Om du läser detta planerar du förmodligen att skriva ett e-postmeddelande till någon du inte känner.

De flesta människor hatar att få e-postmeddelanden om försäljning och marknadsföring. 

E-postmarknadsföring är fortfarande ett utmärkt sätt att utveckla ett företag, men du måste göra det på rätt sätt.

Det är lätt att skicka e-post till en vän, men att skicka e-post till någon du aldrig har träffat kan vara lite svårt och stressigt. 

När allt kommer omkring känner du inte personen, du vet inte vad den har för preferenser. 

Och du är osäker på om det är bättre att presentera dig via ett telefonsamtal eller ett personligt möte.

Även om det kan vara svårt att skriva e-postmeddelanden finns det en formel för att göra det lättare.

I dagens artikel går vi igenom åtta praktiska tips om hur du skriver ett e-postmeddelande till någon du inte känner för att göra det mer obekvämt och öka antalet svar.

Låt oss därför dyka in i det.

1. Gör din forskning

Du vill skicka ett e-postmeddelande till någon som du inte vet något om. 

Det är ett utmärkt ställe att börja om du känner till personens namn och vilket företag han eller hon arbetar för.

Det som har fungerat bäst för mig när jag har kommunicerat med främlingar innan jag kände dem är att ta mig tid att undersöka dem, deras LinkedIn-profiler, tidigare tweets eller artiklar osv.

Du kanske aldrig trodde att du inte kände din mottagare förrän jag gjorde dig medveten om det. 

Det är viktigt att göra research innan du skickar ett kallt e-postmeddelande. 

Hur kan du förvänta dig att de ska svara om du inte vet något om personen?

Att undersöka människor är en av de första sakerna vi gör när vi inleder en ny kampanj eller en ny affärsrelation, men vi tar oss ofta inte tid att tänka igenom när vi ska göra det.

För att du ska kunna undersöka och träffa dem bättre kan du sätta dig in i mottagarens situation. 

  • Vilka är de? 
  • Hur kan du skapa värde?
  • Vilken är den bästa ämnesraden för att få deras uppmärksamhet?

När du har hittat all denna information om dina mottagare blir det lättare för dig att påbörja ditt e-postmeddelande.

Här är ett exempel som kan hjälpa dig:

Hej,
Jag skriver till dig eftersom jag läste din blog post om _____. Jag älskar ditt sätt att skriva om _____. Jag tror att du är en person som tänker djupt på ______ och har starka åsikter om det.
Jag skulle gärna vilja prata med dig om _______, men här är mina tankar om ämnet:
Jag har också bifogat några artiklar som jag tror kan vara till hjälp för dig.
Låt mig veta om detta är något vi kan arbeta med tillsammans!

På så sätt visar du att du har undersökt dem väl och vet vad du talar om, vilket kan öka dina chanser att få ett svar.

2. Ämnesrad

När ditt e-postmeddelande dyker upp i någons inkorg är det flera signaler och utlösare som avgör om det öppnas eller inte - och din ämnesrad är en av dem.

Ett av de största misstagen som folk gör är att de låter sig ryckas med av alltför många generiska detaljer i ämnesraden och texten. 

Du vill att ditt första e-postmeddelande ska ha en minnesvärd ämnesrad, men du vet inte om de kommer att öppna det.

Var ska man börja med denna utmaning?

Här är några tips för att skriva ämnesrader som fungerar:

  • Var tydlig och kortfattad - Försök inte vara smart eller gullig - säg bara vad ditt e-postmeddelande handlar om med några få ord som är lätta att förstå utan att behöva läsa hela meddelandet.
  • Gör det personligt - Lägg till mottagarens namn i ämnesraden om du kan. Det visar att du är uppmärksam och bryr dig om dem som person.
  • Var kreativ - Var inte rädd för att använda humor eller sarkasm för att fånga läsarens uppmärksamhet. Se bara till att det stämmer överens med ditt varumärke och din företagskultur!

Om du ser till att dessa element finns med i din ämnesrad och inte låter generisk, ökar dina chanser att få ett svar drastiskt.

Här är några exempel:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

‍

Genom att hålla det kort och tydligt och genom att göra det personligt kan du öka dina chanser att få ditt e-postmeddelande läst.

4. Hälsa på personen

E-postmeddelanden bör alltid börja med en hälsning och avslutas med en signatur som innehåller ditt namn och dina kontaktuppgifter. 

Hälsningar är en standarddel av alla affärsmail, men de kan vara knepiga. 

  • Är det okej att använda deras förnamn? 
  • Ska du tilltala dem med deras titel? 

Om du är osäker, håll dig till "Dear Mr./Mrs./Ms.", vilket är könsneutralt och professionellt. 

Och oroa dig inte för om din hälsning låter som om den är skriven av någon från ett annat land - det är bättre att låta artig än att vara polerad!

Om det finns fler än en ansvarig person på företaget och du inte vet vem som ska få e-postmeddelandet, skicka det till varje person och ange allas namn i ämnesraden ("Re: Vårt möte nästa vecka"). 

På så sätt vet var och en vem som ska svara först.

Här är ett exempel:

Kära fru Smith,
Jag skriver till dig för att presentera mig och be om din hjälp med ett projekt som ligger mig varmt om hjärtat. Jag arbetar på en bok om att skriva med en känsla som ska hjälpa människor att uttrycka sig i all sin kommunikation. Som en del av forskningen för min bok skulle jag vilja veta vad du tycker om följande uttalande: "Att skriva med känsla innebär att man är ärlig när man skriver."
Låt mig veta vad du tycker genom att skicka ett e-postmeddelande till mig på [email protected]. Tack så mycket för din tid och ditt övervägande!

4. Identifiera dig själv i din första replik.

Du har en bra idé och vill dela med dig av den. 

Du har tänkt på det hela dagen och nu är det dags att skicka din idé via e-post. 

Men vad säger du?

Det första du måste göra är att identifiera dig själv i din första replik. 

Om personen inte vet vem du är kommer den inte att läsa vidare - eller ännu värre, den kommer att tro att någon spammig robot har skickat ett meddelande till den.

Om det framgår tydligt av din e-postsignatur att du kommer från [företag] behöver du inte heller nämna det i din öppningsrad. 

Men om du vill vara säker på att läsaren vet vem som har skickat ett e-postmeddelande till honom eller henne, kan du använda något liknande som 

"Hej [namn]! Det är [ditt namn]" är bra.

Här är ett exempel på det:

Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet. Jag har nyligen tagit examen från University of X, där jag studerade [vad du studerade]. Jag har arbetat som praktikant på mitt nuvarande företag i tre månader nu och vill övergå till en heltidstjänst hos dem efter examen.
Jag älskade att arbeta på [företag] under min praktik och känner att det skulle passa bra. Men eftersom jag snart tar examen vill jag ta kontakt med företaget och se om det finns några lediga tjänster som skulle passa mig. Jag är mycket intresserad av [ange relevanta färdigheter] och ser fram emot att höra av mig.
Tack för din tid och din uppmärksamhet!

Nu när vi har identifierat oss själva ska vi lära oss hur du utformar ditt e-postmeddelande så att folk vill läsa det!

5. Använd kroppen till din fördel

Det är i huvuddelen av ditt e-postmeddelande som du kan briljera. 

Du bör använda det här utrymmet för att visa upp din personlighet och skapa en kontakt med läsaren.

Du kan berätta lite om dig själv och varför du skriver till dem, och du kan också ge några detaljer om vad du söker.

På så sätt vet mottagaren om han eller hon kan hjälpa till med din begäran eller inte.

Här är några tips för att skriva en bra e-posttext:

  • Använd en vänlig ton - Ditt mål är att få personen att känna sig bekväm nog att svara på ditt mejl, så var inte rädd för att använda uttryckssymboler eller utropstecken om det hjälper dig att förmedla att du är glad!
  • Var kortfattad och tydlig - Om du inte kan förklara vad du behöver i två meningar eller mindre är det förmodligen för komplicerat eller specifikt för att någon annan ska kunna hjälpa dig.
  • Använd punktformuleringar och fet text för att lyfta fram viktiga punkter i ditt budskap.
  • Ställ frågor om den specifika tjänsten eller personens erfarenhet och kvalifikationer.
  • Berätta hur dina färdigheter kan vara till nytta för dem, deras team eller organisation och vilket värde du kan tillföra tjänsten.

Ge lite bakgrundsinformation om dig själv, så att de får en känsla för vem de pratar med (du kanske till och med kan bifoga en bild).

Här är ett exempel på vad man inte ska göra:

Hej! 
Jag heter Sam och är en blivande frilansskribent som söker arbete inom innehållsmarknadsföring. Jag är tillgänglig för copywriting, bloggande och jobb inom social media management från $10/timme upp till $30/timme, beroende på erfarenhet. Jag har också viss erfarenhet av grundläggande HTML-kodning (t.ex. ändra teckenstorlek och färg) och grundläggande grafisk design (t.ex. skapa rubriker). 
Om du är intresserad av mitt arbete, hör av dig till mig! Om inte, inga problem!

Detta e-postmeddelande har ingen personlighet alls. Det är tråkigt, robotiserat och intetsägande. 

Det enda det säger om Sam är att han kanske är billig - vilket inte är särskilt professionellt eftersom frilansare bör ta betalt enligt sin expertisnivå, inte hur mycket de behöver för varje jobb.

Här är ett exempel på hur du kan göra det:

Hej John,
Jag är ett stort fan av dig och skulle gärna vilja samarbeta med dig på ett projekt. Jag har bifogat mitt CV som referens. Om du vill diskutera detta ytterligare, låt mig veta hur jag bäst kan kontakta dig!
Bästa hälsningar,
{{YourName}}

6. Ange ytterligare uppgifter vid behov.

Även om ditt e-postmeddelande ska vara kort och tydligt betyder det inte att det ska vara ofullständigt och utan att ge information till mottagaren.

Se till att inkludera all relevant och kompletterande information så att mottagaren förstår allt om dig. 

Här är några tips:

  • Om du skriver om en jobbansökan bör du använda ordet "ansökan" eller "jobbansökan" i ämnesraden, så att ditt meddelande inte försvinner bland andra e-postmeddelanden i inkorgen.
  • Var så specifik som möjligt om du ber om en tjänst eller begär information. 
  • Om du letar efter en viss person på ett kontor kan du nämna hennes namn, titel och avdelning. 
  • Ge ytterligare information, t.ex. CV, portfölj, webbplats eller något annat som är relevant för syftet med e-postmeddelandet så att mottagaren kan gå igenom det efter att ha läst e-postmeddelandet.

7. Inkludera en uppmaning till handling

Syftet med ditt meddelande ska vara tydligt - vad vill du ha tillbaka? 

Ett svar? 

Ett möte? 

En möjlighet? 

Låt dina mottagare veta vad de kan göra så snart som möjligt, så att de inte glömmer ditt meddelande.

Om du ber om hjälp, berätta vad du behöver och varför du tror att de kan hjälpa dig. 

Om du erbjuder hjälp, förklara vilken typ av expertis du har och hur det kan vara till nytta för dem.

Här är ett exempel:

Hej [namn],

Jag är säker på att du är upptagen, men jag ville skicka dig ett snabbt meddelande om [ämne].

Jag har följt ditt arbete ett tag och har alltid varit imponerad av [ditt arbete]. Så jag hoppades att vi kunde ta en kaffe eller lunch någon gång under de närmaste veckorna. Jag skulle gärna vilja lära mig mer om vad du gör och hur det kan tillämpas på mitt företag.

Om det är något som intresserar dig, låt mig veta! 

8. Glöm inte uppföljningen

E-post är ett bra sätt att nå ut till människor, men det är inte ett garanterat sätt att få svar.

Faktum är att endast 20 % av e-postmeddelandena läses inom 24 timmar. 

Vänta inte för länge med att skicka ett nytt e-postmeddelande om du inte har fått något svar från dem ännu. 

Om det har gått mer än en vecka sedan du senast skickade ett e-postmeddelande och du inte har fått något svar från dem ännu, skicka ett nytt!

Men se till att du gör det på ett sätt som inte låter som att du tjatar.

Här är några tips:

  • Använd inte stora bokstäver eller utropstecken i ämnesraden - det kan få ditt e-postmeddelande att framstå som skräppost eller spam.
  • Var artig och respektfull i din text - säg inget negativt om personen eller deras företag och undvik att vara för avslappnad (t.ex. "Hej kompis").
  • Gör det kortfattat och om möjligt med en enda begäran. Till exempel: "Jag hoppas att vi kan boka en tid för att träffas den här veckan."

Slutsats

Jag hoppas att de här tipsen hjälper dig att lösa dina tvivel om hur du skriver ett e-postmeddelande till någon du inte känner och ökar din svarsfrekvens.

Det finns ingen universell regel för att skapa den här typen av e-postmeddelanden, och mycket beror på vem du skriver till och vilken bransch du skriver till.

För att göra denna process enklare för dig har vi skapat TextCortex.

TextCortex är ett verktyg för copywriting påAI och Chrome extension som hjälper dig att generera ett helt kallt e-postmeddelande baserat på punktformuleringar, skriva om en mening, utöka din text eller skapa vilken typ av innehåll som helst utifrån dina behov.

TextCortex använder en maskininlärningsprocess som gör att AI :s skribenter kan förstå innehållet innan de skapar det, vilket tar bort 80 % av ditt skrivarbete.

Istället för att skapa och testa personliga e-postmeddelanden kan du automatiskt fastställa dem vid varje skapande när du behöver dem.

‍

‍

Med hjälp av TextCortex tillägg kan du:

  • Skapa långformat innehåll från en enda mening
  • Skriv om dina meningar så att de får en trevligare ton.
  • Utöka din text med fler detaljer.
  • Använd punktformuleringar för att skapa e-postmeddelanden som ger svar.
  • Autokomplettera dina meningar utan att avsluta dem.

Ladda ner vår Chrome Extension och se hur TextCortex ökar engagemanget hos dina potentiella kunder och hur dina konverteringar stiger till skyhöga nivåer. 🔥