

Viktigt att tänka på med målet för ditt e-postmeddelande

🎯 Definiera ditt mål - Behöver du komma i kontakt med någon för att ställa en fråga, ordna ett möte, presentera ett affärsförslag eller bara säga hej? Ett sätt att se till att ditt meddelande tas emot och förstås är att ha ett tydligt mål i åtanke.

🎯 Tänk på din målgrupp - Målet med ditt e-postmeddelande ska vara relevant för mottagarna. Ta hänsyn till mottagarens eventuella bekymmer, intressen eller andra faktorer som kan påverka innehållet i ditt meddelande. 

🎯 Var kortfattad och tydlig - Oavsett syftet ska dina ord förmedla dina tankar tydligt och snabbt. Se till att ditt e-postmeddelande är lätt att läsa och förstå genom att undvika jargong och långa meningar.

3. Fastställa ett unikt tillvägagångssätt

Beroende på omständigheterna och mottagaren kan du använda olika metoder när du skriver e-postmeddelanden. 

Att skriva ett e-postmeddelande till en kund eller potentiell kund kan skilja sig från att skriva ett e-postmeddelande till en kollega. Att fatta rätt beslut kan hjälpa dig att nå dina mål och förbättra dina relationer med dina kontakter.

Viktigt att tänka på när du väljer e-postmetod

🎯 Bestäm syftet med e-postmeddelandet - Som vi tog upp i föregående steg kan du välja det bästa tillvägagångssättet om du vet varför du skickar e-postmeddelandet. Till exempel kan både ett subtilt och övertygande tillvägagångssätt hjälpa dig att påverka mottagaren.

🎯 Tänk på din relation till mottagaren - Ditt tillvägagångssätt beror också på din relation till mottagaren. Om du känner mottagaren väl kan du vara mer avslappnad och vänlig. Om du däremot pratar med en främling kan du behöva vara mer formell.

🎯 Tänk på tonen i ditt meddelande - tonen i ditt e-postmeddelande är viktig. Om du vill förmedla brådskande eller viktiga saker ska du vara direkt och auktoritativ. Om du vill visa empati ska du vara mer personlig.

Pro tips

Avancerade skrivverktyg på AI , t.ex. tilläggetTextCortex , gör det möjligt att växla mellan olika röstlägen.

På så sätt kan du styra tonen i ditt meddelande i den riktning som är mest meningsfull i skrift.

4. Håll din e-post till en rimlig längd

Det finns ett direkt samband mellan längden på ditt e-postmeddelande och hur det tas emot och om det leder till önskad handling eller inte.

Människor har till exempel kort uppmärksamhetsspann och översvämmas ständigt av e-post och andra former av kommunikation.

Med långa e-postmeddelanden riskerar du att snabbt förlora läsarens intresse.

Dessutom kan ett långt e-postmeddelande vara skrämmande och förbryllande, vilket gör det svårt för mottagaren att förstå vad meddelandet handlar om.

För att inte tala om att beroende på sammanhanget och mottagaren kan sådana e-postmeddelanden uppfattas som oprofessionella eller olämpliga.

För att undvika alla dessa fällor bör du tänka på följande när du skriver ditt nästa e-postmeddelande.

Viktigt att tänka på när det gäller längden på ditt e-postmeddelande

🎯 Använd formatering till din fördel - Gör ditt meddelande lättare att läsa genom att dela upp stora textblock med formatering, t.ex. punkter eller fetstil. Detta hjälper läsaren att fokusera på de mest avgörande detaljerna.

🎯 Offra inte klarhet för korthet - Håll klarhet samtidigt som ditt e-postmeddelande är kortfattat. Ge ett sammanhang och ett tydligt budskap.

🎯 Använd bilagor vid behov - Använd bilagor för att skicka mer information i stället för att skicka allt i ditt e-postmeddelande. Detta hjälper dig att skriva koncisa e-postmeddelanden.

Pro tips

När varje ord du vill säga är viktigt för budskapet kan det vara en utmaning att skära bort onödiga ord.

För att uppnå detta mål använder de allra flesta av AI :s skrivverktyg sammanfattningsfunktioner.

Om du väljer det här alternativet kan du få ut de viktigaste aspekterna av din text utan att ändra innebörden av det du försökte säga.

Om du vill få en kortfattad sammanfattning av en längre text kan du använda en extension som TextCortex och välja alternativet"Summarize".

‍

‍

5. Balansera din personalisering

Visste du att personalisering ses som en av de mest effektiva metoderna för att öka engagemanget av nästan 60 % av de mest framgångsrika e-postmarknadsförarna?

Hur mycket personlig anpassning som är lämplig i ett e-postmeddelande kan variera beroende på sammanhanget och mottagaren.

Det är viktigt med en balanserad personalisering i e-postmeddelanden eftersom det kan hjälpa dig att skapa en kontakt med mottagaren samtidigt som du upprätthåller en professionell nivå.

Här är några anledningar till varför du bör behålla en balanserad personalisering i dina e-postmeddelanden:

✔️It har potential att fördjupa mottagarens engagemang och skapa ett starkare band.

✔️It visar att du bryr dig om kontakten och är villig att kommunicera effektivt.

✔️It hjälper dig att hålla dig borta från mottagarens personliga utrymme för att undvika obehag.

✔️Upholds en professionell nivå.

Viktigt att tänka på när du inkluderar personalisering i ditt e-postmeddelande

🎯 Relation till mottagaren - Du kan anpassa ditt e-postmeddelande mer om du känner mottagaren. Undvik dock personalisering om du inte känner personen eller om du skriver i ett mer formellt sammanhang.

🎯 E-postens syfte - Personaliseringen beror också på e-postens syfte. Att personalisera ett marknadsföringsmejl till potentiella kunder genom att använda deras namn kan göra det mer engagerande. Personalisering i formella affärsmejl kan vara oprofessionellt.

🎯 Kulturella överväganden - Personaliseringen kan också bero på kulturen. I vissa kulturer är det oförskämt att kalla någon vid förnamn om man inte står varandra nära. Tänk på kulturella skillnader när du personaliserar.

6. Inkludera bilder - eller inte?

Visste du att e-postmeddelanden med videor kan öka klickfrekvensen med 300 %?

Så, om du ska inkludera visuella bilder i dina e-postmeddelanden eller inte? 

Svaret är ja - bilder i dina e-postmeddelanden ökar interaktionen, ökar chansen att mottagaren läser ditt meddelande och förbättrar kommunikationen.

Visuella bilder kan dock göra mer än att bara fånga människors uppmärksamhet - de kan också hjälpa till att förstå, stärka ditt varumärkes image och få ditt budskap att stanna kvar i folks medvetande.

Viktigt att tänka på när du inkluderar visuella bilder i ditt e-postmeddelande

🎯 Relevans - E-postmeddelandets visuella innehåll ska stämma överens. Om du marknadsför en produkt ska du inkludera bilder som visar dess egenskaper och fördelar. Använd också relevanta bilder när du delar nyheter.

🎯 Kvalitet - Använd bilder och videor av hög kvalitet för att säkerställa tydlighet och visuell attraktionskraft. Dåliga visuella element kan avleda ditt budskap och skada ditt varumärke.

🎯 Storlek - Optimera bildstorleken för att påskynda laddningen av e-postmeddelanden. Använd bilder och videoklipp i lämplig storlek för att undvika formateringsproblem.

7. Berätta för mottagarna vad de ska göra

Visste du att den högsta klickfrekvensen för en call-to-action-knapp är var nästan 70 %?

En uppmaning till handling (CTA) är en viktig del av varje e-postmarknadsföring strategi och kan avgöra kampanjens framgång eller misslyckande. 

Om du vill att folk ska köpa din produkt, anmäla sig till din newsletter, acceptera en inbjudan till ett möte eller kolla in din webbplats behöver du en uppmaning till handling (CTA). 

Men hur kan du se om call-to-action (CTA) i ditt e-postmeddelande är effektivt? 

Jag har listat några av de viktigaste faktorerna nedan.

Viktigt att tänka på när du utformar en CTA i ditt e-postmeddelande

🎯 CTA är tydlig och kortfattad - Tydliga och enkla CTA:er är bäst. Använd handlingsorienterade ord för att förmedla ditt budskap och undvik förvirrande eller tvetydigt språk. Din målgrupp är mer benägen att agera om de lätt kan förstå vad du vill att de ska göra....

🎯 CTA är i linje med e-postens innehåll - Din CTA bör matcha e-postens innehåll. Om du marknadsför en ny produkt bör din CTA uppmuntra kunderna att köpa eller lära sig mer. Din CTA kan uppmuntra läsarna att besöka din webbplats eller anmäla sig till din newsletter om du delar med dig av nyheter.

🎯 CTA skapar brådska - För att få din målgrupp att agera snabbt kan det hjälpa att skapa en känsla av brådska hos dem. Skapa en känsla av brådska genom att använda fraser som "tidsbegränsat erbjudande" eller "agera nu" för att få din publik att agera snabbt.

8. Införliva signatur för trovärdighet

Att ha en signatur längst ner i dina e-postmeddelanden är ett bra sätt att visa att du tar ditt arbete på allvar. 

Dessutom kan dina mottagare lära sig mer om dig genom att titta på din signatur - inklusive din yrkestitel, kontaktinformation och profiler i sociala medier.

En trovärdig och imponerande e-postsignatur kan alltså hjälpa dig att göra ett gott intryck på dina mottagare.

Viktigt att tänka på när du lägger till signaturen i ditt e-postmeddelande

🎯 Håll den kortfattad - Det rekommenderas att din signatur är kortfattad och enkel. Ditt namn, din befattning, ditt företagsnamn, ditt kontaktnummer och din e-postadress är de enda obligatoriska uppgifterna som bör ingå...

🎯 Använd ett professionellt typsnitt - Håll din signatur ren och läsbar för att öka trovärdigheten. Använd ett enkelt typsnitt, till exempel Arial eller Times New Roman.

🎯 Ange dina profiler i sociala medier - Ange länkar till dina profiler i sociala medier (som LinkedIn och Twitter) i din e-postsignatur.

9. Behåll trovärdigheten genom ett felfritt innehåll

För att vinna och behålla mottagarnas förtroende måste du se till att ditt e-postmeddelande alltid är felfri. 

Enligt statistiken är till exempel de här tre vanligaste e-postfel som skrivs i e-postmeddelanden de tre vanligaste:

• Skrivfel och grammatiska fel 64 %
• Ofullständiga e-postmeddelanden 63 %
• Mottagaren har missförstått meddelandet 50%

Om innehållet är felaktigt eller dåligt skrivet ger det ett intryck av att du saknar professionalism och tillförlitlighet.

För att förhindra detta kan du följa följande steg för att se till att ditt innehåll är felfri när du korrekturläser det.

Viktigt att tänka på när du korrekturläser ditt e-postmeddelande

🎯 Använd en grammatikgranskare - Använd grammatikgranskare för att förbättra ditt skrivande.

🎯 Kontrollera fakta - Se till att dubbelkolla dina referenser och uppgifter.

🎯 Följ stilguider - Använd lämplig stil när du skriver för en specifik målgrupp.

🎯 Läs högt - Att höra ditt innehåll högt är ett bra sätt att upptäcka stavfel och andra fel i ditt skrivande.

Pro tips

Om du har svårt att korrekturläsa kan du söka efter verktyg som erbjuder text-till-tal-funktioner som kan läsa ditt innehåll åt dig.

TextCortex erbjuder ett sådant alternativ i sin omskrivningsmeny - funktionen "Text-to-speech". Det är bara att markera texten och klicka på knappen "Play".

Låt oss sammanfatta

Har du lagt märke till ett mönster bland de 9 tips som vi har listat för att förbättra din förmåga att skriva e-postmeddelanden?

När en av dem införs följer de andra efter eller påverkas.

Genom att följa dessa riktlinjer kommer du definitivt att behärska konsten att skriva e-postmeddelanden. Tyvärr är detta inte alltid en snabb och enkel uppgift. 

Ännu mer om det måste göras för hand.

Mot bakgrund av detta föreslår vi att du använder dig av programvaror för att skriva e-postmeddelanden, t.ex. TextCortex, för att minska den tid som går åt till att skriva samtidigt som du höjer kvaliteten och effektiviteten i din kommunikation.

Varför TextCortex?

Insticksprogrammet TextCortex erbjuder:

✔️ Omskrivning av funktioner För att förbättra kvaliteten på ditt innehåll (omskrivning, sammanfattning, ton, översättning med mera).

✔️"Long-form post" funktion för att snabbt skriva långa inlägg på en gång.

✔️ "Bullet to email"-funktion för att konvertera en lista med punktmarkeringar till ett e-postmeddelande.

✔️ "Funktioner för brainstorming" finns på mer än 2 000 olika plattformar.

✔️ Avancerat "Zeno-läge" för att förutsäga den mest optimala innehållsutgången och strukturen.

✔️ 60+ tillgängligt AI templates för att skapa vilket innehåll som helst.

✔️ "Zeno-chatt" för att få önskvärda resultat på ett samtalsbaserat sätt.

Vi kommer inte att skryta om det. Om du använder vår freemium-plan kan du få 10 gratis skapelser per dag för att prova det själv.

Är du redo för en tur?

Registrera dig idag för att utforska avancerade funktioner på AI som kan förbättra dina skrivfärdigheter på nolltid, samtidigt som du får hjälp när din skrivpenna behöver det.