Ti sei reso conto che una delle principali conseguenze di una cattiva esperienza del candidato è semplicemente il fatto di non ricevere una risposta? 

Sorprendentemente, quasi 75% delle persone in cerca di lavoro non riceve alcuna risposta dopo aver inviato la propria candidatura e circa il 60% viene lasciato all'oscuro dopo il colloquio.

Anche se non è l'attività più piacevole, rispondere a una domanda di lavoro è fondamentale per mantenere la buona reputazione della tua azienda. 

Non preoccuparti se sembra difficile; questo articolo ti mostrerà come scrivere un'email di rifiuto in modo rispettoso.

Pronti per iniziare?

Andiamo!

Perché dovresti inviare un'email di rifiuto?

I candidati investono molto tempo e sforzi per candidarsi e sostenere un colloquio di lavoro. Pertanto, un'e-mail di rifiuto è un modo educato per riconoscere i loro sforzi.

Dimostra rispetto per il tempo che hanno dedicato. Inoltre, inviare un'e-mail di rifiuto è una pratica importante e professionale per due motivi principali:

Mantiene una reputazione positiva - Anche se spiacevole, un'e-mail di rifiuto professionale e cortese può lasciare un'impressione positiva. Questo può influenzare la percezione che il candidato ha dell'azienda e può indurlo a condividere la sua esperienza con altri.

Costruire un bacino di talenti futuri - Puoi lasciare la porta aperta a persone eccellenti che potrebbero non essere adatte alla posizione attuale, ma che potrebbero essere ottime per le opportunità future. Mantenere questi candidati motivati è fondamentale per costruire una forte pipeline di talenti.

Anche se può essere più facile evitare di rispondere del tutto, non lo consigliamo. In breve, inviare un'e-mail di rifiuto è una pratica eccellente. È una tecnica semplice ma efficace per mantenere professionalità, rispetto e un'immagine positiva del marchio durante il processo di assunzione.

Quando inviare un'e-mail di rifiuto?

Se accetti di contattare un candidato entro una o due settimane, assicurati di rispettare i tempi. 

Non rimandare oltre questo lasso di tempo, perché potrebbe risultare un'esperienza negativa per il candidato. L'incertezza prolungata non è di certo una bella sensazione e prima di fare una promessa, pensaci:

▶️Number di candidati - Se hai un gran numero di candidati da intervistare, sii realista sul tempo necessario per valutarli tutti.

▶️Decision Processo decisionale - Comprendi le fasi del processo decisionale della tua organizzazione. Questo include il tempo necessario per i colloqui, le discussioni interne e, forse, numerose tornate di colloqui.

▶️Company politiche e procedure - Tieni presente tutte le politiche aziendali o le procedure HR che potrebbero influenzare la tempistica. Alcune organizzazioni potrebbero prevedere periodi di attesa obbligatori o fasi aggiuntive nel processo di assunzione.

▶️Availability dei decisori chiave - Determina la disponibilità di tutti i decisori coinvolti nel processo di assunzione. I loro orari possono influenzare la rapidità della decisione finale.

Ricorda che è meglio fornire un preventivo leggermente più lungo e rispondere prima che fare una promessa e non rispettarla. 

Se stabilisci una tempistica realistica per rispondere ai candidati, puoi gestire le loro aspettative e mantenere la professionalità della tua azienda.

Come scrivere un'email di rifiuto?

Vediamo i 5 passi per scrivere un'email di rifiuto.

Passo 1: Includi la posizione lavorativa nell'oggetto

L'oggetto dell'email deve indicare chiaramente di cosa si tratta. 

Evita di usare termini vaghi che potrebbero generare idee sbagliate. 

Prima di aprire l'e-mail, il candidato deve sapere che si tratta della sua candidatura. 

Ecco alcuni consigli per scrivere l'oggetto:

👉Scrivi in tono neutro - L'oggetto deve essere neutro e professionale. Non deve suscitare aspettative irrealistiche né sembrare severo. Evita di usare un linguaggio informale o troppo formale, perché potrebbe essere frainteso.

👉 Mantieni la brevità - Vai dritto al punto e parla direttamente del titolo di lavoro specifico per il quale il candidato si è candidato nell'oggetto.

👉Usa un linguaggio chiaro - Evita un linguaggio che possa essere percepito come indicativo di un risultato positivo, come ad esempio "Notizie entusiasmanti su..." o "Aggiornamenti sul tuo percorso di candidatura...". In questo modo il candidato rischia di rimanere deluso quando leggerà il contenuto vero e proprio.

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Esempi:

1. "Candidatura per la posizione di UI/UX Designer - Decisione da parte di [Nome dell'azienda]".
2. "Posizione di contabile - Avviso di rifiuto da parte di [nome della società]".
3. "Ruolo di creatore di contenuti in [nome dell'azienda]".

Passo 2: Personalizzare l'apertura

La personalizzazione può attenuare l'effetto del rifiuto. 

È probabile che un candidato apprezzi il fatto che l'azienda si sia presa il tempo di riconoscerlo individualmente, il che si traduce in un'esperienza complessiva più piacevole con l'organizzazione. 

Prova questi tre consigli per personalizzare l'apertura della tua email:

👉Usa il nome del candidato - Inizia l'email con un saluto seguito dal nome del candidato.

👉 Menziona i dettagli - Se possibile, includi un dettaglio specifico sulla candidatura o sul colloquio.

👉 Ringrazia il candidato - Riconosci l'impegno profuso nel processo di candidatura e ringrazialo per questo.

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Esempi:

1. "Caro Jim,

Grazie per aver condiviso le tue intuizioni sull'utilizzo dell'IA nel campo del design durante la nostra discussione..."
2. "Caro Alex,

È stato un piacere conoscere le tue capacità di creazione di contenuti durante la nostra recente discussione. Il tuo entusiasmo per il ruolo di Creatore di Contenuti nella nostra azienda è stato evidente e apprezzato..."
3. "Cara Cuddy,

Ti ringraziamo per esserti candidata alla posizione di contabile presso la nostra azienda e per l'approfondita conversazione che abbiamo avuto sulla tua esperienza nella gestione finanziaria. La tua attenzione ai dettagli e la tua competenza sono emerse chiaramente nelle nostre interazioni..."

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Fase 3: dare la notizia

Per quanto sia difficile, lo scopo di un'e-mail di rifiuto è quello di dare la cattiva notizia, quindi è meglio essere diretti e arrivare al punto in anticipo. So che la parte difficile è dire a un candidato che non è stato selezionato.

Segui questi consigli per farlo correttamente:

👉Usa un linguaggio positivo - Se possibile, scrivi le tue frasi in modo positivo. Ad esempio, invece di dire "Purtroppo non sei stato selezionato", potresti dire "Abbiamo dovuto fare delle scelte difficili a causa delle eccezionali capacità di tutti i nostri candidati".

👉 Sii diretto - Esprimi il tuo punto principale senza inutili giri di parole.

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Esempi:

1. "Dopo un'attenta valutazione, siamo spiacenti di informarla che non procederemo con la sua candidatura. La decisione è stata difficile a causa dell'alto livello dei candidati".
2. "Purtroppo abbiamo scelto di procedere con un candidato la cui esperienza è più in linea con le nostre attuali esigenze di progetto".
3. "Siamo spiacenti di informarti che abbiamo deciso di scegliere un altro candidato per questo ruolo. La tua esperienza nel campo delle strategie di marketing è stata impressionante e abbiamo dovuto prendere una decisione difficile".

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Passo 4: Spiegare la decisione

Dare una motivazione del rifiuto può fornire un utile feedback al candidato. 

Li aiuta a identificare le aree di miglioramento o a chiarire il motivo per cui non erano adatti a quel particolare ruolo. 

Inoltre, una spiegazione aiuta a garantire un processo di assunzione trasparente. 

👉 Sii onesto - Fornisci un motivo vero per il rifiuto, ma assicurati che sia espresso in modo rispettoso ed educato. Evita di fare commenti molto critici o personali.

👉 Se possibile, sii specifico - Se c'è una spiegazione specifica e costruttiva che può essere espressa (ad esempio un requisito di esperienza in un particolare settore), può essere utile menzionarla.

👉 Mantieni la professionalità - Se non vuoi parlare di dettagli, mantieni un tono generale e professionale. Ad esempio, puoi dire che hai scelto un candidato la cui esperienza è più rilevante per i requisiti attuali del ruolo.

👉 Sii concentrato - Un lungo elenco di dettagli può essere schiacciante o confondere. Attieniti agli argomenti principali che sono più importanti per le esigenze di impiego.

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💡ProTip

Con TextCortex, scrivere un'intera email è semplice come scrivere solo tre punti chiave. Come funziona? Scrivi i tuoi punti principali in punti chiave e TextCortex si occuperà di tutto 😏

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Esempi:

1. "Dopo un'attenta valutazione, abbiamo deciso di puntare su un candidato che ha un'esperienza più diretta nel tipo specifico di progetti che il nostro team sta attualmente gestendo. Crediamo che questa esperienza sarà fondamentale per le nostre prossime sfide".
2. "La nostra decisione è stata particolarmente difficile a causa dell'alto livello delle candidature, ma abbiamo scelto un candidato il cui stile e la cui esperienza sono più in linea con la nostra attuale direzione del branding. Il tuo approccio è stato altamente creativo e siamo rimasti davvero colpiti dal tuo lavoro".
3. "Alla fine abbiamo scelto un candidato che possiede un'esperienza più ampia nell'infrastruttura cloud, un aspetto fondamentale per questo ruolo date le nostre attuali esigenze organizzative. Le sue competenze nella gestione della rete e nella sicurezza sono state impressionanti".

Passo 5: incoraggiare le opportunità future

Incoraggiare i candidati a future opportunità nell'e-mail di rifiuto è utile perché potrebbero essere adatti a un futuro impiego. 

Questa tecnica non solo aiuta la tua azienda a individuare i potenziali dipendenti, ma offre anche al candidato una buona esperienza.

👉 Riconosci le sue capacità: evidenzia i punti di forza che ti hanno colpito. Puoi dire : "Il tuo approccio creativo alla risoluzione dei problemi è fantastico!".

👉 Fornisci l'opzione di avvisi di lavoro - Se la tua azienda dispone di un sistema di avvisi di lavoro, incoraggia i dipendenti a iscriversi per essere avvisati delle nuove aperture.

👉 Personalizza il messaggio - Se hai notato un'area in cui il candidato eccelle, consigliagli di cercare opportunità in quel campo.

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Esempi:

1. "Ti ringraziamo ancora una volta per il tuo interesse per il ruolo di UI UX Designer presso la nostra azienda. Anche se non intendiamo portare avanti la tua candidatura per questa posizione, siamo rimasti particolarmente colpiti dalle tue capacità di problem solving. Vediamo un grande potenziale nel tuo profilo e saremmo lieti di ricevere la tua candidatura per ruoli futuri che potrebbero essere più in linea con il tuo talento unico. Ti invitiamo a rimanere in contatto con noi attraverso la nostra pagina dedicata alle carriere e a prendere in considerazione la possibilità di candidarti nuovamente".
2. "Abbiamo apprezzato molto la possibilità di conoscerti attraverso questo processo. Anche se in questo momento non è l'occasione giusta, ci auguriamo che tu prenda in considerazione la possibilità di candidarti per future opportunità con noi, perché il tuo talento è prezioso."

Fare

✅ Sii tempestivo: invia l'e-mail di rifiuto non appena la decisione è stata presa per evitare che il candidato rimanga in ansia.

Agisci con empatia - Un'email di rifiuto può rappresentare la fine del percorso di un candidato con la tua azienda per il momento, ma una risposta empatica può creare un'impressione favorevole e duratura e influenzare la sua opinione sulla tua azienda.

Sii di supporto - Se possibile, fornisci un feedback che possa essere utile al candidato per le sue future candidature. Questo può migliorare l'esperienza complessiva del candidato.

✅Termina la tua e-mail con una nota positiva - Assicurati che la tua email di rifiuto sia professionale, rispettosa e informativa; questo potrebbe trasformare un'esperienza terribile in una positiva.

Non fare

❌Non usare un linguaggio duro - Evita di usare parole che possano essere interpretate come una critica alle qualifiche o alla personalità del candidato.

Evita i confronti - Non paragonare il candidato direttamente agli altri. Concentrati sulla sua candidatura in relazione ai requisiti del lavoro.

❌Non dare false speranze: evita di fare dichiarazioni che potrebbero essere viste come un invito a candidarsi per la stessa posizione nel prossimo futuro, se non è tua intenzione.

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Modello

"Oggetto: La tua candidatura a coordinatore dei social media presso [nome dell'azienda]


Cara Emily,


ti ringraziamo per esserti candidata alla posizione di coordinatore dei social media presso la nostra azienda e per le idee ponderate che hai condiviso durante il colloquio. La tua passione per il marketing digitale è emersa chiaramente.


Siamo spiacenti di informarti che abbiamo scelto di procedere con un altro candidato per questo ruolo. La decisione è stata difficile, poiché avevamo molti candidati di talento. Siamo rimasti particolarmente colpiti dalla tua creatività e dalle tue strategie di coinvolgimento; tuttavia, abbiamo scelto un candidato la cui esperienza in campagne digitali su larga scala corrisponde maggiormente alle nostre attuali esigenze.


Le tue capacità e il tuo entusiasmo sono ammirevoli e crediamo che ti saranno utili nella tua carriera. Ti invitiamo a candidarti per le offerte di lavoro future che corrispondono alle tue competenze. Vediamo un grande potenziale nel tuo lavoro e saremmo lieti di prendere nuovamente in considerazione la tua candidatura.


Ti ringraziamo ancora una volta per il tuo interesse a entrare nel nostro team. Ti auguriamo la migliore fortuna nel tuo percorso professionale e ci auguriamo di poter lavorare insieme in futuro.


Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

[La tua posizione]

[Nome della società]".

Come scrivere un'email di rifiuto usando TextCortex?

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