Comment écrire un courriel pour reporter un événement ?

As-tu déjà dû repousser des plans de façon inattendue ?

Ce n'est pas le meilleur sentiment du monde, n'est-ce pas ?

La situation la plus grave est peut-être celle où tu dois reporter un événement important au pied levé.

Que dis-tu dans cette situation et maintiens-tu ton professionnalisme et ta crédibilité ?

C'est exactement ce que tu vas apprendre dans cet article car nous avons préparé pour toi 9 étapes sur la façon d'écrire un email pour reporter un événement.

En plus de cela, nous t'avons présenté un outil utile qui peut te faciliter grandement la tâche.

C'est parti !

À quel moment est-il trop tard pour envoyer un courriel afin de reporter un événement ?

Évite les avis de dernière minute - abstiens-toi de reprogrammer dans les 48 heures qui précèdent l'événement, à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Cependant, le délai de report d'un événement par courriel est déterminé par un certain nombre de facteurs, notamment :

• le type d' événement
• la nature de ton problème
• la taille de l'événement

Mais, en règle générale, envoie ce courriel dès que tu as pris la décision.

Si tu repousses une fête décontractée ou une occasion non urgente, envoyer un courriel quelques jours à l'avance est généralement suffisant.

Cependant, préviens suffisamment à l'avance pour les rassemblements formels tels que les conférences ou les réunions importantes - de préférence plusieurs semaines à l'avance.

Les participants ont ainsi la possibilité d'adapter leur emploi du temps en conséquence.

9 étapes pour écrire un courriel afin de reporter un événement

Voici 9 étapes qui peuvent t'aider à rédiger un courriel pour reporter un événement !

Étape 1 : Présenter des excuses

Ce n'est pas la fin du monde si un événement indépendant de ta volonté t'oblige à le reporter.

Les contretemps inattendus arrivent, mais lorsque tu dois reporter un événement, des excuses sincères font beaucoup de bien.

Commence ton courriel en t'excusant sincèrement pour montrer que tu te soucies des désagréments causés.

De cette façon, tu peux montrer que tu accordes de l'importance au temps des autres.

💡ProTip

Comment peux-tu faire cela ?

Il s'agit de trouver un équilibre dans ton ton . Par exemple :

Mauvais exemple : "En raison de circonstances imprévues, l'événement est reporté ; désolé pour la gêne occasionnée".

Bon exemple : "Malheureusement, des circonstances imprévues nous ont contraints à reporter l'événement prévu la semaine prochaine ; nous nous excusons sincèrement pour les désagréments causés et nous travaillons activement à la reprogrammation rapide de l'événement."

Existe-t-il un moyen de trouver le ton à chaque fois que tu écris ? Oui !

Chaque fois que tu as besoin d'ajuster le ton de ton texte, essaie la fonction de changement de ton de TextCortex!

Il offre plus de 10 tons différents au choix.

Que tu veuilles que ton message ait l'air formel, amical, décontracté, respectueux ou chaleureux, cette fonctionnalité te couvre 👇

Étape 2 : Explique les raisons

En même temps que tu t'excuses, explique pourquoi l'événement a dû être reporté.

Par exemple :

✔️If tu es l'organisateur :

"Malheureusement, en raison de défis logistiques inattendus indépendants de notre volonté, nous devons reporter l'événement. Nous nous excusons sincèrement pour les désagréments que cela peut causer et nous travaillons activement à résoudre le problème rapidement."

✔️If tu es le participant :

"Malheureusement, je dois reporter notre rencontre en raison de circonstances inévitables qui se sont présentées. Je m'excuse pour les désagréments que cela peut causer et j'apprécie votre compréhension à cet égard."

Tu n'as pas besoin d'entrer dans les détails, mais fournir une explication rapide permet au destinataire de comprendre que cette situation était inévitable.

De cette façon, ils sauront que c'était indépendant de ta volonté et que tu ne voulais pas leur manquer de respect.

Étape 3 : Reconnaître les inconvénients

Montre que tu comprends que le report de l'événement a causé certains problèmes.

Le reconnaître, c'est faire preuve de respect pour son importance, c'est comme dire: "Je comprends, ce n'est pas l'idéal."

Comprendre le problème fait preuve de professionnalisme car tu reconnais les défis et tu t'engages à les relever.

💡ProTip

Avec TextCortex, 3 puces seulement peuvent te conduire à l'ensemble de l'e-mail !

Par exemple, il suffit d'écrire :

• "Désolé, je dois reporter notre rencontre".
• "Des affaires de famille sont arrivées à l'improviste".
• "Je sais que ce n'est pas idéal et je m'excuse".

Clique sur l'icône de l'email et TextCortex écrira le reste de l'email en quelques secondes 👇.

Étape 4 : Fournir une date ou une heure différente

Assure-toi de fournir une autre date et une autre heure pour l'événement reporté.

Cela montre que tu veux toujours que l'événement ait lieu, même avec les changements.

Si l'événement n'implique pas trop de monde, présente-leur une liste de toutes les dates disponibles.

Ainsi, les destinataires peuvent choisir ce qui leur convient le mieux.

Fais-leur également savoir que tu es flexible et prêt à t'adapter à leur emploi du temps.

Si le happening est trop important, programme-le un autre jour et informe les gens de l'heure et de la date exactes.

Étape 5 : Offre quelque chose en retour

Bien sûr, cette étape dépend du type d'événement que tu veux reporter.

S'il s'agit d'une réunion ou d'un événement d'entreprise, tu ne dois rien proposer en échange, mais seulement convenir d'une nouvelle date et d'une nouvelle heure.

Tu peux offrir quelque chose en échange si tu veux remettre à plus tard :

• Événement de réseautage
• Conférence
• Salon professionnel
• Événement éducatif

Voici quelques exemples de ce que tu peux offrir en retour, selon l'événement :

✔️If Tu repousses un événement de réseautage, tu peux proposer d'organiser des ateliers virtuels où les leaders du secteur pourront discuter de sujets tels que l 'image de marque personnelle ou les stratégies de réseautage efficaces.

✔️If Tu reportes une conférence, propose de mettre à disposition les sessions enregistrées et les présentations à la demande afin que les participants puissent les regarder quand ils le souhaitent.

✔️If Il s'agit d'un salon professionnel, tu peux proposer des offres exclusives et des réductions.

✔️For événements éducatifs, tu peux fournir du contenu ou des ressources supplémentaires en rapport avec le sujet de l'événement pour compenser le retard.

Même si ce n'est pas toujours nécessaire, cela peut t'aider à montrer que tu apprécies leur coopération et leur compréhension.

💡ProTip

Si tu manques de temps et que tu dois penser à quelque chose rapidement, demande à Zeno !

Essaie-le maintenant ci-dessous!👇

Étape 6 : Personnaliser l'e-mail

Quel que soit le type d'événement, il est important de personnaliser ton message.

Si tu écris à une seule personne, commence par t'adresser au destinataire par son nom.

En plus de cela, selon la relation que tu as avec le ou les destinataires, tu peux utiliser un ton plus décontracté, semblable à la façon dont tu communiquerais régulièrement avec eux.

Cela donne une touche personnelle au message, ce qui le fait paraître plus authentique.

💡ProTip - Persona

TextCortex offre une fonction appelée Digital Persona, qui facilite grandement la personnalisation des messages.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Dis quelque chose sur toi, fournis l'échantillon de texte et TextCortex créera un personnage qui écrit et parle comme toi. 

Tu peux même sélectionner l'un des personas existants pour qu'il corresponde à la profession de ton destinataire.

Tu peux ainsi écrire dans un style plus proche du leur, ce qui rend ton message plus relatable.👇

Étape 7 : Relecture de ton message

La relecture t 'aide à repérer les fautes d'orthographe, grammaireou de ponctuation que tu as pu oublier en écrivant.

En corrigeant ces erreurs, tu t'assures que ton message a l'air professionnel et qu'il est facile à comprendre. facile à comprendre. De plus, cela permet de s'assurer que tous les détails, comme les dates, les heures et les pièces jointes, sont corrects.

De cette façon, tu n'enverras pas d'informations erronées et tu ne créeras pas de confusion.

💡ProTip

Avec TextCortex , corriger les erreurs est aussi simple que de sélectionner le texte !

Écris ton message, sélectionne la partie que tu veux vérifier et clique sur l'icône de la clé à molette.

TextCortex corrigera toutes les erreurs pour toi dans la seconde 👇

Étape 8 : Exprime ta reconnaissance pour leur compréhension

Termine ton courriel par un remerciement sincère ! Exprimer sa gratitude pour sa compréhension fait beaucoup de bien, surtout lorsque les émotions sont fortes. En permettant à tes destinataires de savoir que tu apprécies leur aide et leur collaboration, tu maintiens une communication positive et facile.

Liste de contrôle pour la rédaction d'un courriel visant à reporter un événement

Voici une liste de contrôle que tu dois parcourir avant d'envoyer ton courriel pour reporter un événement :

✅Est-ce que je me suis adressé personnellement au destinataire, si possible ?

✅Ai-je inclus des excuses et expliqué la raison du report ?

✅Ai-je proposé plus d'autres dates ou fourni une date fixe ?

✅Ai-je démontré que je comprenais le problème causé par le report ?

✅Ai-je proposé quelque chose pour le dérangement ?

✅Ai-je revérifié le message pour y déceler toutes les erreurs potentielles et les informations manquantes ?

✅Mon courriel est-il concis et clair ?

Modèle 1 - Exemple de courriel personnel pour un petit événement

" Objet : Report de [Nom de l'événement]

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé.

Je vous écris pour vous informer que nous devons malheureusement reporter le prochain [Nom de l'événement], initialement prévu pour le [Date]. Je m'excuse sincèrement pour les inconvénients que cela pourrait causer.

En raison de circonstances imprévues indépendantes de notre volonté, telles que [expliquer brièvement la raison], nous ne sommes pas en mesure de procéder à l'événement comme prévu. Sois assuré que nous travaillons avec diligence pour résoudre ces problèmes et assurer le bon déroulement de l'événement à une date ultérieure.

Je comprends que ce changement peut perturber ton emploi du temps, et j'en suis sincèrement désolé. Votre compréhension et votre flexibilité pendant cette période sont grandement appréciées.

À la lumière du report, j'aimerais offrir quelques dates alternatives pour l'événement : [Énumérer les dates et heures alternatives]. Merci de me faire savoir quelle option te convient le mieux, ou si tu as des préférences concernant le report.

Encore une fois, je m'excuse pour les désagréments causés et je te remercie pour ta compréhension et ton soutien.

Si tu as des questions ou des préoccupations, n'hésite pas à me contacter directement à [Tes coordonnées].

Meilleures salutations,
[Ton nom]
[Ton poste/titre]
[Tes coordonnées]."

Modèle 2 - Exemple d'un courriel de groupe pour un événement plus important

" Objet : Mise à jour importante : Report de [Nom de la manifestation]

Bonjour à tous,

J'espère que vous allez tous bien.

Je me permets de vous informer que, malheureusement, nous devons reporter [Nom de la manifestation], initialement prévue pour [Date initiale].

Je vous présente mes sincères excuses pour les désagréments que cela pourrait causer. En raison d'une maintenance imprévue du lieu, nous ne sommes pas en mesure d'organiser l'événement comme prévu.

Compte tenu de ce report, nous avons trouvé une autre date pour l'événement : [Nouvelle date].

Nous comprenons que ce changement peut perturber ton emploi du temps, et nous espérons sincèrement que cette nouvelle date conviendra à tous les participants. Nous apprécions grandement ta compréhension et ta flexibilité pendant cette période.

Pour te remercier de ta coopération, nous aimerions offrir à chaque participant un accès gratuit d'un mois à notre bibliothèque de ressources en ligne, où tu pourras accéder à des informations exclusives sur l'industrie, à des webinaires et à des documents téléchargeables.

Encore une fois, je m'excuse pour les désagréments causés et je te remercie de ta compréhension et de ton soutien.

Votre coopération est inestimable pour nous, et nous sommes impatients d'organiser un événement réussi avec votre participation à la date reprogrammée.

N'hésitez pas à me contacter directement à [Vos coordonnées] si vous avez des questions.

Je vous remercie de l'attention que vous portez à cette affaire.

Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Votre poste/titre]
[Vos coordonnées]".

Pour conclure

Bien que personne n'aime probablement les problèmes imprévus et le report d'un événement, si tu t'y prends bien, la personne à qui tu annonces la nouvelle peut la transmettre facilement.

N'oublie pas qu'il ne s'agit pas seulement de faire un rapport, mais de proposer des solutions au problème qui s'est posé.

Faire tenir tout cela dans un seul email n'est pas toujours la tâche la plus facile, c'est pourquoi nous te proposons une solution d'IA.

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Comment cela se passe-t-il exactement ?

Tout d'abord, TextCortex te propose divers outils gratuits :

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