社外へのメッセージを設定することは、オフィスや職場環境を離れる前の重要なステップです。休憩時間や休日であっても、戻ってきたときに対応する仕事の依頼を記録しておくのに役立ちます。また、適切な連絡先を並べたり、勤務時間を伝えたりするのにも最適です。社外へのメッセージを書くのが初めてという方や、この作業を自動化したいと考えている方は、ぜひご利用ください。 

この記事では、業務外のメッセージとは何か、そしてその最良の例をいくつか紹介する。 

準備ができたら、始めよう！

TL; DR

  • Out-of-Office (OOO)メッセージとは、自動返信メールやメッセージのことで、受信者にあなたが返信できないことを知らせるものです。
  • 休暇中や休日など、クライアントや同僚からのメッセージやメールに返信できない場合に設定します。
  • 不在時のメッセージは、件名、挨拶、不在理由、連絡先、署名欄で構成される。
  • どのような状況でもパーソナライズされた社外向けメッセージを作成し、このプロセスを自動化したいのであれば、TextCortex 。

業務外メッセージとは？

Out-of-Office (OOO)メッセージとは、自動返信メールやメッセージのことで、同僚やクライアントに、あなたが仕事を離れている間は返信できないことを知らせるものです。休日、病欠、勤務時間外、休暇などは、一般的に従業員が仕事を離れている時間帯です。離職中であっても、あなたがいなくても業務は継続されるため、部門の業務にあなたが必要とされることもあります。不在連絡票を使えば、送信者に不在であることと、いつ戻るかを伝えることができます。こうすることで、仕事におけるプロフェッショナリズムを維持し、クライアントや同僚に帰社予定日時を伝えることができます。

業務外メッセージとは？

どのような場合にアウト・オブ・オフィスのメッセージを使うのか？

外出中メッセージを設定する基本的なロジックは同じで、外出中や休暇中の場合、延長された時間内に受信したメッセージに戻します。一刻を争うプロジェクトに積極的に取り組んでいる場合や、意思決定者である場合、外出中メッセージは同僚にできるだけ早く戻ることを知らせます。外出メッセージを設定する必要があるケースには、次のようなものがあります：

  • バケーション
  • ホリデー・リーブス
  • 産休・育休
  • 医療休暇
  • 会議や社内イベントに参加する
  • 緊急欠席
  • トレーニングまたは専門能力開発
  • 遠隔作業調整

社外向けメッセージの核となる部分

通常、業務外メッセージは数センテンスからなる短いフレーズだが、必要不可欠で有益な部分がある。OOメッセージの核となる部分には以下のようなものがある：

  • 件名
  • ご挨拶
  • 欠席の理由
  • 使用不能時間
  • 契約情報
  • シグネチャー
社外向けメッセージの核となる部分

プロフェッショナルな社外メッセージ50例

プロフェッショナルな社外メッセージの例を見てみましょう。copy 、以下のtemplates 、情報を追加する前に貼り付けることができます。以下の社外向けメッセージは、特定のケースを想定して作成されたもので、各メッセージには緊急の連絡があった場合の緊急連絡先が記載されています。

1-) 一般的なプロフェッショナル向け社外メッセージの例

プロフェッショナルな場面で使える業務外メッセージの例を3つ紹介しよう：

  1. オフィス外での一般的なメッセージ

   件名職務外 - [あなたの名前]について

   こんにちは、

   ご連絡ありがとうございます。現在外出中で[帰国日]まで不在となります。この間、メールへのアクセスは制限されます。緊急のご用件の場合は、[同僚の名前] の [同僚のEメール] または [同僚の電話番号] までご連絡ください。そうでない場合は、帰国後できるだけ早く返信いたします。

   ご理解いただきありがとうございます。

   よろしくお願いします。

   [あなたの名前】を］

   [あなたのポジション］

   [あなたの連絡先］

  1. 休暇中のメッセージ

   件名オフィス不在 - 休暇中

   こんにちは、

   I hope this message finds you well. I am currently on vacation and will not be checking emails until [Return Date]. In my absence, please reach out to [Backup Contact's Name] at [Backup Contact's Email] for any urgent issues.

‍

   忍耐と理解をありがとう。またお会いできることを楽しみにしています。

   よろしく、

   [あなたの名前】を］

  1. 大会事務連絡：

   件名会議出席 - Eメールへのアクセス制限

   ご挨拶を、

   私は現在、[開始日]から[終了日]まで[会議名]に出席しており、この期間中はメールへのアクセスが制限されます。緊急の用件がある場合は、[代替連絡先の名前]（[代替連絡先のEメール]）までご連絡ください。

   ご理解に感謝し、帰国後できるだけ早く連絡する。

   よろしくお願いします。

   [あなたの名前】を］

   [あなたのポジション］

   [あなたの組織］

2-) 短期休暇

ここでは、短期休暇の休暇メッセージの例を10個紹介する。

  1. メールをありがとうございます。ただいま外出しており、[日付]に戻る予定です。緊急の用件については、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。  
  2. 現在外出中で、[日付]に戻る予定です。緊急のサポートが必要な場合は、[同僚の名前]の[Eメールアドレス]までEメールをお送りください。
  3. 私は短期休暇中で、[日付]に戻る予定です。私が不在の間、緊急の問題については[同僚の名前]の[同僚のEメール]に連絡してください。  
  4. 日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[担当者]までご連絡ください。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。  
  5. ただいま外出しており、[日付]に戻る予定です。お急ぎの場合は、[同僚の名前]（[Eメールアドレス]）までご連絡ください。  
  6. 現在、短期休暇でオフィスを離れており、[日付]に戻る予定です。緊急のサポートが必要な場合は、[同僚の名前]（[連絡先Eメール]）までご連絡ください。  
  7. ご連絡ありがとうございます。日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[同僚の連絡先]から[同僚の名前]にご連絡ください。  
  8. 日付]まで不在です。お急ぎの場合は、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。  
  9. メッセージありがとうございます。私は[日付]までオフィスを離れています。私が戻る前にサポートが必要な場合は、[Eメール]で[別の連絡先]にご連絡ください。  
  10. 現在短期休暇中で、[日付]に戻る予定です。お急ぎの場合は、[名前]の[Eメールアドレス]までご連絡ください。  

3-) 会議出席

ここでは、会議出席に特化した業務外メッセージの例を10個紹介する：

  • 件名オフィス不在会議出席

こんにちは、

メールありがとうございます。現在、[開始日]から[終了日]まで会議に出席しています。この間、メールへのアクセスが制限されます。至急のご連絡が必要な場合は、[代理の連絡先名]（[代理の連絡先Eメール/電話番号]）までご連絡ください。そうでない場合は、帰国後できるだけ早く返信いたします。

よろしくお願いします、【あなたの名前】。

  1. 件名退任

こんにちは、

会議出席のため外出しており、[帰国日]に戻る予定です。この間はご容赦ください。緊急のサポートが必要な場合は、[代替連絡先Eメール/電話]の[代替連絡先名]までご連絡ください。

ありがとうございました。

  1. 件名一時的に利用できない

親愛なる[送信者の名前]、

現在、会議に出席するため外出しており、[帰国日]に戻る予定です。戻り次第、メールを返信いたします。緊急のサポートが必要な場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。

ごきげんよう、【君の名は。

  1. 件名オフィス外-会議出席

こんにちは、

開始日]から[終了日]まで会議に出席するため、Eメールへのアクセスが制限されます。緊急の用件がある場合は、[同僚のEメール/電話]の[同僚の名前]に連絡してください。

ご理解いただきありがとうございます。

  1. 件名事務所不在のお知らせ

こんにちは。

私は現在会議に出席しており、[帰国日]に戻る予定です。この期間中は、Eメールに迅速に返信できない可能性があります。お急ぎの場合は、[代替連絡先]までご連絡ください。

よろしくお願いします。

  1. テーマオフィスを離れて

ご挨拶を、

私は[開始日]から[終了日]まで[会議名]に出席するため不在です。返信が遅れる可能性がありますのでご了承ください。お急ぎの場合は、[同僚の名前]（[同僚のEメール/電話番号]）までご連絡ください。

よろしくお願いします。

  1. 件名会議出席 - メールアクセス制限

こんにちは、

現在、[開始日]から[終了日]まで会議に出席しており、メールへのアクセスが制限されています。帰国後、できるだけ早く返信いたします。お急ぎの場合は、[代理の担当者名]（[代理の担当者Eメール/電話番号]）までご連絡ください。

ベスト、【あなたの名前

  1. 件名会議出席について

こんにちは。

帰国日]まで会議で一時外出中です。返信が遅れる場合があります。サポートが必要な場合は、[代替連絡先Eメール/電話]の[代替連絡先名]にご連絡ください。

敬具

  1. 件名会議出張のお知らせ

親愛なる[送信者の名前]、

開始日]から[終了日]まで会議に出席しています。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、戻り次第メールを返信させていただきます。お急ぎの場合は、[同僚の連絡先]までご連絡ください。

よろしくお願いします、【あなたの名前】。

  1. 件名オフィスを離れる会議

こんにちは、

開始日]から[終了日]まで会議のため不在です。緊急のサポートが必要な場合は、[代替連絡先Eメール/電話番号]の[代替連絡先名]までご連絡ください。戻り次第、できるだけ早くご連絡いたします。

ありがとうございました。

4-) ホリデーシーズン

ホリデーシーズンに使える社外メッセージの例を10個紹介しよう：

  • 祝祭的で暖かい：
  • 件名年末年始の休業について
  • メッセージハッピーホリデー！家族や友人とお祭りの季節を楽しんでいます。帰国日]には戻ります。緊急のメッセージの場合は、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。楽しいホリデーシーズンをお過ごしください！

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  1. プロフェッショナルで簡潔：
  • 件名退任
  • メッセージメールをありがとうございます。私は休暇のためオフィスを離れており、[帰国日]に戻る予定です。至急サポートが必要な場合は、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。

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  1. ユーモラスだ：
  • 主題サンタの小さな助っ人が退社
  • メッセージホーホーホー！今、サンタさんの配達の手伝いでオフィスを空けています。帰国日]には戻ります。緊急のメッセージの場合は、私の担当エルフである[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。メリークリスマス！

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  1. パーソナルで温かい：
  • 件名季節の挨拶
  • メッセージこんにちは！現在、大切な人と休暇を過ごすため、[帰国日]までお休みをいただいています。この季節に喜びと平安がもたらされることを願っています。緊急の用件については、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。

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  1. シンプルでダイレクト：
  • 件名事務所不在のお知らせ
  • メッセージホリデーシーズンでオフィスを離れており、[帰国日]に戻る予定です。お急ぎの場合は、[同僚のEメール]の[同僚の名前]までご連絡ください。良い休日を！

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  1. カウントダウン・リマインダー
  • 件名休暇中
  • メッセージ一年で最も素晴らしい季節です！私は現在、休暇を祝ってオフィスを離れており、[帰国日]に戻る予定です。それまでは、[同僚のEメール]で[同僚の名前]と連絡を取ることができます。帰国まで]あと数日！

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  1. 感謝と前向き：
  • 件名休暇のお知らせ
  • メッセージメールをありがとうございます。素晴らしい1年を振り返るため、現在休暇でオフィスを離れています。帰国日]には戻ります。緊急の用件については、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。素晴らしいホリデーシーズンをお過ごしください！

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  1. 自動化されたコンタクト
  • 件名年末年始の休業について
  • メッセージ現在、ホリデーシーズンを祝ってオフィスを離れており、[帰国日]に戻る予定です。この間、メールは転送されません。緊急の場合は、[同僚の名前]の[同僚のEメール]までご連絡ください。

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  1. カジュアルでフレンドリー：
  • 件名事務所を出て-ハッピー・ホリデー
  • メッセージこんにちは！年末年始の休暇を楽しんでいます。その間に何か急ぎのことがあれば、[同僚の名前]が[同僚のEメール]でバックアップしてくれます。素敵な休暇をお過ごしください！

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  1. 創造性と遊び心：
  • テーマオフィスを出て - そりに乗って！
  • メッセージジングル・オール・ザ・ウェイ私は[帰国日]までオフィスを空けています。サポートが必要な場合は、サンタのヘルパー[同僚の名前]が[同僚のEメール]に連絡できます。楽しい休暇をお過ごしください！

5-)長期休暇

以下は、長期不在のメッセージの10の例である。

  • Professional and Brief
    件名：Out of Office
    メッセージ：ご連絡ありがとうございます。私は現在、[日付]までオフィスを離れています。この期間中はメールへのアクセスが制限されます。緊急の用件がある場合は、[Eメールアドレス/電話番号]の[代替連絡先名]にご連絡ください。それ以外の場合は、戻り次第返信させていただきます。
  • フレンドリートーン
    件名営業時間外のお知らせ
    メッセージ：こんにちは！現在、[日付]までオフィスを離れています。戻りましたら、Eメールに追いつけることを楽しみにしています。緊急のサポートが必要な場合は、[Eメールアドレス/電話番号]の[代替連絡先名]までご連絡ください。
  • 詳細かつ有益
    件名Out of Office - [Your Name]
    メッセージ：私は[開始日]から[終了日]まで長期休暇で不在であり、定期的にメールをチェックすることはできません。トピックA]に関するご質問は、[連絡先Eメール]の[連絡先名]までご連絡ください。その他のお問い合わせは、[別の担当者名]（[別のEメール]）までご連絡ください。ご了承ください。
  • シンプルな代替連絡先
    件名：Out of Office
    メッセージ：日付]まで不在です。緊急の場合は、[同僚の名前]の[Eメール/電話]までご連絡ください。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
  • ホリデーシーズン
    件名[Your Name] - Out of Office
    メッセージ：季節のご挨拶です！ホリデーシーズンを迎え、[日付]までオフィスを不在にしています。戻りましたら必ずご連絡いたします。お急ぎの場合は、私の同僚である[同僚の名前]の[Eメール/電話番号]までご連絡ください。
  • 出張
    Subject：出張
    メッセージ：開始日]から[終了日]まで、一連の会議に出席します。この間、メールへのアクセスは制限されます。すぐに返信を差し上げたい場合は、[同僚の名前]の[Eメール/電話番号]まで直接メールをお送りください。戻り次第、できるだけ早く返信いたします。
  • ユーモラスタッチ
    件名不在通知！
    メッセージ：こんにちは！現在、[日付]までデジタルデトックス、別名休暇中です。私の受信トレイは私の復帰を辛抱強く待っていますが、それまでは緊急の問い合わせは[同僚の名前]の[Eメール/電話番号]までご連絡ください。ご理解ありがとうございます！
  • 長期サバティカル
    件名長期休暇通知
    メッセージ開始日]から[終了日]まで長期休暇に入ります。至急、[同僚の名前]の[Eメール/電話番号]までご連絡ください。ご理解とご協力をお願いいたします。
  • Project References
    件名：Out of Office
    メッセージ：現在、[日付]までオフィスを離れており、メールへのアクセスが制限されています。プロジェクト関連のお問い合わせは、[プロジェクトマネージャー名]の[Eメール/電話番号]までご連絡ください。その他のことについては、[同僚の名前]の[Eメール/電話番号]までご連絡ください。ありがとうございました。
  • 感謝の自動応答
    件名：Out of Office
    メッセージ：こんにちは！現在、[日付]までオフィスを不在にしており、戻り次第できるだけ早く返信いたします。お急ぎの場合は、[Eメール/電話番号]の[担当者名]までお問い合わせください。よろしくお願いします！

6-) 緊急欠席

緊急欠勤のための5つの外出メッセージを紹介しよう：

  1. プロフェッショナルなトーン：

   件名オフィス不在 - 緊急

   メールをありがとうございます。私は現在、予期せぬ緊急事態のためオフィスを離れております。メールにアクセスできませんので、戻り次第、できるだけ早く返信いたします。お急ぎの場合は、[電子メールアドレス]または[電話番号]の[代替連絡先名]にご連絡ください。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

   よろしくお願いします。

   [あなたの名前】を］

  1. 簡潔かつ直接的：

   件名オフィス不在 - 緊急回答

   現在、緊急事態のためオフィスを離れており、電子メールに返信することができません。お急ぎの場合は、[Eメールアドレス]の[代替連絡先名]までご連絡ください。

   ありがとうございます。

   [あなたの名前】を］

  1. 親切で心強い：

   件名オフィス不在-予期せぬ欠席

   こんにちは、

   現在、予期せぬ事態によりオフィスを離れています。現在、Eメールに返信することができませんが、できるだけ早く返信いたします。お急ぎの場合は、[Eメールアドレス]の[代替連絡先名]までご連絡ください。

   ご理解ありがとう、

   [あなたの名前】を］

  1. 詳細で有益：

   件名緊急休暇

   受取人名】様へ、

   予期せぬ緊急事態のため、オフィスを離れており、メールのチェックができません。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。お急ぎの場合は、[電子メールアドレス]または[電話番号]の[代替連絡先名]までご連絡ください。それ以外の場合は、私が戻り次第、できるだけ早くメールに返信いたします。

   忍耐と理解に感謝する。

   敬具。

   [あなたの名前】を］

  1. カジュアルでパーソナル：

   件名オフィス不在 - 速報

   やあ、

   緊急事態のためオフィスを離れており、メールをチェックすることができません。戻ってきたら返信しますが、もしすぐに助けが必要な場合は、[Eメールアドレス]の[別の連絡先名]に連絡してください。

   お待たせしました！

   チアーズ

   [あなたの名前】を］

確かに！緊急欠席のための外出メッセージを2つ追加します：

  1. 共感と支援：

   件名オフィス不在のため、至急ご連絡ください

   こんにちは、

   急な個人的な緊急事態のため、私は現在、メールをチェックすることができません。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。緊急の用件がある場合は、[Eメールアドレス]または[電話番号]の[代替連絡先名]にご連絡ください。折り返し、早急に返信させていただきます。

   ご理解とご支援に感謝いたします、

   [あなたの名前】を］

  1. 簡潔かつ要領よく：

   件名オフィス不在-一時的な欠席

   こんにちは。

   緊急事態のためオフィスを離れており、Eメールに返信することができません。緊急の問題については、[電子メールアドレス]の[代替連絡先名]にご連絡ください。できる限り早く返信いたします。

   お気をつけください。

   [あなたの名前】を］

パーソナライズされた社外向けメッセージを自動化するには？

社外向けメッセージは、電子メールに自動的に返信するために使用されることが多く、受信者に情報を伝えることを目的としたコンテンツです。パーソナライズされたオフィス外メッセージの作成と送信プロセスを自動化したい場合は、AIの自然言語と統合機能を使用できます。TextCortexのQuick AI Reply機能とメールアプリintegrations を使えば、社外メッセージを含むあらゆるメール返信タスクを自動化できる。TextCortex を使ってオフィス外メッセージを自動化する最も簡単な方法は、TextCortexの Zapier 連携を使い、メールアプリと連動するトリガーを作成することです。

よくある質問

最高の社外メッセージとは？

最適な退社メッセージは、あなたの退社理由、部署、役割によって異なります。TextCortex 、最適な退社メッセージを作成し、パーソナライズされた退社メッセージを生成することができます。さらに、TextCortex をワークフローに統合し、社外メッセージを含むほとんどの文書作成作業を自動化することができます。

社外へのメッセージの書き方は？

ゼロから社外へのメッセージを書くこともできますし、TextCortex 、以下のようなプロフェッショナルな社外へのメッセージテンプレートを使用することもできます：

件名職務外 - [あなたの名前]について

   こんにちは、

   ご連絡ありがとうございます。現在外出中で[帰国日]まで不在となります。この間、メールへのアクセスは制限されます。緊急のご用件の場合は、[同僚の名前] の [同僚のEメール] または [同僚の電話番号] までご連絡ください。そうでない場合は、帰国後できるだけ早く返信いたします。

   ご理解いただきありがとうございます。

   よろしくお願いします。

   [あなたの名前】を］

   [あなたのポジション］

   [あなたの連絡先］

自動返信に適したメッセージとは？

自動返信に設定する外出メッセージは、外出する理由と外出する期間によって異なります。短期休暇からホリデーシーズンまで、さまざまな状況に合わせてパーソナライズされた外出メッセージを作成したい場合は、TextCortex 、その高度な文章作成機能を活用できます。

チームにおけるシンプルなooメッセージとは？

TextCortex によるシンプルなOOOメッセージのテンプレートである。

件名オフィスを離れる[あなたの名前］

こんにちは、

ご連絡ありがとうございます。現在外出中で[帰国日]まで不在となります。この間、メールへのアクセスが制限され、迅速な返信ができない可能性があります。

緊急の用件がある場合は、[同僚のEメール/電話番号]の[同僚の名前]に連絡してください。

ご理解に感謝し、帰国後できるだけ早く連絡する。

よろしくお願いします。

[あなたの名前】
【あなたの役職】
【あなたの連絡先