¿Te has dado cuenta de que una de las principales consecuencias de una mala experiencia del candidato es simplemente no obtener respuesta? 

Sorprendentemente, casi el75% de los solicitantes de empleo no reciben respuesta tras enviar sus solicitudes, y aproximadamente el 60% se quedan en la oscuridad tras la entrevista.

Aunque puede que no sea la actividad más placentera, responder a una solicitud de empleo es fundamental para mantener la buena reputación de tu empresa. 

No te preocupes si te parece difícil; este artículo te mostrará cómo escribir un correo electrónico de rechazo respetuosamente.

¿Listo para empezar?

¡Vamos!

¿Por qué debes enviar un correo electrónico de rechazo?

Los candidatos invierten mucho tiempo y esfuerzo en solicitar y entrevistarse para un trabajo. Por tanto, un correo electrónico de rechazo es una forma educada de reconocer sus esfuerzos.

Demuestra respeto por el tiempo que han dedicado. Además, enviar un correo electrónico de rechazo es una práctica importante y profesional por dos razones principales:

⭐Mantiene una reputación positiva - Aunque desagradable, un correo electrónico de rechazo profesional y cortés puede dejar una impresión positiva. Esto puede influir en la forma en que el solicitante percibe la empresa y puede llevarle a compartir su experiencia con otras personas.

⭐Crear una reserva de futuros talentos - Puedes dejar la puerta abierta a personas excelentes que quizá no encajen bien en el puesto actual, pero que podrían ser estupendas para futuras oportunidades. Mantener motivados a estos candidatos es fundamental para construir una sólida cantera de talentos.

Aunque puede ser más fácil evitar responder del todo, no te lo aconsejamos. En resumen, enviar un correo electrónico de rechazo es una práctica excelente. Es una técnica sencilla pero eficaz para mantener la profesionalidad, el respeto y una imagen de marca positiva durante el proceso de contratación.

¿Cuándo debes enviar un correo electrónico de rechazo?

Si acuerdas ponerte en contacto con un candidato en una o dos semanas, asegúrate de cumplir ese plazo. 

No te demores más allá de este plazo porque puede resultar en una experiencia negativa para el candidato. La incertidumbre prolongada definitivamente no es una sensación agradable, y antes de hacer una promesa, piensa en:

▶️Number de candidatos - Si tienes que entrevistar a un gran número de candidatos, sé realista sobre el tiempo que te llevará evaluarlos completamente a todos.

▶️Decision-Proceso de toma de decisiones - Comprende los pasos del proceso de toma de decisiones de tu organización. Esto incluye tiempo para entrevistas, debates internos y quizá numerosas rondas de entrevistas.

▶️Company políticas y procedimientos - Ten en cuenta las políticas de la empresa o los procedimientos de RRHH que puedan afectar a los plazos. Algunas organizaciones pueden tener periodos de espera obligatorios o pasos adicionales en su proceso de contratación.

▶️Availability de los responsables clave - Determina la disponibilidad de todos los responsables implicados en el proceso de contratación. Sus horarios pueden influir en la rapidez con que se tome una decisión final.

Recuerda que es mejor dar un presupuesto un poco más largo y responder antes que hacer una promesa y no cumplirla. 

Si estableces un plazo realista para responder a los candidatos, podrás gestionar sus expectativas y mantener la profesionalidad de tu empresa.

¿Cómo escribir un correo de rechazo?

Veamos 5 pasos para escribir un correo electrónico de rechazo.

Paso 1: Incluye el puesto en la línea de asunto

El asunto debe indicar claramente de qué trata el correo electrónico. 

Evita utilizar términos vagos que puedan inducir a error. 

Antes de abrir el correo electrónico, el candidato debe saber que se trata de su solicitud de empleo. 

Aquí tienes algunos consejos para escribir el asunto:

👉Escribe en un tono neutro - El asunto debe ser neutro y profesional. No debe crear expectativas poco realistas ni sonar duro. Evita utilizar un lenguaje informal o demasiado formal, ya que podría malinterpretarse.

👉Sé breve - Ve directo al grano y dirígete directamente al puesto concreto que solicitó el candidato en tu línea de asunto.

👉Usa un lenguaje claro - Evita un lenguaje que pueda percibirse como que apunta a un resultado positivo, como "Noticias emocionantes sobre..." o " Novedades en tu viaje de solicitud...". Esto puede hacer que el candidato se decepcione al leer el contenido real.

‍

Ejemplos:

1. "Solicitud para el puesto de Diseñador UI/UX - Decisión de [Nombre de la empresa]"
2. "Puesto de contable - Aviso de rechazo de [nombre de la empresa]"
3. "Resultado de la función de creador de contenidos en [nombre de la empresa]"

Paso 2: Personalizar la apertura

La personalización puede suavizar el efecto del rechazo. 

Es probable que un candidato aprecie el hecho de que la empresa se haya tomado la molestia de reconocerle individualmente, lo que redundará en una experiencia general más agradable con la organización. 

Prueba estos tres consejos para personalizar la apertura de tu correo electrónico:

👉Utiliza el nombre del candidato - Comienza el correo electrónico con un saludo seguido del nombre de pila del candidato.

👉Menciona detalles - Si es posible, incluye un detalle concreto sobre su solicitud o entrevista.

👉 Agradece al solicitante - Reconoce el esfuerzo que ha realizado en el proceso de solicitud y dale las gracias por ello.

‍

Ejemplos:

1. "Querido Jim,

Gracias por compartir tus ideas sobre el uso de la IA en el campo del diseño durante nuestra discusión..."
2. "Querido Alex,

Fue un placer conocer tus habilidades para la creación de contenidos durante nuestra reciente conversación. Tu entusiasmo por contar historias en el papel de Creador de Contenidos en nuestra empresa fue evidente y apreciado..."
3. "Querida Cuddy,

Te agradecemos que hayas solicitado el puesto de Contable en nuestra empresa y la perspicaz conversación que mantuvimos sobre tu experiencia en gestión financiera. Tu atención a los detalles y tu experiencia quedaron patentes en nuestras interacciones..."

‍

💡ProTip

TextCortex te permite crear fácilmente un personaje digital que se ajuste a tu estilo de escritura. Sólo tienes que proporcionarnos tus antecedentes y una muestra de tu texto, y TextCortex creará un personaje que suene y escriba como tú. 

También puedes elegir una de las personas existentes 👇

Paso 3: Dar la noticia

Por duro que sea, el objetivo de un correo electrónico de rechazo es dar la mala noticia, así que es mejor ser franco e ir al grano desde el principio. Sé que lo difícil es decirle a un candidato que no ha sido seleccionado.

Sigue estos consejos para hacerlo correctamente:

👉Usa un lenguaje positivo - Escribe tus frases de forma positiva siempre que sea posible. Por ejemplo, en lugar de decir "Lamentablemente, no has sido seleccionado", podrías decir: "Tuvimos que tomar algunas decisiones difíciles debido a las excepcionales aptitudes de todos nuestros candidatos."

👉Sé directo - Expón tu argumento principal sin rodeos innecesarios.

‍

Ejemplos:

1. "Después de considerarlo detenidamente, lamentamos informarte de que no seguiremos adelante con tu solicitud. La decisión ha sido difícil debido al alto calibre de los solicitantes."
2. "Lamentablemente, hemos optado por seguir adelante con un candidato cuya experiencia se ajusta más a las necesidades actuales de nuestro proyecto".
3. "Lamentamos informarte de que hemos decidido seguir adelante con otro candidato para este puesto. Tu experiencia en estrategia de marketing era impresionante, y nos enfrentamos a una decisión difícil."

‍

💡ProTip

¿Necesitas ayuda con el tono de tu escritura? TextCortex puede ayudarte. 

Escribe tu texto, subraya lo que quieras mejorar y elige el tono que se adapte a tus necesidades👇

Paso 4: Explicar la decisión

Dar un motivo de rechazo puede ser útil para el candidato. 

Les ayuda a identificar áreas de mejora o les aclara por qué no eran los más adecuados para ese puesto concreto. 

Además, una explicación ayuda a garantizar un proceso de contratación transparente. 

👉Sé honesto - Proporciona una razón verdadera para el rechazo, pero asegúrate de que la expones de forma respetuosa y educada. Evita hacer comentarios muy críticos o personales.

👉Si es posible, sé específico - Si hay una explicación específica y constructiva que pueda expresarse (como un requisito de experiencia en un campo concreto), puede ser beneficioso mencionarla.

👉Mantenlo profesional - Si no quieres hablar de detalles, mantenlo general y profesional. Por ejemplo, puedes decir que elegiste a un candidato cuya experiencia es más relevante para los requisitos actuales del puesto.

👉Céntrate - Una larga lista de detalles puede resultar abrumadora o confusa. Cíñete a los argumentos principales que sean más importantes para las necesidades de empleo.

‍

💡ProTip

Con TextCortex, escribir un correo electrónico completo es tan sencillo como escribir sólo tres viñetas clave. ¿Cómo funciona? Redacta tus puntos principales en viñetas y TextCortex se encargará de todo 😏.

‍

Ejemplos:

1. "Tras considerarlo detenidamente, hemos decidido seguir adelante con un candidato que tiene más experiencia directa en el tipo específico de proyectos que nuestro equipo está llevando a cabo actualmente. Creemos que esta experiencia será crucial para nuestros próximos retos."
2. "Nuestra decisión fue especialmente difícil debido al alto nivel de las candidaturas, pero hemos elegido a un candidato cuyo estilo y experiencia se ajustan más a nuestra actual dirección de marca. Su enfoque ha sido muy creativo y su trabajo nos ha impresionado de verdad."
3. "Al final seleccionamos a un candidato que posee una experiencia más amplia en infraestructura en la nube, que es un punto clave para este puesto dadas nuestras necesidades organizativas actuales. Sus habilidades en gestión de redes y seguridad fueron impresionantes".

Paso 5: Fomentar futuras oportunidades

Animar a los candidatos a futuras oportunidades en tu correo electrónico de rechazo es beneficioso porque pueden ser una buena opción para un empleo futuro. 

Esta técnica no sólo ayuda a tu empresa a identificar empleados potenciales, sino que también proporciona al candidato una buena experiencia.

👉 Reconoce sus habilidades - Destaca los puntos fuertes que te hayan impresionado. Puedes decir : "¡Tu enfoque creativo para resolver problemas es genial!".

👉Proporciona la opción de alertas de empleo - Si tu empresa tiene un sistema de alertas de empleo, anima a los empleados a que se inscriban para que se les notifiquen las nuevas vacantes.

👉Personaliza el mensaje - Si has observado un área en la que el candidato destaca, aconséjale que busque oportunidades en ese campo.

‍

Ejemplos:

1. "Gracias una vez más por tu interés en el puesto de Diseñador UI UX en nuestra empresa. Aunque no vamos a seguir adelante con tu solicitud para este puesto, nos ha impresionado especialmente tu capacidad para resolver problemas. Vemos un gran potencial en tu perfil y nos gustaría recibir tu solicitud para futuros puestos que se ajusten mejor a tu talento único. Te animamos a que sigas en contacto con nosotros a través de nuestra página de empleo y a que consideres la posibilidad de volver a presentarte."
2. "Nos ha gustado mucho conocerte a través de este proceso. Aunque no sea lo más adecuado en este momento, esperamos que consideres presentarte a futuras oportunidades con nosotros, ya que tus talentos son valiosos."

Qué hacer

✅ Sé rápido - Envía el correo electrónico de rechazo tan pronto como se haya tomado la decisión para que el candidato no se quede esperando ansiosamente.

✅Actúa con empatía - Un correo electrónico de rechazo puede ser el final del viaje de un candidato con tu empresa por el momento, pero una respuesta empática puede crear una impresión favorable duradera e influir en su opinión sobre tu empresa.

✅ Sé comprensivo - Si es posible, proporciona comentarios que puedan ayudar al candidato en futuras solicitudes. Eso puede mejorar la experiencia general del candidato.

✅Termina tu correo electrónico con una nota positiva - Asegúrate de que tu correo electrónico de rechazo sea profesional, respetuoso e informativo; esto podría convertir una experiencia terrible en positiva.

No hacer

❌No utilices un lenguaje duro - Evita utilizar palabras que puedan interpretarse como una crítica a las cualificaciones o la personalidad del candidato.

❌Evita las comparaciones - No compares al candidato directamente con otros. Céntrate en su candidatura en relación con los requisitos del puesto.

❌No des falsas esperanzas - Evita hacer declaraciones que puedan verse como una invitación a solicitar el mismo puesto en un futuro próximo si esa no es tu intención.

‍

Plantilla

"Asunto: Tu solicitud para Coordinador de Medios Sociales en [Nombre de la empresa]


Querida Emily,


Gracias por solicitar el puesto de Coordinador de Medios Sociales en nuestra empresa y por las ideas tan reflexivas que compartiste durante la entrevista. Tu pasión por el marketing digital ha quedado patente.


Lamentamos informarte de que hemos decidido seguir adelante con otro candidato para este puesto. La decisión ha sido difícil, ya que teníamos muchos candidatos con talento. Nos impresionaron especialmente tu creatividad y tus estrategias de compromiso; sin embargo, hemos seleccionado a un candidato cuya experiencia en campañas digitales a gran escala se ajusta más a nuestras necesidades actuales.


Tus habilidades y entusiasmo son admirables, y creemos que te servirán en tu carrera. Te animamos a que solicites futuras vacantes que se ajusten a tu experiencia. Vemos un gran potencial en tu trabajo y estaríamos encantados de considerar tu candidatura de nuevo.


Gracias una vez más por tu interés en unirte a nuestro equipo. Te deseamos la mejor de las suertes en tu trayectoria profesional y esperamos poder trabajar juntos en el futuro.


Saludos cordiales,

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Nombre de la empresa]"

¿Cómo escribir un correo electrónico de rechazo utilizando TextCortex?

TextCortex puede ayudarte con todas tus tareas de escritura, no sólo con la redacción de correos electrónicos de rechazo. 

Esta herramienta basada en IA te ofrece numerosas funciones que pueden ayudarte a mejorar tus habilidades de escritura.

Te permite:

🔥Reescribe o parafrasear cualquier texto que quieras sin cambiar su significado original.

🔥Cambiael tono de tu escritura para reflejar tu estilo preferido, formal, informal o profesional.

🔥Amplía tus ideas en artículos largos que aporten más información.

🔥Resume un texto largo en resúmenes sencillos e informativos que mantengan toda la información importante.

🔥Crear una Base de conocimientos y organiza rápidamente artículos o archivos y almacénalos en un solo lugar.

🔥Puedes fácilmente traducir texto a más de 25 idiomas o componerlo en numerosos idiomas directamente.

TextCortex proporciona tres cómodos modos de uso: a Chrome extension, una aplicación de escritorioy una aplicación web. Además, los recién llegados son recibidos con 100 creaciones cuando se registran.

‍

¡No esperes más y apúntate hoy mismo!