Eメールで誰かや企業にコンタクトを取ろうとしたとき、何の反応もなかったという経験がある人は、自分のメッセージが読まれたのだろうかと不安になる煩わしいプロセスをご存知でしょう。好奇心を満たすためにフォローアップメールを送ろうと考えたことがあるかもしれませんが、どのように丁寧にフォローアップメールを送ればいいのかわからないかもしれません。心配はいりません！

この記事では、返信のないメールに対する丁寧なフォローアップの送り方と、避けるべきことについて説明します。

TL;DR

  • 返信をもらえる可能性を高め、相手への関心を示すには、丁寧なフォローアップメールを送るのがよい。
  • 成功するフォローアップメールを書くには、なぜ送るのか、何通送るのか、いつ送るのかを考えましょう。
  • 同じメールの再送は読み手を困らせるので避け、最初のメッセージの要点を要約しましょう。
  • メールでは常に丁寧な言葉を使うことをお勧めします。相手に敬意を表し、プロ意識を保ちながら返信をもらえる可能性を高めることができるからです。
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なぜ返信がないのにフォローアップメールを送る必要があるのですか？

簡単なことです。最初のメールに返信が来る確率を高め、メール先の企業や相手に興味を持っていることを示すために、質の高い丁寧なフォローアップメールを送ることをお勧めします。最初のフォローメールは読まれる可能性が高いので、大切にしましょう。

返信がない場合のフォローアップ・メール

相手から返信がない場合、フォローアップメールには何と書けばいいのか？

もし、最初のメールが十分に明確で簡潔でないと思うのであれば、フォローアップメールですぐに要点にたどり着き、より説明的な段落を書くことができます。いくつかの質問に答えることで、フォローアップメールに何を書くべきかが見えてきます。

  • なぜフォローアップメールを送るのですか？
  • フォローアップ・メールは何通送るべきですか？
  • いつフォローアップのメールを送ればいいのでしょうか？
  • 丁寧なフォローアップメールの書き方とは？

これらの質問に答えたら、フォローアップメールを書いて送る準備が整いました。また、フォローアップメールを送る際には、ある種の言葉や態度は避けるべきです。

フォローアップメールの送信を避けるべきこと

フォローアップメールを成功させ、読み手を困らせたくないのであれば、避けるべきことがいくつかあります。フォローアップメールが受信者に失礼になり、返信をもらえる可能性が低くなる状況をリストアップしました。

最初のメールを再送信しない

受信者に確実にメールを受け取ってもらいたい気持ちはわかりますが、同じメールを再送することはお勧めできません。なぜなら、送信したメールはすべて受信者に届き、再度読むことができるからです。成功の可能性を高めるには、最初のメールの要点を要約することをお勧めします。最初のメールで重要な情報を強調することで、受信者にじっくり読んでもらうことができます。このアプローチは、望ましい結果をもたらす可能性が高くなります。

少なくとも3営業日待ってからフォローアップを行う

Eメールでのコミュニケーションは、ソーシャルメディアや電話のように高速で進行するものではない。特に、企業にEメールを送って返事を待っている人は、企業が毎日何百通ものEメールを受信して返信していることを忘れてはならない。

そのため、すぐに返事が来るよりも、3～5営業日待つのが常に理想的である。私が初めてある企業にメールを送ったとき、返事が来るまでに2週間以上かかった。2カ月後に返事を送ってきた会社さえあった。このような理由から、メールを送る相手や企業には十分な返信時間を与えるようにしましょう。

丁寧な言葉遣い

丁寧な言葉遣いは決してマイナスにはなりませんし、メールを返信してくれる相手の一日を明るくすることもできます。また、あなたが相手の時間と注意を尊重していることを示します。さらに、プロフェッショナルなトーンを維持し、受信者との関係を強化するのに役立ちます。最後に、礼儀正しくすることで、受信者が大切にされていると感じ、感謝されるため、返信をもらえる可能性が高まります。

メールはできるだけ短く

最初のメールで十分な情報を提供したのですから、フォローアップメールには最初のメールの要点を思い出させるような文章を1～2文加えるだけでよいのです。最初のメールは、おそらく送った相手や会社のメールボックスで紛失したり見落とされたりして、未読のままになっていることでしょう。フォローアップメールを送ることで、最初のメールをより上位に送り、受信者に最初のメールを読んでもらうことができます。

返信のないメールを丁寧にフォローするには？

アプローチフォローメールの意義と避けるべきポイントを理解したところで、次は丁寧なフォローアップメールの核となる要素に焦点を当てましょう。丁寧で注目されるフォローアップメールを目指しているなら、ぜひ読み進めてください！

詳細情報の提供

明確で簡潔なフォローアップメールを書くためには、送信を押す前に最初のメールを注意深く見直すことをお勧めします。そうすることで、不足している情報を特定し、フォローアップメールに盛り込むことができます。この方法は、最初のメールを思い出させるだけでなく、受信者に付加価値のある情報を提供することにもなります。

共感を示す

メールを送る相手には、その人自身の生活、問題、仕事量、責任があることを忘れないでください。相手の立場に立って考えることはできませんが、ほんの少しの共感は必ず助けになります。さらに、プロフェッショナルな口調の丁寧なメールは、無礼なメールよりも返信されやすいものです。

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