Al enviar documentos por correo electrónico, el consejo más importante de todos es acordarse de adjuntar los documentos.
Todos hemos pasado por ello y probablemente lo hemos olvidado cientos de veces.
Pero, además de éste, hemos preparado 12 consejos más sobre cómo redactar un correo electrónico para enviar documentos de forma eficaz.
Al final del artículo, te espera una solución de IA.
Vamos a sumergirnos.
¿Por qué es importante escribir correctamente un correo electrónico al enviar documentos?
Un correo electrónico redactado con eficacia garantiza que el receptor comprenda la finalidad del contenido del documento y las acciones que requieres de él.
Además, puedes
- Ahorra tiempo en explicar las cosas
- Agiliza tu proceso de trabajo
- Demuestra lo profesional que eres
Aunque enviar este correo electrónico no es matemático, hay algunos consejos sobre cómo hacerlo y obtener los resultados que deseas.
Consejos para redactar un correo electrónico al enviar documentos
Veamos 12 consejos que pueden ayudarte a elaborar correos electrónicos con documentos adjuntos.
1. Informa al destinatario de que se adjuntan los documentos en la línea de asunto
Cuando envíes documentos por correo electrónico, es una buena práctica indicarlo en el asunto.
¿Por qué?
Porque esto ayuda al destinatario a comprender rápidamente el propósito de tu correo electrónico y garantiza que no pase por alto los archivos adjuntos.
Una línea de asunto informativa es importante para todo tipo de correos electrónicos, pero en este correo electrónico desempeña un papel especial.
Puedes utilizar algo como
"Nombre del documento - Adjunto con este correo electrónico "
osimplemente
"Documentos adjuntos".
2. Explica la finalidad de los documentos adjuntos
No basta con adjuntar el documento en el correo electrónico, sino que también hay que explicar su sentido y cómo se beneficiará de él el destinatario.
¿Por qué?
Porque esa explicación sirve de "introducción".
De este modo, facilitarás que el destinatario comprenda el contenido del documento y cómo puede utilizarlo.
Antes de abrirlo, el destinatario ya tendrá cierto contexto y, por tanto, utilizará el documento con mayor eficacia.
Por ejemplo:
"He adjuntado el análisis del informe financiero del segundo trimestre, que proporciona información sobre nuestras tendencias de ingresos, desglose de gastos y áreas de mejora.
Tu experiencia en la interpretación de estas cifras sería inestimable para nuestra planificación estratégica de cara al futuro."
3. Ofrecer información adicional
Siempre debes dejar espacio para que el destinatario te haga preguntas adicionales.
¿Por qué?
Porque demostrarás que eres educado y estás dispuesto a ayudar si es necesario.
Basta con incluir una frase al final de tu correo electrónico
"Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto conmigo."
Eso hará saber al destinatario que estás disponible para apoyarle si lo necesita.
4. Incluir CTA
Es importante incluir una llamada a la acción clara en tu correo electrónico.
¿Por qué?
Porque así el destinatario sabrá exactamente qué pasos debe dar a continuación.
La CTA depende de la acción que necesites, pero, por ejemplo, puedes decir:
"Por favor, tómate un momento para revisar los documentos adjuntos y darnos tu opinión antes de [plazo/fecha específicos]".
"Te agradecería que revisaras los documentos adjuntos lo antes posible y me comunicaras tu opinión".
"Si los documentos adjuntos cuentan con tu aprobación, por favor, fírmalos y devuélvemelos antes de [plazo/fecha específicos]".
5. Añadir firma
Crea una firma de correo electrónico profesional e inclúyela al final de tu mensaje.
¿Por qué?
Una buena firma de correo electrónico, además de tu dirección de correo electrónico, contiene tu número de teléfono y enlaces a redes sociales.
De este modo, ofreces al destinatario más canales de comunicación y le facilitas el contacto contigo.
6. Elige el tono adecuado
En todo tipo de comunicación, debes elegir el tono adecuado en función del tipo de relación que tengas con la persona.
¿Por qué?
Porque si te comunicas en un tono informal cuando no es el momento, te corres el riesgo de parecer grosero y poco profesional.
Puesto que estás interactuando en un entorno empresarial y dando datos importantes, es fundamental que mantengas un tono de respeto y profesionalidad.
Evita utilizar un lenguaje demasiado informal o un humor inadecuado para este contexto.
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Elige uno de los siguientes tonos y habla como quieras sin preocuparte de sonar inapropiado:
7. Hazlo sencillo
No utilices un lenguaje demasiado complejo ni escribas demasiado largo mensaje.
¿Por qué?
Porque podrías confundir al destinatario, sobre todo porque le estás explicando un tema posiblemente complejo: el contenido del documento.
Utiliza breve y concisas y escribe de la forma más sencilla posible.
💡Consejo profesional
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8. Corrige tu correo electrónico
Antes de enviar tu correo electrónico, asegúrate de corregirlo.
¿Por qué?
Porque al hacerlo, puedes darte cuenta de los errores que has cometido al escribir.
Los errores ortográficos y gramaticales a veces son difíciles de detectar a primera vista, y la corrección puede ayudarte con ello.
Quizá parezcan errores sin importancia, pero pueden afectar a la percepción que el destinatario tiene de ti.
💡ProTip
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9. Seguimiento
Si no recibes respuesta al cabo de una semana, envía un correo electrónico de seguimiento.
¿Por qué?
Puedes recordarles amablemente cualquier acción que deban realizar, u ofrecerles ayuda adicional.
Pero, presta atención: si has incluido una fecha límite en tu CTA, no envíes un correo electrónico de seguimiento antes de esa fecha.
Por ejemplo:
"Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Sólo quería asegurarme de que has recibido el documento adjunto a mi correo anterior.
Es crucial para los plazos de nuestros próximos proyectos y para garantizar la alineación con nuestros objetivos estratégicos. Este documento contiene información vital que guiará nuestros próximos pasos y procesos de toma de decisiones.
Tu revisión y aportación son inestimables para avanzar con eficacia.
Por favor, no dudes en ponerte en contacto si necesitas cualquier ayuda o aclaración."
💡ProTip
Con Zeno Chat puedes recibir un correo electrónico de seguimiento basado en el que enviaste.
¿Cómo?
- Copy tu correo electrónico y pégalo en el chat
- Indícale que escriba un correo electrónico de seguimiento basado en el que le has proporcionado
- Especifica lo que debe incluir
Eso es todo! Zeno escribirá un correo electrónico de seguimiento completo en cuestión de segundos.
10.) Respuesta
Si has recibido una respuesta a tu correo electrónico y quieres escribir un correo de respuesta, ¡ZenoChat puede ayudarte! Con la función Respuesta AI Rápida de ZenoChat, puedes analizar tus correos electrónicos en cualquiera de tus aplicaciones de correo electrónico y generar tres posibles respuestas. Además, puedes escribir indicaciones para tus respuestas de correo electrónico y generar respuestas de correo electrónico personalizadas utilizando la función Respuesta AI Rápida de ZenoChat.
11. Proteger la información sensible
Cuando compartas datos confidenciales o personales, utiliza encriptación o protección por contraseña.
¿Por qué?
Debido a las ciberamenazas.
Es la forma de demostrar que eres responsable y que te preocupas por tu seguridad y la del receptor.
Quizá te parezca demasiado, pero nunca se sabe lo que puede pasar, así que debes prestar atención a este detalle.
12. Utiliza nombres de archivo sencillos
Debes nombrar tus archivos de la forma más sencilla posible.
¿Por qué?
Esto permite al destinatario identificar inmediatamente el contenido del archivo sin tener que abrirlo.
Un nombre de archivo sencillo os facilita a ti y al destinatario encontrar el documento más adelante, tanto si está en la bandeja de entrada de tu correo electrónico como si está guardado en un ordenador.
Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo cuando busques archivos concretos en el futuro.
Por ejemplo:
"Marketing_Plan_Q2_2024.docx"
"Meeting_Minutes_05-12-2024.pdf"
"Resumen_presupuesto.xlsx"
"Propuesta_Final_Version.doc"
Plantilla de correo electrónico para el envío de documentos
"Asunto: Plan de Marketing Adjunto
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Me complace compartir contigo el Plan de Marketing para el tercer trimestre de 2024. Este documento representa nuestra hoja de ruta estratégica para mejorar el compromiso e impulsar el crecimiento de las ventas en el próximo trimestre. En él se describen nuestras campañas específicas, iniciativas clave y resultados previstos.
Si necesitas alguna aclaración sobre las estrategias descritas o tienes alguna pregunta sobre los datos presentados, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Tus opiniones y comentarios son muy valiosos para garantizar el éxito de nuestros esfuerzos de marketing.
Estoy deseando seguir hablando de esto contigo.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Adjunto: Marketing_Plan_Q3_2024.pdf”
Plantilla de envío de documentos requeridos
Envío de documentos a una organización Plantilla formal
Asunto: Presentación de [Nombre(s) del documento] - [Tu nombre/Número de referencia]
Estimado [Nombre del destinatario/Señor o Señora],
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Te escribo para presentar el/los siguiente(s) documento(s) según lo solicitado/requerido por [Nombre de la Organización]:
- [Nombre del documento 1]
- [Nombre del documento 2]
- [Nombre del documento 3]
[Si procede, da una breve explicación de los documentos o de por qué los envías].
Adjunto a este correo electrónico encontrarás los documentos mencionados. Si necesitas información adicional o si hay algún problema con los documentos adjuntos, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
Le ruego que confirme la recepción de este correo electrónico y de los documentos adjuntos a la mayor brevedad.
Gracias por tu tiempo y atención a este asunto.
Atentamente, [Tu nombre completo] [Tu cargo/título, si procede] [Tus datos de contacto]
Terminemos
Como ves, enviar documentos no consiste sólo en adjuntar archivos, sino en proporcionar contexto al destinatario y ayudarle en su trabajo.
Además, es importante que tu correo electrónico esté bien estructurado y redactado con sencillez.
¿Tal vez suene a matemáticas, después de todo?
Por suerte, tenemos una solución para ti que puede facilitarte esta tarea.
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