Como utilizar a IA na gestão de projectos

De acordo com a Harvard Business Review, são investidos anualmente 48 biliões de dólares em projectos. No entanto, apenas 35% dos projectos são bem sucedidos.

Um dos principais culpados é a falta de utilização da tecnologia de IA na gestão de projectos, o que é uma pena, uma vez que as ferramentas de IA já estão disponíveis, mas precisam de alguém que as aplique.

Além disso, a inclusão da IA na gestão de projectos pode aumentar em 23% a probabilidade de cumprir ou exceder as estimativas de ROI.

Por isso, se quiseres experimentar esta nova tecnologia mas não souberes como aplicá-la à PM, nós ouvimos-te.

Continua a ler para saberes como utilizar a IA para a gestão de projectos.

Vamos mergulhar!

Como utilizar a IA para a gestão de projectos de 9 formas eficazes?

As ferramentas de IA têm as suas próprias funcionalidades únicas e uma das melhores formas de as aproveitar é misturá-las e combiná-las para maximizar os seus benefícios.

1. Automatiza as tarefas repetitivas

Quando és responsável pela coordenação de várias tarefas e recursos para concluir os projectos a tempo e dentro do orçamento, provavelmente estás a lidar com tarefas administrativas repetitivas, tais como:

• Introduzir dados, 
• Gera relatórios, etc.

Podemos assumir que estas não são certamente a tua parte favorita de ser um Gestor de Projectos.

Estas tarefas não só consomem muito tempo, como também podem ser aborrecidas e propensas a erros.

É aqui que a IA pode fazer uma diferença significativa. 

Por exemplo, pode gerar automaticamente relatórios com base nos dados do projeto, eliminando a necessidade de introdução e análise manual de dados.

2. Gerir os riscos

A IA pode analisar os dados do projeto, compará-los com dados históricos e assinalar potenciais problemas antes de estes se tornarem problemas.

Assim, podes identificar potenciais riscos e tomar medidas proactivas para os mitigar e maximizar o sucesso do projeto.

Além disso, a IA pode fornecer informações para facilitar a tomada de decisões, analisando tendências e padrões nos dados do projeto.

3. Atribui recursos

Graças à análise preditiva, a IA pode ajudar-te a distribuir os recursos de forma mais eficaz e a evitar a atribuição excessiva ou insuficiente.

Quer se trate de recursos humanos, financeiros, informativos, etc., a IA pode otimizar a sua distribuição e identificar padrões e tendências que revelem as lacunas.

Por exemplo, a tecnologia de IA analisa os dados de projectos anteriores e faz previsões com base nesses dados para te mostrar quais os recursos que poderás necessitar para projectos futuros.

Como resultado, podes planear melhor a sequência de tarefas para garantir a conclusão do projeto dentro do prazo especificado.

Digamos que estás à procura de um programador.

Com base nos teus dados anteriores, a IA pode atuar como um casamenteiro e identificar quais os programadores que têm as competências e a experiência necessárias para concluir a tarefa.

4. Trata dos documentos

A IA pode automatizar a categorização, a indexação e a recuperação de documentos do projeto e fornecer recomendações contextualizadas aos intervenientes no projeto, quando necessário.

Além disso, pode extrair automaticamente informações importantes de documentos relacionados com o projeto, tais como:

• A carta do projeto,
• Planeia, 
• Relatórios de estado, e 
• Ata da reunião.

Assim, em vez de analisar centenas de documentos, as ferramentas de IA podem fazê-lo por ti numa questão de minutos.

💡 ProTip:

Text Cortex's Bases de conhecimento permitem-te carregar os teus próprios documentos e obter informações a partir deles.

Podes carregar ficheiros PDF, CSV, PPTX, DOCX e MD, bem como URLs. Por exemplo, a digitalização e a obtenção de informações de um documento de 80 páginas demora 3 segundos!

As Bases de Dados de Conhecimento permitem-te armazenar um vasto número de documentos, categorizá-los e etiquetá-los, e até partilhá-los com a tua equipa.

Consequentemente, podes automaticamente resumir automaticamente os documentos do projeto para fornecer rapidamente à equipa de projeto informações de alto nível sobre o estado do projeto, problemas e riscos.

5. Aproveita os assistentes virtuais

Com base nos teus dados, as ferramentas de IA analisam grandes conjuntos de dados e geram conteúdos.

Como é que funciona? 

O sistema aprende com as tuas consultas anteriores, os dados de planeamento do projeto e o contexto geral para adaptar as interacções e captar informações vitais.

Assim, podes obter respostas instantâneas às tuas perguntas, actualizações, alertas, etc.

💡 ProTip:

Zeno Chat permite-te introduzir todo o conhecimento e estilo para personalizares a tua IA de acordo com as tuas necessidades. 

Como resultado, serás capaz de fornecer informações básicas e criar uma Persona que actuará e responderá às perguntas no teu tom de voz.

Por conseguinte, ajustará as respostas em conformidade e fará referência aos teus documentos sempre que necessário.

6. Cria e resume tarefas

Sendo um gestor de projectos, provavelmente consideras a criação de tarefas um dos aspectos mais aborrecidos da gestão de projectos.

Atribuir tarefas aos membros da equipa, definir datas de vencimento, fornecer descrições e requisitos, preencher relatórios, etc. - Tudo isto te diz alguma coisa, certo?

Bem, graças às ferramentas de IA, podes automatizar estas tarefas e poupar tempo precioso.

Por exemplo, a ferramenta de IA pode gerar automaticamente tarefas com base nas tuas descrições, criar e resumir relatórios, etc.

💡 ProTip:

TextCortex permite-te introduzir prompts para gerar, resumir ou reformatar dados e descrições de tarefas.

Assim, podes criar blogues, rascunhos, apresentações, listas de pontos, construir planos de projectos, etc.

Uma vasta gama de ferramentas de edição de texto permite-te parafrasear, resumir, reescrever e ajustar o conteúdo de acordo com as tuas necessidades.

Além disso, com TextCortex, podes guardar os teus prompts e cria templates para onde podes sempre voltar. 

Desta forma, podes trabalhar com o mesmo prompt repetidamente para muitos casos diferentes.

7. Cria imagens

Graças a NLP e aos algoritmos de aprendizagem automática que analisam os dados recolhidos, as ferramentas de IA permitem-te criar imagens, gráficos e apresentações.

As ferramentas utilizam os dados para gerar e atualizar automaticamente tabelas, gráficos e outras visualizações que podem ajudar-te a ti e aos membros da tua equipa a compreender o progresso do projeto.

Além disso, a IA também pode gerar resumos automáticos dos dados e resultados do projeto para criar apresentações informativas e visualmente apelativas.

💡 ProTip:

TextCortex Dá acesso ao DALLE-3 para criar tarefas de base visual, como gráficos, tabelas, etc.

Para isso, basta introduzires um prompt e obteres uma imagem compatível com DALL-E 3.

8. Programar projectos

A IA pode sugerir calendários de projeto óptimos com base em dados históricos e restrições do projeto e ajudar-te a:

• Cria calendários realistas, 
• Evita conflitos de horários e 
• Entrega os projectos a tempo.

Além disso, podes fazer ajustes ao calendário do projeto com base em actualizações em tempo real de vários membros da equipa.

9. Estimula a colaboração e a comunicação

As ferramentas de colaboração baseadas em IA fornecem actualizações e alertas em tempo real para informar os membros da tua equipa sobre as alterações do estado do projeto.

Além disso, acompanha o progresso dos membros da equipa e garante que todos estão na mesma página.

Para além de fornecerem alertas quando as tarefas estão atrasadas ou em atraso, as ferramentas de IA podem automatizar a marcação de reuniões e a comunicação em tempo real através de chat.

💡 ProTip:

A funcionalidade Organizações simplifica a gestão do conhecimento entre ti e os membros da tua equipa, fornecendo acesso a todas as informações e documentos relevantes.

Garantir que todos têm acesso suficiente permite uma comunicação eficaz, uma vez que todos os membros da equipa estão alinhados e na mesma página.

Por exemplo, podes partilhar Bases de Conhecimento com a tua equipa num espaço de co-working, o que vos ajudará a manterem-se organizados e actualizados com as informações mais relevantes.

🎁 Bónus: 9 ferramentas de IA de topo para a gestão de projectos

Como presente especial, elaborámos uma lista das nossas principais escolhas em termos de ferramentas de IA para a gestão de projectos.

O que o futuro reserva para a tecnologia de IA na gestão de projectos?

Tal como acontece com qualquer outra tecnologia, tens de lançar as bases e abraçar o processo de aprendizagem para maximizar os benefícios que a IA traz.

E embora o medo da mudança e o receio de ser substituído pela IA continuem a ser factores importantes na adoção da IA, não te esqueças de que não existe uma ferramenta de IA sem um humano.

Continuas a ser tu a dar as ordens, a fornecer inputs e a decidir sobre a sua validade. 

E quanto mais preciso fores, melhores serão os resultados.

Uma ferramenta de IA é um extension que te ajuda a concluir e a entregar projectos a tempo. 

A solução para tornar essa transição suave, intuitiva e fácil de utilizar é TextCortex. 🤖

Como podes utilizar o TextCortex para a gestão de projectos?

TextCortex é uma ferramenta de geração de conteúdos baseada em IA, com funcionalidades robustas de edição de texto para melhorar e aperfeiçoar os teus conteúdos.

Além de reescrever, parafrasear, resumir, expandir, etc., para te ajudar a criar e editar uma variedade de tipos de conteúdos, relatórios, tarefas, projectos, etc., TextCortex pode:

Facilitar a colaboração e a comunicação entre os membros da equipa do projeto, fornecendo uma plataforma centralizada para a partilha de documentos.

Ajuda-te a converter facilmente apenas 3 ideias num e-mail para enviar às partes interessadas.

Idealiza, faz brainstorming, esboça e guarda as tuas ideias e pensamentos, cria tabelas, várias listas e tarefas com o nosso Editor de Notas com IA.

Ultrapassa a barreira linguística traduzindo automaticamente mensagens e documentos em mais de 25 idiomas para uma comunicação intercultural mais eficaz.

Transforma facilmente a voz em texto para que possas, por exemplo, gravar uma reunião e transformar o áudio em notas de reunião.

Faz um processo inverso e converte texto em voz enquanto idealizas, fazes brainstorming ou anotas os teus pensamentos.

Configura uma sequência de automatização do resumo da reunião para acompanhar as notas da reunião e partilhar resumos com a ajuda da nossa integração Zapier.

Cria linhas de código se estiveres envolvido na gestão de projectos de software para criar atalhos e automatizar o fluxo de trabalho com o nosso Modo de Programador.

Oferece várias linguagens de programação, como Python, Javascript, Go, PHP e Java, juntamente com SQL e Regex.

Graças à abundância deTextCortex integrations , também podes escrever código fora da nossa plataforma, clicando num ícone no canto inferior direito para abrir automaticamente o Modo de Programador.

Por falar em integrations, TextCortex oferece muito - podes utilizá-lo em mais de 4000 plataformas como uma aplicação, um browser extension, uma aplicação de ambiente de trabalho ou uma aplicação móvel.

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