Si alguna vez has sospechado que tus empleados no entienden las normas de la empresa, probablemente estés en lo cierto.
Si observas poca aceptación o ejecución de los cambios dentro de la organización, es probable que muchos empleados no estén cumpliendo las políticas como se pretendía.
Entonces, ¿qué hacer al respecto?
Para empezar, lee este artículo y comprueba cuáles de estas 7 mejores prácticas para redactar políticas y procedimientos puedes integrar en tu proceso de redacción.
¡Empecemos!
¿Por qué es crucial redactar políticas y procedimientos correctamente?
Las políticas y los procedimientos bien redactados garantizan la coherencia y la claridad en la forma de llevar a cabo las actividades.
Eso conduce a menos malentendidos y errores de los empleados.
¿Qué más puedes conseguir?
✒️Better Resolución de conflictos - Al definir las acciones y los canales adecuados para abordar las preocupaciones dentro de la empresa, los desacuerdos y las disputas pueden resolverse mucho más rápidamente.
✒️Trustworthy Reputación empresarial - Las políticas y los procedimientos bien redactados reflejan bien la profesionalidad y la integridad de la organización. Eso puede mejorar su reputación interna y externa.
✒️Mejora de la productividad - Si proporcionas a tus trabajadores normas e instrucciones claras, el flujo de trabajo puede simplificarse.
✒️Protection Contra las reclamaciones de los empleados - Si un empleado presenta una reclamación o disputa, puedes utilizar estas políticas y procedimientos como prueba de las acciones realizadas y el razonamiento que las sustenta.
¿Cuál es la diferencia entre política y procedimiento?
Aunque las mejores prácticas para redactar políticas y procedimientos pueden aplicarse a ambos, tienen algunas diferencias fundamentales.
7 Buenas prácticas para redactar políticas y procedimientos
Veamos algunas de las mejores prácticas sobre cómo redactar correctamente políticas y procedimientos.
1. Identificar los problemas y encontrar sus soluciones
Un buen comienzo es considerar los problemas que podrían surgir si no hubiera políticas. Esto puede ayudarte a desarrollar las políticas y procedimientos reales.
Si identificas estos problemas potenciales, podrás comprender mejor las áreas en las que se necesitan normas con mayor urgencia y adaptar la política para abordar retos específicos.
Supongamos que tienes un problema de gestión incoherente de clientes quejas de los clientes. A continuación, puedes ver cómo afecta ese problema a la creación de políticas y cómo afecta a la creación de procedimientos.
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2. Crear categorías
Una vez identificadas las posibles cuestiones que deben abordar las políticas y los procedimientos, es conveniente clasificarlos por categorías para mayor claridad y estructura. Algunas categorías comunes pueden ser la seguridad, los horarios, la conducta, el salario y las vacaciones o permisos.
¿Beneficios? Aquí las tienes:
✔️Categories permite a los empleados identificar rápidamente el tipo de política o procedimiento que necesitan
✔️Categorization te ayuda a cubrir completamente todos los temas y áreas esenciales dentro de la organización
✔️As la organización se expande, tener categorías bien definidas facilita la ampliación y la adición de nuevas políticas y procedimientos, manteniendo al mismo tiempo la consistencia y coherencia del sistema de documentación.
3. Hazlos claros
Asegúrate de que tus políticas y procedimientos son claros. Si lo haces, los empleados entenderán lo que se espera de ellos, eliminando la confusión y la posibilidad de errores o malentendidos. Además:
✔️ Promover la coherencia en la toma de decisiones y el comportamiento en toda la organización, mostrando equidad e igualdad entre los empleados.
✔️ Reduce los riesgos legales asegurando el cumplimiento de los reglamentos y normas. Puede minimizar la probabilidad de impugnaciones o sanciones legales.
✔️ Aumentar la transparencia y la responsabilidad, dando lugar a una mayor confianza entre los empleados y la dirección
✔ Agilizar la eficacia operativa dando instrucciones claras para completar las tareas y afrontar con éxito los retos
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4. Utiliza un lenguaje sencillo
Quieres que todos tus empleados lean y comprendan las políticas y procedimientos que estás redactando, ¿verdad? Si es así, asegúrate de que sean fáciles de digerirsiempre que puedas.
Prueba este enfoque:
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¿Cómo puedes beneficiarte del uso de esta técnica?
✔️Employees pueden captar rápidamente la información que necesitan, lo que se traduce en operaciones más fluidas y menos errores al completar las actividades descritas en las políticas y procedimientos.
✔️Employees pueden concentrarse en sus tareas en lugar de descodificar instrucciones complejas o poco claras.
✔️When las políticas y los procedimientos son fáciles de entender, los empleados necesitan menos tiempo de formación para aprenderlos y aplicarlos, lo que reduce los gastos de formación de la empresa.
✔️New los empleados pueden ponerse fácilmente al día con las expectativas y normas de la organización.
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5. Mantenlos al día
Es crucial mantener tus políticas y procedimientos actualizados con regularidad. He aquí por qué:
✔️Laws, los reglamentos y las normas del sector cambian con el tiempo. Actualizar tus normas y procedimientos garantiza que cumples las obligaciones legales vigentes.
✔️Your Los negocios también cambian, por lo que ciertas políticas y procedimientos pueden quedar obsoletos o ser irrelevantes. Las revisiones periódicas garantizan que tu documentación represente con precisión las prácticas y objetivos actuales.
✔️Outdated políticas y procedimientos pueden reducir la producción y la eficacia. Mantenerlos actualizados te permite agilizar los procedimientos y reducir los pasos innecesarios.
✔️Keeping políticas y procedimientos actualizados garantiza que el personal esté informado de los requisitos y normas más recientes.
6. Asegúrate de utilizar un formato coherente
Mantén un vocabulario, un formato y un estilo coherentes en todo tu texto. ¿Cómo garantizar la coherencia?
✔️Use el mismo tipo y tamaño de letra
✔️Implement rúbricas
✔️Use viñetas
✔️Use tablas cuando proceda
✔️Use imágenes
Todos estos métodos ayudan a comunicar información difícil de forma más eficaz, permitiendo que los empleados comprendan fácilmente el tema. Esta claridad mejora la lectura y la comprensión, permitiendo a los empleados absorber la información pretendida sin problemas.
7. Busca opiniones
Deberías pedir opiniones a tus empleados. Si lo haces, puedes recibir información útil sobre lo bien que se entienden y aplican en la práctica las políticas y los procedimientos.
Este tipo de información puede:
✔️Help identificar los lugares en los que las políticas son poco claras o confusas, los procedimientos son ineficaces o determinadas políticas no abordan adecuadamente los retos específicos del lugar de trabajo.
✔️You pueden recibir sugerencias o ideas sobre cómo mejorarlas
✔️You puedes mejorar tu relación con tus compañeros pidiéndoles que participen en la redacción de políticas y procedimientos
Para terminar
Puede que las políticas y los procedimientos suenen aburridos, pero es importante reconocerlos como instrumentos. ¿Para qué sirven? Pues para orientar el comportamiento, aumentar el cumplimiento y crear una cultura positiva en el lugar de trabajo centrándose en la claridad.
Por suerte, existe una herramienta que puede ayudarte con esta tarea de redacción y facilitarte mucho las cosas.
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