今日のプロフェッショナルな世界では、フォーマルな電子メールはコミュニケーションにおいて重要な役割を担っています。

重要な情報を伝えたり、依頼をしたり、ビジネス上の関係を構築するための手段である。 

しかし、フォーマルな電子メールを書くことは、他の文書コミュニケーションではしばしば必要とされないレベルの正確さとプロフェッショナリズムを 要求されるため、困難なことです。 

この記事では、効果的でプロフェッショナルなフォーマルメールを書くために必要な7つのコツをご紹介します。 

クライアント、同僚、上司など、どのような相手に対しても、明確で説得力のあるメールを作成するために、これらのガイドラインを利用することができます。

では、潜入してみましょう！

フォーマルなEメールを書くための7つのヒント

ここでは、フォーマルなメールを書くために欠かせない7つのコツと、それを実践するための例を紹介します。

1.件名でフックする

メールの受信者に 要点を理解してもらい、適切な対応をしてもらうためには、要点を押さえた件名が必要です。

件名に工夫を凝らすことで、 メールが読まれ、行動してもらえる可能性が高まります。

効果的な件名の例

メールの件名は、明確で、メッセージの内容に直接関係するものでなければなりません。

✒️ "会議のお願いです：5月10日（月）14時"
✒️"求人に関するお問い合わせ"
✒️"営業提案のフォローアップ"

フォーマルなメールの件名を書くときに気をつけること

メールの効果や効率を高めるには、明確で簡潔な件名を使用するのがベストです。

ここでは、その作り方のコツを見ていきましょう：

✔️簡潔かつ具体的に説明すること。

✔️以下のようなキーワードを 使用します。 纏める メールの本題に入ります。

✔️曖昧な表現、一般的な表現は避ける。

✔️ 迅速に対応するために、 期限や呼びかけを記載する。

例えば、"Update"と書くのではなく、"Project Update: DeadlineExtension Requested"と書きます。 

この件名は、メールの目的について具体的な情報を提供し、タイムリーな返信を促すものです。

2.相手への適切な挨拶

信頼できる、権威があると思われるためには、メッセージ全体を通してプロフェッショナルなトーンを 維持することが重要です。 

トーンはメール全体のシナリオを作り、メッセージの受け取り方に大きく影響します。

プロフェッショナルなトーンは 、敬意、信頼性、権威を伝え、あなたのメッセージが真剣に受け取られることを保証します。

適切な宛名書きの例

相手に正式なメールを書くときは、適切な言葉を使い、敬意を示すことが不可欠です。 

ビジネスメールで使用する適切なアドレスの例として、以下のようなものがあります：

✒️"関係者の皆様へ"
✒️ "採用担当者様へ"
✒️"Dear Sir/Madam"

フォーマルなメールで受信者に宛てるときの注意点

フォーマルなメールを書く際には、スラングや専門用語、過度にカジュアルな言葉を避けることが重要です。 

Hey」「What's up」「BTW」などのフレーズは、正式なメールにはふさわしくありません。 

また、ALL CAPSや過度な句読点の使用は、攻撃的であったり、プロフェッショナルでない印象を与えるので避けましょう。

プロフェッショナルな雰囲気を出すために、以下のことを心がけましょう：

✔️明確で簡潔な言葉を使う。

✔️礼儀と敬意をもって行動する。

✔️ 正しい敬語とサインを使う。

✔️ 受信者の名前と適切な肩書で宛名を書く。

3.強いオープニングラインを作る

メールの冒頭は、受信者があなたやあなたのメッセージに抱く第一印象です。

受け手の注意を引きつけ、読み続ける動機付けになる。

強い冒頭のセリフの例

強力なオープニングラインは、質問、大胆な声明、または目的の明確な声明にすることができます：

✒️"まだ通話を予約することに興味がありますか？"
✒️"ご興味を持っていただけると思いますので、新しい製品ラインをご紹介させていただきます。"
✒️"新しいマーケティングキャンペーンについての会話のフォローアップです"

フォーマルなメールにおいて、強いオープニングラインを作成する際に気をつけるべきこと

強力なオープニングラインを作成するには、メールの目的と、受信者が読み続ける動機付けとなるものを考えてください。

✔️ メールの理由と、それが受信者にとって不可欠である理由から始めます。

✔️大胆な表現を使ったり、質問をしたり、意外な発言をしたり。

✔️ 以下のような言語を使用します。 貸切 と簡潔である。

✔️語弊のある文章や複雑すぎる文章は避ける。

✔️明確で直接的で ありながら、丁寧でプロフェッショナルであること。

例えば、"I hope you're doing well"の代わりに、"Thank you for taking time to consider my proposal"と書きます。 

この冒頭のセリフは、相手の時間に対する感謝の気持ちを表し、プロフェッショナルなトーンを設定します。

4.正当な理由をつけてターゲットを射止める

フォーマルなメールを書くときは、相手に連絡する正当な理由があることが重要です。 

これは、メールに特定の目的があることを示すだけ でなく、受信者の時間と注意を尊重していることを示す ものです。

リーチングアウトの理由」の例

連絡する正当な理由は、情報の要求、会議への招待、プロジェクトに関する最新情報、以前の会話のフォローアップなどです。 

✒️"御社の製品ラインについて、特に価格と配送オプションについての情報をお願いするために書いています。"
✒️"先週のカンファレンスであなたと話せてよかったです。" "一緒に仕事をする可能性についてフォローアップしたかったのです。"
✒️"最近、新しい製品ラインを発売されたとのことですが、貴社のマーケティング活動で私の支援を提供したいと思います。私はデジタルマーケティングに豊富な経験があり、貴社の新製品をどのようにプロモーションするかについて、いくつかのアイデアを提供させていただきます。"

フォーマルなメールに「連絡する理由」を記載する際の注意点

連絡する正当な理由を書くために、相手に何を求めているのかを具体的に書いてください。

メールの受信者が、あなたのメッセージからどのような利益を得ることができるかを正確に知ることができるようにする：

✔️ 自己紹介をし、連絡を取る目的を述べる。

✔️何が必要なのか、なぜそれが重要なのかを明確にすること。

✔️ 必要であれば、受信者に 事前の会話を思い出させる。

✔️ 会議の依頼は、理由と会議日程を記載してください。

✔️ ある点（成果を出す、問題を解決する、など）に対して、 どのような支援ができるかを 説明する。

5.印象に残る文章で締めくくる

メールの最後には、「なぜ連絡をしたのか」を強調する印象的な文章で締めくくることが大切です。 

そうすることで、受け手に印象的なインパクトを与え、好意的な反応を得られる可能性を高めることができるのです。

印象に残る要約の例

印象に残る文章は、感謝の気持ちを伝えるものであったり、次のステップを明確にするものであったりします。 

✒️ "私の要望を検討するために時間を割いていただき、ありがとうございます。ご回答を切にお待ちしております。"
✒️ "この件に関して、何か追加で対応できることがあれば教えてください。"
✒️ "さらにご質問や追加情報が必要な場合は、喜んでお手伝いさせていただきます。お時間とご配慮をいただき、重ねてお礼申し上げます。"

フォーマルなメールの結びで気をつけること

なぜそのメールを送るのか、相手に何を受け取ってもらいたいのかを考えてから、フォーマルなメールを結びましょう：

✔️ クリシェを使わないようにする。

✔️ 友好的、説得的、主張的など、メールの目的に合った 口調を使う。

✔️ 最終段落で、必ずフォローアップを明記すること。

✔️ 適切であれば、時間を割いてくれたり、援助してくれたりした相手に対して感謝の気持ちを 伝える。

最後の文章は、感謝の気持ちと相手の能力に対する自信を示すものです。

6.CTAを含む

メールの最後には、質問に対する回答や面談の申し込みなど、読者に行動を促すCTA（コールトゥアクション）を記載しましょう。

メールにCTAを含めることで、メッセージが明確になり、受信者が次に何をすべきかがわかるようになります。

よくできたCTAは、 好意的な反応の可能性を高め、会話を前進させる こともできるのです。 

フォーマルなメールにおけるCTAの例

CTAを明確かつ具体的にすることで、受信者がどのような行動を取るべきかを正確に把握することが重要です。

CTAの例としては、以下のようなものがあります： 

✒️ "この時間が電話予約に適しているか確認してもらえますか？" 
✒️ "週明けまでに企画書へのご意見をお願いします。"
✒️ "依頼された資料を火曜日までに送っていただけませんか？"

CTAを記載する際の注意点

CTAを書く前に、メールのゴールと受信者に何をしてほしいかを考えましょう：

✔️ わかりやすく、あいまいでなく、簡潔なものにする。 

✔️ 行動を起こすための 指示を入れる。 

✔️ 読者がなぜ行動を起こすべきかを知ることができるよう、十分な文脈を提供する。 

✔️ アクションを完了させるために必要なリソースやリンクがあれば含める。

7.リスペクトを持って閉じる

ビジネスメールでは、相手と良好な関係を保ちたいのであれば、 丁寧な 文章で締めくくることが肝心です。

相手のコミュニケーションにかかる時間と労力を尊重していることを示すものです。

フォーマルなメールでのクロージングの例

敬老の日のクロージングの例としては、以下のようなものがあります：

✒️ "敬具"
✒️ "よろしくお願いします。"
✒️ "よろしくお願いします。"
✒️ "敬称略"
✒️ "ありがとうございます。"
✒️ "感謝を込めて"
✒️ "Regards,"

フォーマルなメールを閉じるときに気をつけること

フォーマルなメールを敬意を持って締めくくるには、以下のガイドラインに従いましょう：

✔️ 丁寧で感謝するような言葉を使う。

✔️ 相手の立場や格式に気を配る。

✔️ 相手と正式な関係にある場合は、 "Respectfully" または "Yours faithfully" を使用します。 

✔️ よりインフォーマルな 関係の場合は、"Thanks "や "Take care "など、よりカジュアルなクロージングを使うことができます。

例えば、「See ya later」ではなく、「Thank you for your attention to this matter」と書きます。またのご連絡をお待ちしております。" 

これは、さらなる議論の余地を残す、優雅で感謝に満ちた別れです。

TextCortex'を使用します。 Chrome Extension 説得力のあるパラグラフを書くために

フォーマルなメールを書くのは大変だと思われるかもしれませんが、以下の7つの重要なポイントを守ることで、あなたのメッセージを効果的に明確に、そしてプロフェッショナルに伝えることができます。 

さらに、フォーマルなメールを効果的に、そして確実に受信することができます。 

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