この記事では、メールの生産性を高め、受信トレイを整理するために役立つツールやヒントを集めました。

メールを書くのは時間がかかって疲れる仕事ですが、現代ではコミュニケーションやマーケティングにおいて、メールは必要な役割を担っています。今回は、メールに費やす時間を短縮するためのヒントやツールを集めました。

メールの生産性を向上させる方法をお探しの方は、ぜひ始めてみましょう。

メール生産性向上とは？

メールの熟練度は、どれだけ受信箱のパフォーマンスを上げ、より多くの成果を迅速に出せるかで評価されます。

電子メール生産性向上ツール

電子メールをどう使うか＆なぜ生産性が重要なのか？

電子メールは、ビジネスシーンで頻繁に使用されるコミュニケーションツールです。同僚、顧客、ターゲットとなる人々と効果的にコミュニケーションをとるために、電子メールを使う必要があります。目的によってメールの種類は異なり、パターンや構造も異なります。毎週100通以上のコールドメールを送る営業マンにとって、生産性と効率性を維持することは非常に重要なことです。そうでなければ、誰もが返信に迷ってしまい、時間を浪費してしまいます。

基本的に、メールのユースケースはビジネスライフの3つのポイントに分解することができます。

チームメンバーとのコミュニケーション

同僚、上司、従業員、あるいは異なる部署の友人とコミュニケーションを取るには、電子メールを使うのが効果的です。電子メールを使えば、個別に会話するよりも時間がかからないので、時間の節約になります。また、電子メールは文書によるコミュニケーションの一形態であるため、誤解を最小限にとどめることができます。

商品・サービスの販売

セールス＆マーケティングメールは、スタートアップ企業や企業が潜在顧客にアプローチするための効果的な手法の一つです。

Eメールを利用して新規購入者を開拓したり、既存の顧客に割引やチャンスを知らせたりすることができます。どのようなビジネスであっても、Eメールをうまく活用することは、ターゲットとなる人々に製品やサービスを売り込むための効果的な方法となります。

潜在顧客のメールボックスで目立たせたいなら、「From」名とメールタイトルは人目を引くものでなければなりません。ですから、「差出人」の名前は、あなたのブランドや製品を象徴するものにしましょう

潜在顧客が注目する2つ目の部分は、件名です。件名は、メール全体の内容を要約した短い文章にする必要があります。デスクトップとモバイルの両方で件名が完全に表示されるようにするには、30文字より短くする必要があります。

お客様への情報提供／ニュースレター

既存顧客にブランドへのロイヤリティを維持させたいのであれば、自動化によってnewsletter メールを作成することに注力すべきです。これらのメールは、既存顧客にセールや最新ニュースを告知するために使用されます。ターゲットが決まったら、どのような内容のメールを送りたいかを決め、メールマシンをセットアップする必要があります。

電子メールの生産性向上のためのヒント

現代のビジネスシーンにおいて、メールは売上を上げるために必要なコミュニケーション手段であるため、メールをより効果的に活用することで、業務負担を軽減し、潜在顧客に情報を伝えることができます。ここでは、メールボックスをより生産的に整理する方法を紹介します。

電子メール生産性向上のためのヒント

メール配信の時間を決める

時間を有効に使いたいのであれば、受信するメールの数に応じて、メール返信の時間を割り当てるのがよいでしょう。大量のメールを受信している場合は、1日2回、メールを読むことと返信することだけに集中する時間を確保するとよいでしょう。仕事のスケジュールに合わせて、朝、昼、夕方、1日の2回目の仕事など、メールに割く時間を決めてください。

タグとフォルダーでメールボックスを整理する

郵便受けがごちゃごちゃしているように見えても、郵便受けを整理する便利な手段があるので心配はありません。

フォルダ、タグ、ラベルを使えば、メールを操作順に整理することができます。そのため、メールの返信中に時間をより効率的に使うことができます。ニーズに合わせてフォルダを作成した後は、メールが疲れにくくなることに気づくはずです。

受信トレイを生産的に整理したい場合は、タグとフォルダのルールを作成する必要があります。そうすれば、どのメールをどのフォルダに入れるかを簡単に決めることができます。最も基本的なルールは、「継続」と「完了」ルールです。完了したメールを「完了」フォルダに送り、未完了のメールを「継続」フォルダに移動させることができます。自分の仕事の順番に合ったルールやフォルダを作ることで、生産性を上げることができます。

通知機能をオフにする

メールの返信にかかる時間に気を取られないように、通知をオフにする必要があります。メールを返信する際、画面に表示される通知があると気が散ってしまい、メールの返信にかかる時間が長くなってしまいます。無駄な時間を過ごさないようにしたい場合は、メールの返信に充てる時間帯は通知をオフにすることをおすすめします。

迷惑メールの配信を停止する

受信トレイを開いたときに関係のないメールが表示される場合は、不要な購読があることを意味します。仕事で使っているメールアドレスで購読を作成するべきではありません。受信トレイを有効に使いたいなら、すべての迷惑メールの配信を停止する必要があります。

業界、顧客、ベンダーとの最新情報を必要とする購読がある場合、それらの購読のためのフォルダを作成することができます。ですから、最新のニュースを知りたいときは、このフォルダを使うことができます。

AI ツールを使って生産性を上げる

メールに使える質の高いAI ツールはかなりたくさんあります。AI ツールを使えば、メールに費やす時間を短縮して、ワークフローをスピードアップすることができます。

AI メールを整理したり返信したりするのに使えるツールを自由に使ってください。メールに費やす時間を短縮することで、他の仕事をこなしたり、自分のための自由な時間を作ることができます。AI ツールの中には、あなたの時間を70％節約できるものもあります。

メールの最も生産性の高いAI ツールについて興味がある方は、このまま読み進めてください。

Best Email ProductivityAI ツール

コールドメールが必要な場合も、パーソナライズされたメールが必要な場合も、AI ライティングツールがあなたのメールをサポートします。この記事にあるAI のツールを使えば、必要なメールを素早く書くことができ、受信トレイを整理することができます。

TextCortex ブラウザーExtension

TextCortex の異なるメールtemplates を利用することで、メール作成のワークフローを効率化することができます。あなたのニーズに合わせた様々なメールtemplates を活用することができます。Zenoモードで箇条書きからメールを作成したり、メール作成templates で必要な情報を入力し、素早くメールを作成することができます。

ここでは、TextCortex を使って取得できるメールの種類を紹介します。

- 営業メール
・カスタマーサポートメール
・マーケティングメール
・Newsletter メール
・採用メール

これらのメールはすべて、あなたが働く場所で生成することができます！TextCortex は を統合し、2000以上ののプラットフォームをオンラインで利用できます。extension をインストールすれば、いつでもどこでもAI の仲間とのコラボレーションを始めることができます。

また、ZenoChatを使用してメールを作成することもできます。コマンドを入力し、Zenoがピックアップするのに十分なコンテキストを提供するだけで、魔法をかけることができます。

スーパーヒューマン

Superhumanは、AI 、電子メールを使用中に犯した間違いを修正することができるツールです。間違った情報やスペルミスでメールを送ってしまった場合、Superhumanのおかげで送信したメールを取り消すことができます。

Superhumanのもう一つの特徴は、すべての重要なメールにフラグを立て、迷惑メールをフィルタリングすることです。また、自分のメールがいつ読まれたかを確認することもできます。生産性を向上させる優れたツールです。

超人的なメール

エジソン

複数のメールアカウントを持っている場合、Edisonは機能的なAI のツールです。Edisonは、すべてのアカウントを一箇所に集約し、メールの整理を簡単にします。Edisonの内蔵メールアシスタント機能で、メールのタグ付けも簡単になります。