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イベントを計画するのは難しいかもしれない。
イベントのリマインダーメールはこのような状況で効果的です。
この記事では、イベントのリマインダーメールの例文とtemplatesを6つご紹介します。件名から明確な行動喚起まで、あなたの集まりを思い出深いものにするヒントをご紹介します。
さあ、はじめましょう!
イベントのリマインダーメールとは？
イベントリマインダーのメールとは、イベントへの参加登録者や参加希望者に送るメールのことです。主な目的は、受信者に イベントの詳細（日時、場所、その他必要な準備など）を思い出させ、忘れたり、参加できなかったりしないようにすることです。
いつ送るべきか？ いくつかの使用例をご紹介します：
会議またはセミナー💢主要講演者、事前に準備すべき任務や書類について、ゲストにリマインダを送る。
📆ワークショップ - ワークショップの目的、必要な備品などの詳細を送付し、必要な準備について言及する。
ウェビナー📆 - 仮想会議のURLや技術的要件を参加者に知らせる。
ネットワーキング・イベント 📆イベントのスケジュールやネットワーキングの機会をゲストに知らせる。
📆 チャリティ・イベント - 寄付者やサポーターに、今後の募金イベント、チャリティ・ガラ、ボランティアの機会をお知らせします。
イベント・リマインダー・メールのメリットとは？
イベントのリマインダーのEメールには多くの利点があります：
✨出席率の向上 - タイムリーなリマインダーを提供することで、参加者がカレンダーに印をつけ、イベントを優先するように促し、出席率の向上につながります。
✨準備の向上 - タイムテーブル、発表者、必要書類など、イベントの詳細を事前に提供することで、参加者は適切な準備ができ、よりスムーズな交流が実現します。
✨ポジティブなブランドイメージ - 一貫した有益なイベントリマインダーは、プロフェッショナリズムを反映し、ゲストに組織やブランドに対する好意的なイメージを残します。
✨無断欠席の 減少 - リマインダーは、参加者がイベントの詳細を思い出し、それに従って計画を立てるようにすることで、無断欠席のリスクを減らします。
イベントのリマインダーメールの書き方
このタイプのメールの書き方について、簡単な7つのステップを紹介しよう：
1. わかりやすい件名を書く- 簡潔な件名で読者の注意を素早く引くことができます。
2. 親しみやすい挨拶をする - コミュニケーションのトーンをポジティブにするため、温かく丁寧な挨拶から始める。
3. イベントの詳細を強調する- 受信者にイベントの日時、場所、その他の関連情報を思い出させる。
4. 重要な情報を強調する - 主要な講演者、議題、特別な要件がある場合はそのような重要な詳細を強調する。
5.コール・トゥ・アクションを含める- 出席の確認や事前アンケートへの回答など、受信者に行動を促す。
6. 連絡先情報の提供- オープンな会話を促進するために、問い合わせや問題に対する連絡先の詳細を提供する。
7. メールを閉じる - 友好的な結びと署名でメールを締めくくりましょう。
6 イベントのリマインダーメールの例とTemplates
例1: 会議のリマインダーメール
件名
6月27日に予定されているカンファレンスについてお知らせします！6月27日にニュージャージーで開催予定のカンファレンスについてお知らせします。
以下、2日間のカンファレンスのアジェンダをご紹介します：
1日目：
スピーカー1：David Smith
トピック：Advanced SEO Techniques
Speaker 2: Rachel Brown
Topic：SEO 成功のためのコンテンツマーケティング戦略
2 日目：
講演者 1：Michael Johnson
トピック：キーワードの力：The Power of Keywords
スピーカー2：Emily Nguyen
トピック：SEO 最適化のためのバックリンク構築
ご出席の準備を万全にするため、5月30日までにこのメールにご返信ください。
カンファレンスでお会いできるのを楽しみにしています！
よろしくお願いします、
[お名前]"
なぜこれが良い例なのか？
このEメールには、3日間にわたる大会のスケジュールがすべて記載されているため、受信者は各日何を期待すればよいかを明確に知ることができる。
メッセージには、会議の日付（6月27日）と場所（ニュージャージー州） が明記されている。これにより不確定要素が減り、出席者に重要な情報を提供できる。
✅ 明確な コールトゥアクションがあれば、受信者はメールに返信するだけで参加を確認できる。
例2: ウェビナーのイベントリマインダーメール
件名マーケティング・ウェビナーまであと5日
こんにちは、ピーター、
お元気でお過ごしでしょうか！マーケティング・ウェビナーの開催まであと5日となりました！ウェビナーで得られるものは以下の通りです：
- マーケティング業界の最新の変化に関する洞察を得る
- 市場動向に適応するための戦略を学ぶ
- マーケティング活動を改善する革新的なテクニックを発見する
- ネットワーキングとコラボレーションの機会を探る
ウェビナーに参加するには、以下のリンクをクリックしてください：
[ウェビナーリンク]
ウェビナーに役立つワークシートもご用意しましたので、こちらからアクセスしてください：
[ワークシートリンク]
事前にワークシートにざっと目を通しておくことをお忘れなく！
ウェビナーでお会いし、マーケティング業界のエキサイティングな発展について一緒に議論できることを楽しみにしています！
よろしくお願いします、
[お名前]"
なぜこれが良い例なのか？
すべての関連情報を簡潔に伝えるので、受信者はウェビナー が近づいていることを十分に知ることができる。
ウェビナーに参加する利点を強調し、受信者に何が得られるかを明確に示す。
✅ ウェビナーと関連ワークシートの両方へのリンクが含まれているため、受信者が必要書類に簡単にアクセスできる。
例3：ネットワーキングイベントのリマインダーメール
件名リマインダー：
親愛なるアメリア、
このメールがあなたに届いていることを願っています。
明日開催予定のネットワーキング・イベントについてお知らせします。プロフェッショナルのネットワークを広げ、業界の専門家から貴重な見識を得る絶好の機会です。
イベントの詳細は以下の通りです：
日付：4月8日4月8日
時間：6:00 PM - 8:00 PM
場所：City Center Conference Hall, 123 Main Street：City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA
他のゲストと交換するための名刺を必ずご持参ください。
軽食をご用意しております。
皆様のご参加をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
[Your Name]"
なぜこれが良い例なのか？
他の参加者と交換するために名刺を持参するようにとの注意書きがある。
メールには、日付（4月8日）、時間（午後6時～午後8時）、場所（シティセンター会議場、123メインストリート、エニータウン、米国）など、イベントの詳細が正確に記載されています。
例4: トレーニングセッションのイベントリマインダーメール
「リマインダーGoogle Ads 入札戦略に関するトレーニングセッション
チーム各位
このメールが皆様のお役に立つことを願っております。さて、14日後に迫ったGoogle広告の入札戦略に関するトレーニングセッションについてお知らせいたします。この4日間のセッションは、この分野で7年以上の経験を持つ弊社CEOのオリビア・ウィリアムズが担当いたします。
1日目：
Google広告入札入門
オークションと入札タイプの理解
2日目：
高度な入札戦略
ROIを最大化する入札の最適化
3日目：
予算管理と入札調整
広告ポジショニング戦略
4日目：
ケーススタディとベストプラクティス
Q&A セッション with Olivia Williams
トレーニングセッションは、Google 広告の入札に関するスキルと知識を向上させる貴重な機会となります。
トレーニングセッションへの積極的なご参加をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
[お名前]"
なぜこれが良い例なのか？
CEOの能力を際立たせ、研修の信頼性を高める。
トレーニングのトピックを明確に説明している。
✅ 婚約を促す エンゲージメント参加者に質問を提出してもらうことで
例5: チームビルディングのためのイベントリマインダーメール
"リマインダー：チームビルディング・イベントを1ヶ月後に開催します！
こんにちは、チームの皆さん、
お元気でお過ごしでしょうか！一ヶ月後に開催予定のチームビルディング・イベントについてお知らせします。
以下、詳細です。
日付：2024年6月25日
場所レイクサイド・リゾート
宿泊施設：湖畔の居心地の良いキャビン
交通機関：
必要な手配のため、5月20日までにこのメールに返信して出欠の確認をお願いします。
忘れられない3日間を共に過ごし、チームの絆を深め、忘れられない思い出を作ることを楽しみにしています！
よろしくお願いします。
[お名前]"
なぜこれが良い例なのか？
Eメールには、宿泊施設、交通手段、場所などの情報が含まれています。このレベルの詳細な情報によって、参加者はイベントを想像し、何を期待すればよいかを知ることができます。
メールは1カ月前に送信されるため、チームはイベントの計画や準備に十分な時間を割くことができ、参加 率が高まる。
✅ Eメールには、チームメンバーに参加を確認するよう求める明確な行動喚起が含まれている。
例6: チャリティーガラのイベントリマインダーメール
件名リマインダー：
親愛なるエドワード、
このメールがお元気であることを願っています。明日の夜のチャリティ・ガラについて、簡単なお知らせをお送りします。
イベントの詳細は以下の通りです。
日付：2024年5月15日2024年5月15日
時間：6:00 PM - 9:00 PM
場所：Grand Oak Manor, 123 Char Char：Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, USA
ライブミュージック、オークション、刺激的なゲストスピーカーなど、エキサイティングなラインナップを予定しています。
チケットとご寄付を忘れずにお持ちください。
ご質問やご不明な点がございましたら、[email protected] またはお電話 (555) 123-4567 までお気軽にお問い合わせください。
皆様の寛大なご支援に改めて感謝申し上げます。明日のガラでお会いできることを楽しみにしております！
よろしくお願いいたします！
ジェームズ・ブラウン
イベント・コーディネーター
チャリティ財団"
なぜこれが良い例なのか？
Eメールでは、受信者の支援に感謝し、その参加の重要性を強調する。
イベントに関する具体的な情報を提供する。
まとめへ
イベントを思い出させることは、それを最初に知らせることと同じくらい重要です。
参加者を惹きつけるためには、必要な情報をすべて共有し、イベントのメリットを示すことが重要です。その作業をより簡単にするために、この記事から例の一つを選び、あなたのニーズに合わせることができます。TextCortex 👏👇を使えば、数分でメールを書くこともできます。
TextCortexはどのようにイベントのリマインダーメールを書くのに役立つのか？
TextCortexは、Eメール作成を含む複数のタスクを簡素化できるAIツールである。
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たった3つの箇条書きからメールを作る。
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