Hur man enkelt skriver ett e-postmeddelande på japanska 2024

När det gäller jobbsökning eller anställning är e-post den mest effektiva kommunikationsformen i Japan.

Japaner använder ''sonkeigo'', vilket är ett hedersbetygande sätt att tala där man höjer statusen på den person man talar med.

Och du undrar säkert vad detta har att göra med att skriva ett e-postmeddelande på japanska?

Inte allt i japansk e-post handlar om språk. 

Det har också mycket att göra med att förstå den japanska kulturen.

I den här artikeln kommer vi att utforska 6 viktiga steg att genomföra när du skapar dessa e-postmeddelanden och erbjuda en lösning som hjälper dig att skapa dem utan ansträngning.

Låt oss se hur det går till i den uppgående solens land!

Hur man skriver e-post på japanska i 6 steg

Här är 6 steg som du bör tänka på när du skriver ett japanskt e-postmeddelande. Vi kommer också att ge några exempel som hjälper dig att skapa dem.

1. Börja med rätt e-postformat

När du skriver ett e-postmeddelande på japanska finns det ett lämpligt format, som kan skilja sig något från ditt engelskspråkiga modersmål.

🎯 Korrekt japansk sammansättning av e-post:

• Ämnesrad
• Mottagare
• Avsändare
• Kropp
• Avslutande ord
• Signatur

Allmänt exempel:

Låt oss förklara hur denna sammansättning fungerar i praktiken steg för steg.

2. Skapa en beskrivande ämnesrad

Japanska ämnesrader är vanligtvis längre och mer specifika jämfört med engelska ämnesrader och innehåller en detaljerad beskrivning av e-postmeddelandets innehåll. 

På så sätt vet mottagaren exakt vad han eller hon kan förvänta sig av e-postmeddelandet innan det öppnas.

Här följer några av de vanligaste exemplen:

En dåligt skriven ämnesrad minskar sannolikheten för att mottagaren öppnar e-postmeddelandet, eftersom det kanske inte verkar viktigt eller relevant.

Låt oss följa nästa steg och lära oss mer om mottagaren.

2. Adressera ditt e-postmeddelande till den specifika mottagaren

På grund av det japanska hederssystemet, som vi nämnde tidigare, beror valet av lämpligt suffix på formalitetsnivån och mottagarens status.

"Sama" och "san" är de vanligaste hedersbeteckningarna och används vanligtvis för att tilltala personer med högre rang eller personer som förtjänar respekt.

Det är dock inte bara viktigt att skriva ett namn och korrekt suffix. Du bör även ange företagets namn och avdelning.

Exempel:

✒️[Avdelningens namn] 部 = (bu)

✒️人事部 (Jinji-bu) - Personalavdelningen

✒️財務部 (Zaimu-bu) - Ekonomiavdelningen

✒️開発部 (Kaihatsu-bu) - Utvecklingsavdelning

✒️営業部 (Eigyō-bu) - Försäljningsavdelning

Du kan använda avdelningens namn följt av "部" (bu) för att adressera en specifik avdelning i ditt e-postmeddelande.

Detta är ett vanligt och lämpligt sätt att adressera en avdelning i japansk e-postkommunikation.

Efter att vi lärt oss hur man adresserar mottagaren bör vi nu ägna uppmärksamhet åt e-postavsändaren.

3. Fyll i avsändarinformationen för e-post på rätt sätt

Kom ihåg att inte alla webbläsare eller mobiltelefoner visar din personliga information och dina yrkesuppgifter korrekt när du hanterar din e-post. 

Det är därför du måste skriva i detalj vem du är för mottagaren.

Ett typiskt mönster för introduktion av avsändare inkluderar:

• Fullständigt namn
• Namn på ditt företag
• Din nuvarande befattning/avdelning

💡Kom ihåg att mönstret för vilken information som krävs i varje japansk e-post är detsamma för både avsändare och mottagare.

4. Håll din e-postkropp stark

E-posttexten måste förklara dina avsikter och korrelera med ämnesraden.

Ditt e-postmeddelande blir starkare och därmed mer intressant om det innehåller tydlig information.

Se till att formulera dig på ett formellt och artigt sätt.

Här är några exempel på hur du kan presentera brödtexten i ditt e-postmeddelande i olika situationer:

💡Det är bättre att skriva "Jag är ledsen att besvära dig men..."innan du kontaktar någon på en högre nivå för att be om hjälp:

När du kontaktar företaget för första gången föreslår vi att du inkluderar en introduktion som inkluderar din intressebransch och anledningen till din ansökan.

Observera! Glöm inte att notera eventuella bilagor i ditt e-postmeddelande.

5. Avsluta med en artig avslutning

Nu är det rätt tillfälle att använda artigt tal (Keigo) för att avsluta ditt e-postmeddelande. 

Här är några korta exempel på hur du avslutar ditt e-postmeddelande:

✒️どうぞよろしくお願いいたします。 (Douzo yoroshiku onegaishimasu)

Översättning: Med vänlig hälsning / Kindly regards

✒️よろしければ、お知らせください。 (Yoroshikereba, oshirasukudasai)

Översättning: Låt mig veta om du kan / Om du är villig, vänligen informera mig

✒️お世話になっております。(Osewa ni natte orimasu)

Översättning: Tack för ert fortsatta stöd.

Dessa korta och enkla fraser kan användas för att avsluta dina e-postmeddelanden på japanska, beroende på formalitetsnivå och din relation till mottagaren.

6. Inkludera din signatur innan du skickar det

För att avsluta ditt e-postmeddelande på japanska bör du underteckna det genom att skriva ner denna information:

• Det företag du arbetar för
• Ditt företags position
• Fullständigt namn och adress som du är tillgänglig på
• Personligt telefonnummer
• Din fullständiga e-postadress 

Exempel:

Vad ska man tänka på när man skriver japanska e-postmeddelanden?

Förutom de steg vi har beskrivit finns det några saker som är viktiga att tänka på när man utformar dessa e-postmeddelanden. Vi kommer att betona några som är extremt viktiga.

DO'S

✔️ Var punktlig och svara snabbt på e-postmeddelanden för att visa professionalism.

✔️ Använd formellt språk och hedersord när du är osäker för att visa respekt.

✔️ Använd småprat för att visa omtanke och vänlighet i din kommunikation.

✔️ Tänk på mottagarens position och anpassa din ton därefter så att du kan ha ett mer avslappnat förhållningssätt till vänner eller kollegor.

INTE     

🚫 Glöm inte att höja din formella nivå när du skickar e-post till äldre, främlingar eller personer som du ber om hjälp.

🚫 Undvik att överanvända hedersbeteckningar, eftersom det kan uppfattas som påtvingat.

🚫 Ignorera fraser som"Dear" och"Sincerely", eftersom de är mer lämpade för brev än för e-post.

🚫 Var försiktig när du väljer Cc eller Bcc, eftersom japanska företag ofta följer lagen om skydd av personuppgifter.

🚫 Håll dig till ett e-postmeddelande per ämne för att säkerställa tydlighet och organisation i din kommunikation.

Slutsats

Sammanfattningsvis kräver konsten att skriva e-post på japanska att man är uppmärksam på kulturella nyanser, formalia och respekt.

Om du följer stegen och riktlinjerna i den här guiden blir det mycket lättare för dig att navigera i den japanska e-postetikettens krångligheter på ett säkert sätt.

Oavsett om du kommunicerar med kollegor, kunder eller vänner är det viktigt att du kan skriva e-post av hög kvalitet på japanska.

Det är där olika AI-översättningsprogram kan hjälpa dig drastiskt.

Låt oss presentera dig TextCortex.

TextCortex är ett kraftfullt AI-verktyg för skriv- och uppgiftsautomatisering som kan hjälpa dig:

🎖️Automate skrivuppgifter med hjälp av 100+ AI templates.

🎖️Translate alla typer av text till över 25 olika språk(inklusive japanska).

🎖️Rewrite meningar och stycken utan ansträngning.

🎖️Summarize innehåll för att göra det kortare och mer lättläst.

🎖️Expand idéer till detaljerade texter.

🎖️Write meningar med olika röstlägen.

🎖️Integrate med olika plattformar som NotionCanva, Zendesk, Slack, Zapier, etc.

Dessutom kan TextCortex:s AI-assistent för konversation, kallad ZenoChat, hjälpa dig att skapa vilken form av innehåll som helst bara genom att förse den med uppmaningar baserade på dina behov.

Så här fungerar det:

Varför använda TextCortex?

Förutom de många fördelar som TextCortex ger, är här de som överväger att prova det:

🎀 Ger dig ett freemium-konto.

🎀 Inget behov av kreditkortsuppgifter.

🎀 Låter dig testa dess funktionalitet och funktioner med 20 gratis skapelser per dag.

🎀 Ger dig flexibla prisplaner om du bestämmer dig för att utnyttja dess fulla potential.

Låter det intressant?

Registrera dig och få ditt kostnadsfria konto idag för att börja skriva övertygande e-postmeddelanden på japanska på några sekunder.