En el mundo profesional actual, los correos electrónicos formales desempeñan un papel vital en la comunicación.

Sirven para transmitir información crítica, hacer peticiones y establecer relaciones comerciales. 

Sin embargo, escribir un correo electrónico formal puede ser desalentador, ya que requiere un nivel de precisión y profesionalidad que a menudo no es necesario en otras formas de comunicación escrita. 

Este artículo te dará 7 consejos esenciales para escribir correos electrónicos formales eficaces y profesionales. 

Puedes utilizar estas directrices para elaborar correos electrónicos claros y convincentes, tanto si te comunicas con clientes, compañeros de trabajo o superiores.

Así que, ¡vamos a sumergirnos!

7 consejos para escribir correos electrónicos formales

Aquí repasaremos 7 consejos esenciales para escribir correos electrónicos formales y te daremos algunos ejemplos de cómo ponerlos en práctica.

1. Engancha con la línea de asunto

Si quieres que el destinatario de tu correo electrónico capte la cuestión y responda adecuadamente, necesitas una línea de asunto que vaya directa al grano.

Una línea de asunto bien escrita puede aumentar la probabilidad de que tu correo electrónico sea leído y se actúe en consecuencia.

Ejemplos de líneas de asunto eficaces

Las líneas de asunto de tus correos electrónicos deben ser muy claras y estar directamente relacionadas con el contenido del mensaje.

✒️ "Convocatoria de reunión: Lunes, 10 de mayo a las 14.00 horas"
✒️ "Consulta sobre oferta de empleo"
✒️ "Seguimiento de la propuesta de venta"

Qué tener en cuenta al escribir una línea de asunto para correos electrónicos formales

Para mejorar la eficacia y eficiencia de tus correos electrónicos, lo mejor es utilizar líneas de asunto claras y concisas.

Veamos algunos consejos para elaborarlas:

✔️ Sé breve y concreto.

✔️ Utiliza palabras clave que resuman el tema principal del correo electrónico.

✔️ Evita el lenguaje vago o genérico.

✔️ Para una respuesta rápida, incluye una fecha límite o una llamada a la acción.

Por ejemplo, en lugar de escribir"Actualización", escribe "Actualización del proyecto: Se solicita la fecha límite Extension ". 

Esta línea de asunto proporciona información específica sobre el propósito del correo electrónico y anima a responder a tiempo.

2. Dirígete a tu destinatario adecuadamente

Mantener un tono profesional en todo tu mensaje es esencial para ser percibido como creíble y con autoridad. 

Tu tono establece la narrativa de todo el correo electrónico y puede influir enormemente en cómo se recibe tu mensaje.

Un tono profesional transmite respeto, credibilidad y autoridad, y garantizará que tu mensaje se tome en serio.

Ejemplos de direcciones adecuadas

Es esencial utilizar un lenguaje apropiado y mostrar respeto al escribir un correo electrónico formal a alguien. 

Los siguientes son algunos ejemplos de direcciones adecuadas para utilizar en los correos electrónicos de empresa:

✒️ "A quien corresponda"
✒️ "Estimado Director de Contratación"
✒️ "Estimado señor/señora"

Qué debes tener en cuenta al dirigirte a tus destinatarios en los correos electrónicos formales

Evitar el argot, la jerga o el lenguaje demasiado informal es esencial al escribir un correo electrónico formal. 

Frases como"Hola", "Qué tal" o"BTW" no son apropiadas para correos electrónicos formales. 

Además, evita utilizar TODAS MAYÚSCULAS o excesiva puntuación, ya que puede resultar agresivo o poco profesional.

Para conseguir un tono profesional, asegúrate de

✔️ Utiliza un lenguaje claro y conciso.

✔️ Actúa con cortesía y respeto.

✔️ Utiliza los saludos y las firmas adecuados.

✔️ Dirígete al destinatario por su nombre y el cargo que corresponda.

3. Crea una línea de apertura fuerte

La frase inicial de tu correo electrónico es la primera impresión que el destinatario tendrá de ti y de tu mensaje.

Capta la atención del destinatario y le motiva a seguir leyendo.

Ejemplos de una línea de apertura fuerte

Una frase inicial fuerte puede ser una pregunta, una afirmación audaz o una clara declaración de intenciones:

✒️ " ¿Sigues interesado en programar una llamada?"
✒️ "Me complace presentarte una nueva línea de productos que creo que te interesará"
✒️ "Estoy haciendo un seguimiento de nuestra conversación sobre la nueva campaña de marketing"

Qué hay que tener en cuenta al crear una línea de apertura fuerte en los correos electrónicos formales

Para crear una línea de apertura sólida, ten en cuenta la finalidad de tu correo electrónico y lo que motivará al destinatario a seguir leyendo.

✔️ Empieza con el motivo de tu correo electrónico y por qué es vital para el destinatario.

✔️ Utiliza una afirmación audaz, formula una pregunta o haz una afirmación sorprendente.

✔️ Utiliza un lenguaje que sea atractivo y conciso.

✔️ Evita las frases prolijas o demasiado complicadas.

✔️ Sé claro y directo , pero también educado y profesional.

Por ejemplo, en lugar de"Espero que te vaya bien", escribe"Gracias por tomarte la molestia de considerar mi propuesta". 

Esta frase inicial muestra agradecimiento por el tiempo del destinatario y establece un tono profesional.

4. Da en el blanco con una razón válida

Cuando escribas un correo electrónico formal, es importante que tengas una razón válida para ponerte en contacto con el destinatario. 

Esto no sólo demuestra que tienes un propósito específico para tu correo electrónico, sino que también demuestra respeto por el tiempo y la atención del destinatario.

Ejemplo de motivo para tender la mano

Una razón válida para ponerse en contacto puede ser una solicitud de información, una invitación a una reunión, una actualización de un proyecto o el seguimiento de una conversación anterior. 

✒️ "Te escribo para solicitar información sobre tu línea de productos, concretamente sobre tus precios y opciones de entrega".
✒️ "Fue estupendo hablar contigo en la conferencia de la semana pasada, y quería hacer un seguimiento para hablar de la posibilidad de trabajar juntos."
✒️ "He visto que hace poco has lanzado una nueva línea de productos y me gustaría ofrecerte mi ayuda en tus esfuerzos de marketing. Tengo amplia experiencia en marketing digital y estaría encantada de aportar algunas ideas sobre cómo promocionar tus nuevos productos."

Qué hay que tener en cuenta al dar un motivo para ponerse en contacto en los correos electrónicos formales

Sé muy específico sobre lo que quieres de ellos para escribir una razón válida para ponerte en contacto.

Asegúrate de que el destinatario de tu correo electrónico sabe exactamente cómo puede beneficiarse de tu mensaje:

✔️ Preséntate e indica el motivo por el que te pones en contacto.

✔️ Ten claro lo que necesitas y por qué es importante.

✔️ Recuerda al receptor tu conversación anterior, si procede.

✔️ Las solicitudes de reunión deben incluir el motivo y las fechas de la reunión.

✔️ Explica qué puedes hacer para ayudar en determinados puntos (conseguir resultados, resolver problemas, etc.)

5. Concluye con una frase memorable

Al concluir tu correo electrónico, es importante terminar con una frase memorable que refuerce el motivo por el que te has puesto en contacto. 

Hacer esto puede crear un impacto memorable en el receptor y mejorar las posibilidades de recibir una respuesta favorable.

Ejemplo de resumen memorable

Una frase memorable puede ser una declaración de agradecimiento o una idea clara de los próximos pasos. 

✒️ "Gracias por tomarse la molestia de considerar mi petición. Espero ansiosamente tu respuesta".
✒️ "Por favor, hazme saber si puedo tomar alguna medida adicional para solucionar este asunto".
✒️ "Si tienes más preguntas o necesitas información adicional, estaré encantada de ayudarte. Gracias de nuevo por tu tiempo y consideración".

Qué debes tener en cuenta al concluir tu correo electrónico formal

Piensa por qué envías el correo electrónico y qué quieres que el destinatario se lleve de él antes de concluir tu correo electrónico formal:

✔️ Evita utilizar clichés.

✔️ Utiliza un tono que se ajuste al propósito de tu correo electrónico: amistoso, persuasivo o asertivo.

✔️ Asegúrate de especificar cualquier acción de seguimiento en el párrafo final.

✔️ Si procede, expresa tu gratitud al destinatario por su tiempo o ayuda.

Tu frase final debe mostrar aprecio y confianza en las capacidades del destinatario.

6. Incluir CTA

Tu correo electrónico debe terminar con una llamada a la acción (CTA) que incite al lector a hacer algo, como responder a una pregunta o solicitar una reunión.

Incluir una CTA en tu correo electrónico puede garantizar que tu mensaje sea claro y que el destinatario sepa qué hacer a continuación.

Una CTA bien escrita también puede aumentar la probabilidad de una respuesta positiva y ayudar a hacer avanzar la conversación. 

Ejemplo de CTA en correos electrónicos formales

Es esencial que la CTA sea clara y específica, para que el destinatario sepa exactamente qué acción debe realizar.

Algunos ejemplos de CTA son 

✒️ "¿Podrías confirmar si esta hora te viene bien para programar una llamada?" 
✒️ "Te agradecería que me dieras tu opinión sobre la propuesta antes del fin de semana".
✒️ "¿Podrías enviarme la información solicitada antes del martes?"

Qué tener en cuenta al incluir un CTA

Piensa en el objetivo de tu correo electrónico y en lo que quieres que haga el destinatario antes de escribir la CTA:

✔️ Hazlo fácil de entender, sin ambigüedades y conciso. 

✔️ Incluye instrucciones sobre cómo actuar. 

✔️ Proporciona suficiente contexto para que el lector sepa por qué debe actuar. 

✔️ Incluye los recursos o enlaces necesarios para que puedan completar la acción.

7. Cierra con respeto

Si quieres mantener una buena relación laboral con el destinatario, es fundamental terminar un correo electrónico profesional con una nota de cortesía .

Demuestra que respetas su tiempo y esfuerzo en comunicarse contigo.

Ejemplos de cierres en un correo electrónico formal

Algunos ejemplos de cierres respetuosos son

✒️ "Atentamente,"
✒️ "Saludos cordiales".
✒️ "Saludos cordiales,"
✒️ "Respetuosamente,"
✒️ "Gracias".
✒️ "Con gratitud,"
✒️ "Saludos,"

Qué debes tener en cuenta al cerrar tu correo electrónico formal

Para cerrar un correo electrónico formal con respeto, sigue estas pautas:

✔️ Utiliza un lenguaje cortés y apreciativo

✔️ Ten en cuenta el cargo del destinatario y el nivel de formalidad

✔️ Para una relación formal con un destinatario, utiliza "Respetuosamente" o "Atentamente". 

✔️ Para una relación más informal , puedes utilizar un cierre más informal como "Gracias" o "Cuídate".

Por ejemplo, en lugar de"Hasta luego", escribe"Gracias por tu atención a este asunto. Espero tenernoticias tuyas pronto". 

Se trata de una despedida amable y agradecida que deja espacio para seguir debatiendo.

Utiliza TextCortex's Chrome Extension para escribir un párrafo persuasivo

Escribir un correo electrónico formal puede parecer desalentador, pero si sigues estos 7 consejos esenciales podrás comunicar tu mensaje de forma clara y profesional. 

Además, puedes asegurarte de que tus correos electrónicos formales sean eficaces y bien recibidos. 

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