Wie man eine E-Mail schreibt, in der man sich über einen Mitarbeiter beschwert

Ist ein gesundes Arbeitsumfeld heutzutage so selten wie ein vierblättriges Kleeblatt?

Seien wir ehrlich: Die Komplexität der Dynamik am Arbeitsplatz zu bewältigen, kann eine echte Herausforderung sein.

Und ich wette, Sie haben auch schon so manches Problem mit Ihren Kollegen gehabt, wie wir alle.

Dennoch bleibt die Frage: Haben wir die richtigen Schritte unternommen, um das Problem zu lösen?

Das Ansprechen von Konflikten und Beschwerden am Arbeitsplatz ist für Ihr eigenes Wohlbefinden unerlässlich.

Ganz zu schweigen von der Zufriedenheit aller Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter, Kunden und Vorgesetzte.

In diesem Sinne bietet dieser Artikel eine Anleitung, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, um Beschwerden über Mitarbeiter anzusprechen.

Sie bietet die richtige Sprache und Strategien, um sicherzustellen, dass Ihre Anliegen am Arbeitsplatz ernst genommen werden.

Fangen wir an!

Definition einer Beschwerdemail

Eine E-Mail-Beschwerde ist eine schriftliche Mitteilung, die die Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung zum Ausdruck bringt.

In einer aussagekräftigen Beschwerde-E-Mail werden Sie Ihr Problem und die gewünschte Vorgehensweise auf sanfte Art und Weise darlegen.

Sie haben mehr Zeit, Ihre Antwort zu überdenken und Ihre Worte mit Bedacht zu wählen, wenn Sie diese Kommunikationsmethode verwenden.

Ihre Beschwerde-E-Mail muss klar, kurz und bündig formuliert sein.

Gründe für die Einreichung einer Beschwerde E-Mail

Nicht jede Einschüchterung am Arbeitsplatz wird gleich bewertet, daher sind im Folgenden Beispiele für Handlungen aufgeführt, die als Belästigung am Arbeitsplatz gelten:

• Bedrohliche Körpersprache - Ein Kollege, der einen wütenden Gesichtsausdruck oder eine aggressive Körperhaltung zeigt, kann Sie wahrscheinlich beunruhigen und Ihren Stresspegel erhöhen.
• Emotionale Manipulation - Eine Person am Arbeitsplatz kann Ihre Unsicherheit ausnutzen und versuchen, Sie durch unehrliche, betrügerische oder gewalttätige Mittel zu kontrollieren.
• Verbaler Missbrauch - Ein Mitarbeiter, der stets versucht, das Wertgefühl und das Selbstvertrauen des Opfers zu schwächen, unabhängig von den genauen Worten, die verwendet werden.
• Herabwürdigung - Eine typische Form der Belästigung am Arbeitsplatz, bei der dem Opfer das Gefühl vermittelt wird, in der Arbeitsumgebung unwichtig zu sein, sich zu schämen oder es nicht zu verdienen.
• Körperkontakt - Er kann Berührungen, Küsse, Streicheleinheiten, Umarmungen oder auch nur die Nähe eines Arbeitnehmers beinhalten, die ihm unangenehm ist, und kann zu sexueller Belästigung führen.
• Körperliche Angriffe - Eine andere Person zu bedrohen oder zu verletzen, gilt als eine ernste Form des körperlichen Angriffs am Arbeitsplatz.

In Anbetracht des sensiblen Charakters der oben beschriebenen Situationen ist die Verwendung von E-Mails als Kommunikationsmittel professionell und angemessen, insbesondere in Szenarien, in denen:

✅ Sie müssen ein ernstes Problem behandeln, das Sie nicht persönlich besprechen können,

✅ Sie brauchen etwas Zeit, um über Ihr weiteres Vorgehen nachzudenken, oder

✅ Sie haben sich von einem Kollegen entfremdet und brauchen eine formale, dokumentierte Möglichkeit, das Problem anzusprechen.

Leitfaden für das Verfassen einer Beschwerde-E-Mail gegen einen Arbeitskollegen

Ein Problem kann schneller gelöst werden, wenn Ihr Beschwerdeschreiben richtig formuliert ist.

1. Das Thema einrahmen

Bevor Sie eine Beschwerde einreichen, vergewissern Sie sich, dass die Gründe stichhaltig sind.
Wenn Sie sich durch Kaugummikauen, Pfeifen oder Seufzen leicht belästigt fühlen, wird Ihre Beschwerde höchstwahrscheinlich abgewiesen.

▶️If Ihre Handlungen haben zu dem Problem beigetragen. Überlegen Sie, wie Sie sich selbst stärker bemühen können, eine Lösung zu finden, und zwar unabhängig vom Management.

2. Gründe für das Schreiben angeben

Erläutern Sie zu Beginn des Briefes kurz, warum Sie ihn schreiben.

Erläutern Sie, dass Sie es für an der Zeit halten, eine offizielle Beschwerde einzureichen , weil es mehrere Vorfälle zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter gegeben hat.

Fügen Sie Informationen hinzu, wenn Sie bereits versucht haben, das Problem selbst zu lösen.

Beispiel:

Ich schreibe Ihnen, um Sie über meine Meinungsverschiedenheiten mit [Name des Arbeitnehmers], einem Arbeitnehmer, zu informieren.

Ich habe mehrmals versucht, mit [Name des Arbeitnehmers] über das Problem zu sprechen, aber er/sie hört mir nicht zu und nimmt keine Rücksicht auf meine Gefühle.

3. Erstellen Sie eine Chronologie der Ereignisse

Schreiben Sie auf, was zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer vorgefallen ist. Fügen Sie die Daten der einzelnen Vorfälle hinzu und erstellen Sie eine separate Liste.

Halten Sie sich bei der Berichterstattung an die Fakten und sprechen Sie unparteiisch.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Behauptungen nach Möglichkeit mit Beweisen belegen.

Zu den Belegen können folgende Dokumente gehören:

• Zeugen 
• Textuelle Korrespondenz
• Bilder
• Screenshots
• Videos
• Tonaufnahmen

Beispiel:

Am Donnerstag dieser Woche sprach ich mehrmals mit [Name der Arbeitnehmerin] über ihr lautes Reden, ihr schallendes Gelächter und ihre anzüglichen Witze, die meine Telefongespräche störten.

Heute Morgen, als ich eine telefonische Bestellung entgegennahm, geschah das Gleiche.

Ich habe noch einmal mit [Name des Arbeitnehmers] darüber gesprochen.

Sie sagte: "Ich sollte mich entspannen", anstatt sich zu entschuldigen.
Hier ist ein Beweis für den Vorfall [Tonaufnahme].

4. Gewünschte Abhilfe angeben

Schreiben Sie, wie Ihre Arbeitsfähigkeit durch die Handlungen Ihrer Kollegen beeinträchtigt wird.

Führen Sie Ihre Verantwortlichkeiten bei der Arbeit und Ihr Ziel, diese zu erfüllen, auf.

Beschreiben Sie, inwiefern die Aktivitäten Ihres Mitarbeiters Ihre Fähigkeit, Ihre Ziele zu erreichen, beeinträchtigen.

Außerdem sollten Sie dem Arbeitgeber für seine Unterstützung bei der Beendigung von Handlungen danken, die für den Arbeitsplatz unangemessen sind.

Beispiel:

Ich musste meine Kunden mehrfach in die Warteschleife legen, um [Name des Mitarbeiters] zu bitten, mit dem Reden aufzuhören. Außerdem musste ich Kunden bitten, sich zu wiederholen, da ich sie nicht gut hören konnte.

Ich befürchte, dass sein/ihr Verhalten dem Ruf des Unternehmens schadet.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie ihr mitteilen könnten, warum dieses Verhalten unterlassen werden muss.

5. Bearbeiten und Korrekturlesen

Sobald Sie mit dem Schreiben fertig sind, muss Ihre E-Mail bearbeitet und Korrektur gelesen werden.

Gehen Sie zunächst alles durch und streichen Sie alle Sätze, die zu sentimental oder unhöflich sind oder die man hätte knapper formulieren können.

Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung.

6. Senden Sie eine Beschwerde-E-Mail an Ihren Arbeitgeber

Nachdem Sie sich per E-Mail bei Ihrem Arbeitgeber beschwert haben, ist der letzte Schritt ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten, um die Angelegenheit offiziell zu besprechen.

Sollte der Arbeitgeber nicht in der Lage sein, auf Ihre Fragen einzugehen, wenden Sie sich schriftlich an die Personalabteilung.

Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail nicht während des Austauschs bearbeiten, da die Änderung von Fakten in diesem Stadium Ihre Glaubwürdigkeit untergraben und Ihrer Position schaden könnte.

Sollten Ihre Lösungsansätze nicht zum Erfolg führen und Ihre Arbeit weiterhin beeinträchtigt sein, bitten Sie um eine Versetzung oder kündigen Sie, wenn Sie ein anderes Stellenangebot haben.

Vorlage für eine formelle Beschwerde-E-Mail über einen Mitarbeiter

Sehr geehrter [Arbeitgeber/HR],

Mein Name ist [Name], und ich bin seit [5 Jahren] als [Marketer] tätig. Ich fühle mich geehrt und freue mich, Teil dieses Teams zu sein.

Leider wird dieses fantastische Erlebnis durch einen einzigen Mitarbeiter getrübt: [Name des Mitarbeiters], wird dieses fantastische Erlebnis verdorben.

Bevor ich dieses Schreiben abschickte, hatte ich alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft und war gezwungen, die Personalabteilung um Hilfe zu bitten.

Es ist unmöglich, mit [seinem/ihrem] ständigen Ungehorsam und mangelndem Verhalten fertig zu werden. Es beeinträchtigt meine Leistung und macht es mir schwer, meine Aufgaben zu erledigen. (Geben Sie Beispiele dafür, was passiert ist, wann es passiert ist und wo es passiert ist) Zahlen, Daten und Fakten sollten zur Untermauerung Ihrer Behauptung verwendet werden.

Ich benötige dringend Ihre Unterstützung bei der Lösung dieses Problems und der Schaffung eines professionellen, freundlichen und produktiven Umfelds für uns alle.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Herzliche Grüße

Bewährte Praktiken beim Verfassen einer Beschwerde-E-Mail

Verschaffen wir uns einen Überblick über die wichtigsten Dinge, die beachtet werden sollten:

🔑 Seien Sieklar und spezifisch - Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und vage Formulierungen, beschreiben Sie Ihr Problem und wie es Sie betrifft.

🔑Verwenden Sie eineprofessionelle Sprache - Verwenden Sie keine harten, beleidigenden oder anklagenden Worte, und denken Sie daran, dass Ihre E-Mail den Eindruck erwecken soll, dass Sie an Ihre Geschäftsführung schreiben.

🔑Beweise vorlegen - Belegen Sie Ihre Behauptungen mit Daten, Screenshots oder anderen Arten von Unterlagen, die zur Darstellung des Problems verwendet werden können.

🔑Sein Sielösungsorientiert - Es ist wichtig, die Aufmerksamkeit auf das Problem zu lenken, aber es ist ebenso wichtig, mögliche Lösungen anzubieten, da dies zeigt, dass Sie sich für eine Lösung einsetzen.

🔑FassenSie sich kurz - E-Mail-Korrespondenz sollte prägnant und direkt sein, schreiben Sie also keine langen E-Mails, die den Empfänger langweilen könnten.

🔑Verwenden Sieeine klare Betreffzeile - Achten Sie darauf, dass in der Betreffzeile klar steht, was Sie fordern.

🔑Die Person mit Namen ansprechen - Beginnen Sie die E-Mail mit einer freundlichen Anrede und sprechen Sie Ihren Vorgesetzten oder Mitarbeiter mit Namen an.

🔑Proofread - Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Grammatik- und Rechtschreibfehler, bevor Sie sie abschicken, denn eine schlecht formulierte E-Mail kann die Wirkung Ihrer Botschaft beeinträchtigen.

Verfassen Sie eine Reklamations-E-Mail mit TextCortex!

Präventive Maßnahmen sind die wirksamste Strategie zur Unterbindung von Belästigungen am Arbeitsplatz.

Mit Hilfe von TextCortex, einem KI-gestützten digitalen Marketing-Tool, können Sie ganz einfach Inhalte erstellen, die sich wie von Menschenhand geschrieben lesen.

Diese flexible Plattform ist eine All-in-One-Ressource für die Erstellung von Inhalten und bietet eine umfassende Reihe von Umschreibungswerkzeugen, anpassbare templates und ChatGPT-ähnliche Unterstützung.

Verwenden Sie Zeno Chat, einen KI-Assistenten, der vollständig angepasst werden kann, um Material in der von Ihnen gewünschten Art und Weise zu produzieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit fehlerfrei ist, indem Sie Tippfehler, Grammatik- und Stilprobleme korrigieren.

🔥Mit unserem Tone Changer, der mehr als zehn Optionen zur Auswahl bietet, können Sie den perfekten Ton einstellen und auswählen.

🔥Erstellenund liefern Sie Ihre Inhalte in mehr als 25 Sprachen.

Möchten Sie es auch einmal ausprobieren?

Melden Sie sich jetzt bei TextCortex an, um die Vorteile unserer modernen Schreibressourcen zu nutzen und Ihr Schreiben zu verbessern!

FAQ

Was passiert, wenn Sie sich über einen Mitarbeiter beschweren?

Ihre Beziehung zu einem bestimmten Mitarbeiter oder Vorgesetzten könnte sich verschlechtern oder sogar ganz abbrechen, wenn Sie sich über ihn beschweren.

Es ist Aufgabe Ihres Arbeitgebers zu überwachen, wie Sie und andere Mitarbeiter am Arbeitsplatz miteinander umgehen, und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Wie würden Sie auf eine unhöfliche E-Mail eines Mitarbeiters antworten?

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Formulierung und Ihr Ton dem formalen Niveau des Absenders angemessen sind.

Vermeiden Sie Humor, Sarkasmus und Kritik, die jemanden verärgern oder beleidigen könnten.

Verwenden Sie eine positive Sprache, die Kompetenz und Vertrauen ausstrahlt.

Danken Sie dem Absender für seine Zusammenarbeit, Geduld oder sein Feedback.