.png)
Planificar un acto puede ser difícil, sobre todo cuando se trata de acertar con el número de asistentes.
Los correos electrónicos recordatorios de eventos son eficaces en esta situación porque permiten a la gente confirmar su participación y asegurarse de que no se olvidan de ello.
En este artículo, te presentamos 6 ejemplos de correos electrónicos recordatorios de eventos y templates para ayudarte a aumentar las confirmaciones de asistencia y la participación de los invitados. Desde líneas de asunto a claras llamadas a la acción, tenemos algunos consejos para que tus reuniones sean memorables.
¡Empecemos!
¿Qué es un correo electrónico recordatorio de un evento?
Un correo electrónico recordatorio de un evento es un correo electrónico enviado a personas que se han inscrito o han mostrado interés en asistir a un evento futuro. Su objetivo principal es recordar a los destinatarios los detalles específicos del evento, como la fecha, la hora, el lugar y otros preparativos necesarios, para que no se olviden ni falten.
¿Cuándo debes enviarla? Aquí tienes algunos casos de uso:
📆Conferencia o seminario - Envía un recordatorio a los invitados sobre los ponentes principales, y sobre cualquier tarea o documento que deban preparar con antelación.
📆Taller - Envía detalles sobre los objetivos del taller y los materiales necesarios, y menciona los preparativos necesarios.
📆Webinar - Informa a los participantes sobre la URL de la reunión virtual o los requisitos técnicos.
📆Evento de trabajo en red - Recuerda a los invitados el programa del evento y las oportunidades de trabajo en red disponibles.
📆Eventos benéficos - Mantén a los donantes y simpatizantes informados de los próximos eventos de recaudación de fondos, galas benéficas y oportunidades de voluntariado.
¿Cuáles son las ventajas del correo electrónico recordatorio de eventos?
Los correos electrónicos recordatorios de eventos aportan numerosas ventajas:
✨Incremento de las tasas de asistencia - Si proporcionas recordatorios puntuales, animas a los participantes a marcar sus calendarios y dar prioridad al evento, lo que conduce a un incremento de las tasas de asistencia.
✨Mejora de la preparación - Proporcionar los detalles del evento con antelación, como horarios, presentadores y documentos necesarios, permite a los asistentes prepararse adecuadamente, lo que da lugar a interacciones más fluidas.
✨Imagen de marca positiva - Los recordatorios de eventos coherentes e informativos reflejan profesionalidad, dejando en los invitados una imagen favorable de tu organización o marca.
✨Reducción de las inasistencias - Los recordatorios reducen el riesgo de inasistencia al garantizar que los participantes recuerden los detalles del evento y planifiquen en consecuencia.
¿Cómo escribir un correo electrónico recordatorio de un evento?
Aquí tienes 7 pasos rápidos sobre cómo escribir este tipo de correo electrónico:
1. Escribe un asunto claro - Puedes captar rápidamente la atención del lector con un asunto conciso.
2. Utiliza saludos amistosos - Empieza con un saludo cordial y educado para dar un tono positivo a la comunicación.
3. Haz hincapié en los detalles del evento - Recuerda a los destinatarios la fecha, hora y lugar del evento, así como cualquier otra información relevante.
4. Resalta la información clave - Destaca los detalles importantes, como los ponentes principales, los puntos del orden del día o cualquier requisito especial, si lo hubiera.
5. Incluye una llamada a la acción - Anima a los destinatarios a realizar una acción, como confirmar su presencia o rellenar una encuesta previa al evento.
6. Proporciona información de contacto - Facilita datos de contacto para cualquier duda o problema, para fomentar una conversación abierta.
7. Cierra el correo electrónico - Termina tu correo electrónico con un cierre amistoso y una firma.
6 Ejemplos de correos electrónicos recordatorios de eventos & Templates
Ejemplo 1: Email recordatorio de un evento para una conferencia
"Asunto: Próxima conferencia el 27 de junio
Hola Jessica,
¡Espero que este correo electrónico te encuentre bien! Queríamos recordarte la próxima conferencia prevista para el 27 de junio en Nueva Jersey. Estamos encantados de que te unas a nosotros en lo que promete ser un evento muy interesante!
Aquí tienes un avance de la agenda de la conferencia de dos días:
Día 1:
Ponente 1: David Smith
Tema: Técnicas avanzadas de SEO
Ponente 2: Rachel Brown
Tema: Estrategias de marketing de contenidos para el éxito del SEO
Día 2:
Ponente 1: Michael Johnson
Tema: El Poder de las Palabras Clave
Ponente 2: Emily Nguyen
Tema: Construir Backlinks para la Optimización SEO
Para asegurarnos de que tenemos todo preparado para tu asistencia, responde a este correo electrónico antes del 30 de mayo. Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
¡Estoy deseando verte en la conferencia!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅El correo electrónico proporciona un programa completo de la conferencia de tres días, dando a los destinatarios una idea clara de lo que pueden esperar cada día.
✅El mensaje indica claramente la fecha (27 de junio) y el lugar (Nueva Jersey) de la conferencia. Esto reduce la incertidumbre y proporciona a los asistentes información crucial.
Con una llamada a la acción clara, los destinatarios pueden confirmar su participación simplemente respondiendo al correo electrónico.
Ejemplo 2: Email recordatorio de evento para un Webinar
"Asunto: Quedan 5 días para nuestro seminario web de marketing
Hola Peter,
¡Esperamos que te vaya bien! Queríamos recordarte que nuestro seminario web de marketing está a la vuelta de la esquina, ¡sólo quedan 5 días para el gran día! Esto es lo que puedes esperar de él:
- Obtén información sobre los últimos cambios en la industria del marketing
- Aprende estrategias para adaptarte a las tendencias del mercado
- Descubre técnicas innovadoras para mejorar tus esfuerzos de marketing
- Explorar oportunidades de creación de redes y colaboración
Para participar en el seminario web, sólo tienes que hacer clic en el siguiente enlace:
[Enlace al seminario web]
También hemos preparado una útil hoja de trabajo para acompañar al seminario web, a la que puedes acceder aquí:
[Enlace a la hoja de trabajo]
¡No olvides echar un vistazo rápido a la hoja de trabajo antes de participar! Está diseñada para ayudarte a sacar el máximo partido del seminario web y no dudes en apuntar cualquier pregunta que puedas tener durante la sesión.
¡Estoy deseando verte en el seminario web y debatir juntos los apasionantes avances del sector del marketing!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅ Da toda la información relevante de forma concisa, asegurando que el receptor esté bien informado sobre el seminario web que se aproxima.
✅Enfatiza las ventajas de asistir al seminario web, dando a los receptores una idea clara de lo que pueden ganar.
✅Incluyeenlaces tanto al seminario web como a la hoja de trabajo asociada, facilitando al receptor el acceso a los documentos requeridos.
Ejemplo 3: Email recordatorio de un evento de networking
"Asunto: Recordatorio: Evento de networking mañana!
Querida Amelia,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Quería recordarte nuestro próximo evento de networking programado para mañana. Es una excelente oportunidad para ampliar tu red profesional y obtener valiosos conocimientos de expertos del sector.
Aquí tienes los detalles del evento:
Fecha: 8 de abril
Hora: 18:00 - 20:00
Lugar: City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, EE.UU.
Asegúrate de llevar tarjetas de visita para intercambiarlas con otros invitados.
Se servirán refrescos.
Esperamos contar con tu participación y verte allí.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅Incluye un recordatorio para que los asistentes lleven tarjetas de visita para intercambiarlas con otros participantes.
✅El correo electrónico proporciona detalles precisos sobre el acto, incluida la fecha (8 de abril), la hora (18:00 - 20:00) y el lugar (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, EE.UU.).
Ejemplo 4: Email recordatorio de evento para una sesión de formación
"Recordatorio: Sesión de formación sobre estrategias de licitación de anuncios de Google
Estimado equipo,
Espero que este correo electrónico os encuentre bien. Quería recordaros nuestra próxima sesión de formación sobre Estrategias de licitación de anuncios de Google, cuyo inicio está previsto para dentro de 14 días. Nos complace anunciar que nuestra Directora General, Olivia Williams, que aporta más de 7 años de experiencia en este campo, dirigirá esta sesión de cuatro días.
He aquí un breve programa de cada día:
Día 1:
Introducción a las pujas de Google Ads
Entender las subastas y los tipos de puja
Día 2:
Estrategias avanzadas de puja
Optimizar las pujas para obtener el máximo retorno de la inversión
Día 3:
Gestión del presupuesto y ajustes de las pujas
Estrategias de posicionamiento de anuncios
Día 4: Estudios de casos y mejores prácticas:
Casos prácticos y mejores prácticas
Sesión de preguntas y respuestas con Olivia Williams
La sesión de formación será una oportunidad inestimable para mejorar nuestras habilidades y conocimientos en las pujas de Google Ads. Para garantizar que tus preguntas se aborden durante la sesión, envíalas a través de este [enlace] antes del 25 de abril.
Esperamos contar con tu participación activa y tu compromiso en la sesión de formación.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅ Destaca la competencia del director general, lo que aumenta la credibilidad de la formación.
✅Explica claramente los temas de formación.
Fomenta el compromiso pidiendo a los participantes que formulen preguntas.
Ejemplo 5: Email recordatorio de un evento para una reunión de equipo
"Recordatorio: ¡Evento de creación de equipos dentro de un mes!
Hola Equipo,
¡Esperamos que os vaya bien! Queríamos recordaros nuestro próximo evento de formación de equipos, que tendrá lugar dentro de un mes. Nos complace anunciar que durará tres días y se celebrará en el Lakeside Resort, en la hermosa campiña.
Aquí tienes algunos detalles para tu referencia:
Fecha: 25 de junio de 2024
Lugar: Lakeside Resort
Alojamiento: Acogedoras cabañas junto al lago
Transporte: Se organizarán cómodos autocares para nuestro viaje de ida y vuelta al complejo
Para ayudarnos a hacer los preparativos necesarios, confirma tu asistencia antes del 20 de mayo respondiendo a este correo electrónico.
¡Estamos deseando pasar tres días inolvidables juntos, reforzar nuestros lazos de equipo y crear recuerdos duraderos!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅ El correo electrónico incluye información sobre el alojamiento, el transporte y la ubicación. Este nivel de detalle permite a los participantes imaginarse el acto y saber qué esperar.
✅ El correo electrónico se envía con un mes de antelación, lo que da al equipo tiempo suficiente para planificar y preparar el acto, lo que aumenta los índices de participación.
✅ El correo electrónico contiene una clara llamada a la acción, pidiendo a los miembros del equipo que confirmen su participación.
Ejemplo 6: Email recordatorio de un evento para una gala benéfica
"Asunto: Recordatorio: Gala benéfica mañana!
Querido Edward,
Esperamos que este correo electrónico te encuentre bien. Queríamos enviarte un rápido recordatorio sobre la gala benéfica de mañana por la noche.
Estos son los detalles del evento:
Fecha: 15 de mayo de 2024
Hora: 18:00 - 21:00
Lugar: Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, EE.UU.
Tenemos prevista una emocionante serie de actividades, como música en directo, subastas y oradores invitados inspiradores. Tu presencia en el evento mejorará significativamente nuestros esfuerzos por proporcionar una educación de calidad a los niños desfavorecidos.
Por favor, recuerda traer tus entradas y cualquier donativo adicional con el que quieras contribuir. Juntos, podemos capacitar a la próxima generación a través de la educación.
Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en [email protected] o llámanos al (555) 123-4567.
Gracias una vez más por tu generosidad y apoyo. Esperamos verte mañana en la gala!
Saludos cordiales,
James Brown
Coordinador de Eventos
Fundación Benéfica"
¿Por qué es un buen ejemplo?
✅ El correo electrónico expresa gratitud por el apoyo de los destinatarios y destaca la importancia de su participación.
✅ Proporciona información específica sobre el acontecimiento.
Para terminar
Recordar a tu público un acontecimiento es tan importante como informarle inicialmente sobre él.
Es crucial compartir toda la información necesaria y mostrar los beneficios del evento para atraer a los participantes. Para facilitar esa tarea, puedes elegir uno de los ejemplos de este artículo y adaptarlo a tus necesidades. También puedes escribir tu correo electrónico en unos minutos utilizando TextCortex 😏👇
¿Cómo te ayuda Text Cortex a escribir un correo electrónico recordatorio de un evento?
TextCortex es una herramienta de IA que puede simplificar múltiples tareas, incluida la redacción de correos electrónicos.
Tiene una extensa lista de funciones diseñadas para mejorar tus habilidades de escritura. Esta herramienta te guía fácilmente por el proceso de escritura, de principio a fin.
Con Textcortex, puedes:
⚡Crea un correo electrónico con sólo 3 viñetas.
⚡ Corrige los errores gramaticales y tipográficos.
⚡A mplíalas frases breves a párrafos completos.
⚡Editar, reescribiro parafrasear texto.
⚡Ajusta el tono de tu voz según tus necesidades con el cambiador de tono.
⚡Almacena todos tus archivos en un solo lugar con la Base de Conocimientos.
⚡Genera y traduce tus correos electrónicos a más de 25 idiomas.
⚡ Escribe un correo electrónico directamente desde el navegador sin necesidad de cambiar de pestaña.
¿Lo ves? Redactar correos electrónicos no tiene por qué ser aburrido y llevar mucho tiempo.
¡Inscríbete hoy y pruébalo!
Sigue aprendiendo
Cómo escribir un correo electrónico de rechazo
Cómo escribir un correo electrónico de agradecimiento después de una entrevista
.webp)
