イベント企画などでメールが必要になったとき、毎回一からメールを作成するのは面倒ですよね。
キャンペーンごとに異なるメール戦略は、ビジネスチャンスごとに必要です。
しかし、こうしたメールを手書きで作成するのは、時間やモチベーションの無駄遣いになりかねません。
ご存知のように、このようなイベントに参加する潜在的な参加者を説得するための最も重要な要素の1つは、彼らに送られる招待メールに含まれるパーソナライズのレベルです。
統計によると、約78％のマーケターがすでにパーソナライズされたコミュニケーションにEメールを使用しています。
本日は、イベント企画メールをビジネス戦略に取り入れるための正しい方法と、作成する際のポイントをご案内します。
さらに、今後のメールキャンペーンに活用できるイベント企画メールアウトリーチtemplates 、トップ5をプレゼントします。
さあ、はじめましょう!
イベント企画メールアウトリーチとは？
メールアウトリーチとは、イベント企画において、潜在的な顧客やパートナー、その他のステークホルダーにアプローチし、次のイベントを宣伝するために用いられる戦略である。
このようなメール配信を行うことで、イベントの認知度を高め、参加への興味を喚起し、潜在的な参加者やスポンサーとの関係を構築することができます。
さらに、イベント企画メールは、イベント関係者との物流調整や詳細確認に最適な手段です。
このようなメールには、通常、イベントの日時や場所など、関連する詳細な情報が含まれています。
また、見積もり、見積もりなどの依頼が含まれている場合もあります。
イベント企画メールを送るタイミングは？
イベント企画メールを送るときは、業者や会場がイベントの準備をする時間を与え、出席者が返信できるように余裕を持たせておく必要があります。
ですから、イベント企画のメールは、少なくとも1ヶ月前までに配信することを目標にするとよいでしょう。
イベント企画メールアウトリーチのメリットとは？
イベント企画のメール配信は、以下のようなメリットがあります。
㈪ 効率の 向上 - 複数の業者や会場に素早く簡単に連絡を取り、最良の料金やサービスを見つけることができるようにします。
🎯 コスト削減 - 複数の業者に声をかけることで、見積もりを比較し、最良の取引を見つけることが可能になります。
🎯 整理整頓がしやすく、イベントに関連するすべての詳細を把握することができます。
🎢 コミュニケーションの向上- イベントに関わるすべての人が同じページにいて、変更や更新を把握していることを確認する。
そして、イベント企画のアウトリーチのトップ5templates リストに飛ぶ前に、まず、書くときに何を含めるべきかを確認しましょう。
イベント企画メールチェックリスト【＋例文
ほとんどのEメールには、標準的なパターンが適用されます。つまり、注目を集める件名、魅力的な本文、明確な行動喚起を含むメールです。
ここでは、イベント企画メールに取り入れるべき、より洗練された内容について、メール受信者との関係性によって異なる内容をご紹介します。
注）。 さらに、各セクションには、適切なデータ構造のサンプルが含まれており、迅速かつ簡単に独自のtemplates を作成することができます。
さあ、はじめましょう!
1.イベントの目的および期待される成果✔️。
電子メールでイベントを企画する場合、その目的と成果を概説することが極めて重要です。そうすることで、参加者全員が同じページに立ち、共通の目標に向かって努力することができます。
さらに、受信者がイベントに参加するかどうかを判断する上で最も重要なのは、イベントの目的など、提供する情報の透明性です。
2.イベントの開催日時、場所✔️。
イベントの場所、日時など、適切な情報を招待メールに含めることは、イベント企画メールの2番目に重要なポイントです。
3.活動内容とスピーカーの詳細なアジェンダ✔️。
イベントを企画する際には、アクティビティや講演者などの詳細なアジェンダを関係者全員へのメールに記載することが不可欠です。
スケジュールは、出席者、テーマ、イベントの時間帯を示したものである。
そのため、全員が適切な計画を立て、イベントをスムーズに進行させることができます。
さらに、組織意識を高め、皆の積極的な参加を促すことができます。
4.必要な消耗品や機器のリスト✔️。
企画メールには、いくつかの理由から、必要な消耗品や備品のリストを含めると効果的です。
忘れ物がないように、また、すべてを説明できるようにすることができます。
また、必要なアイテムを事前に確認し、発注することができるため、イベントの企画を効率化することができます。
同様に、必要なものだけを購入したりレンタルしたりすることで、消耗品や備品のリストを持つことでコストを抑制することができます。
5.イベントの予算と資金調達方法の詳細✔️。
イベントの資金調達方法に関する情報を盛り込むことで、関係者全員がイベントに関連する費用とその資金の出所を明確に理解できるようになります。
また、メールにそのような情報を記載することで、誤解や紛争を未然に防ぐことができます。
6.タスクとデッドラインのタイムライン✔️
イベントを企画する際のメールには、タスクや締め切りのタイムラインを記載しておくと、事前に把握することができるので便利です。
誰もが取り組めるフレームワークを提供し、人々を軌道に乗せることができます。
また、義務を思い出させたり、タスクを委譲したりするのにも利用できます。
さらに、タスクと締め切りをタイムライン化することで、イベント企画プロセスの進行を全員で確認することができます。
7.イベントに関わるベンダーやパートナーの連絡先✔️。
イベント企画に関わるベンダーやパートナーの連絡先をメールに記載することで、質問や懸念事項がある場合の連絡先を全員が把握できるようにする。
また、この情報は、計画中に発生する可能性のある最新情報をすべての関係者が入手できるよう、コミュニケーションを効率化するのにも役立ちます。
また、連絡先を記載することで、関係者全員が必要な情報を入手し、問題が発生した場合は迅速かつ効率的に対処することができます。
8.Call-To-Action のあるイベントへの招待状✔️。
イベント企画メールにおけるイベントの案内とコールトゥアクションの目的は、イベントに申し込んでもらうことです。
コール・トゥ・アクション」とは、リンク先にアクセスする、何かに申し込む、何かを購入するなど、読者に何らかのアクションを求める直接的な要求のことです。
メールにコールトゥアクションを含めることで、人々が望ましい行動を取る可能性を高めることができます。
さらに、ウェブサイトへのトラフィックを増やすことで、売上や収益の増加につなげることができます。
9.イベントの成功を測定するためのフォローアップ調査またはアンケート✔️。
フォローアップ調査やアンケートを実施することで、イベントの様子や今後の改善点など、参加者からのフィードバックが得られます。
調査やアンケートは、イベントに対する全体的な満足度、イベントの目標がどの程度達成されたか、どのような点が改善されるべきか、といったテーマを扱う必要があります。
このフィードバックをもとに、今後のイベントをより効果的に企画することができます。
また、アンケート結果をもとに、スポンサーや出資者などの関係者にイベントの成功のエビデンスを提供することができます。
5 Top Event Planning Email OutreachTemplates 2023年に使用すること。
1.Keynoteメールテンプレートの宣伝
基調講演の宣伝にEメールを使う場合は、聴衆に明確で説得力のある参加理由を伝えるようにしましょう。
講演者、協賛企業など、イベントの詳細と登録ページへのリンクを提供する。
また、イベントの説明文には必ずコールトゥアクションを記載し、読者のアクションやサインアップを促しましょう。
2.会議告知メールテンプレート
会議の告知メールは、今後のイベントを知らせるのに最適な方法です。
このテンプレートは、出席候補者への招待状、リマインダー、最新情報の送信に使用できます。
3.ウェビナーメールテンプレート
ウェビナーのメールテンプレートを使って、参加希望者に今後のウェビナーを宣伝することができます。
ウェビナーの詳細情報を提供し、ウェビナーのアジェンダを共有し、ウェビナーへの登録を促します。
また、ウェビナー後にウェビナー用メールテンプレートを使って、参加者へのお礼、フォローアップ情報の提供、特別割引やボーナスの提供などを行うこともできます。
4.限定招待メールテンプレート
限定招待メールは、あなたが提供するものに興味を持ちそうな特定のグループをターゲットにする優れた方法です。
さらに、イベントや製品発表の際に、緊急性や独占性を演出するのにも役立ちます。
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一般的なメールキャンペーンに比べ、限定招待メールはエンゲージメントとコンバージョン率を高めるのに役立ちます。
5.イベント招待メールテンプレート
結婚式、商談、表彰式、誕生日会など、あらゆるイベントへの招待に利用できるイベント招待メール。
このメールには、通常、日時、会場など、イベントに関する情報が含まれています。
また、コール・トゥ・アクションを必ず入れて、受信者にRSVPを求めるか、オンラインのRSVPフォームへのリンクを貼ってください。
ボーナス：新鮮なイベント企画メールを書くことなくTemplates
Templates は、イベント企画のメールをすぐに送れるバージョンを手元に置いておくと便利です。
しかし、関連情報を箇条書きにしたリストから、イベント企画メールtemplates を自動生成するのはどうでしょうか。
TextCortex 書き換えアドオンはそのような機能を備えています。
必要なのは、主要なポイントを箇条書きで書いてハイライトし、メニューから「箇条書きでメール送信」機能を選ぶだけです。
数秒後には、すぐに送信できるメールの下書きができ、さらに、リライト、トーン、オートコンプリート、拡張などの便利な機能を組み合わせて、微調整することができます。
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