受動的で攻撃的な、あるいは友好的すぎる挨拶で終わるメールを受け取ったことがあるだろうか？
どっちが悪いか決められない。
Eメールでそんな印象を与えたくないなら、最適な場所に来た。
この記事では、メールを閉じる方法と、なぜそれが非常に重要なのかをご紹介します。
飛び込んでみよう!
なぜメールを適切に閉じることが重要なのか？
Eメールを適切に閉じることは重要な要素ですが、開封時に比べるとあまり注目されません。
注意を払えばできる：
🌸 印象に残る
🌸ショー プロフェッショナリズム.
🌸 望ましい結果を出すための トーンを設定する 。
🌸 Establish 接続を確立する 。
さらに、メールの結びは、アクションを呼びかけたり、次のステップを受信者にさりげなく思い出させたりするチャンスです。
この戦略的な動きによって、 受け手を意図した反応や行動に向かわせることができ、コミュニケーションの効果を高めることができる。
しかし、適切な締めの言葉を書くことの難しさは、プロフェッショナルであることと、少しばかりの信憑性を加えることの理想的な組み合わせを見つけることである。
このミックスを達成するためには
✔️文脈を熟考する
✔️ 受け手との関係 、
✔️、メッセージの 意図するトーン。
では、なぜメールの最後に気を配ることが重要なのか、その理由がおわかりいただけたところで、このような結果を得るためのメールの結び方を見てみましょう。
メールを閉じるには？
次の3つのステップに従って、適切な方法でメールを閉じてください。
ステップ1：適切なクロージング・フレーズを使う
クロージングフレーズは、サインオフする前の最後の一文です。その目的は、メールの目的を繰り返し伝え、読者に返信を促すことです。
また、メールの最後に感謝やお礼を述べることもできます。
フォーマルなメールの結びのフレーズ
プロフェッショナルなEメールについては、以下の例を参考にしてみてください：
✔️ "私のリクエストに時間を割いていただき、ありがとうございます。今週のアップデートを楽しみにしています。"
✔️ 「お時間を割いていただきありがとうございます！日時]にお会いできることを楽しみにしています。
✔️ 「昨日はお会いいただきありがとうございました。週明けまでに次のステップについてお知らせします。"
✔️ "この件につきましては、ご協力ありがとうございました！"
✔️ "改めて、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます"
✔️ "それが受け入れられるかどうか教えてください。"
非公式なEメールの結びのフレーズ
インフォーマルなメールの例文をご覧ください：
✔️「久しぶりに会えてうれしい！もっと一緒にいたいです。"
✔️「[--]をお忘れなく。また明日！"
✔️"ありがとう、100万ドル、1トン"。
✔️"お騒がせしました"
✔️"早く書け！"
避けるべきクロージング・フレーズ トップ4
消極的に聞こえないようにし、できるだけシンプルな表現を使うことが非常に重要だ。
そこで、避けるべき4つのフレーズを挙げてみた：
❌"Don't hesitate to contact me（遠慮なくご連絡 ください）" - その代わりに、"Felice to contact us if you have any questions（ご質問があればお気軽にご連絡ください）"など、より直接的なアプローチをとる。
❌"Please be advised" （ご承知おきください）-この法律的な響きを持つ言葉は、ほとんど常に不要である。
❌"Under separate cover" - これは古い言い回しで、"I am sending [name of document or file] separately... "とだけ言えばよい。
❌"上記の通り" - メールの最後に何かを強調したい場合、受信 者にもう一度全てを読ませるよりも、内容を要約する方が遥かに 好ましい。
💡 プロのヒント
ゼノチャットでは、プロンプトを入力するだけで、思い通りのクロージングを素早く作成することができます。😏
どのようなフレーズを使うべきかがわかったところで、次はサインオフに移ろう。
ステップ2：正しいサインオフの選択
Eメールのサインオフとは、あなたの名前と署名を加える前に、Eメールメッセージを締めくくるために使う短いフレーズのことです。
もちろん、ビジネスメールに適した用語もあれば、インフォーマルなやり取りで使える用語もある。
一方、明らかに2つのグループのどちらかに属するものだけでなく、両方の状況に適したフレーズもある。
各シナリオのサインオフを確認しよう！
正式な電子メールのサインオフ
これらを試してみよう：
✔️ "Sincerely"- この慣用的なサインオフは、素敵でありながらフォーマルなトーンでメールを締めくくるので人気がある。
✔️ "Regards"-このフレーズは、warm regards、kind regards、 best regardsなどの バージョンとともに、プロフェッショナルなコミュニケーションの規範の範囲内にありながら、明確でポジティブなメッセージを伝える。
✔️ "Best wishes"- あなたの業界や会社がよりフォーマルな文化を持っている場合、クライアント、ベンダー、同僚にこのサインオフを使用します。また、 求人応募や カバーレターを含むメールにも最適です。
非公式Eメールのサインオフ
非公式なEメールを書く場合は、これらを使用する：
✔️ "乾杯"- これはフレンドリーなメールの終わり方です。
✔️"お気をつけて" - このサインオフは、あなたたちがある程度親しい関係にあることを伝えるが、親しすぎることはない。
✔️"近日中に話す" - このサインオフは、近日中に本人と話す予定がある場合にのみ使用してください。
✔️"Catch you later" - これは "Talk soon "とよく似ていて、近々その人に会う予定があるときに使う。
避けるべきサインオフ・トップ5
Eメールのサインオフは受信者に好印象を与えるものでなければならないため、ある種のサインオフは避けた方が無難です。これらは使わないでください：
ありがとうございました」-このサインオフは、何らかの要求を示しているため、操作的または受動的攻撃的と受け取られる可能性があります。
あなたの ものではありませんし、親密な関係を強要しているように聞こえます。
❌ "XOXO"- パートナーや親しい家族にメールを送るのでなければ、このサインオフは個人的すぎる。
❌"Hope that makes sense"- どのようなメールを書くかに関係なく、このサインオフは受動的攻撃的であり、使うべきではありません。
❌"絵文字" - プロフェッショナルなコミュニケーションでは絵文字は許可されていますが、サインオフでは使わない方が良いでしょう。
💡プロのヒント - トーン・チェンジャー
ゼノチャットでは、ペルソナを作成し、使用するトーンを選択することもできます。⚡
ステップ3：署名を追加する
簡単に言えば、正式な署名で締めくくられたメールは、より信頼性が高く、プロフェッショナルに見えます。
署名をすることで、あなたが時間をかけ、有用な連絡先を記載する努力をしたことを受信者に示すことができます。
ビジネス・メールには一定の署名が必要だが、インフォーマルなメールには当てはまらない。名前だけで十分なのだ。
シグネチャーの利点を見てみよう：
🌸 電子メールの署名は、他の人があなたに連絡するのを簡単にします。
🌸 ソーシャルメディアで新しいフォロワーを獲得 できる。
🌸 ブランドとロゴを印象的にすることができます。
プロフェッショナルな電子メールの署名を作成するには？
ビジネスメールの署名を作成するためのチェックリストです：
氏名 ✅姓と名
会社名と住所
当該会社でのあなたの役職 ✅職名
✅ 会社のロゴ
連絡先の詳細（電話番号、Eメールアドレス、公式ウェブサイト）
ソーシャルメディア・リンク
丁寧な最後の一文
まとめへ
最後の2、3文がこれほど重要な意味を持つとは、誰が想像しただろうか？
このように、単にメールの内容や形式に注目するだけでは不十分です。
メールをどのように閉じるかによって、 メールの内容がどのように受け取られるかが決まります。
簡単にプロンプトを設定して 、自分の望むトーンでEメールのクロージングを書くことができるツールがあったらいいと思いませんか？
では、1つ紹介しよう！
TextCortex を使ってメールを閉じるには？
TextCortex は、さまざまなコンテンツを作成できるオールインワンのAIライティングツールです。
このツールを使えば、簡単にできる：
🚀Zeno Chatでお好みのテキストを作成できます。
🚀 ブランドを代表するペルソナを 作る
🚀コンテンツを 分析し、対象読者にEメールを適合させる方法を提案します。
🚀口調を調整し、プロフェッショナルであり続け、改善のための様々なアイデアを得る。
文法とスペルが正しいことを確認する。
言い換え、要約、書き直し
様々なカテゴリーをカバーする60以上のカスタマイズ可能なtemplates🚀を使用。
テキストを25以上の 言語に翻訳します。
TextCortex は、ウェブアプリケーションとしても、Chrome アドオンとしてもアクセスできる。
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