従業員が会社の規定を理解していないのではないかと疑ったことがあるのなら、それはおそらく何かを見抜いているのだろう。
組織内部で変更がほとんど浸透していなかったり、実行されていなかったりする場合は、多くの従業員が意図したとおりに方針を遵守していない可能性がある。
では、どうすればいいのか？
まずは、この記事を読んで、方針と手順書を書くための7つのベストプラクティスの うち、どれをあなたの執筆プロセスに組み込めるか確認してください。
さあ、はじめましょう!
なぜ方針と手順を適切に書くことが重要なのか？
よく書かれた方針と手順は、活動の完了方法における 一貫性と明瞭性を保証する。
それは従業員の誤解やミスを減らすことにつながる。
他に何が手に入る？
✒️紛争解決の改善 - ビジネス内部の懸念に対処するための適切な行動とチャネルを定義することで、意見の相違や紛争をより迅速に解決することができる。
✒️信頼できるビジネスの評判 - 適切に書かれた方針と手続きは、組織のプロ意識と誠実さをよく反映する。それは、社内外での評判を向上させることができる。
✒️生産性の向上 - 作業員に明確なルールと指示を与えれば、ワークフローを簡素化できる。
✒️従業員からのクレームに対する保護- 従業員がクレームや紛争を申し立てた場合、これらの方針と手順を、実行された行動とその理由の証拠として使用することができます。
ポリシーとプロシージャーの違いとは？
方針と手続きを書くためのベストプラクティスはどちらにも適用できるとしても、両者にはいくつかの核となる違いがある。
方針と手順を書くための7つのベストプラクティス
方針と手順を正しく書くためのベストプラクティスをいくつか見てみよう。
1.問題を特定し、解決策を見つける
方針がなかった場合に起こりうる問題を検討することから始めるのがよい。これは、実際の方針と手順を策定する際の助けとなる。
これらの潜在的な問題を特定すれば、ルールが最も緊急に必要とされる分野をよりよく理解し、特定の課題に対処するために政策を調整することができる。
例えば、次のような一貫性のない顧客対応に問題があるとしよう。 顧客 があるとしよう。以下に、その問題がポリシーの作成にどのように影響し、プロシージャの作成にどのように影響するかを示します。
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2.カテゴリーの作成
方針と手順が対処すべき問題を特定した後、それらを 明確かつ体系的に分類することが有益である。一般的な分類としては、安全、 スケジュール、行動、給与 、 休暇などがある。
メリットは？ここにあります：
✔️カテゴリによって、従業員は必要なポリシーや手順の種類をすばやく特定できる。
✔️カテゴリー分けをすることで、組織内の必須テーマや分野を完全にカバーすることができる。
✔️組織が拡大するにつれ、明確に定義されたカテゴリーを持つことで、文書化システムの一貫性と首尾一貫性を保ちながら、新しい方針と手順を簡単に拡大・追加することができる。
3.明確にする
方針と手順を明確にしましょう。そうすれば、従業員は自分に何が期待されているかを理解し、混乱や エラーや 誤解の 可能性を なくすことができます。さらに、従業員は
✔️ 組織全体の意思決定と行動の一貫性を促進し、従業員間の公平性と平等性を示す。
✔️ 規制や基準へのコンプライアンスを保証することで、法的リスクを軽減する。法的な課題や罰則が発生する可能性を最小限に抑えることができます。
✔️ 透明 性と 責任を高め、その結果、従業員と経営陣の信頼が高まる。
タスクを完了し、課題にうまく対処するための明確な指示を与えることにより、 業務効率を合理化する。
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4.簡単な言葉を使う
あなたは、従業員全員に、あなたが書いている方針や手順を読んで理解してほしいと思っていますよね？そうであるならば、以下のようなものに しましょう。 消化しやすいできる限り。
この方法を試してみよう：
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このテクニックを使うことでどのようなメリットがあるのか？
✔️従業員が必要な情報を素早く把握できるため、業務がスムーズになり、ポリシーや手順に記載された活動を完了する際のミスが減る。
✔️従業員は複雑で不明瞭な指示を解読するよりも、自分の仕事に集中できる。
✔️方針と手順が理解しやすいものであれば、従業員がそれを学び、適用するためのトレーニング時間は少なくて済む。
✔️新入社員は、組織の期待や基準に容易に追いつくことができる。
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堅苦しく 聞こえたり、複雑な言葉を使ったりするのが気になる場合は、TextCortex のトーンチェンジャー機能がお役に立ちます！シーン別に10種類 以上のトーンが用意されているので ライティングスタイルを読者や目的に合わせて簡単に調整できます。
5.常に最新情報を提供する
方針と手順を定期的に更新することは極めて重要です。その理由は以下の通りです：
✔️法律、規制、業界標準は時とともに変化します。規則や手続きを更新することで、現在の法的義務を満たすことが保証されます。
✔️ビジネスも変化するため、特定の方針や手順が古くなったり、適切でなくなったりすることがあります。定期的な改訂により、文書が現在の慣行や目標を正確に表していることを保証します。
✔️ポリシーや手順が古いままだと、生産や効率が低下する。最新の状態に保つことで、手順を合理化し、不必要な手順を減らすことができます。
✔️方針と手順を最新のものに保つことで、スタッフが最新の要件と基準を知ることができる。
6.一貫したフォーマットを使う
文章全体の語彙、書式、スタイルの一貫性を保つ。一貫性を保つには？
✔️同じフォントとサイズを使用する
✔️見出しを実装する
✔️箇条書きを使用
✔️。
✔️画像を使用
これらの方法はすべて、難しい情報をより効果的に伝え、従業員がそのトピックを容易に理解できるようにするのに役立つ。この明確さによって 、読解力と理解力が向上し、従業員は意図した情報を問題なく吸収できるようになる。
7.フィードバックを求める
従業員にフィードバックを求めるべきです。そうすれば、方針や手順がどの程度理解され、実際に実施されているかについて、有益な洞察を得ることができる。
このようなフィードバックは可能だ：
✔️、 方針が不明確または混乱している場所、手順が非効率的な場所、特定の方針が特定の職場の課題に適切に対処していない 場所を特定するのに役立つ。
✔️、提案やアイデアを得ることができる。
✔️ポリシーや手順の作成に参加してもらうことで、同僚との関係を改善することができる。
まとめへ
方針や手続きは退屈に聞こえるかもしれないが、道具として認識することが重要だ。何のために？ 明確さに焦点を当てることで、行動を導き、コンプライアンスを高め、ポジティブな職場文化を築くためだ。
幸いなことに、この執筆作業を手伝ってくれるツールがあり、かなり楽になる。
TextCortex ！
TextCortex 、方針と手順の作成にどのように役立つのか？
TextCorexは、ポリシーや手順書を書くためだけのAIライティングツールではありません。キャッチーなマーケティングコンテンツの作成から、学術論文の洗練まで、TextCoretexがあればすべて可能です：
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