Hoe AI gebruiken voor projectmanagement

Volgens de Harvard Business Review wordt er jaarlijks een verbazingwekkende 48 biljoen dollar in projecten gestoken. Maar slechts 35% van de projecten slaagt.

Een van de grootste boosdoeners is het gebrek aan gebruik van AI-technologie in projectmanagement, wat jammer is omdat AI-tools al beschikbaar zijn, maar iemand nodig hebben om ze toe te passen.

Daarnaast kan het opnemen van AI in projectmanagement de kans op het halen of overtreffen van ROI-schattingen met 23% verhogen.

Dus als je deze nieuwe technologie graag wilt uitproberen, maar niet weet hoe je het in PM moet toepassen, dan horen we je graag.

Lees verder om te leren hoe je AI kunt gebruiken voor projectmanagement.

Laten we erin duiken!

Hoe kun je AI op 9 effectieve manieren gebruiken voor projectmanagement?

AI-tools hebben hun eigen unieke functionaliteiten en een van de beste manieren om ze in te zetten is door ze te mixen en matchen om hun voordelen te maximaliseren.

1. Repetitieve taken automatiseren

Als je verantwoordelijk bent voor het coördineren van verschillende taken en middelen om projecten op tijd en binnen het budget af te ronden, heb je waarschijnlijk te maken met terugkerende administratieve taken zoals:

• Gegevensinvoer, 
• Rapporten genereren, enz.

We kunnen aannemen dat dit zeker niet je favoriete onderdeel is van het zijn van een Projectmanager.

Deze taken kosten niet alleen veel tijd, maar kunnen ook vervelend en foutgevoelig zijn.

Dit is waar AI een belangrijk verschil kan maken. 

Het kan bijvoorbeeld automatisch rapporten genereren op basis van projectgegevens, waardoor het handmatig invoeren en analyseren van gegevens niet meer nodig is.

2. Risico's beheren

AI kan projectgegevens analyseren, vergelijken met historische gegevens en potentiële problemen signaleren voordat het problemen worden.

Zo kun je potentiële risico's identificeren en proactieve maatregelen nemen om de risico's te beperken en het succes van het project te maximaliseren.

Daarnaast kan AI inzichten verschaffen om de besluitvorming te vergemakkelijken door trends en patronen in projectgegevens te analyseren.

3. Middelen toewijzen

Dankzij voorspellende analyses kan AI je helpen om resources effectiever te verdelen en over- of ondertoewijzing te voorkomen.

Of deze middelen nu menselijk, financieel, informatief, etc. zijn, AI kan de verdeling ervan optimaliseren en patronen en trends identificeren die de hiaten laten zien.

AI-technologie analyseert bijvoorbeeld projectgegevens uit het verleden en doet voorspellingen op basis van die gegevens om je te laten zien welke middelen je nodig zou kunnen hebben voor toekomstige projecten.

Daardoor kun je de volgorde van de taken beter plannen om ervoor te zorgen dat het project binnen de gestelde tijd wordt afgerond.

Laten we zeggen dat je op zoek bent naar een ontwikkelaar.

Op basis van je gegevens uit het verleden kan AI optreden als een matchmaker en bepalen welke ontwikkelaars de benodigde vaardigheden en ervaring hebben om de taak uit te voeren.

4. Documenten afhandelen

AI kan het categoriseren, indexeren en terugvinden van projectdocumenten automatiseren en indien nodig contextbewuste aanbevelingen doen aan belanghebbenden van het project.

Bovendien kan het automatisch belangrijke informatie uit projectgerelateerde documenten halen, zoals:

• Het projecthandvest,
• Plan, 
• Statusrapporten en 
• Notulen van de vergadering.

Dus in plaats van honderden documenten door te nemen, kunnen AI tools dit binnen enkele minuten voor je doen.

ProTip:

Tekstcortexen Kennisbanken kun je je eigen documenten uploaden en er informatie uit halen.

Je kunt PDF-, CSV-, PPTX-, DOCX- en MD-bestanden uploaden, maar ook URL's. Het scannen en ophalen van informatie uit een document van 80 pagina's duurt bijvoorbeeld 3 seconden!

Met kennisbanken kun je een groot aantal documenten opslaan, categoriseren en labelen en zelfs delen met je team.

Zo kun je automatisch projectdocumenten samenvatten om het projectteam snel inzichten op hoog niveau te geven over de projectstatus, problemen en risico's.

5. Virtuele assistenten inzetten

Op basis van jouw input analyseren AI-tools enorme datasets en genereren ze content.

Hoe werkt het? 

Het systeem leert van je eerdere zoekopdrachten, projectplanningsgegevens en de algehele context om interacties op maat te maken en vitale informatie vast te leggen.

Zo kun je direct antwoord krijgen op je vragen, updates, waarschuwingen, enz.

ProTip:

Zeno Chat stelt je in staat om alle kennis en stijl in te voeren om je AI beter aan te passen aan je behoeften. 

Als resultaat zul je achtergrondinformatie kunnen geven en een persona creëren die zich gedraagt en reageert op vragen op jouw manier.

Daarom zal het de antwoorden hierop aanpassen en waar nodig naar je documenten verwijzen.

6. Taken maken en samenvatten

Als projectmanager vind je het maken van taken waarschijnlijk een van de saaiste aspecten van projectmanagement.

Taken toewijzen aan teamleden, vervaldata vaststellen, beschrijvingen en vereisten geven, rapporten invullen, enz. - Dit klinkt allemaal bekend, toch?

Dankzij AI-tools kun je deze taken automatiseren en kostbare tijd besparen.

De AI-tool kan bijvoorbeeld automatisch taken genereren op basis van jouw beschrijvingen, rapporten maken en samenvatten, enz.

ProTip:

TextCortex Hiermee kun je prompts invoeren om taakgegevens en beschrijvingen te genereren, samen te vatten of opnieuw te formatteren.

Zo kun je blogs, concepten, presentaties, lijsten met opsommingstekens maken, projectplannen maken, enz.

Met een groot aantal tekstbewerkingsprogramma's kun je de inhoud verder parafraseren, samenvatten, herschrijven en aanpassen aan je behoeften.

Bovendien kun je met TextCortexje prompts opslaan en maken templates waar je altijd naar terug kunt keren. 

Op deze manier kun je steeds weer met dezelfde prompt werken voor veel verschillende gevallen.

7. Visuals maken

Dankzij NLP en machine-learning algoritmen die de verzamelde gegevens analyseren, kun je met AI-tools visuals, grafieken en presentaties maken.

De tools gebruiken de gegevens om automatisch grafieken, diagrammen en andere visualisaties te genereren en bij te werken die jou en je teamleden kunnen helpen om de voortgang van het project te begrijpen.

Bovendien kan AI ook geautomatiseerde samenvattingen van projectgegevens en -resultaten genereren om er informatieve en visueel aantrekkelijke presentaties van te maken.

ProTip:

TextCortex biedt toegang tot DALLE-3 om visuele opgaven te maken, zoals grafieken, tabellen, etc.

Hiervoor hoef je alleen maar een prompt in te voeren en een DALL-E 3-compatibele afbeelding te krijgen.

8. Projecten plannen

AI kan optimale projectplanningen voorstellen op basis van historische gegevens en projectbeperkingen en je helpen om:

• Maak realistische tijdlijnen, 
• Vermijd schemaconflicten en 
• Projecten op tijd afleveren.

Bovendien kun je het projectschema aanpassen op basis van realtime updates van verschillende teamleden.

9. Stimuleer samenwerking en communicatie

AI-gestuurde samenwerkingstools bieden realtime updates en waarschuwingen om je teamleden te informeren over wijzigingen in de projectstatus.

Daarnaast houden ze de voortgang van de teamleden bij en zorgen ze ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Naast het geven van waarschuwingen wanneer taken te laat zijn of achterlopen op schema, kunnen AI-tools het plannen van vergaderingen en op real-time chat gebaseerde communicatie automatiseren.

ProTip:

De functie Organisaties stroomlijnt het kennisbeheer tussen jou en je teamleden door toegang te bieden tot alle relevante informatie en documenten.

Door ervoor te zorgen dat iedereen voldoende toegang heeft, is effectieve communicatie mogelijk omdat alle teamleden op één lijn zitten en op dezelfde pagina zitten.

Je kunt bijvoorbeeld kennisbanken delen met je team in een co-working space, waardoor jullie allemaal georganiseerd en op de hoogte blijven van de meest relevante informatie.

Bonus: 9 AI-tools voor projectbeheer

Als speciale traktatie hebben we een lijst samengesteld met onze topkeuzes op het gebied van AI-tools voor projectmanagement.

Wat heeft de toekomst in petto voor AI-technologie in projectmanagement?

Net als bij elke andere technologie moet je de basis leggen en het leerproces omarmen om de voordelen van AI te maximaliseren.

En hoewel angst voor verandering en angst om vervangen te worden door AI nog steeds belangrijke factoren zijn bij het invoeren van AI, moet je niet vergeten dat er geen AI-tool is zonder een mens.

Jij bent nog steeds degene die de lakens uitdeelt, input geeft en beslist over de geldigheid ervan. 

En hoe nauwkeuriger je bent, hoe beter de resultaten.

Een AI-tool is een extension die je helpt om projecten op tijd af te ronden en op te leveren. 

De oplossing om die overgang soepel, intuïtief en gebruiksvriendelijk te maken is TextCortex. 🤖

Hoe kun je TextCortex gebruiken voor projectbeheer?

TextCortex is een AI-aangedreven hulpmiddel voor het genereren van inhoud, vol met robuuste tekstbewerkingsfuncties om je inhoud te verbeteren en op te poetsen.

Naast herschrijven, parafraseren, samenvatten, uitbreiden, enz. om je te helpen bij het maken en bewerken van verschillende soorten inhoud, rapporten, taken, projecten, enz. kan TextCortex :

🔥 Vergemakkelijk samenwerking en communicatie tussen projectteamleden door een gecentraliseerd platform te bieden voor het delen van documenten.

🔥 Helpt je om eenvoudig slechts 3 ideeën om te zetten in een e-mail die je naar belanghebbenden kunt sturen.

🔥 Ideeën bedenken, brainstormen, opstellen en je ideeën en gedachten opslaan, tabellen, verschillende lijsten en to-do taken maken met onze AI Note Editor.

🔥 Doorbreek de taalbarrière door berichten en documenten automatisch te vertalen in meer dan 25 talen voor effectievere interculturele communicatie.

🔥 Zet spraak eenvoudig om in tekst , zodat je bijvoorbeeld een vergadering kunt opnemen en de audio kunt omzetten in notities.

🔥 Doe het omgekeerde en zet tekst om in spraak terwijl je aan het denken bent, aan het brainstormen bent of je gedachten opschrijft.

🔥 Stel een automatiseringsvolgorde voor samenvattingen van vergaderingen om notities van vergaderingen bij te houden en samenvattingen te delen met behulp van onze Zapier integratie.

🔥 Maak regels code als je aan softwareprojectbeheer doet om snelkoppelingen te maken en de workflow te automatiseren met onze Developer Mode.

Het biedt meerdere programmeertalen, zoals Python, Javascript, Go, PHP en Java, samen met SQL en Regex.

Dankzij TextCortex's overvloedige integrations kun je ook code schrijven buiten ons platform door op een pictogram in de rechterbenedenhoek te klikken om automatisch de Developer Mode te openen.

Over integrations gesproken, TextCortex biedt meer dan genoeg - je kunt het op meer dan 4000 platforms gebruiken als een app, een browser extension, een desktop app of een mobiele app.

Klaar om in onze TextCortex wereld te duiken?

Meld je vandaag nog aan voor een freemium account en bereik je projectdoelen effectiever.

Blijf leren:

4 Beste AI-tools voor Google Workspace (Sheets & Docs)

Chatbots versus conversationele AI - wat is het verschil?

Generatieve AI-toepassingen voor bedrijven

‍