Hai mai ricevuto un'email che si concludeva con un saluto passivo-aggressivo o eccessivamente amichevole?
So di averlo fatto e non riesco a decidere quale sia la cosa peggiore.
Se non vuoi fare questa figura con le tue e-mail, sei nel posto giusto.
In questo articolo ti mostreremo come chiudere un'email e perché è così fondamentale.
Immergiamoci!
Perché è importante chiudere correttamente un'e-mail?
La corretta chiusura di un'email è una componente critica che spesso riceve meno attenzione rispetto alla sua apertura.
Se presti attenzione, puoi farlo:
🌸 Lascia un' impressione duratura.
🌸 Mostra professionalità.
🌸 Dai un tono ai risultati desiderati.
🌸 Stabilisci la connessione.
Inoltre, la conclusione della tua email è un'opportunità per utilizzare un invito all'azione o per ricordare in modo sottile ai destinatari i passi successivi.
Questa mossa strategica può indirizzare il destinatario verso la risposta o l'azione desiderata e tu puoi aumentare l'efficacia della tua comunicazione.
Tuttavia, la difficoltà nello scrivere una chiusura appropriata consiste nel trovare il mix ideale tra il rimanere professionale e l'aggiungere un po' di autenticità.
Raggiungere questo mix richiede:
✔️ un'attenta considerazione del contesto
✔️ la relazione con il destinatario,
✔️ e il tono del messaggio.
Ora che sai perché è importante prestare attenzione al finale della tua email, vediamo come chiudere un'email per ottenere questi risultati.
Come chiudere un'e-mail?
Segui questi 3 passaggi per chiudere un'email nel modo corretto.
Passo 1: Usa una frase di chiusura appropriata
La frase di chiusura è l'ultima frase che pronunci prima di concludere. L'obiettivo è quello di ribadire lo scopo della tua email e incoraggiare il lettore a rispondere.
Puoi anche esprimere un ringraziamento o una gratitudine nel finale dell'email.
Frasi di chiusura per e-mail formali
Per le email professionali, puoi provare questi esempi:
✔️ "Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta. Non vedo l'ora di ricevere il tuo aggiornamento questa settimana!".
✔️ "Grazie per aver trovato il tempo di incontrarci! Non vedo l'ora di incontrarti il [data e ora].
✔️ "Grazie per avermi incontrato ieri. Ti informerò sui prossimi passi da compiere entro la fine della settimana".
✔️ "Grazie per la vostra collaborazione su questo argomento!".
✔️ "Ancora una volta, ti preghiamo di accettare le nostre scuse per gli inconvenienti causati".
✔️ "Fammi sapere se questo è accettabile per te".
Frasi di chiusura per e-mail informali
Prova questi esempi di email informali:
✔️"Sono felice che ci siamo incontrati dopo tanto tempo! Spero che ci frequenteremo di più".
✔️"Non dimenticare di portare [--]. Ci vediamo domani!"
✔️"Grazie mille/un milione/una tonnellata".
✔️"Mi dispiace per il disturbo".
✔️"Scrivi presto!"
Le 4 frasi di chiusura da evitare
È molto importante non sembrare passivi-aggressivi e utilizzare espressioni il più possibile semplici.
Ecco perché abbiamo individuato 4 frasi che dovresti evitare:
❌ " Non esiti a contattarmi" - Invece, adotta un approccio più diretto, come ad esempio "Si senta libero di contattarci se ha delle domande".
❌ "Si prega di avvisare" - Questa parola dal suono legale è quasi sempre inutile.
❌ "Sotto copertura separata" - Questa è una vecchia frase ed è meglio se dici semplicemente "Sto inviando [nome del documento o del file] separatamente".
❌ "Come sopra" - Se vuoi sottolineare qualcosa alla fine di un'email, è molto meglio riassumere il contenuto piuttosto che far rileggere tutto al destinatario.
💡Pro Tip
Puoi creare rapidamente la chiusura che desideri con Zeno Chat semplicemente digitando un prompt. 😏
Ora che sai quali frasi usare, passiamo alle firme.
Passo 2: Scegliere la firma corretta
Un'email sign-off è una breve frase che usi per concludere il tuo messaggio di posta elettronica prima di aggiungere il tuo nome e la tua firma.
Naturalmente, ci sono termini che sono appropriati per le email di lavoro e altri che puoi usare nella corrispondenza informale.
D'altra parte, alcune frasi sono adatte a entrambe le situazioni, oltre a quelle che appartengono chiaramente a uno dei due gruppi.
Esaminiamo le firme per ogni scenario!
Firme per le e-mail formali
Prova alcuni di questi:
✔️ "Cordiali saluti" - Questa firma convenzionale è molto apprezzata perché conclude un'e-mail con un tono piacevole ma formale.
✔️ "Saluti" - Questa frase, insieme alle sue versioni di saluti calorosi, saluti gentili e saluti migliori , trasmette un messaggio chiaro e positivo pur rimanendo all'interno delle norme di comunicazione professionale.
✔️ "Auguri" - Usa questa firma per clienti, venditori o colleghi se il tuo settore o la tua azienda hanno una cultura più formale. Auguri è perfetto anche per le e-mail contenenti domande di lavoro e lettere di presentazione.
Firme per le e-mail informali
Se stai scrivendo un'email informale, usa questi:
✔️ "Salute" - Questo è un modo amichevole per concludere un'e-mail.
✔️"Abbi cura di te" - Questa firma indica che avete un rapporto un po' stretto, ma non troppo.
✔️"Talk soon" - Dovresti utilizzare questa dicitura solo se intendi parlare con l'individuo a breve.
✔️"Catch you later" - Questo è molto simile a "Talk soon" e dovresti usarlo quando prevedi di vedere quella persona a breve.
La top 5 delle firme da evitare
Poiché la firma di un'e-mail deve dare una buona impressione al destinatario, è meglio evitare alcune firme. Non usare questi:
❌ "Grazie in anticipo" - Questa frase può essere percepita come manipolativa o passiva-aggressiva perché indica una sorta di richiesta.
❌ "Vostro" - Non sei sincero con il destinatario e sembra che tu stia forzando un rapporto più stretto.
❌ "XOXO" - Questa firma è troppo personale, a meno che tu non stia inviando un'email al tuo partner o a un familiare stretto.
❌ "Spero che abbia senso" - Non importa quale sia l'email che scrivi, questa firma è passiva-aggressiva e non dovresti usarla.
❌ "Emojis" - Le emoji sono consentite nelle comunicazioni professionali, ma è meglio evitare di usarle nella firma.
💡Pro Tip - Cambiamento di tono
Con Zeno Chat puoi anche creare un personaggio e scegliere il tono che vuoi usare. ⚡
Passo 3: Aggiungere una firma
In poche parole, le e-mail che si concludono con una firma formale appaiono più affidabili e professionali.
La firma dimostra al destinatario che hai dedicato del tempo e che ti sei sforzato di includere informazioni utili per contattarlo.
Sebbene le email di lavoro richiedano una certa forma di firma, non è così per le email informali. Per queste ultime, il nome è sufficiente.
Dai un'occhiata ai vantaggi della firma:
🌸 Le firme delle e-mail rendono più facile per gli altri raggiungerti.
🌸 Puoi guadagnare nuovi follower sui social media.
🌸 Puoi rendere il tuo marchio e il tuo logo memorabili.
Come creare una firma email professionale?
Usa questa lista di controllo per creare una firma per le email aziendali:
Nome e cognome
✅Nome e indirizzo dell'azienda
✅La tua posizione lavorativa presso l'azienda citata
Il logo dell'azienda
✅ Dettagli di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, sito web ufficiale)
Link ai social media
✅Una cortese frase finale
Per concludere
Chi avrebbe mai pensato che queste ultime due frasi avessero così tanta importanza?
Come puoi vedere, concentrarsi semplicemente sul contenuto o sul formato dell'email non è sufficiente.
Il modo in cui chiudi l'email determina la percezione del contenuto dell'email.
Non sarebbe bello avere a disposizione uno strumento che ti permetta di impostare facilmente un prompt per scrivere la chiusura della tua email nel tono che desideri?
Beh, ne abbiamo uno per te!
Come chiudere un'e-mail utilizzando TextCortex?
TextCortex è uno strumento di scrittura AI all-in-one che ti permette di creare una grande varietà di contenuti.
Con questo strumento puoi facilmente:
🚀 Createsti basati sulle tue preferenze con Zeno Chat
🚀 Creaun personaggio che rappresenti il tuo marchio
🚀 Analizza ituoi contenuti e ottieni suggerimenti su come adattare le tue email al pubblico a cui ti rivolgi.
🚀 Regolail tuo tono, rimani professionale e ottieni diverse idee per migliorare.
🚀 Assicurati che la grammatica e l'ortografia siano corrette
🚀 Parafrasi, riassunto e riscrittura del testo
🚀 Utilizza 60+ templates personalizzabili che coprono un'ampia gamma di categorie
🚀 Traduci il tuo testo in più di 25 lingue
TextCortex è accessibile sia come applicazione web che come componente aggiuntivo di Chrome .
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