優先順位の変化、財政的な考慮、要件の変更など、私たちは皆、少なくとも一度はサービス契約の解約という微妙なプロセスを経なければならなかった。
しかし、 自分の決断を効果的に伝える能力は、スムーズな移行を保証するだけでなく、将来的な協力関係の扉を開いておくことにもなる。
キャンセルのメールをどのように書けばいいのだろう？
潔く、そしてプロフェッショナルにキャンセルメールを書くにはどうすればいいのか、ぜひ読んでみてください。
飛び込んでみよう!
契約解除メールとは？
契約解除メールとは、2者間の契約解除の意思を 正式に伝えるメールの一種です。
従って、このEメールは正式な通知となり、解約の理由、 関連する詳細、有効な解約日を概説します。
その目的は、解約に関する明確かつ文書化された記録を提供し、両当事者が解約条件および関連する結果を確実に認識できるようにすることである。
サービス契約を解約する前に知っておくべき7つのこと
キャンセルのメールを書く前に、最初のステップのひとつは、契約書をよく調べて、早期キャンセルに対する 違約金やその他の規定がないかどうかを確認することである。
1.契約条件の確認
当初の契約書に概説されている条件を注意深く 調べる。
解約に関する条項、解約金、通知期間、契約終了のための具体的な要件や手続きを確認する。
2.解約条項の理解
違約金や追加料金を支払うことなく契約を解除できる条件を確認する。
契約によっては、理由なく解約できる場合もあれば、正当な理由が必要な場合もあることに留意すること。
3.通知期間の確認
多くの契約では、契約を解除する前に双方が守らなければならない通知期間を定めている。
従って、罰則の可能性を避けるために、必要な通知を確実に行うこと。
4.効果的なコミュニケーション
潜在的な誤解や誤解を 避けるためには、 メッセージを明確に伝えることが最も重要である。
したがって、契約解除の理由を明確に示し、円滑な移行を促すために必要な詳細を提供する。
5.代替案を検討する
解約する前に、サービス・プロバイダーと代替策を検討する：
- 調整 サービス
- 双方のニーズを満たす妥協点を見つける。
6.すべてを記録する
契約書は、紛争や誤解が生じた場合に備えて 保管しておくことが重要です。
7.未解決問題のフォローアップ
解約を確定する前に、未解決の問題、支払い、債務を解決すること：
- 未払いの請求書を清算する、
- 機器を返却する
- 長引く契約上の義務に対処する 。
効果的な5つのステップでキャンセルメールを書くには？
キャンセルのメールを書く際には、明確さ、プロフェッショナリズム、契約条件の順守を確実にするために、いくつかの重要な要素を盛り込む必要があります。
ステップ1：意図を述べる
サービス・プロバイダーには、あなたのEメールが何について書かれたものなのか、すぐにわかるはずだ。
そのため、件名と冒頭の行でそのことがわかるようにしましょう。
1.1.件名
メールの目的を明確に示す件名を選びましょう。
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1.2.オープニング・ライン
冒頭のセリフは、サービス契約を解除する意思を明確に示すものでなければならないので、あいまいさを避けるためにわかりやすい言葉を使うこと。
その形はさまざまだが、常に明確で直接的であるべきだ：
- ストレート・オープニング
「サービス・プロバイダー]とのサービス契約を終了することを決定しました。
- 後悔の表明
"遺憾ながら、現在のサービス契約を解除することを決定したことをお知らせします"
- 感謝から始まる
「まず第一に、私たちの共同作業中に御社のチームが提供してくれたサービスに対して感謝の意を表したいと思います。
- 契約条件の確認
「日付]付のサービス契約に記載されている条件に従い、契約を終了することを決定しました。
- キャンセルのコンテキストを提供する
「最近の事業戦略の変更により、[サービスプロバイダー]とのサービス契約を解除するという苦渋の決断をせざるを得なくなりました。
- 変革の必要性を表現する
「ビジネス上の優先事項の進化に鑑み、【サービスプロバイダー】とのサービス契約を締結する必要があると判断した。
ステップ2：キャンセルの理由を明記する
キャンセルの理由を 簡潔かつ専門的に説明することで、サービス提供者がその決定を理解しやすくなるからです。
こうすることで、サービス・プロバイダーにそれらの懸念に対処する機会を与え、建設的なフィードバックとすることができる。
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ステップ3：契約条件の参照
契約番号、発効日、契約解除に関する条項など、契約書に記載されている関連事項を記載する。
そうすることで、キャンセルの契約上の根拠が強化される。
ステップ4：感謝の気持ちを表す
コミュニケーションにおいて肯定的なトーンを維持するために、協働中に提供されたサービスに対して感謝の意を表明する。
例えば、こうだ、
- "契約期間中、貴社のチームが提供してくれた献身的なサービスに対し、心から感謝の意を表したいと思います。"
- 「御社のチームのプロフェッショナリズムと卓越性へのコミットメントは見過ごされていません。
- "私たちのパートナーシップの間、あなたのチームが私たちのプロジェクトにもたらした協力的な努力と貴重な貢献に対して感謝の意を表したいと思います"
- "私たちのプロジェクトの成功に大きく貢献してくれた、御社のチームが示してくれた専門知識と技術に心から感謝しています"
- "質の高いサービスを一貫して提供してくれていることは高く評価されており、我々の業務に好影響を与えてくれていることに感謝している。"
- 「御社のチームが示してくれた柔軟性と順応性に感謝しています。
ステップ5：結びの言葉で締めくくる
他の正式なメールと同じように、プロフェッショナルな署名をつけましょう："Sincerely "または "Best Regards"。
Eメールの結びの部分には、法的な免責事項（該当する場合）や、機器の返却、請求書の残額の清算などに関する情報を記載することもできます。
サービス契約の効果的な解約メール5例
例1
件名契約解除のお願い - [貴社名].
親愛なる[受信者名]、
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。私は、[日付]付、参照番号[契約番号]付のサービス契約の解約を正式に要請するために 書いています。簡単な理由]により、契約を解除することを決定いたしました。
キャンセルは[キャンセル希望日]から有効となることを希望します。私たちの合意に従って、[最終的な支払いや資材の返却など、次のステップについて言及してください]。
貴社が提供されたサービスに対し、感謝の意を表したいと思います。私たちはプロフェッショナルな関係を大切にし、将来また協力できることを願っています。
本メールの受信とキャンセル手続きの開始をご確認ください。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いします。
[あなたのフルネーム］
[あなたのポジション］
[あなたの連絡先］
例2
件名契約番号】の解約について
親愛なる[受信者名]、
私は、[特定の製品またはサービス]に関する[契約日]付の契約番号[契約番号]を取り消す意向であることを正式に通知するために、ここに書面を提出します。
解約は[解約発効日]に発効します。
このキャンセルの理由は[キャンセルの具体的な理由を明確に記載すること]です。
私は、[解約の効力発生日]まで、契約に定められた義務をすべて履行することを約束します。未決の納品物またはサービスが契約に従って期待される場合、私は当該期日までそれらを受け入れる用意があります。
ご不明な点がございましたら、[電話番号]または[Eメールアドレス]までご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます。
敬具。
[あなたのフルネーム］
例3
件名サービス契約の締結[契約番号］
親愛なる[受信者名]、
私は、貴社が提供するインターネットサービスについて、[契約日]付の[契約番号]を更新しないことを正式に通知します。
契約期間中、何度も[State the problem]に遭遇しました。貴社のテクニカルサポートチームと何度もやり取りしましたが、問題は解決されませんでした。
このような状況を鑑み、私は[契約日]をもって契約関係を終了することを選択します。その日まで、契約に定められたすべての義務と責任を果たすことを約束します。
ご質問やご不明な点がございましたら、[電話番号]または[Eメールアドレス]まで直接ご連絡ください。
この件にご配慮いただき、ありがとうございます。
敬具。
[あなたのフルネーム］
例4
件名契約番号] の解約について
親愛なる[受信者名]、
日付]をもって、[契約日]に開始された[製品名]の供給に関する[契約番号]の契約を打ち切ることを正式に通知します。
当社は、来年度、[製品名]の要件について別のサプライヤーと協力することを決定しました。とはいえ、[会社名]とのビジネス関係を純粋に評価しており、今後の協力関係を期待しています。 今後の協力関係.ご安心ください、必要であれば当社の様々な印刷ニーズについて入札のご連絡を差し上げます。
さらに詳しい説明が必要な場合やご質問がある場合は、遠慮なく[あなたの電話番号]まで直接ご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしく、
[あなたの名前】を］
例5
件名 重要：サービス契約の終了について【発効日
親愛なる[受信者名]、
当社は、[日付]をもって[会社名]のサービスを終了することをお知らせいたします。この通知により、私たちは契約で定められた最低通知期間を遵守します。貴社には、これまで良いサービスを提供していただきました。しかし、[理由を明記]することにより、業務契約を終了することにしました。
今後、弊社は貴社への発注を一切行いません。当社が明確に通知しない限り、本書面以前に取り決めた注文や納品をキャンセルすることはありません。契約が正式に終了する前に、未決済の注文がすべて完了していることが理想的です。弊社といたしましては、[期日]までに弊社口座の延滞金を清算いたします。そのため、[日付]までに関連するすべての請求書を受領したいと思います。
この書簡を受領したことをもって、契約終了および口座閉鎖とさせていただきますので、ご確認ください。ご不明な点がございましたら、[電話番号]または[Eメールアドレス]までご連絡ください。
長年の協力関係に感謝したい。
よろしく、
[あなたのフルネーム］
[あなたのポジション］
[あなたの連絡先］
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サービス 契約の 解約メールの書き方については、これまで何度もご紹介してきた。
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