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ビジネス関係の領域では、契約更新は 極めて重要な瞬間であり、完璧なEメールを作成することがすべての違いを生む。
さらに、単に契約を延長するだけでなく、パートナーシップの強さを証明し、 コミットメントを再確認するチャンスでもある。
さらに、契約更新のメールは、将来の協力関係を築くチャンスでもある。
しかし、更新を望んでいることを伝えるだけでなく、それが相手にとって最善の利益であることを説得するためには、どのようなメールを作成すればよいのだろうか？
そこで今日は、重要な構成要素、ベストプラクティス、避けるべき一般的な落とし穴を紹介しよう。
契約更新のためのEメールの書き方をチェックするためにお読みください。
契約更新とは何か？
契約更新とは、既存の契約条件を一定期間延長または継続させる法的手続きまたは合意のことである。
更新契約は、さまざまなビジネスや個人的な文脈で一般的である：
- 雇用契約- 従業員の在籍期間を一定期間延長する。
- 賃貸借契約 - 賃借人に追加で賃貸を継続させるもので、多くの場合、新たな条件交渉の可能性がある。
- サービス契約- サービスが同一または更新された条件のもとで引き続き提供されることを確認する。
- サブスクリプション契約- 雑誌、ストリーミング・プラットフォーム、ソフトウェアなどのサブスクリプションが期限切れになった場合、更新するオプションを提供する。
- ベンダー契約- 商品またはサービスの安定供給を維持するため、サプライヤーまたはベンダーとの契約を更新する。
当然ながら、契約更新の具体的な条件は多岐にわたり 、当事者間の交渉が必要になることもある。
一般的に、更新契約は、新たな条件への合意など、更新を開始し、正式なものとするための手続きを概説している。
さらに、その種類に関係なく、契約更新のためのメールには必ず必要な要素がある。
契約更新メールの書き方：7つのポイント
契約更新のためのEメールの書き方には、プロフェッショナルで明確なコミュニケーションスタイルが必要です。
1.簡潔な件名をつける
メールの 目的を 示す明確で簡潔な件名で始める。
💡 プロヒント
TextCortexの Zeno Chatは、説得力のある的確な件名を作成するのに役立ちます。
テキストを入力するだけで、数秒後にはたくさんの件名から選ぶことができる。
2.正しい敬語を使う
適切な敬語は、コミュニケーションのトーンを整え、プロフェッショナリズムを確立するために非常に重要です。
敬語の選択は、相手の立場や あなたとの関係によって変わる：
- 受取人の名前を使う
メールに個人的な印象を与え、個人を特定するために時間をかけたことを示すことができるからです。
例：：
「スミスさんへ
「やあ、ジェーン
「こんにちは、パテル博士
💡💡 敬語でフォーマルに - 相手と友好的または非公式な関係であっても、通常、敬語ではフォーマルなトーンを維持するのがベストです。
- 肩書きと敬語を使う
特に、あまり親しくない間柄であれば、正式な呼び方をするときは、相手の肩書きや敬称（Mr.、Mrs.、Dr.、Prof.など）を使うのが適切です。
- 敬語の使い方
これまでもっとくだけたコミュニケーションをしてきて、それがあなたの文脈で受け入れられるのであれば、あまり堅苦しくない敬語を使ってもよい。
例：：
「やあ、サラ
- 受取人の姓を含む
敬語に相手の姓を使うのは、フォーマルなコミュニケーションでは標準的で安全な慣習です。
例：：
「スミスへ
- 一般的な敬語や曖昧な敬語を避ける
他に受信者の名前を特定する手段がない場合を除き、「To Whom It May Concern」や「Dear Sir/Madam」のような一般的または曖昧な敬語の使用は避けましょう。
例えば、一般的にメールの宛名はこう書いた方がいい：
「会社名] 契約部様」。
3.整理されたEメールを作成する
3.1 はじめに
冒頭では、肯定的で感謝に満ちたトーンになるよう、簡単な自己紹介をする。
このように、既存のビジネス関係に感謝の意を表し、現在の契約期間中に成功した協力関係について言及する。
例
こんにちは[名前]、
[会社]コミュニティの一員であることに感謝します。入会から9ヶ月が経ちました。この数ヶ月間、[Company]メンバーシップのあらゆる特典をお楽しみいただけましたでしょうか。
3.2 ボディ
契約更新のメール本文は通常、以下のような内容で構成される：
- 要望- 契約満了日やパートナーシップ継続の希望など、契約更新の要望を明確に記載すること。
- 契約の詳細 - 契約番号、日付、変更が必要な必須条件など、既存の契約に関する関連する詳細を記入する。
- 更新条件 - 契約条件の変更・更新案がある場合、または条件を変更しない場合はその旨を明記する。
- 契約更新の理由- 契約更新が両者にとって有益であると考える理由を説明してください。
また、現在の契約から得られた成果、成功、または肯定的な結果を強調する。
- 確認依頼 - 契約更新の意思を確認し、更新手続きを開始するために必要な手順や書類を依頼する。
例
契約を延長することで、チームの目標やプロジェクトに貢献し続けることができると信じていますし、来年も同じレベルの献身とプロフェッショナリズムを維持することを約束します。契約条件の更新や変更があればお知らせください。また、それについて話し合うことも歓迎します。
、更新手続きを開始するために必要な確認と手続きをお願いいたします。何か追加情報が必要な場合、あるいは特定の書類が必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。
3.3 クロージング
敬具」、「敬具」、「敬具」など、正式な結びの言葉を添える。
また、Eメールの署名には、氏名、役職、会社名、電話番号、Eメールアドレスなどの 連絡先を記入すること。
メールの結びの部分では、既存の契約書や変更案などの添付資料があるかどうかを述べます。
また、特定の期日までに返信を期待する場合、または受信者が返信するまでの時間枠をメールに記載します。
その時間内に返信がない場合は、丁寧なフォローアップメールを送ることを検討しよう。
4.メールの校正
メールを送信する前に、誤字脱字や文法の間違いがないように注意深く校正しましょう。
さて、契約更新のEメールには何が必要かを説明しましたが、絶対にやってはいけないことも確認しておきましょう。
契約更新のメールを書くときに絶対にやってはいけない11のこと
❌曖昧にしない - 契約更新の要求を明確に述べ、契約条件と変更案を具体的に示す。
❌非公式な言葉を 使わない -プロフェッショナルな口調を保ち、ビジネスの場では不適切な非 公式な言葉、俗語、略語の使用は避ける。
❌ 遅れない - 契約満了日の少なくとも30日前までに、タイムリーに更新依頼を送る。
❌更新を前提にしない- 契約が更新されると思っていても、自動的に更新されるとは考えないでください。必ず正式に更新を申し出ること。
❌件名を忘れずに - 明確で適切な件名は、受信者が一目でメールの目的を理解するのに役立ちます。
❌形式を省かない- 適切な敬語と結びを使いましょう。単純な「Hey」でメールを始めたり、締めの言葉なしで終わらせたりすると、プロらしくないと思われる可能性があります。
❌ 情報を詰め込みすぎない- 必要な詳細を提供することは重要ですが、過剰な情報や添付ファイルで受信者を圧倒することは避けましょう。
❌カスタマイズせずに一般的なテンプレートを使わない -templates は便利ですが、特定の契約や関係に合うようにメールをカスタマイズしてください。
❌対立的な態度をとらない - 更新条件について問題や意見の相違がある場合は、対立的な言 葉を避ける。その代わり、話し合いや交渉に応じる意思を示す。
❌フォローアップを忘れない - 適切な期間内に返信がない場合は、丁寧なフォローアップメールを送り、リクエストが気付かれないようにしましょう。
❌相手があなたの意向を知っていると思い込まないこと - 更新について非公式な話し合いがあったとしても、必ず書面で正式に要求すること。
契約更新に効果的な5つのメール例文
例1：雇用契約更新の電子メール
件名雇用契約更新のお願い
親愛なる[上司の名前]、
このメールがあなたのお役に立つことを願っています。私は、[契約期間満了日]に満了する雇用契約の更新を正式にお願いしたいと思います。過去[契約期間]にわたり、[会社名]で働く機会に恵まれ、貴重な経験をさせていただいたことに感謝しております。
契約を延長することで、チームの目標やプロジェクトに貢献し続けることができると信じており、来年も同じレベルの献身とプロフェッショナリズムを維持することをお約束いたします。契約条件の更新や変更があればお知らせください。また、それについて話し合うことも歓迎します。
更新手続きを開始するための確認と必要な手続きをお願いします。
ご検討いただきありがとうございます。ご回答をお待ちしております。
敬具
[お名前]
[連絡先].
例2：リース更新のEメール
件名物件所在地】の賃貸契約更新のお願い
親愛なる [家主の名前],
お元気でお過ごしのことと存じます。この度、[物件所在地]の賃貸借契約が[契約満了日]に満了することになりましたので、正式に契約更新をお願いするため、書面を差し上げました。
私はこの物件に住むことを十分に楽しみ、大切に手入れをしてきました。引き続き入居を希望し、現在の賃貸契約と同じ条件を約束します。
更新手続き、必要書類、賃貸条件の調整の可能性についてアドバイスをお願いします。迅速なご対応に感謝いたします。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
[連絡先情報]
例3：サービス契約更新の電子メール
件名サービス契約更新のお願い
親愛なる[サービスプロバイダー名]へ、
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、[契約開始日]付で現在締結しておりますサービス契約が、[契約満了日]付で満了を迎えようとしております。
私は、[サービスプロバイダー名]が提供するサービスの質に満足しており、このパートナーシップを継続することが双方にとって最善の利益であると確信しております。契約条件の更新や変更が必要な場合は、その旨お知らせください。
更新プロセス、および更新を円滑に進めるために必要な関連書類や情報をご確認ください。
この件にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。ご回答をお待ちしております。
敬具
[お名前]
[連絡先情報]
例4：購読更新のためのEメール
件名 サブスクリプション名] のサブスクリプション更新リクエスト
お名前],
[会社] の会員期限が [日付] で切れます。
グッドニュースです！更新はまだ間に合います。更新はこれまで通り簡単です。以下のリンクをクリックし、お客様のニーズに合った購読をお選びいただき、画面の指示に従ってください。
RENEW NOW
さらに朗報があります！本年度は、さらに特典をご用意しました。[期日]までにメンバーシップを更新していただくと、抽選で[賞品]をプレゼントいたします！
メンバーシップ、特典、更新についてご質問がございましたら、ご遠慮なくこのメールに返信していただくか、[電話番号]までお電話ください。
ありがとうございました。
[お名前]
例5：ベンダー契約更新の電子メール
主題:ベンダー契約更新のお願い
親愛なる [ベンダーの名前],
このメールがお元気であることを祈ります。さて、[契約開始日]に開始した弊社の既存ベンダーとの契約が、[契約満了日]に満了を迎えます。
当社は、[ベンダー名]が提供する製品およびサービスの品質に満足しており、継続的なパートナ ーシップを重視しています。契約条件や価格について変更または更新がある場合は、検討のため当社と共有してください。
更新プロセス、必要書類、更新契約へのスムーズな移行を確実にするために当社が注意すべき期限についてご助言ください。
この件にご配慮いただきありがとうございます。ご回答をお待ちしております。
敬具
[お名前]
[連絡先]
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