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候補者の経験値が低いと、単純に返答が得られないことが上位に来ることをご存知ですか？
意外なことに、ほぼ 75％の求職者は応募書類を提出しても何の反応もなく、約60％は面接の後、そのまま放置されている。
最も楽しい活動ではないかもしれないが、求人応募に応えることは、企業の良い評判を保つために重要である。
難しそうに見えても心配しないでください。この記事では、断りのメールを丁重に書く方法を紹介します。
始める準備はできていますか？
レッツゴー！（笑
なぜ不採用メールを送るべきか？
求職者は応募や面接に多大な時間と労力を費やしています。したがって、不採用メールは 彼らの努力を認める丁寧な方法なのです。
それは、相手が約束した時間に対する敬意を示すことになる。それに加え、断りのメールを送ることは、主に2つの理由から重要でプロフェッショナルな行為です：
⭐前向きな評判の維持 - 不愉快ではありますが、プロフェッショナルで礼儀正しい不採用メールは、前向きな印象を残すことができます。これは応募者の会社に対する印象に影響を与え、その経験を他の人に伝えることにつながるかもしれません。
将来の人材プールの 構築 - 現在のポジションには合わないかもしれないが、将来のチャンスにつながる優秀な人材に門戸を開いておくことができる。このような応募者のモチベーションを維持することは、強力な人材パイプラインを構築する上で非常に重要です。
返信を完全に避ける方が簡単かもしれませんが、私たちはそれをお勧めしません。要するに、不採用メールを送ることは素晴らしい習慣なのです。採用プロセスにおいて、プロフェッショナリズム、敬意、ポジティブなブランドイメージを 保つためのシンプルかつ効果的なテクニックです。
いつ不採用メールを送るべきか？
翌週か2週間以内に候補者に連絡することに同意した場合は、そのスケジュールを必ず守ること。
なぜなら、候補者がネガティブな経験をすることになりかねないからです。不確定要素が長引くのは良い気分ではありませんし、約束をする前に考えてみてください：
▶️候補者の数 - 面接する候補者の数が多い場合は、すべての候補者を完全に評価するためにどれくらいの時間がかかるか現実的に考えましょう。
▶️意思決定プロセス- 組織の意思決定プロセスのステップを理解する。これには、面接、社内での話し合い、おそらく何度も面接を行う時間が含まれる。
▶️会社概要 方針と手続き- スケジュールに影響を与える可能性のある会社の方針や人事手続きに 注意 しましょう。組織によっては、採用プロセスに待機期間や追加ステップが義務付けられている場合もあります。
▶️Availability of key decision makers - 採用プロセスに関わるすべての意思決定者の都合を判断する。彼らのスケジュールは、最終決定の早さに影響する可能性がある。
約束をして守れないよりは、少し長めに見積もりを出して 早めに対応したほうがいいということを覚えておいてほしい。
求職者に返信する現実的なスケジュールを設定すれば、求職者の期待を管理し、貴社のプロフェッショナリズムを維持することができます。
不採用メールの書き方
不採用メールを書くための5つのステップをチェックしよう。
ステップ1：件名に職種を含める
件名には、そのメールが何について書かれたものなのかを明記しましょう。
誤解を招きかねない曖昧な用語の使用は避ける。
メールを開く前に、求職者はそのメールが自分の応募に関するものであることを知るべきです。
件名を書く際のヒントをいくつか紹介しよう：
👉ニュートラルなトーンで書く - 件名はニュートラルでプロフェッショナルなものにする。非現実的な期待を抱かせたり、厳しい印象を与えたりしてはならない。誤読される可能性があるため、くだけた表現や過度にフォーマルな表現は避ける。
👉簡潔に - 要点を端的に伝え、件名には応募者が応募した具体的な職種を直接書きましょう。
明確な 表現を使う - 「エキサイティングなお知らせです」「応募に関する最新情報です」など、ポジティブな結果を示唆していると受け取られかねない表現は避ける。これは、実際の内容を読んだときに候補者を失望させる可能性があります。
例を挙げよう：
1."UI/UXデザイナーポジションへの応募 - [企業名]からの決定"
2.「会計士ポジション - [会社名]からの不採用通知"
3."【企業名】におけるコンテンツクリエーターの役割成果"
ステップ2：オープニングをパーソナライズする
パーソナライゼーションは、拒絶の効果を和らげることができる。
候補者は、企業が時間を割いて個人を評価したという事実を高く評価する可能性が高く、その結果、組織での全体的な経験がより心地よいものになる。
メールの冒頭をパーソナライズするための3つのヒントをお試しください：
候補 者の名前を使う - 挨拶文の後に候補者のファーストネームでメールを始める。
👉詳細について言及する - 可能であれば、応募書類や面接に関する具体的な内容を盛り込む。
👉応募者に 感謝する - 応募者が応募プロセスに費やした努力を認め、そのことに感謝する。
例を挙げよう：
1."親愛なるジム、
私たちのディスカッションで、デザイン分野でのAIの活用について見識を共有してくれてありがとう..."
2."親愛なるアレックス、
先日のディスカッションで、あなたのコンテンツ制作スキルについて知ることができて嬉しかったです。当社のコンテンツクリエーターの役割におけるストーリーテリングに対するあなたの熱意は明らかであり、高く評価されました..."
3."Dear Cuddy,
あなたが当社の会計士のポジションに応募してくれたこと、そして財務管理におけるあなたの経験について洞察に満ちた会話をしてくれたことに感謝しています。あなたの細部へのこだわりと専門知識は、私たちのやり取りの中ではっきりと伝わってきました..."
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ステップ3：ニュースを伝える
難しいことですが、不採用メールのポイントは悪い知らせを伝えることです 。難しいのは、 候補者に落選を伝えることです。
そのためには、以下のヒントに従おう：
👉ポジティブな言葉を使う - 文章は可能な限りポジティブに書きましょう。例えば、"残念ながら不採用となりました "と言う代わりに、"候補者全員のスキルが非常に高かったため、難しい選択をせざるを得ませんでした "と言うこともできる。
👉直接的であること - 無駄な回りくどい言い方をせず、要点を伝える。
例:
1. "慎重に検討した結果、誠に残念ではございますが、貴殿のご応募はお断りさせていただきます。応募者のレベルが高かったため、難しい決断となりました。"
2."残念ながら、我々の現在のプロジェクトのニーズにより近い経験を持つ候補者を選ぶことにした"
3. "残念ですが、この職務は別の候補者で進めることにしました。あなたのマーケティング戦略の経験は印象的であり、私たちは難しい決断を迫られました。"
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TextCortex がお手伝いします。
文章を書き、改善したい点を強調し、自分に合った トーンを選ぶ👇。
ステップ4：決定を説明する
不採用の理由を伝えることで、 候補者に有益なフィードバックを与えることができる。
これは、改善すべき点を特定したり、この特定の役割に最適でなかった理由を明確にしたりするのに役立つ。
また、説明があれば、透明性のある採用プロセスを確保することができる。
正直で あること- 拒否された本当の理由を述べるが、敬意を持って丁寧に伝えること。批判的なコメントや個人的なコメントは避ける。
可能であれば具体的に -具体的かつ建設的な説明が可能であれば（特定の分野での経験が必要など）、それに言及することは有益です。
👉プロフェッショナルに徹する - 詳細について話したくない場合は、一般的かつプロフェッショナルに徹する。例えば、その職務の現在の要件により関連性の高い経験を持つ候補者を選んだと言うことができる。
👉焦点を絞る - 細かいことを長々と書き連ねると、圧倒されたり混乱したりする可能性がある。雇用ニーズにとって最も重要な主要論点に絞る。
💡 プロヒント
TextCortex を使えば、Eメール全体を書くのは、3つの重要な箇条書きだけを書くのと同じくらい簡単です。どうやって使うの？主なポイントを箇条書きにすれば、TextCortex 😏が処理してくれます。
例を挙げよう：
1.「慎重に検討した結果、私たちのチームが現在扱っている特定のタイプのプロジェクトでより直接的な経験を積んでいる候補者を選ぶことにしました。この経験は、私たちの今後の挑戦にとって極めて重要だと考えています。"
2."応募作品の水準が高かったため、私たちの決断は特に厳しいものでしたが、私たちの現在のブランディングの方向性に、より近いスタイルと経験を持つ候補者を選びました。あなたのアプローチは非常にクリエイティブで、私たちはあなたの作品に心から感銘を受けました。"
3."私たちは最終的に、クラウドインフラストラクチャにおいてより豊富な経験を持つ候補者を選びました。ネットワーク管理とセキュリティにおけるあなたのスキルは印象的でした。"
ステップ5：将来の機会を奨励する
不採用メールで候補者に将来の機会を勧めることは、将来の雇用に適している可能性があるため有益です。
この手法は、あなたの会社が潜在的な従業員を見極めるのに役立つだけでなく、候補者に良い経験をさせることにもなる。
相手のスキルを認める - 印象に残った長所を強調する。あなたの問題解決への創造的なアプローチは素晴らしい！」と言うことができる。
👉ジョブアラートオプションの 提供- 会社にジョブアラートシステムがあれば、従業員に登録を促し、新規募集の通知を受け取れるようにする。
👉メッセージをカスタマイズする-候補者が得意とする分野に気づいたなら、その分野で機会を探すようアドバイスする。
例を挙げよう：
1.「当社の UI UX デザイナーの職務に関心をお寄せいただき、ありがとうございます。このポジションへの応募は見送らせていただきますが、あなたの問題解決能力には特に感銘を受けました。私たちは、あなたのプロフィールに大きな可能性を感じており、あなたのユニークな才能に合った将来の職務への応募を歓迎いたします。当社の採用ページを通じて当社とのつながりを維持し、再応募を検討されることをお勧めします。"
2.「このプロセスを通じてあなたのことを知ることができ、本当に感謝しています。今はまだ適切ではありませんが、あなたの才能は貴重なものですので、将来の当社への応募を検討していただければと思います。"
ドゥーズ
✅迅速に -候補者を不安な気持ちで待たせることのないよう、不採用が決まったらすぐに不採用メールを送りましょう。
✅共感を持って行動する - 不採用のメールは、候補者があなたの会社で過ごす最後の旅になるかもしれません。
✅サポートする- 可能であれば、今後の応募に役立つようなフィードバックを提供する。そうすることで、候補者全体の経験を向上させることができます。
✅メールの最後を不採用メールはプロフェッショナルで礼儀正しく、有益な ものに しましょう。
禁止事項
厳しい言葉を 使わない - 候補者の資質や人柄を批判していると解釈されるような言葉は避ける。
❌比較を避ける - 候補者を他人と直接比較しない。職務要件と照らし合わせて、その人の応募書類に焦点を当てましょう。
近い将来、同じポジションに応募するよう誘うような発言は避けましょう。
テンプレート
件名社名]
[親愛なるエミリーへ]
この度は、当社のソーシャルメディアコーディネーターにご応募いただき、また、面接の際 に思いやりのあるアイデアをお聞かせいただき、ありがとうございました。
誠に残念ではございますが、このポジションには別の候補者の方に進んでいただくことになりました。多くの優秀な応募者がいたため、決断は難しいものでした。あなたの創造性とエンゲージメント戦略には特に感銘を受けましたが、大規模なデジタルキャンペーンの経験が当社の現在のニーズにより近い候補者を選びました。
あなたのスキルと熱意は賞賛に値するものであり、あなたのキャリアに役立つと信じています。今後、あなたの専門性に合った募集に応募されることをお勧めします。私たちはあなたの仕事に大きな可能性を感じており、あなたの応募を再度検討したいと考えています。
私たちのチームへの参加に関心を寄せていただき、改めてありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
[役職]
[会社名]"
TextCortex を使った不採用メールの書き方 ?
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🔥書き直す または 言い換え原文の意味を変えずに、好きな文章を書き換えたり、言い換えたりすること。
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