予期せず計画を延期せざるを得なくなったことは？
世界で最も素晴らしい気分ではないだろう？
さらに悪い状況は、急遽重要なイベントを延期しなければならなくなった場合だろう。
そのような状況で、プロ意識と信頼性を維持するために何を言うべきか？
この記事では、イベントを延期するためのメールの書き方について9つのステップをご紹介します。
それに加えて、私たちはこの作業をより簡単にする便利なツールを紹介した。
さあ、はじめましょう!
イベント延期のメールを送るには、何時までが遅すぎるか？
直前の連絡は避ける - どうしても必要な場合を除き、48時間以内の日程変更は控える。
ただし、電子メールによるイベントの延期期間は、以下を含む多くの要因によって決定される：
- イベントの種類
- 問題の性質
- イベントの規模
しかし、一般的なガイドラインとして、このメールは決断したらすぐに送ること。
カジュアルなパーティーや急を要しない機会を延期する場合、一般的には 数日前にメールを送れば十分です。
ただし、会議や重要な会議など正式な集まりの場合は、 できれば数週間前までに十分な告知をすること。
このため、出席者はそれに合わせてスケジュールを調整することができる。
イベント延期のメールを書く9つのステップ
ここでは、イベント延期のメールを作成するのに役立つ9つのステップを紹介します！
ステップ1：謝罪の申し出
自分の力ではどうしようもないことで、イベントを延期せざるを得なくなったとしても、それで終わりというわけではない。
予期せぬハプニングはつきものだが、イベントを延期せざるを得ないときは、心からの謝罪が必要だ。
メールの冒頭には、ご迷惑をおかけしたことを気にかけていることを示すために、心からのお詫びの言葉を添えましょう。
こうすることで、他人の時間を大切にしていることを示すことができる。
💡 プロヒント
そんなことができるのか？
ポイントは、 トーンのバランスを 取ることです。例えば
悪い例"不測の事態により、イベントは延期となりました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。"
良い例「残念なことに、不測の事態により来週予定していたイベントを延期せざるを得なくなりました。
書くたびにトーンを変える方法はありますか？はい！
テキストのトーンを調整したいときは、TextCortex のトーンチェンジャー機能をお試しください！
10 種類以上の音色から選ぶことができる。
メッセージをフォーマルな フォーマル, フレンドリー, カジュアルこの機能でカバーできます。
ステップ2：理由を説明する
謝罪とともに、なぜ延期せざるを得なかったのかを説明する。
例えば、こんな感じです。
✔️あなたが主催者なら：
"残念ながら、我々の手に負えない予期せぬ物流上の問題が発生したため、イベントを延期せざるを得なくなりました。ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。"
✔️あなたが出席者なら：
"残念ながら、やむを得ない事情が発生したため、会談を延期せざるを得ません。ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いします。"
詳しく説明する必要はないが、手短に説明 することで、受け手はこの状況が必然であったことを理解することができる。
こうすることで、あなたの手に負えないことであり、失礼な態度を示したくなかったのだとわかってもらえる。
ステップ3：不都合を認める
イベントの延期がある種の問題を引き起こしたことを理解していることを示す。
このことを認めることは、その重要性を尊重する ことであり、"わかったよ、これは理想的なことじゃないんだ " と言っているようなものだ。
この問題を理解することは プロ意識を示すあなたが課題を認識し、その対処に全力を尽くしていることを示すからです。
💡 プロヒント
TextCortex の場合、たった3つの箇条書きでメール全体を導くことができる！
例えば、こう書くだけで十分だ：
- "すみません、ミーティングを延期しなければなりません"
- "家庭の事情で突然に"
- 「理想的でないことは承知している。
メールアイコンをクリックすると、TextCortex が数秒でメールの続きを書いてくれます👇。
ステップ4：別の日時を指定する
延期されたイベントの別の日時を必ずお知らせください。
これは、たとえ変更があったとしても、あなたがまだこのイベントを望んでいることを示している。
参加人数がそれほど多くないイベントであれば、参加 可能なすべての日程のリストを提示する。
そうすることで、受け取った人は自分に合ったものを選ぶことができる。
また、相手のスケジュールに合わせてフレキシブルに対応してくれることも伝えよう。
ハプニングが大きすぎる場合は、別の日にスケジュールを組み、正確な日時を知らせる。
ステップ5：見返りを提供する
もちろん、このステップは延期したいイベントの種類によって異なる。
会議や会社のイベントであれば、見返りを求めず、新たな日時の合意だけにとどめるべきだ。
先延ばしにしたければ、見返りを提供すればいい：
- ネットワーキングイベント
- 会議
- トレードショー
- 教育イベント
イベントによって、どのような見返りがあるのか、いくつか例を挙げてみましょう：
✔️、ネットワーキング・イベントを延期するのであれば、業界のリーダーたちがパーソナル・ブランディングや効果的なネットワーキング戦略などのトピックについて話し合うバーチャル・ワークショップの開催を提案することができる。
✔️会議を延期する場合は、録画したセッションやプレゼンテーションをオンデマンドで提供し、参加者が好きなときに視聴できるようにしましょう。
✔️展示会であれば、限定商品や割引を提供できる。
✔️教育イベントについては、イベントのトピックに関連する追加コンテンツやリソースを提供することで、遅れを補うことができます。
常に必要というわけではないが、相手の協力と 理解に感謝の意を示すことはできる。
💡 プロヒント
時間がなくて、早く何かを考えなければならないときは、ゼノに聞けばいい！
今すぐ下記からお試しください！👇。
ステップ6：メールのパーソナライズ
イベントの種類にかかわらず、メッセージをパーソナライズすることが重要です。
もし一人の人に手紙を書くのであれば、 、まず 相手の名前から書き始める。
また、相手との関係によっては 、普段のコミュニケーションと同じようなカジュアルなトーンで伝えることもできる。
これはメッセージに個人的なタッチを与え、より本物らしく見せる。
💡 プロヒント - ペルソナ
TextCortex デジタル・ペルソナという機能を使えば、メッセージのパーソナライズがより簡単になる。
どのような仕組みになっているのでしょうか？
TextCortex 、あなたそっくりのペルソナを作成します。
既存のペルソナの中から、相手の職業に合ったものを選ぶこともできます。
そうすれば、相手の文体に近いスタイルで書くことができ、より親近感のあるメッセージになります。
ステップ7：メッセージの校正
プルーフ リーディングは スペル, 文法誤字脱字、文法ミス、句読点ミス などを発見することができます。
これらのエラーを修正することで、あなたのメッセージがプロフェッショナルに見え、理解し やすくなります。 理解しやすくなります。. さらに、日付、時間、添付ファイルなど、すべての詳細が正しいことを確認するのに役立ちます。
そうすれば、間違った情報を送って混乱を招くこともない。
💡 プロヒント
TextCortex 、エラーの修正はテキストを選択するのと同じくらい簡単です！
メッセージを書き、チェックしたい箇所を選択し、スパナのアイコンをクリックします。
TextCortex 一瞬で間違いを訂正します👇。
ステップ8：理解への感謝を伝える
メールの最後は、心からの感謝の言葉で締めくくりましょう！特に感情が高ぶっているときには、相手の理解に対する感謝の気持ちを伝えることが効果的です。相手の助けや協力に感謝していることを相手に伝えることで、コミュニケーションは前向きで円滑なものになります。
イベント延期のメールを書くためのチェックリスト
以下は、イベント延期のメールを送る前に確認すべきチェックリストです：
可能であれば、個人的に宛名を書いたか。
謝罪と延期の理由を説明したか？
他の日程も提示したか、それとも1回にしたか。
延期によって引き起こされた問題を理解していたか？
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
潜在的なエラーや不足している情報がないか、メッセージをダブルチェックしましたか？
私のEメールは簡潔で明瞭ですか？
テンプレート1 - 小さなイベントの個人的なEメールの例
件名イベント名] の延期
[受信者名] 様、
このメールがお元気であることを祈っております。
この度は、当初 [開催日] に予定しておりました [イベント名] を残念ながら延期せざるを得なくなったことをお知らせいたします。
[理由を簡単に説明してください]など、私たちの手に負えない不測の事態のため、予定通りイベントを進めることができなくなりました。これらの問題を解決し、後日イベントを円滑に実施できるよう、鋭意努力しておりますので、ご安心ください。
この変更により、お客様のスケジュールに支障をきたす可能性があることを理解し、本当に申し訳なく思っております。この間のご理解と柔軟なご対応には大変感謝しております。
延期を踏まえ、イベントの代替日をいくつかご提案させていただきます：[代替日時を挙げてください。］
改めて、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げるとともに、ご理解とご支援に感謝いたします。
ご質問やご不明な点がございましたら、遠慮なく[あなたの連絡先]まで直接ご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
[あなたのお名前]
[あなたの役職/肩書き]
[あなたの連絡先]"
テンプレート2 - 大規模イベントのグループメールの例
件名Important Update: Postponement of [Trade Show Event Name]
皆様、こんにちは。
皆様、お元気でしょうか。
このたび、当初[開催日]に予定しておりました[トレードショー・イベント名]を、 誠に遺憾ながら延期させていただくことになりました。
ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。
この延期に伴い、イベントの代替日を確保いたしました：[
この変更により、皆様のスケジュールに支障をきたす可能性があることは理解しております。
皆様のご協力に感謝の意を表し、ご出席の皆様には、業界に関する特別な見識やウェビナー、ダウンロード可能な資料をご覧いただける、プレミアムオンラインリソースライブラリーの1ヶ月無料アクセスパスを差し上げたいと思います。
ご不明な点がございましたら、ご遠慮なく[お客様の連絡先]まで直接ご連絡ください。
この度はご対応いただきありがとうございました。
よろしくお願いいたします。
[お客様のお名前]
[お客様の役職/肩書き]
[お客様の連絡先]"
まとめへ
予期せぬトラブルやイベントの延期を好む人はおそらくいないだろうが、うまくやれば、その知らせを伝える相手は簡単にそれを伝えることができる。
重要なのは、ただ報告することではなく、発生した問題に対する解決策を提示 することであることを忘れてはならない。
そのため、私たちはAIによるソリューションを提供します。
TextCortex を入力する！
TextCortex - ライティング・アシスタント
TextCortexには、このメールや他のあらゆるタイプのメールを書くのに必要なツールがすべて揃っている。
Eメールを書くだけでなく、このツールはあらゆる種類の文章を作成するのに役立ちます。 コンテンツを作成することができます。
具体的には？
まず、TextCortex 、様々な無料ツールを提供している：
🖊️無料リライトツール - ここでは、テキストを希望のトーンに書き換えたり、簡略化したり、流暢さを向上させたりすることができます。また、この機能では、テキストを言い換えたり、文章を完全な段落に拡張したりすることができます。
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🌐ウェブ検索 - ウェブ、Twitter、YouTube、特許、Reddit、学者、ニュースなど様々な情報源を検索 する。
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📑 ドキュメント- ドキュメントをアップロードし、一箇所に保存し、チャットすることができます。
スニペット- 任意の「スニペット」テキストをテンプレートとして保存し、ショートカットを割り当てます。ショートカットを入力すると、ブラウザのどこにいてもスニペットテキストに置き換わります。
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