ビジネス紹介状は、新しい顧客を獲得したり、仕事上のつながりを確立したりする際に、画期的な効果を発揮することがあります。
自己紹介やビジネス紹介、スキルや経験をアピールし、第一印象を良くする機会です。
しかし、効果的な紹介状を書くには、何から始めればいいのか、何を書けばいいのかわからないと、気が重くなりますよね。
そこで、ビジネスシーンで成功する紹介状の書き方を、10の簡単なステップと例文でまとめたガイドを作成しました。
さあ、はじめましょう!
ビジネス紹介文の目的とは？
ビジネス紹介状は、新しいコンタクト先へのアプローチや新しいビジネス関係を始めることを可能にします。
企業であれ個人であれ、手紙は送り主とその企業を紹介するのが目的です。
この手紙の主な目的は、 会社や提供するサービス、ポジションへの適性について重要な情報を提供しながら、第一印象を良くすることです。
などなど、ビジネスへの紹介状がふさわしい場面はたくさんあります：
🎯 潜在的なクライアントに自分のビジネスを紹介する。
🎯 他のビジネスとのパートナーシップを確立する。
🎯 仕事や契約に応募する。
ビジネス紹介文のメリット
"なぜビジネス紹介状だけ？"と思われるかもしれません。
このような文字から生まれるかもしれない、広く知られている利点のいくつかをさっそく挙げてみよう：
✔️ ポジティブな第一印象 - プロ意識と細部へのこだわりをアピールする。
✔️ブランド認知度 - 新たなビジネスチャンスを獲得し、収益を増加させる。
✔️信頼性を確立する - 潜在的な顧客やパートナーに、あなたと仕事をするのに必要な自信を持たせる。
✔️自分の提供するものを紹介する- 競争相手との差別化を図り、なぜあなたと仕事をする必要があるのかを説得的に説明する。
✔️新しいビジネスチャンス- これまで参入できなかった市場へのアクセスを得ることができます。
ビジネス紹介状が何をどのようにもたらすかを理解した上で、作成に必要なステップを考えてみましょう。
ビジネス紹介状を10ステップで書く
ビジネスで使う紹介状を書くときの簡単な10のステップを、例文付きでご紹介します。
最後までフォローすると、すぐにでも始められるプロの技やヒントが学べます。
1.目標を決める
ビジネス紹介レターの目的を決めることは、レター作成のプロセスにおいて重要なステップです。
明確な目標がなければ、説得力のある効果的なレターを作成することは難しいでしょう。
ここでは、ビジネス紹介文のゴールを決めるためのステップを紹介します：
1.1 ターゲットオーディエンスを明確にする📌。
誰に向けた文章なのか、そのニーズや興味は何なのかを自問自答し、ターゲットとなる読者を理解する。
- ターゲットは誰ですか？
- 彼らのペインポイントは何なのか？
- 彼らはどのような解決策を求めているのでしょうか。
1.2 手紙の目的を知ろう
これについては、すでに前項でお話したとおりです。
ターゲットが決まったら、ビジネス紹介状の目的は何なのかを考える必要があります。まずは、このような質問から始めてみてください：
- 見込み客に自分のビジネスを紹介しようとしているのでしょうか？
- 他の企業との提携を考えているのですか？
- 仕事や契約に応募しているのですか？
目的は、手紙の目的によって異なります。
1.3 望ましい結果を決める📌。
手紙の目的を明確にしたら、望ましい結果を決定する必要があります：
- 手紙を送ることで、何を実現したいのですか？
- ミーティングや電話の予約をしますか？
- 新しいクライアントやパートナーを確保したいですか？
- 仕事や契約のための面接を受けたいですか？
希望する結果を明確にすることで、目標を達成するためのレターを作成することができます。
2.研究する
実現したいことが明確になったので、それを追求するために最適な人材を見つけることに時間を割くことができます。
"リスト "を作る際には、厳選することが肝心です。
一緒に仕事をするのに適しているのは、同業他社の一部だけであることを忘れないでください。
同時に、興味を持ちそうな人には、読み続けてもらえるだけの好奇心をもってもらいたいものです。
つまり、ビジネスシーンにおいて、迷惑メールフォルダに追いやられることなく、Eメールで優れた第一印象を与えることができるのは、一度きりなのです。
このようなことから、ビジネス紹介状を書く際には、以下のことを確認する必要があります：
2.1 企業や個人を調査する 📌。
手紙を出す企業や相手について、下調べをしておく。
を見ることになるかもしれません：
- 同社のウェブサイト
- ソーシャルメディアページ
- プレスリリースやニュース記事を探している
接点となる企業を調査することで、その企業や提供するサービス、基本理念などをより深く理解することができます。
それに、潜在的なビジネスパートナーが自分のことを調べてくれていることを知りたくない人はいないでしょう。
2.2 どのように価値を与えることができるかを決める 📌。
相手のニーズやペインポイントを把握した上で、どのような付加価値を提供できるかを決める：
- 御社はどのような問題や目的に対してお役に立てるのでしょうか？
- あなたの特別な価値提案は何ですか？
例えば、Quoraは 、ある企業が直面する具体的な問題を調査するのに最適な場所です。
自分の取り組みが他社にどのような利益をもたらすかに焦点を当てれば、魅力的で適切なメッセージを作成することができます。
2.3 業界や競合を調べる📌。
さらに、市場やライバルを調査することも重要です。
- 競合は誰ですか？
- ある問題に対して、どのようなアプローチをしているのか。
- 何を提供するのか？
- あなたの市場で誰もやっていないことを提供できるのか？
ライバルを調査することで、 競合状況をより深く 理解し、自社を際立たせる位置づけにすることができるのです。
2.4 人脈を利用する💢。
相手先 や相手先企業との 個人的なつながりが あれば、それを利用することで、より深く知ることができます。
共通の知人、仕事上の集まり、業界団体などがこれに該当する可能性があります。
3.フォーマルな挨拶から始める
ビジネスの世界でのコミュニケーションは、常にフォーマルでなければなりません。
ビジネス用語を使うことで、あなたのことを真剣に考え、あなたの信頼性を確立することができます。
では、実際にはどうなのでしょうか。
文章にフォーマルな口調を利用する場合は、以下の点に注意する必要があります：
✔️ スラングや専門用語の使用は避ける。
✔️「Mr/Mrs/Ms」という正式な挨拶を用いて、受信者に挨拶する。
✔️ 簡潔に、シンプルに、要点を直接伝える。
✔️ユーモアに悪い時はない、適量であれば。
ビジネス会話は「コーヒーに誘われた」だけではありません。お金や評判、発展がかかっている以上、形式的なことは時間の無駄ではないことを忘れないでください。
正式な挨拶例
例1
"スミス "様へ、
私の名前はジョン・ドウです。"私はXYZコンサルティングの創設者で、企業の業務改善と収益性の向上を支援するビジネスコンサルタントです。"
例2
"採用担当者様へ、
私は、私自身と私のビジネスであるABCマーケティング・ソリューションズを紹介するために書いています。"
例3
"ジョンソンさんへ、
最近、貴社（XYZ Industries）に出会い、製品開発に対する革新的なアプローチに感銘を受けました。"
例4
"パテル様 "へ、
先日、ある業界の会議に出席した際、御社の目覚ましい成長と成功についてお話を伺うことができました。"
4.強い論証で幕を開ける
成功するビジネス紹介状を書くためのステップ2は、キラーオープニングラインで読者の注意を引くことです。
この時点で、相手と会話を始めるか、完全に相手を見失うかのどちらかです。
読者の視点に立つと、成功するエントリーポイントは次のような要素で構成されています：
✔️ フック - 強力な文や質問は、読者の興味をそそります（例：統計、大胆な主張、修辞的質問）。
✔️ 明確な主張 - 理解しやすく、簡潔な主張をする。
✔️ 自分の主張を裏付ける証拠 -事実や数字などの証拠を使って、自分の主張を証明する。
力強い冒頭のセリフは、自信に満ちた口調を使うことをお勧めします。
こうすることで、自分の主張にこだわり、提案に情熱を持っていることをアピールすることができます。
強い主張の例
例1
"従業員ウェルネスプログラムに投資している企業では、病欠が28％減少し、医療費が26％削減されることをご存知ですか？
私たちの会社、XYZウェルネスは、あなたのような企業向けにカスタマイズされたウェルネスプログラムを開発し、経費削減と生産性向上を支援することに特化しています。"
例2
"再生可能エネルギーへの需要が世界的に高まる中、企業が持続可能性を優先することはこれまで以上に重要です。
私たちの会社、ABCエナジーソリューションズは、最先端の再生可能エネルギーソリューションを提供し、あなたのビジネスの二酸化炭素排出量を減らし、エネルギーコストを節約するのに役立ちます。"
例3
"今日の超競争的な市場では、顧客体験がこれまで以上に重要となっています。私たちの会社、XYZカスタマーエクスペリエンスは、お客様が何度も足を運んでくれるような、忘れられない体験を生み出すビジネスを支援することに特化しています。"
例4
"サイバーセキュリティ・ソリューションのリーディングプロバイダーである弊社ABCセキュリティは、今日のデジタル時代において企業が直面する脅威を理解しています。
そのため、私たちは、あなたのような企業がサイバー攻撃から保護されるのを助けるために、包括的なセキュリティ製品とサービスのスイートを開発しました。"
例5
"パーソナライズされた体験を提供する企業から購入する可能性が高い "と回答した消費者が60％もいることをご存知でしょうか？
私たちの会社、XYZパーソナライゼーションは、企業がそれぞれの顧客のユニークなニーズを満たすカスタマイズされた製品やサービスを作ることを専門としています。"
5.事業紹介
ビジネス紹介状で最も重要なのはステップ⑤で、積極的で威圧的な印象を与えることなく、自分のビジネスの最も重要な側面を強調 する必要があります。
以下は、最初の文章を作成する際に推奨される要素です：
✔️簡単な概要から始める- 物事を始めるにあたって、会社名、所在地、サービス内容などを紹介しましょう。読み手が2～3行以内で会社のミッションを把握できるように、わかりやすく、直接的に書きましょう。
✔️Highlightyour unique value proposition- あなたの会社のユニークなセールスポイントと、潜在的な顧客や協力者があなたのサービスを利用すべきと考える理由を説明します。それは、あなたの知識や経験から、新鮮な視点や画期的な提案まで、何でもかまいません。
✔️Provideevidence of your success- 自社の成功についての主張を裏付ける情報や具体的な事例を提供する。これは、賞やケーススタディ、満足した顧客の声などの形をとることができます。
会社紹介の例
例1
"あなたのビジネス名 "は、[場所]にあるフルサービスのデジタルマーケティングエージェンシーです。あなたのビジネス名]では、私たちはあなたのようなビジネスがオンラインプレゼンスを高め、測定可能な結果を促進するための支援を専門としています。
私たちのユニークな価値提案は、デジタルマーケティングに対するデータドリブンなアプローチにあります。私たちの専門家チームは、最新のツールやテクノロジーを駆使して、お客様のビジネスのデータを分析し、最大限のROIを実現するカスタマイズされた戦略を構築します。
私たちは、あらゆる規模の企業のデジタルマーケティングの目標達成を支援してきたことを誇りに思います。当社のクライアントは、当社との協業の結果、ウェブサイトのトラフィック、リードジェネレーション、セールスコンバージョンが大幅に増加したことを実感しています。"
例2
"私たちは、クラウドベースの人事ソフトウェアソリューションのリーディングプロバイダーである[あなたのビジネス名]です。弊社は[所在地]に本社を置き、[設立年]以来、あらゆる規模の企業にサービスを提供しています。
Your Business Name]では、人事部門の業務効率化と従業員エンゲージメントの向上を支援することを専門としています。私たちのユニークな価値提案は、各クライアントのユニークなニーズを満たすために高度な設定とカスタマイズが可能なユーザーフレンドリーなソフトウェアにあります。
私たちは、お客様が大幅なコスト削減と効率化を達成するのを支援してきたことを誇りに思います。当社のソフトウェアは、主要な業界アナリストからトップの人事ソリューションとして認められ、革新性と顧客満足度において数々の賞を受賞しています。"
例3
"私は、[所在地]にあるブティック型法律事務所、[あなたのビジネス名]を紹介したいと思います。私たちの事務所は、スタートアップ企業、起業家、中小企業への法的サービスの提供に特化しています。
Your Business Name]では、リーガルサービスに対するパーソナライズされたアプローチを誇りにしています。私たちは、各クライアントのユニークなニーズと目標を理解するために時間をかけ、彼らのニーズを満たすテーラーメイドのソリューションを開発するために密接に連携しています。
私たちは、製品の発売、M&A、資金調達の成功など、クライアントの重要なマイルストーンの達成を支援できたことを誇りに思います。また、クライアントからは、その対応力とアクセスの良さを高く評価され、ビジネスの成功に向けた真のパートナーであると評されています。"
6.リーチアウトの理由を説明する
ビジネスレターをここまで読んでくれたのだから、今度は「なぜ書いているのか」を明確にしましょう。
最初のステップで示したルール（＝目標の定義）に加えて、このステージでは追加のルールはありません。
ここでは、事業紹介の趣旨に合った正当な理由をご紹介します：
👍潜在的なクライアントや顧客に、自分自身や自分のビジネスを紹介 すること。
👍パートナー、ベンダー、サプライヤーとの 新たなビジネス関係を構築するため
👍潜在的な投資家または資金調達の機会を求めるため。
👍企業への就職やインターンシップに応募することです。
👍以前の会話やミーティングをフォローアップするために
👍あなたのビジネスに関する エキサイティングなニュースや最新情報を共有するため。
👍コラボレーションやパートナーシップの可能性について話し合うために、ミーティングや電話を依頼すること。
👍今度のイベントや会議に参加するよう、誰かを招待すること。
👍以前のビジネス交流や機会に対して、感謝やお礼を伝えるため
👍潜在的な顧客やクライアントに対して、 サービスや製品を提供するため。
リーチアウトの理由 例
例1
"私自身と私のビジネスである[Your Business Name]を紹介し、貴社が提供するサービスについて問い合わせるために書いています。"
例2
"私のスタートアップである【スタートアップ名】を紹介し、投資の可能性について問い合わせるために書いています。"
例3
"私の会社、【御社名】を紹介し、御社との新しいパートナーシップの確立について問い合わせるために書いています。"
例4
"自己紹介と、御社の[職種名]のポジションに応募したい旨をお伝えするために書かせていただきます。"
例5
"両社間のコラボレーション機会の可能性について、前回の会話の続きを書きます。"
例6
"最近の海外市場への進出や新製品の発売など、[Your Business Name]に関するエキサイティングなニュースをお伝えするために書きました。"
例7
"私は、私たちの2つの組織の間の潜在的なコラボレーションやパートナーシップの機会について、ミーティングや電話を依頼するために書いています。"
例8
"今度開催される【イベント/カンファレンス】にご参加いただき、【あなたのビジネス名】についてもっと知っていただきたいと思い、書かせていただきます。"
例9
"貴組織との協働の機会に感謝し、今後の協働の可能性について検討するため、書かせていただきます。"
例10
"私は、私のビジネス、[あなたのビジネス名]を紹介し、あなたの組織に私たちのサービス/製品を提供するために書いています。
7.自分についての手紙を作る
さて、ビジネス紹介文の作成で多くの人が失敗するのは、自分自身に焦点を当てすぎてしまうことです。
自分自身を表現することは重要ですが（それが手紙の目的ですから）、読み手に与える全体の印象は、その 人のために書いた手紙であることが大切です。
そのため、イントロダクションを書く際には、自分のソリューションが相手の問題をどのように軽減するのかに焦点を当てます。
ここでは、パーソナルなビジネス紹介状を作成するために、どのような内容を盛り込めばよいかを紹介します：
✒️ 贈り主の事業実績と課題を考える。
✒️ 専門知識を活かして代替案を提案する
✒️ コラボレーションによる潜在的な利益を強調する
✒️ 自分の主張を常に証拠、証拠、そしてもっと証拠でバックアップする。
Make Letters About Recipientの例
例1
"御社は製品の需要に追いつくのに苦労されているようですが、当社のサービスは御社の生産工程の合理化と効率化に貢献できると思います。"
例2
"私たちの革新的なソフトウェアは、あなたのチームが管理業務にかかる時間を週あたり最大20時間短縮し、より戦略的な取り組みに集中し、あなたの会社の成長を促進することを可能にします。"
例3
"弊社のクライアントである【クライアント名】は、貴社と同様の課題を抱えていましたが、弊社のソリューションを導入後、わずか6ヶ月で30％の収益アップに成功しました。"
例4
"あなたのビジネスがこのような課題を克服するために、私たちがどのようなお手伝いができるのか、話し合う機会があればと思います。来週、当社のサービスについて詳しく知り、どのように協力できるかを話し合うために、お電話をいただけないでしょうか？"
8.手紙の長さに注意する
ビジネスのための紹介状は、通常せいぜい1ページ程度の簡潔なものであるべきです。
これは、 多くの人は時間と注意力が限られているため、長い手紙を読む可能性が低いという事実に起因しています。
ビジネス紹介文を簡潔にするメリットには、以下のようなものがあります：
✔️ 読者の時間を大切にしていることを示すため、関係ないことを書いて負担にならないようにする。
✔️ 明確で簡潔なメッセージは、 受信者があなたの価値提案とあなたのビジネスがどのように役立つかを 理解しやすくします。
✔️ 短くてよくできた手紙は、相手に良い印象を与え、 返事や その後の会話の 可能 性を高めることができます。
✔️ 短い手紙は、 読み飛ばしやすいので、受け取った人が素早く読み、要点をつかむことができる可能性も高くなります。
9.コール・トゥ・アクションを作成する
この時点で、ビジネス紹介状を受け取った相手に対して、具体的な情報や指示を出すことができます。
これは、コンテンツ業界では「コール・トゥ・アクション」と呼ばれているものです。
ここで何を言いたいのか？
何をすべきかを伝えない限り、メッセージの効果は期待できません。
そのため、読者に何か行動を起こさせるような、明確で簡潔なコールトゥアクションを含める必要があります（電話の予約やウェブサイトへの訪問など）。
ベストプラクティスでは、ビジネス紹介文に以下のサンプルを含めることで、対話、コンバージョン、サインアップの可能性を高めることを推奨しています。
コールトゥアクションの例
例1
"あなたとさらに話し合う機会を持ちたいと思います。来週、私たちのサービスがあなたのビジネスの成長にどのように役立つかを話すために、電話を予約することができますか？"
例2
"私たちの製品についてもっと知りたいと思われる方は、私たちのウェブサイトをご覧いただくか、お電話でお問い合わせください。より詳しい情報をご提供させていただきます。"
例3
"ビジネスの効率と収益性を高めるこの機会をお見逃しなく。詳細をお知りになりたい方は、今すぐお問い合わせください！"
例4
"あなたのビジネスを次のレベルへ引き上げる準備はできていますか？あなたの目標を達成するために、私たちがどのようなお手伝いができるのか、ご相談ください。ご相談のご予約はこちらまで。"
例5
"当社のソリューションが御社にどのような利益をもたらすかについて詳しくお聞きになりたい方は、このメールにご返信ください。" "ミーティングを設定するためにご連絡させていただきます。"
10.レターを閉じる
最後に、手紙が完成したのだから、「お忙しいところありがとうございました」という丁寧なジェスチャーで締めくくればいいのでは？
また、このステージでは物理法則を語る必要はなく、最後まで丁寧でフォーマルな姿勢を貫けばよいのです。
それでは、代表的なクロージング文について説明します。
クロージングステートメントの例
例1
"この手紙を読むのに時間を割いていただき、ありがとうございます。あなたと一緒に働き、あなたのビジネスの目標達成を支援する機会を楽しみにしています。"
例2
"I appreciate your consideration and would be happy to provide any additional information you may need.ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。"
例3
"一緒に仕事をし、あなたのビジネスの成功にどのように貢献できるかを模索する可能性に興奮しています。ご興味のある方はぜひご一報ください。"
例4
"お時間をいただき、ありがとうございました。近いうちにお返事をいただき、この会話を続けたいと思います。"
ビジネス紹介文を簡単に書くためのコツ、お約束しましたよね？
そして今、私たちは約束を守ろうとしています。
ゼノチャットでビジネス紹介状を書こう
正直に言うと、ビジネス紹介状を書くためのそれぞれのステップは、紙の上では簡単そうに見えても、実際にはかなり難しく、時間がかかるものなのです。
少なくとも、ビジネスでは完璧を目指しますよね？
そして、そうです。完璧なレターを、しかも数秒で仕上げることが可能なのです。TextCortex'sZeno Chat 機能のおかげです。
ゼノチャットとは？
ゼノチャットは、最新のデータとカスタマイズ可能なユーザープロファイルにより、2,000以上のウェブサイトにおけるあらゆる種類のライティングを支援することができる、最先端のAI ライティングソリューションです。
この戦略は、何のためにあるのでしょうか？
コマンドを発行して、その結果を受け止めるのです。また、Zeno ChatはChatGPTのように会話をすることができます。
あなたのバーチャルヘルパーとして、テキストで会話することができます。
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この能力以外にも、ゼノチャット Chrome extension もアクセスできるようになります：
🔴 リライトメニュー- 要約、拡大、リライト、トーンを変える、翻訳、長文作成、箇条書きからメール作成など、最大10種類の言い換えオプションがあります。
↪So_1F535 AI Templates - キーワードに基づいたコンテンツを生成してくれる60以上の AI templates を使って、よく使うコンテンツを作成します。
🟀 読みやすさチェッカー - 読みやすさのスコアと単語数のフィードバックを即座に得ることができます。
🟢 ブレインストーミング機能 - もうコンテンツを始めるのに苦労する必要はありません。アイデアやアウトラインなど、ブレーンストーミングのオプションを活用するだけでいいのです。
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