Se hai mai provato a contattare qualcuno o un'azienda via e-mail e non hai ricevuto risposta, allora probabilmente conosci il fastidioso processo di chiedersi se il tuo messaggio è stato letto. Potresti aver pensato di inviare una o più e-mail di follow-up per soddisfare la tua curiosità, ma forse non sai come inviare un'e-mail di follow-up in modo educato. Non preoccuparti, ci pensiamo noi!

In questo articolo ti spiegheremo come inviare un follow-up educato alle email senza risposta e le cose da evitare.

TL;DR

  • Per aumentare le probabilità di ottenere una risposta e dimostrare il tuo interesse per il destinatario, è bene inviare un'email di follow-up educata.
  • Per scrivere un'email di follow-up di successo, considera il motivo per cui la stai inviando, quante inviarne e quando inviarle.
  • Evita di inviare di nuovo la stessa email perché potrebbe infastidire il lettore; riassumi invece i punti chiave del tuo messaggio iniziale.
  • L'uso di un linguaggio educato nelle tue e-mail è sempre consigliato, in quanto mostra rispetto nei confronti del destinatario e può aumentare le possibilità di ottenere una risposta, mantenendo al contempo la professionalità.
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Perché è necessario inviare un'email di follow-up dopo una mancata risposta?

È semplice: per aumentare la probabilità di ricevere una risposta alla tua prima e-mail e per dimostrare il tuo interesse per l'azienda o la persona a cui stai inviando l'e-mail, è consigliabile inviare un'e-mail di follow-up di alta qualità e cortese. È molto probabile che la prima email di follow-up venga letta, quindi è importante che sia importante.

email di follow-up dopo la mancata risposta

Cosa dire in un'email di follow-up quando qualcuno non ha risposto?

Se pensi che la tua prima email non sia abbastanza chiara e concisa, puoi arrivare rapidamente ai punti principali della tua email di follow-up e scrivere paragrafi più descrittivi. Rispondere ad alcune domande ti aiuterà a capire cosa dire nella tua email di follow-up.

  • Perché inviare un'email di follow-up?
  • Quante email di follow-up devo inviare?
  • Quando devo inviare un'email di follow-up?
  • Come scrivere un'email di follow-up educata?

Una volta che avrai risposto a queste domande, sarai pronto a scrivere e inviare un'email di follow-up. Inoltre, quando invii un'email di follow-up è bene evitare alcune parole e atteggiamenti.

Cose da evitare nell'invio di un'email di follow-up

Se vuoi che le tue email di follow-up abbiano successo e non vuoi infastidire il lettore, ci sono alcune cose da evitare. Abbiamo elencato le situazioni che rendono un'email di follow-up scortese per il destinatario e che riducono le tue possibilità di ottenere una risposta.

Non inviare mai di nuovo la prima email

Capiamo che vuoi assicurarti che il destinatario abbia ricevuto la tua e-mail, ma non è consigliabile inviare nuovamente la stessa e-mail. Questo perché ogni email che invii raggiungerà il destinatario e sarà nuovamente leggibile. Per aumentare le probabilità di successo, ti consigliamo di riassumere i punti principali della tua email iniziale. Evidenziando le informazioni importanti nella prima email, puoi incoraggiare il destinatario a leggerla con attenzione. Questo approccio ha maggiori probabilità di ottenere i risultati desiderati.

Attendi almeno 3 giorni lavorativi prima di procedere

Comunicare via e-mail non è un processo veloce come le piattaforme dei social media o le telefonate. Soprattutto se hai inviato email alle aziende e stai aspettando una risposta, non devi dimenticare che le aziende ricevono e rispondono a centinaia di email ogni giorno.

Per questo motivo, è sempre ideale aspettare 3 - 5 giorni lavorativi piuttosto che una risposta rapida. La prima volta che ho inviato un'e-mail a un'azienda, ho impiegato più di due settimane per ricevere una risposta. Ho persino incontrato aziende che hanno inviato la loro risposta due mesi dopo. Per questo motivo, assicurati di dare un tempo di risposta adeguato alle persone o alle aziende a cui mandi un'e-mail.

Usa un linguaggio educato

Usare un linguaggio educato non avrà mai un effetto negativo e può anche rallegrare la giornata della persona che risponderà alla tua e-mail. Inoltre, dimostra che sei rispettoso del tempo e dell'attenzione del destinatario. Inoltre, aiuta a mantenere un tono professionale e rafforza il tuo rapporto con il destinatario. Infine, essere educati può aumentare la probabilità di ottenere una risposta, in quanto fa sentire il destinatario apprezzato e valorizzato.

Mantieni la tua email il più breve possibile

Dal momento che hai fornito abbastanza informazioni nella tua email iniziale, devi solo aggiungere una o due frasi alla tua email di follow-up che ricordino i punti principali della tua prima email. La tua email iniziale probabilmente non è stata letta perché è stata persa o trascurata nella casella di posta della persona o dell'azienda a cui l'hai inviata. Inviando un'email di follow-up, puoi far sì che la tua email iniziale venga letta e che il destinatario legga la tua email iniziale.

Come si fa a dare seguito in modo educato a un'email che non ha ricevuto risposta?

Dopo aver capito il significato di un'email di follow-up di approccio e cosa evitare, è il momento di concentrarsi sugli elementi fondamentali di un'email di follow-up educata. Se vuoi che le tue email di follow-up siano educate e in grado di attirare l'attenzione, continua a leggere!

Fornisci maggiori informazioni

Per scrivere un'email di follow-up chiara e concisa, ti consigliamo di rivedere attentamente l'email iniziale prima di premere invio. In questo modo potrai individuare tutte le informazioni mancanti e includerle nell'email di follow-up. Questo approccio non solo serve a ricordare la tua prima email, ma fornisce anche al destinatario ulteriori informazioni preziose.

Mostra empatia

Ricorda che la persona a cui stai inviando un'e-mail ha la sua vita, i suoi problemi, il suo carico di lavoro e le sue responsabilità. Anche se non è possibile mettersi nei loro panni, un po' di empatia sarà sempre utile. Inoltre, le e-mail educate e dal tono professionale hanno sempre maggiori probabilità di ricevere una risposta rispetto a quelle scortesi.

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