誰かに何かを思い出させるというのは簡単なことのように聞こえるが、どうすれば相手があなたのEメールに反応し、仕事をこなすようになるのだろうか？
それこそが、この記事で探求することなのだ！
リマインダーメールの効果的な書き方について、やるべきこと、やってはいけないこと、templates など、4つのステップでご案内します。
記事の最後には、さらなるサポートが待っている。
飛び込んでみよう!
リマインダーメールとは？
リマインダーメールは基本的に、誰かが重要なタスクを忘れないようにするためのフレンドリーなリマインダーです。
会議のスケジュール、ドキュメントの共有、情報の確認、締め切りを確実に守る。物事を軌道に乗せるための手段として考えてみよう。
リマインダーメールが便利なシチュエーションをいくつかご紹介しましょう：
🌸ミーティング：全員を同じページにまとめ、出席を確保する。
🌸期限：期限内にタスクを完了させること。
アポイントメント：重要な予定やイベントを逃さないようにする。
だから、次に誰かが忘れてしまうのではないかと不安になったら、リマインドメールを送ろう！
リマインダーメールはいつ送るべきか？
どのような場合にリマインダーメールを送るべきか、いくつかの注意点をご紹介します。
ドゥーズ
会議- 会議の1日か2日前に参加者にリマインダーメールを送信し、 参加の確認と議題についてリマインドする。
締め切り - リマインダーメールを使って、チームメンバーやクライアントにプロジェクト、提出物、支払いなどの締め切りを通知します。
✅ 予約 - 予約の1～2日前に 顧客や 取引先にリマインダーメールを送信し、無断欠席を減らし、時間通りに出勤できるようにします。
✅タスクと割り当て - プロジェクトをスケジュール通りに進め、期限内に完了させるために、チームメンバーや共同作業者にぶら下がっているタスクや割り当てを思い出させます。
プロモーションとオファー ✅プロモーション、割引、特別オファーに 興味を示した受信者に、期限切れの特別オファーや期間限定の可能性を知らせるリマインダーメールを送信する。
購読 - 購読者や顧客にリマインダーメールを送信し、期限切 れ前にメンバーシップ、購読、ライセンスの更新を促します。
禁止事項
スパムのようなコンテンツ ❌受信者の許可なくプロモーションやマーケティングイニシアティブに関するリマインドメールを送信すると、スパムや押しつけがましいと受け取られる可能性があります。リマインダーメールは、受信者にとって関連性があり、有益なものであることを確認することが重要です。
繰り返し、または過剰なリマインダー - 短期間にあまりに多くのリマインダーを送ることは、人々をイライラさせる可能性があります。
リマインダーメールの書き方5ステップ
リマインダーとは何か、どんな時に使うのかがわかったところで、リマインダー・メールの書き方を見てみましょう。
1.明確な件名を書く
リマインダーメールの件名を簡潔に書くことは非常に重要です。
メールの目的を効果的に定義し、受信者が一目でその意味を理解できるようにする。
全体として、件名をシンプルで直接的なものにすることで、リマインダーのメールが目に留まり、迅速に対応される可能性が高まります。
💡 プロヒント
TextCortex 特徴ZenoChatは、さまざまなメールの件名を作成できる賢いAIアシスタントだ。
Zeno Chatに依頼するだけで、電子メールの異なる件名を提供し、多数のオプションから最適なものを選択できます。
2.適切な挨拶をする
リマインダーのEメールを適切な挨拶から始めることは、礼儀正しくプロフェッショナルな会話のトーンを確立するために非常に重要です。
さらに、受け手がその後のメッセージを受け入れやすくなる。
つまり、選び抜かれた挨拶文は、メール全体にポジティブな印象を与えるのに役立ちます。
💡 プロヒント
TextCortex ZenoChatには多数のペルソナが用意されており、その中から選択することもできますし、独自のペルソナを作成して、ZenoChatが書き込むトーンやスタイルを 変えることもできます。
どのような仕組みになっているのでしょうか？
これは、あなたの経歴や説明の詳細と基本的なライティングサンプルをブレンドし、あなたのように聞こえ、書くデジタルペルソナを作成します。
3.簡潔なメール本文を作成する
リマインダーメールの本文を簡潔に書くには、効果的な3つのステップがあります。
ステップ1.説明から始める
リマインダーの内容をメールの冒頭に明記しましょう。
つまり、相手に思い出させたい仕事や出来事について明確に言及することです。
受け手がすぐにリマインダーの目的を理解できるように、明示的かつ直接的であることが重要である。
リマインダーの目的を説明した後、日時や 具体的なタスクなど、 関連する情報を含める。
例 "読者の皆様、レポート提出の締め切りが近づいてきましたので、お知らせいたします。レポートの提出期限は[締切日]です。"
ステップ2.重要性を強調する
説明の後、受信者がリマインダーに従う必要がある理由を強調する。
リマインダーに従う必要性を強調する場合、課題を完了しなかったり、期限に遅れたりした場合に起こりうるマイナスの 結果や 影響を強調することが重要です。
これには、プロジェクトの遅延、機会の逸失、チームのパフォーマンスや評判への悪影響などが含まれる可能性がある。
例 "この報告書を期限内に完成させることは、プロジェクトを予定通りに進め、クライアントの期待に応えるために極めて重要です"
ステップ3.行動を起こすプロセスを単純化する
メッセージはわかりやすく。複雑すぎると、人々は圧倒されてしまうかもしれません。
まず、 何をすべきかを正確に説明し、それを 簡単なステップや指示に分ける。そうすることで、子どもたちは無理なく従い、最小限の労力でタスクを完了することができる。
シンプルにすることで、 遅れを減らし、全員が何をすべきかを理解することができる。
例1：「経費報告書を提出するには、添付のフォームに必要事項を記入し、金曜日までに [email protected] 宛てにメールしてください。正確な処理のため、すべての領収書と関連する詳細を必ず添付してください。"
例2： 「添付書類をご確認の上、本日中にご意見をお聞かせください。あなたのコメントは、プロジェクト提案書を最終決定するために非常に重要です。"
💡 プロヒント
Zeno Chat は、3つの箇条書きを使って電子メールを作成することができます。
主要なメッセージを箇条書きで追加し、メールを送信する準備を整えるだけです。
これを使えば、すぐにパフォーマンスの高いEメールを作成することができます。
4.丁重にメールを閉じる
このセクションで、あなたは受信者に 援助を提供することができます。
それは、彼らの成功に対するあなたのコミットメントと、必要な支援を提供する意志を示すものである。
それに加えて、次のことが重要だ。 メールの結び で締めくくることが重要だ。
これには、感謝の意を表したり、健闘を祈ったり、あるいは単に相手の時間や援助に感謝したりすることも含まれる。
例 「この件につきまして、ご配慮いただきありがとうございます。ご協力に感謝いたします。またのご連絡をお待ちしております。"
Templates リマインダーメール用
例1 - チームビルディングへのアプローチ
件名リマインダーチームビルディングイベントのお知らせ
やあ、チーム、
このメールをご覧の皆様、お元気でお過ごしでしょうか。今度のチームビルディング・イベントが間近に迫っていることをお知らせしておきます。
イベントの正確な参加人数を把握するため、RSVPフォームに参加の有無をご記入ください。イベントの成功に必要なものをすべて揃えるため、皆様のご返信は企画上非常に重要です。
今週金曜日[日付を入れてください]までにフォームにご記入ください。ご質問やご不明な点がございましたら、[担当者名/Eメール]までお気軽にお問い合わせください。
そこで皆さんにお会いし、一緒に素晴らしい思い出を作れることを楽しみにしている！
よろしくお願いします。
[あなたの名前）"
例2 - 締め切り間近
件名お知らせロゴデザイン締切迫る
ジョンさん、こんにちは。
お元気でお過ごしでしょうか。ロゴデザインの完成期限が迫っていることをお知らせします。クライアントの期待に応え、ビジネスの損失を避けるためには、月曜日までにデザインを完成させなければなりません。
このプロジェクトを成功させるために、あなたの専門知識と献身を大いに歓迎します。期限までに何かお手伝いやサポートが必要な場合はお知らせください。
この件にご配慮いただきありがとうございます。
よろしくお願いします。
[あなたの名前）"
TextCortex でリマインダーメールを書くには？
リマインダーメールを書くときは、明確で的確な表現を使うことが重要です。
幸いなことに、AIを搭載したソリューション TextCortex 、執筆プロセスを簡素化し、あなたの仕事を次のレベルに引き上げる強力なツールを提供する ために必要なものがすべて揃っています。
TextCortex を可能にする：
🔥 プロンプトと希望するスタイルに基づき、教材をカスタマイズして制作する
Eメールのスタイルに合わせて15種類以上のトーンから選択可能
ナレッジベースの作成 ナレッジベースを作成し 整理 ファイル、記事、文書を一元的に保存、整理できます。
🔥バーチャル Zeno アシスタントをカスタマイズして 、テキストの作成、リクエストへの応答、ライブウェブ資料へのアクセスなど、さまざまなタスクをアシストします。
🔥 作成、修正 、翻訳 翻訳Eメールやその他のコンテンツを25以上の言語で
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