Wenn es um Arbeitssuche oder Beschäftigung geht, sind E-Mails in Japan die effizienteste Form der Kommunikation.

Japaner verwenden "sonkeigo", eine ehrerbietige Redeweise, mit der sie den Rang ihres Gesprächspartners hervorheben.

Und Sie fragen sich wahrscheinlich, was das mit dem Schreiben einer E-Mail auf Japanisch zu tun hat?!

Nicht alles in japanischen E-Mails hat mit Sprache zu tun. 

Es hat auch viel mit dem Verständnis der japanischen Kultur zu tun.

In diesem Artikel gehen wir auf 6 wichtige Schritte ein, die bei der Erstellung dieser E-Mails zu beachten sind, und bieten eine Lösung an, mit der Sie diese mühelos erstellen können.

Zeigen Sie uns, wie es im Land der aufgehenden Sonne gemacht wird!

Wie man E-Mails auf Japanisch schreibt - in 6 Schritten

Hier sind 6 Schritte, die Sie beim Verfassen einer japanischen E-Mail beachten sollten. Wir geben Ihnen auch einige Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung helfen.

1. Beginnen Sie mit dem richtigen E-Mail-Format

Wenn Sie eine E-Mail auf Japanisch schreiben, gibt es ein entsprechendes Format, das sich von dem Ihrer englischsprachigen Muttersprache leicht unterscheiden kann.

🎯 Richtiges Verfassen einer japanischen E-Mail:

  • Betreffzeile
  • Empfänger
  • Sender
  • Körper
  • Abschließende Worte
  • Unterschrift

Allgemeines Beispiel:

japanische-vs-englische-email

Lassen Sie uns Schritt für Schritt erklären, wie diese Zusammensetzung in der Praxis funktioniert.

2. Erstellen Sie eine beschreibende Betreffzeile

Japanische E-Mail-Betreffzeilen sind im Vergleich zu englischen E-Mails in der Regel länger und spezifischer und enthalten eine detaillierte Beschreibung des E-Mail-Inhalts. 

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Empfänger genau weiß, was er von Ihrer E-Mail zu erwarten hat, bevor er sie öffnet.

Hier sind einige der häufigsten Beispiele:

Beispiel für eine japanische E-Mail

Eine schlecht geschriebene Betreffzeile verringert die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger die E-Mail öffnet, erheblich, da sie möglicherweise nicht wichtig oder relevant erscheint.

Lassen Sie uns den nächsten Schritt machen und etwas über den Empfänger erfahren.

2. Adressieren Sie Ihre E-Mail an den jeweiligen Empfänger

Aufgrund des bereits erwähnten japanischen Ehrensystems hängt die Wahl des passenden Suffixes vom Grad der Förmlichkeit und dem Status des Empfängers ab.

spezifisches-empfänger-beispiel

"Sama" und "san" sind die gebräuchlichsten Ehrentitel, die in der Regel verwendet werden, um Personen mit höherem Rang oder Personen, die Respekt verdienen, anzusprechen.

Es ist jedoch nicht nur wichtig, den Namen und das richtige Suffix zu schreiben. Sie sollten auch den Firmennamen und die Abteilung angeben.

Beispiele:

✒️[Name der Abteilung] 部 = (bu)

✒️人事部 (Jinji-bu) - Abteilung Humanressourcen

✒️財務部 (Zaimu-bu) - Abteilung Finanzen

✒️開発部 (Kaihatsu-bu) - Entwicklungsabteilung

✒️営業部 (Eigyō-bu) - Verkaufsabteilung

Sie können den Namen der Abteilung gefolgt von "部" (bu) verwenden, um eine bestimmte Abteilung in Ihrer E-Mail anzusprechen.

Dies ist eine übliche und angemessene Art, eine Abteilung in der japanischen E-Mail-Kommunikation anzusprechen.

Nachdem wir gelernt haben, wie man den Empfänger anspricht, sollten wir uns nun mit dem Absender der E-Mail befassen.

3. Ordnungsgemäßes Ausfüllen der E-Mail-Absenderinformationen

Denken Sie daran, dass nicht jeder Webbrowser oder jedes Mobiltelefon Ihre persönlichen Daten und Berufsangaben bei der Verwaltung Ihrer E-Mails korrekt anzeigt. 

Aus diesem Grund müssen Sie dem Empfänger genau schreiben , wer Sie sind.

Ein typisches Muster für die Einführung eines Absenders umfasst:

  • Vollständiger Name
  • Name Ihres Unternehmens
  • Ihre derzeitige Position/Abteilung
japanische-email-vs-englische-übersetzung

💡Denken Sie daran, dass das Muster der erforderlichen Informationen in jeder japanischen E-Mail für Absender und Empfänger gleich bleibt.

4. Halten Sie Ihr E-Mail-Gremium stark

Der Text der E-Mail muss Ihre Absichten erklären und mit der Betreffzeile übereinstimmen.

Ihre E-Mail ist aussagekräftig und daher interessanter, wenn sie klare Informationen enthält .

Achten Sie auf eine förmliche, höfliche Formulierung.

Hier finden Sie Beispiele dafür, wie Sie den Text Ihrer E-Mail in verschiedenen Situationen präsentieren können:

japanische-email-körper-von-email-beispiel

Es ist besser, "Es tut mirsehr leid, dass ich Sie belästigen muss, aber..."zu schreiben, bevor man sich an eine Person höheren Ranges wendet, um Hilfe zu erbitten:

Wenn Sie sich zum ersten Mal an das Unternehmen wenden, empfehlen wir Ihnen, sich mit einer Einleitung vorzustellen, in der Sie die Branche, für die Sie sich interessieren , und den Grund für Ihre Bewerbung angeben.

Anmerkung: Vergessen Sie nicht, alle Anhänge in Ihrer E-Mail zu notieren.

5. Mit höflichem Schlusswort beenden

Jetzt ist der richtige Moment, um Ihre E-Mail mit Höflichkeitsfloskeln (Keigo) zu beenden. 

Hier sind einige kurze Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail schließen können:

✒️どうぞよろしくお願いいたします。 (Douzo yoroshiku onegaishimasu)

Übersetzung: Mit freundlichen Grüßen / Mit freundlichen Grüßen

✒️よろしければ、お知らせください。 (Yoroshikereba, oshirasukudasai)

Übersetzung: Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie können / Wenn Sie bereit sind, informieren Sie mich bitte

✒️お世話になっております。(Osewa ni natte orimasu)

Übersetzung: Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung.

Diese kurzen und einfachen Sätze können zum Abschluss Ihrer E-Mails auf Japanisch verwendet werden, je nach dem Grad der Förmlichkeit und Ihrer Beziehung zum Empfänger.

6. Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu, bevor Sie es abschicken

Um Ihre E-Mail auf Japanisch abzuschließen, sollten Sie sie unterschreiben, indem Sie diese Informationen notieren:

  • Das Unternehmen, für das Sie arbeiten
  • Position Ihres Unternehmens
  • Vollständiger Name und Adresse Sie sind erreichbar unter
  • Persönliche Rufnummer
  • Ihre vollständige E-Mail Adresse 

Beispiel:

japanische-email-signaturen-beispiel

Was ist beim Schreiben japanischer E-Mails zu beachten?

Zusätzlich zu den Schritten, die wir angegeben haben, gibt es einige Do's und Don'ts, die bei der Erstellung dieser E-Mails zu beachten sind. Wir heben einige hervor, die extrem wichtig sind.

DO'S

✔️ Seien Sie pünktlich und antworten Sie umgehend auf E-Mails, um Professionalität zu zeigen.

✔️ Verwenden Sie im Zweifelsfall eine förmliche Sprache und ehrerbietige Ausdrücke, um den Respekt zu wahren.

✔️ Führen Sie Smalltalk, um Rücksichtnahme und Freundlichkeit in Ihrer Kommunikation zu zeigen.

✔️ Berücksichtigen Sie die Position des Empfängers und passen Sie Ihren Tonfall entsprechend an, damit Sie bei Freunden oder Kollegen einen zwangloseren Umgangston pflegen können.

DON'TS     

🚫 Vergessen Sie nicht, die Förmlichkeit zu erhöhen, wenn Sie E-Mails an ältere Menschen, Fremde oder Personen, um die Sie bitten, schicken.

🚫 Vermeiden Sie die übermäßige Verwendung von Ehrentiteln, da dies erzwungen wirken kann.

Ignorieren Sie Formulierungen wie"Sehr geehrte" und"Mit freundlichen Grüßen", da sie eher für Briefe als für E-Mails geeignet sind.

Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl von Cc oder Bcc, da japanische Unternehmen häufig das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten einhalten.

Halten Sie sich an eine E-Mail pro Thema, um Klarheit und Organisation in Ihrer Kommunikation zu gewährleisten.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kunst des Verfassens von E-Mails auf Japanisch die Beachtung kultureller Nuancen, Förmlichkeit und Respekt erfordert.

Wenn Sie die Schritte und Richtlinien dieses Leitfadens befolgen, wird es Ihnen viel leichter fallen, sich in den Feinheiten der japanischen E-Mail-Etikette zurechtzufinden.

Ganz gleich, ob Sie mit Kollegen, Kunden oder Freunden kommunizieren, das Schreiben hochwertiger E-Mails auf Japanisch ist unerlässlich.

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