電子メールは、今日のデジタル社会において、プライベートや仕事上のコミュニケーション手段として、他のあらゆる形態を凌駕しています。

Eメールで様々な場面で効果的にコミュニケーションをとるには、適切なトーンと スタイルをマスターする必要があります。

そこで今回は、フォーマルな電子メールとインフォーマルな電子メールの主な違いを検証し、それぞれの多くの機能と規範を公開します。

フォーマルなメールとインフォーマルなメールの違いについて、トーン、ボキャブラリー、構造などを説明し、その利点と許容される使用法を検討します。

この記事を読み、学んだことを実践することで、メールコミュニケーション能力を大幅に向上させることができます。

さあ、はじめましょう!

フォーマルなメールとは？

雇用主や顧客とのコミュニケーションなど、より厳しい状況やプロフェッショナルな場面では、 フォーマルなEメールを選ぶことをお勧めします。 

メッセージの受信者に適切なレベルの敬意、プロフェッショナリズム、明確さを伝えるために、確立された慣例とガイドラインを遵守します。 

これらのプロトコルに従うことで、あなたの意図が効果的に伝わり、状況の深刻さに沿った形で受け取られるようになります。

1.フォーマルな電子メールの主な特徴

フォーマルなメールを書く際に、守るべき重要なガイドラインは以下の通りです：

1.挨拶

フォーマルなメールは通常、"Dear Mr./Ms [Last Name]"や"Dear [Job Title/Position]" などの正式な敬語で始まり、その後にコロンが続きます。 

贈る相手の名字と適切な肩書きを使うことで、敬意と格式が高まります。

2.丁寧なトーン

メールの口調は、ずっと丁寧で礼儀正しいものを心がけましょう。 

スラングや専門用語、カジュアルすぎる単語やフレーズを使わないなど、プロフェッショナルな表現を心がける必要があります。 

さらに、文法、句読点、大文字小文字が 正しく、細部にまで気を配っていることがわかるようにします。

3.構造・組織

フォーマルなメールには、通常、標準的なフォーマットがあります。 

短く明確なイントロダクションから始まり、メッセージのメインパートに移り、最後は素敵な締めくくりと正式な署名で締めくくられます。 

フォーマルな電子メールの正しい 構造については、段落を使って内容を整理 し、意味を理解しやすくする。

4.プロフェッショナル・ランゲージ

フォーマルなメールでは、正式な単語やフレーズのようなプロフェッショナルな言葉を使い、スラングは使いません。 

メッセージは、明確で、要点がまとまっていて、主目的を絞ったものでなければなりません。

5.正しい宛名とタイトル

正式なメールでは、宛先にはフルネームと適切な肩書き（例：Mr.、Ms.、Dr.、Prof.）を使用します。 

ここで重要なのは、名前やタイトルのスペルや正しさを再確認することです。

6.フォーマルなクロージングの使用

Sincerely」「Best regards」「Yours faithfully」などの正式な語尾を使い、その後に差出人のフルネームと連絡先を記載する。 

このようなクロージングは、プロフェッショナルなトーンを維持 するために プロフェッショナルなトーンでを維持 し、区切りの良さを演出します。

フォーマルなメールの書き方のルールを守ることで、あなたのメッセージが真剣に受け取られ、相手とプロフェッショナルな関係を築くことができるのです。

2.フォーマルなメールはいつ使うか？

フォーマルな電子メールは、さまざまな職業や企業において、権威ある、確立された規範に合致するように聞こえることが不可欠な場合に使用されます。 

以下のような場面では、フォーマルなメールを使用するのが適切です：

🎢職務経歴書-正式な 職務経歴書には正式なメールが必要です。プロ意識、詳細さ、そして採用担当者への敬意を表します。 

ビジネス提案- 顧客、投資家、パートナーへのビジネス提案にはフォーマルなEメールが最適です。信頼性、プロ意識、真剣さを表現します。

🎢プロフェッショナルな問い合わせ - フォーマルなメールは、プロフェッショナルな問い合わせや上司、教授、上級管理職とのコミュニケーションに適しています。

クライアントとのコミュニケーション - 企業内でのフォーマルなメールは、プロフェッショナルなイメージを維持するのに役立ちます。

🎯 公式な通信- 組織、政府機関、機関では、正式な電子メールを送ることがよくあります。

ネットワーキングや紹介- 他のプロフェッショナルとのネットワーキング、紹介、指導を行う場合は、フォーマルなメールが適切です。

🎯紛争や苦情を解決する- プロの電子メールは、意見の相違や苦情を解決するのに役立ちます。

3.フォーマルな電子メールのメリット

公式メールは、ビジネスや仕事の場面で数多くのメリットをもたらします。ここでは、正式なメールを送ることのメリットをいくつかご紹介します：

プロフェッショナリズム - あなたがコミュニケーションに真剣に取り組み、プロフェッショナ ルな口調で接することを大切にしていることを示します。

✅明確さと正確さ - フォーマルなトーンを使うことで、メッセージが明確で、誤解や誤解を避けるために簡潔であることを保証することができます。

✅尊敬とエチケット- あなたが相手の時間を尊重し、プロフェッショナルに話していることを示します。これは、クライアント、同僚、ビジネスパートナーとのつながりを向上させることができます。

✅プロフェッショナルなイメージを伝える- 常にプロフェッショナルなトーンやスタイルを使用すると、信頼できる、有能な、信頼できる人物と認識されます。 

✅文書化と説明責任- 双方が会話の記録を文書で残すことで、説明責任のレベルを高めることができます。

✅ビジネスコミュニケーションの一貫性- Eメールに標準的なフォーマットとプロフェッショナルなトーンを使用することで、あなた自身またはあなたの組織の一貫したプロフェッショナルなブランドイメージを作り出します。

✅法的および契約上の目的- 正式な電子メールは、紛争や契約において法的な証拠となり得ます。これらの公式メールは、合意や理解を証明するものとして使われるかもしれません。

プロフェッショナリズム、明確さ、説明責任など 、フォーマルなメールがビジネスコミュニケーションに役立つ理由は、細部やエチケットに少し気を配る必要があるにもかかわらず、ほんの一部です。

4.フォーマルなメールの例

件名ビジネスパートナー募集に関するお問い合わせ

ジョンソンさんへ、
このメールを見て、お元気でいらっしゃるでしょうか。私の名前は [あなたの名前] です。XYZ社のビジネス・ディベロップメント・マネージャーです。このたびは、両社間のビジネス・パートナーシップの可能性についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
私は、貴社を幅広く調査し、[特定の業界]の分野での貴社の専門知識に感銘を受けました。 (特定の産業).私たちの組織が同じような目標と価値観を共有していることは明らかであり、コラボレーションは相互に有益であると信じています。
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私は特に、以下のことについて一緒に仕事をする可能性を探ることに興味があります。 [具体的なプロジェクトや取り組み）。私たちの強みとリソースを組み合わせることで、成功に導き、両者の組織にとって大きな価値を生み出すことができると信じています。
この件についてさらに話し合い、潜在的な相乗効果を探る機会をいただければ幸いです。ご都合の良い時に、会議または電話のスケジュールを組むことは可能でしょうか？来週、以下の日程で可能です。 [会議時間の選択肢をいくつか挙げてください）。また、どのような形式でも構いませんので、ご都合の良い日時をお知らせください。
この度は、このお問い合わせをご検討いただき、ありがとうございます。貴殿の尊敬する組織とコラボレーションできる可能性を楽しみにしております。お気軽に下記までご連絡ください。 [あなたの連絡先情報］追加情報が必要な場合、または質問がある場合は、[連絡先]までお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いします。
[あなたの名前】を］
ビジネスデベロップメントマネージャー
XYZ社
[あなたの連絡先】です。］

インフォーマルメールとは？

インフォーマルメールは 、カジュアルでのんびりとした印象を与えるものです。フォーマルで堅苦しくなく、プライベートやインフォーマルな場面に最適です。 

親しみを込めて 、相手と素直に会話することができます。 

実際、インフォーマルなメールでは、 日常的な言葉や気楽な挨拶が使われ 、より柔軟な構成になっていることが多いです。 

だから、気軽に力を抜いて、リラックスして楽しめる交流の場にしてください。

1.インフォーマルメールの主な特徴

インフォーマルメールは、友人や家族、親しい同僚との個人的なコミュニケーションや、インフォーマルなネットワーキングの場面で頻繁に使用されています。 

カジュアルな招待、フレンドリーな会話、知人との再会、仕事に関係のない情報の共有に適しています。

インフォーマルなメールでは、よりリラックスした雰囲気になりますが、尊敬と思いやりのある態度を保つことが重要であることを覚えておいてください。 

特に、親しくない相手とのコミュニケーションや、よりフォーマルなアプローチが必要な仕事の場では、その傾向が顕著です。

インフォーマルメールの主な特徴として、以下のようなものがあります：

1.カジュアルな挨拶

インフォーマルメールは、"Hi [First Name]", "Hey", "Hello [Nickname]" など、よりリラックスした挨拶で始めるとよいでしょう。

これらの挨拶は、フォーマルなメールに使われるフォーマルな敬語とは異なり、フレンドリーかつインフォーマルなトーンを反映しています。

2.会話のトーン

フォーマルなメールに比べ、インフォーマルなメールはよりカジュアルなトーンになります。 

スラングや専門用語、カジュアルな言葉も許容し、友人や同僚との会話のような親しみやすい雰囲気を演出しています。

3.リラックスした構造

インフォーマルなメールを書く場合、メッセージの構成に自由度があります。 

例えば、感情を表現するために、箇条書きや絵文字も含めて、長い段落や短い段落を使い分けることができます。 

とはいえ、メッセージを明確にし、一貫性を持たせることが重要です。

4.個人的な逸話やエピソード

インフォーマルメールは、 個人的な逸話や物語、意見などを共有する機会を提供します。より表現豊かで主観的なコミュニケーションを可能にし、受信者とのつながりや親近感を醸成します。

5.略語・顔文字

インフォーマルなメールでは、感情やユーモア、カジュアルさを伝えるために、略語や頭字語、顔文字が使われることが あります。 

ただし、控えめに使うことと、受け手がそのコミュニケーションスタイルに慣れていることを確認することが肝要です。

6.クロージングとサイン

インフォーマルなメールの場合、"Best"、"Cheers"、"Take care" 、あるいはシンプルな "Thanks "など、あまりフォーマルではない締めくくりで終わることが多いです。

署名は、 送信者の名前またはその略称を含むと、より個人的なものになります。

2.どのような場合にインフォーマルメールを使用するのか？

友人や家族に送るメールでは、よりカジュアルなトーンで書くのが適切であり、好ましい。 

以下は、インフォーマルメールを使用してもよい場合の例です：

個人的なコミュニケーション- ほとんどの場合、インフォーマルメールの最適な受信者は、友人、親戚、または知人など、すでに知っている人たちです。友好的なムードを保ち、個人的な近況を報告し、軽快なトークを繰り広げ、連絡を取り合うことが簡単にできるのです。

友人や知人をカジュアルな集まりやパーティー、社交イベントに招待する場合、🎯インフォーマルな電子メールが一般的です。 

イベントの内容を、カジュアルな言葉や表現で、親しみやすく伝えることができます。

🎢カジュアルなネットワーキング - ソーシャルイベントやミートアップ、業界の非公式な集まりに参加するなど、非公式なネットワーキングの場面では、非公式なメールを使用して新しいつながりをフォローすることで、最初の交流で築いたカジュアルでフレンドリーな雰囲気を維持できます。

🎯個人的なフィードバックや推奨 - 同僚や知人など、親しい関係にある人にフィードバック、提案、個人的な意見を提供する場合は、非公式なメールが適切な場合があります。

🎯 友好的なコラボレーション- 非公式なプロジェクトや取り組みで同僚や仲間と協力する場合、アイデアの議論、取り組みの調整、最新情報の共有に非公式なメールを使用することができます。

仕事以外の問い合わせ - 地元企業への問い合わせ、推薦の依頼、気の置けない人からのアドバイスなど、仕事以外の問い合わせには、インフォーマルなメールが適しています。 

Ἲ個人的なお礼の手紙 - 個人的な好意に対して感謝の気持ちを示したい場合、インフォーマルなメールを使用することができます。 

よりパーソナルで温かみのある感謝の気持ちを伝えることができるのです。

インフォーマルなメールであっても、 受信者の好みやコミュニケーションの文脈を考慮することが肝要であることを肝に銘じましょう。

インフォーマルなメールはリラックスした雰囲気になりますが、初対面の人と接するときは、常に礼儀と優しさを保つことが肝心です。

3.インフォーマルメールのメリット

など、インフォーマルメールを適切に使用することには多くのメリットがあります：

✅ 個人的なつながりを確立する - カジュアルなメールはつながりを築くのに役立ちます。カジュアルなトーン、普通の言葉、個人的な物語を採用することで、より強い関係を築くことができます。

✅ リラックスして親しみやすいコミュニケーション - 会話をよりカジュアルにし、受け手が公式な文脈でオープンで正直なやり取りをしやすくする。

✅ オープンな対話を促す - 非公式なメールは、カジュアルな返答を求めます。リラックスした環境では、人々は自由に話しやすいものです。

表現の柔軟性 - 感情、ユーモア、情熱を伝えることができる。インフォーマルな言葉、頭字語、絵文字などを使って、より生き生きとした表現ができます。

✅ 書きやすさ- カジュアルなメールは、書くのに時間と労力がかかりません。会話調にすることで、より自然に、より規則正しく書くことができます。

✅ 迅速で効率的なコミュニケーション - 不必要な形式や正当性を排除し、要点に焦点を当てます。これは、特に簡潔さが重視される場合、コミュニケーションのスピードアップにつながります。

✅ トーンの柔軟性 - インフォーマルなメールでは、トーンをカスタマイズすることができます。受信者との関係によってインフォーマルのレベルが決まるので、よりパーソナライズされたアプローチが可能になります。

✅ 非専門的な文脈に適している -社交、ネットワーキング、個人的な質問に適している。インタラクションの気楽で歓迎される雰囲気を保つことができます。

一般に、インフォーマルなメールは、よりリラックスして和やかに会話でき、個人的なつながりも促進されるため、有利です。

電子メールのさまざまな利点を活用することで、人脈を広げ、コミュニケーションを円滑にし、さらには楽しくすることができるかもしれません。

4.インフォーマルメールの例

件名今週の金曜日はムービーナイト！一緒に笑いましょう！

やあ、サラ、
このメールがあなたの元に届くことを祈っています！今週の金曜日、私たちの家で開催される映画祭にお誘いしようと思っています。私たちは陽気なコメディを見るつもりで、一緒にキャッチアップして大笑いする絶好の機会だと思ったのです。
今回選んだ映画は「Super Funny Flick」。絶賛され、大盛り上がり間違いなしの作品です！ポップコーン、スナック、ドリンクをたくさん用意して、映画を見ている間ずっと楽しんでもらえるようにします。ポップコーンやスナック、飲み物もたくさん用意しています。
詳細は以下の通りです：
日付 日（金）【日付
時間 午後7時00分
場所 私たちの場所、【住所】です。
あなたがそれを作ることができれば、それは素晴らしいことです！ご都合がよろしければ、ご一報ください。ご質問や道案内が必要な場合は、遠慮なく私に声をかけてください。
一緒に楽しい夜を過ごせることを楽しみにしています！
チアーズ
ジョン

フォーマルなEメールとインフォーマルなEメール - どのように始めればいいのか？

メールにフォーマルなスタイルを採用するか、インフォーマルなスタイルを採用するかは、設定したいトーンと受信者との関係の性質によって決まります。

ある状況において、どの程度の格式を用いるべきか迷った場合は、よりフォーマルなトーンを選択するのがよいでしょう。 

そうすることで、文書や口頭でのコミュニケーションにおいて、適切なレベルの敬意とプロフェッショナリズムを伝えることができるようになります。

また、プロフェッショナルなメールとインフォーマルなメールの両方を書くために必要なすべての機能を提供する、信頼性の高い高度なツールの使用を検討することも可能です。

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