Se hai mai avuto il sospetto che i tuoi dipendenti non comprendano i regolamenti aziendali, probabilmente hai capito qualcosa.
Se si nota una scarsa adozione o esecuzione dei cambiamenti all'interno dell'organizzazione, è probabile che molti dipendenti non stiano rispettando le politiche come previsto.
Quindi, cosa fare?
Per cominciare, leggi questo articolo e scopri quali di queste 7 best practice per scrivere politiche e procedure puoi integrare nel tuo processo di scrittura.
Iniziamo!
Perché è fondamentale scrivere politiche e procedure in modo corretto?
Politiche e procedure ben scritte garantiscono coerenza e chiarezza nelle modalità di svolgimento delle attività.
In questo modo si riducono le incomprensioni e gli errori dei dipendenti.
Cos'altro puoi trovare?
✒️Better Risoluzione dei conflitti - Definendo le azioni e i canali adeguati per affrontare i problemi all'interno dell'azienda, i disaccordi e le controversie possono essere risolti molto più velocemente.
✒️Trustworthy Reputazione aziendale - Le politiche e le procedure scritte correttamente si riflettono positivamente sulla professionalità e sull'integrità dell'organizzazione. Questo può migliorare la sua reputazione interna ed esterna.
✒️Produttività migliorata - Se fornisci ai tuoi lavoratori regole e istruzioni chiare, il flusso di lavoro può essere semplificato.
✒️Protection Contro i reclami dei dipendenti - Se un dipendente presenta un reclamo o una controversia, puoi usare queste politiche e procedure come prova delle azioni compiute e delle motivazioni che le hanno determinate.
Qual è la differenza tra politica e procedura?
Anche se le migliori pratiche per la stesura di politiche e procedure possono essere applicate a entrambe, presentano alcune differenze fondamentali.
7 migliori pratiche per la stesura di politiche e procedure
Vediamo alcune delle migliori pratiche su come scrivere correttamente politiche e procedure.
1. Identificare i problemi e trovare le loro soluzioni
Un ottimo inizio è quello di considerare i problemi che potrebbero verificarsi in assenza di politiche. Questo può aiutarti a sviluppare le politiche e le procedure vere e proprie.
Se identifichi questi potenziali problemi, puoi capire meglio quali sono le aree in cui le regole sono più urgenti e adattare la politica per affrontare le sfide specifiche.
Supponiamo di avere un problema di gestione incoerente di reclami dei clienti clienti. Qui di seguito puoi vedere come questo problema influisce sulla creazione di una policy e come influisce sulla creazione di una procedura.
💡ProTip
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2. Crea le categorie
Dopo aver identificato le possibili questioni che le politiche e le procedure dovrebbero affrontare, è utile suddividerle in categorie per renderle più chiare e strutturate. Le categorie più comuni possono essere la sicurezza, la programmazione, la condotta, la retribuzione e le ferie o i permessi.
Vantaggi? Eccoli:
✔️Categories consente ai dipendenti di identificare rapidamente il tipo di politica o procedura di cui hanno bisogno.
✔️Categorization ti aiuta a coprire tutti i temi e le aree essenziali dell'organizzazione.
✔️As l'organizzazione si espande, avere categorie ben definite facilita l'espansione e l'aggiunta di nuove politiche e procedure, mantenendo il sistema di documentazione coerente e omogeneo.
3. Rendili chiari
Assicurati che le tue politiche e procedure siano chiare. Se lo fai, i dipendenti capiranno cosa ci si aspetta da loro, eliminando la confusione e la possibilità di errori o fraintendimenti. Inoltre:
✔️ Promuovere la coerenza nel processo decisionale e nel comportamento in tutta l'organizzazione, dimostrando equità e uguaglianza tra i dipendenti.
✔️ Riduce i rischi legali assicurando la conformità alle normative e agli standard. Può ridurre al minimo la probabilità di contestazioni o sanzioni legali.
✔️ Aumenta la trasparenza e la responsabilità, con conseguente aumento della fiducia tra dipendenti e management.
✔ Semplificare l'efficienza operativa fornendo indicazioni chiare per completare i compiti e affrontare con successo le sfide.
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4. Usa un linguaggio semplice
Vuoi che tutti i tuoi dipendenti leggano e comprendano le politiche e le procedure che stai scrivendo, giusto? Se è così, assicurati che siano facili da digerireQuando puoi, fai in modo che siano facili da digerire.
Prova questo approccio:
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Come puoi trarre vantaggio dall'utilizzo di questa tecnica?
✔️Employees può afferrare rapidamente le informazioni di cui ha bisogno, con il risultato di operazioni più fluide e meno errori nel completare le attività descritte nelle politiche e nelle procedure.
✔️Employees può concentrarsi sui propri compiti piuttosto che decodificare istruzioni complesse o poco chiare.
✔️When Le politiche e le procedure sono semplici da comprendere e i dipendenti hanno bisogno di meno tempo per apprenderle e applicarle, riducendo le spese di formazione per l'azienda.
Idipendenti di ✔️New possono facilmente mettersi al passo con le aspettative e gli standard dell'organizzazione.
💡ProTip
Se sei preoccupato di non sembrare troppo formale o di usare un linguaggio complesso, la funzione Tone Changer di TextCortex è qui per aiutarti! Con oltre 10 toni per diverse occasioni, puoi adattare senza sforzo il tuo stile di scrittura in base al pubblico e allo scopo che ti sei prefissato 🚀
5. Tienili aggiornati
È fondamentale aggiornare regolarmente le tue politiche e procedure. Ecco perché:
✔️Laws, i regolamenti e gli standard del settore cambiano nel tempo. L'aggiornamento delle regole e delle procedure garantisce il rispetto degli obblighi legali attuali.
✔️Your Anche l'attività commerciale cambia, quindi alcune politiche e procedure possono diventare obsolete o irrilevanti. Le revisioni periodiche assicurano che la documentazione rappresenti accuratamente le pratiche e gli obiettivi attuali.
✔️Outdated politiche e procedure possono ridurre la produzione e l'efficienza. Mantenerle aggiornate ti permette di snellire le procedure e ridurre i passaggi inutili.
✔️Keeping politiche e procedure aggiornate garantisce che il personale sia informato sui requisiti e gli standard più recenti.
6. Assicurati di utilizzare un formato coerente
Mantenere un vocabolario, una formattazione e uno stile coerenti in tutto il testo. Come garantire la coerenza?
✔️Use lo stesso carattere e la stessa dimensione
✔️Implement titoli
✔️Use punti elenco
✔️Use tabelle, se applicabili
✔️Use immagini
Tutti questi metodi aiutano a comunicare informazioni difficili in modo più efficace, permettendo ai dipendenti di comprendere facilmente l'argomento. Questa chiarezza migliora la lettura e la comprensione, permettendo ai dipendenti di assorbire le informazioni previste senza problemi.
7. Cerca un feedback
Dovresti chiedere ai tuoi dipendenti un feedback. Se lo fai, puoi ricevere utili indicazioni su quanto le politiche e le procedure siano comprese e attuate nella pratica.
Questo tipo di feedback può:
✔️Help identificare i punti in cui le politiche sono poco chiare o confuse, le procedure sono inefficienti o alcune politiche non affrontano adeguatamente le sfide specifiche del luogo di lavoro.
✔️You può ricevere suggerimenti o idee su come migliorarli.
✔️You può migliorare il rapporto con i colleghi chiedendo loro di partecipare alla stesura delle politiche e delle procedure.
Per concludere
Forse le politiche e le procedure sembrano noiose, ma è importante riconoscerle come strumenti. A cosa servono? Per guidare il comportamento, aumentare la conformità e costruire una cultura positiva sul posto di lavoro puntando sulla chiarezza.
Per fortuna esiste uno strumento che può aiutarti in questo compito di scrittura e renderlo molto più semplice.
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In che modo TextCortex può aiutarti a scrivere politiche e procedure?
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