謝辞メールを書くのは簡単なことのように思えるかもしれないが、顧客、クライアント、パートナーなどと良好な関係を築き、維持するための重要なステップである。
さらに、感謝の気持ちを伝え、信頼を確立 し、ブランド・アイデンティティを強化する機会にもなる。 ブランド・アイデンティティを強化します。
しかし、多くの人は、適切なトーンを見つけること、決まり文句や一般的な言い回しを避けること、コンテンツをパーソナライズすることに苦労している。
上記のような状況に陥っても、もう心配はいらない。
あなたのコミュニケーション目標達成に役立つ、謝辞メールの書き方6ステップを ご紹介します。
飛び込んでみよう!
確認メールとは？
確認メールは、送信者からのメッセージや文書、リクエストなどを受け取ったことを確認するために書くメールです。
ビジネス取引、仕事への応募、カスタマーサポート、共同プロジェクトなど、さまざまなシーンをカバーする デジタルサムアップのようなものだ。
注
よく似ていますが、確認メールと混同しないでください。
どちらも受信したコミュニケーションに対する応答の一種であるが、その目的は若干異なる。
このように、確認メールも承認 メールも 、情報の受領を認める ものである、
- 謝辞のメールは、感謝の気持ちを伝え、良好な関係を維持することに重点を置いている。
- 逆に、 確認メールはトランザクションやタスクの完了を確認し、その結果に関連する詳細を提供する。
なぜ確認メールが重要なのか？
確認メールは、 効果的なコミュニケーションにおいて重要な役割を果たす。
信頼を築く、
オープンなコミュニケーションを奨励する
期待を管理する、
メッセージが意図した受信者に届いたことを送信者に保証する。
注
タイムリーな返信は、送信者の時間を尊重し、効率性とプロ意識の強化につながるからです。
プロ並みの謝辞メールを書くための6ステップ
1.返信メールのトーンを設定する
確認メールを作成する最初のステップは、受け取ったメールのトーンや性質を チェックして、どのような方向性でどのようなトーンで返事を書くかを決めることです。
💡 プロチップ
ご存知でしたか？ TextCortexカスタマイズ可能なAIアシスタント ゼノチャットを 使えば、メールの口調を自由に決められることをご存知ですか？
2.簡潔な件名をつける
件名は短く簡潔に し、メールの目的を明確に書きましょう。
例えば、こうだ、
- 「受信を確認する：あなたの電子メールの日付[日付]".
- 「投稿/メッセージ/リクエスト]に感謝します。
- "確認：私たちはあなたの[文書/情報]を受け取りました".
- "最近いただいた［お問い合わせ／ご意見／ご連絡］に対する謝辞"
- "【お申し込み／ご注文／ご支援】への感謝"
- 「受領しました：あなたの[ドキュメント/メッセージ/リクエスト]は良い手の中にある"
- 「あなたの[投稿/フィードバック/参加]に感謝します。
- 「確認メール：あなたの[メッセージ/ドキュメント/リクエスト]は受信されました"
- "承認：お問い合わせ/ご注文/お申し込みは処理中です。"
贈る相手の 名前を 入れることもできる。
💡 プロチップ
Zeno Chat では、プロンプトを入力するだけで魅力的な件名を作成できます。
3.丁寧な挨拶から始める
トーンの設定についてのステップ1を覚えていますか？これはメールの挨拶文やフォーマル度にも影響します。
例えば、挨拶は" Hello "から "Greetings "まで、"Dear Mr or Mrs. "から "Dear Mr or Mrs. "までと幅広い。
4.メール本文を書く
4.1.オープニング・ラインから始める
冒頭には、送信者からのメールを受け取った ことを明記する。
さらに、送り主に感謝の意を表し 、文書、依頼、サポート、協力など、何に感謝しているのかを具体的に伝えること。
例えば、こうだ、
- 「ご連絡ありがとうございます！あなたの[メッセージ/文書/リクエスト]を受け取りました。
- "私たちは、あなたの最近の[投稿/連絡]に心からの感謝を表したいと思います。あなたの努力と貢献は見逃されることはありません。"
- "私たちは、あなたが最近私たちと分かち合ってくれた[文書/問い合わせ]を認め、感謝する時間を取りたいと思いました"
- 「あなたの[メッセージ/フィードバック/リクエスト]が私たちの受信トレイに届きました。あなたの[ニーズ/タスク]との[コラボレーション/サポート/アシスト]のために私たちを選んでいただきありがとうございます。"
- "先日の[申込書/注文書]をお送りいただき、誠にありがとうございました。現在、必要な手続きを行っております。"
- 「あなたの[メッセージ/文書/リクエスト]が私たちの受信トレイに届きました。あなたの迅速で心のこもった連絡に感謝の意を表したいと思います。
- 先日の[ご連絡/お問い合わせ]に感謝申し上げます。あなたの[意見/貢献]は高く評価されており、私たちはそれに応じて[対処/対応/支援]したいと考えています。
4.2 フォローアップ情報の提供
メール本文の中心部分には、状況や状況に応じた追加情報を記載しましょう。
従って、これらは次のような意味を持っている：
書類受領の確認
以下のステップを指定する、
フォローアップの時間枠を設定する、など。
さらに、受領した品目に関連する参照番号や注文番号などがある場合は、それらを確認書に記載する。
こうすることで、双方が コミュニケーションを把握することができる。
💡 プロチップ
メール作成に行き詰まったときは、TextCortex「Bullet-to-Email」機能を 使えば、わずか3つの箇条書きからメールを作成することができます。
5.メールの仕上げ
肯定的な言葉でメールを締めくくり、改めて感謝の意を表し、必要であればさらなる支援を惜しまないこと。
また、署名、氏名、肩書き、連絡先も記入してください。
例えば、こうだ、
- 「改めて、[貴社/組織]をお選びいただきありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。"
- 「私たちを信頼していただき、ありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。"
- 「ご投稿／ご意見／お問い合わせ】をいただき、改めてお礼申し上げます。皆様のパートナーシップを大切にし、共にこの旅を[続ける/始める]ことを楽しみにしております。"
6.返信メールの校正
Eメールを送信する前に、内容が 明確になるよう 注意深く 見直しましょう 、 トーン誤りの ないようにしましょう。
メールを見直し、編集することで、プロフェッショナルでないと思われるリスクを最小限に抑えることができます。
💡 プロチップ
TextCortex extension が あなたの代わりに文章を校正し、文法や スペルの面で洗練された文章に仕上げます。
🎁 今日から使える3つの謝辞Templates
テンプレート1：顧客からの注文確認メール
件名ご注文を承りました
親愛なる[名前]へ
商品】のご注文ありがとうございます。商品は[時間枠]で準備でき、今からちょうど[時間枠]で出荷されます。
その前に、お客様向けの【特典】や、他ユニットのサンプル商品を入れてほしいかどうかを教えてほしい。ご希望のサンプル商品は、先にお送りしたカタログからお選びいただけます。
私たちの[製品]は、非常に低コストで最高の結果を提供するために作られています。貴社のお客様にもきっとご満足いただけると確信しております。
この度はご注文をいただき、誠にありがとうございました。また、【特典】やサンプル品の同梱のご指示をお待ちしております。
敬具。
[あなたの名前】を］
テンプレート2：求職者の承諾メール
件名 ご応募ありがとうございました
名前】さんへ、
会社名] の [ポジション] にご応募いただき、誠にありがとうございます。他の応募書類とともに、[時間枠]内にあなたの応募書類を確認させていただきます。次の採用プロセスに進む場合は、面接日時をご連絡いたします。
弊社にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。
敬具。
[あなたの名前】を］
テンプレート3：入金確認メール
件名 確認：お支払いを受け取りました
こんにちは、
金額]のお支払いを確認するためにご連絡しました。それは[彼らが購入した製品やサービス]のためのものです。
領収書はすぐに届くと思います。
そして、私たちはあなたの支払いを得たので、[次のステップを述べる]準備ができた。
迅速な支払いに感謝する！
よろしくお願いします。
[自分の名前】を］
まとめ
効果的なコミュニケーション、プロフェッショナリズム、人間関係の構築には、謝辞のメールは欠かせない。
さらに、メッセージを迅速かつ丁寧に受け取り、確認することで、積極的なコミュニケーションに貢献します。
また、謝辞メールの書き方は複雑ではありませんが、それでも以下のことに注意を払う必要があります。スタイル言葉遣い、トーン、そして全体的なイメージに注意を払う必要があります。
そして、その部分は間違いなく厄介だ。
幸いなことに、ニュアンスの違いを解決し、執筆プロセスを向上させるソリューションがある。
入力、TextCortex!🤖。
TextCortex は、謝辞メールを書くのにどのように役立つのか？
TextCortex は AIを搭載したライティング・ツールあなたのライティングを新たなレベルに引き上げる強力な機能とツールを備えています。
さらに、その多彩な機能は、既存のテキストを強化し、洗練させるのにも役立ちます。
では、 TextCortex、具体的にどのようなメリットがあるのだろうか？
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🎯会話型Zeno Chatアドオンは 、あなたのプロンプトと好みのスタイルに従って資料をカスタマイズして生成します。
トーンチェンジャー トーンチェンジャー を使えば、15種類以上のトーンからあなたのEメールスタイルに合ったものを選ぶことができます。
ナレッジベースの 作成 ナレッジベースファイル、記事、文書を一元的に保存、整理、アクセスすることができます 。
こうすることで、さまざまなファイルシステムやデータベースを検索することなく、情報をすばやく見つけて取り出すことができる。
🎯 バーチャルのカスタマイズ Zenoアシスタントをカスタマイズして、テキストの生成、問い合わせへの返信、ライブウェブコンテンツへのアクセスなど、さまざまなタスクをサポートします。
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他にもたくさんある。
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