Missverständnisse unter Freunden aus dem Weg zu räumen ist eine Sache, aber wenn es darum geht, zu Fehlern am Arbeitsplatz zu stehen, steht mehr auf dem Spiel.
Das ist der Moment, in dem eine effiziente Entschuldigungs-E-Mail zum Einsatz kommt!
Ganz gleich, ob Sie sich für eine verpasste Frist, ein technisches Problem oder eine Kundenbeschwerde entschuldigen möchten - wir haben alles für Sie!
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine hochwertige Entschuldigungs-E-Mail von Grund auf erstellen können.
Fangen wir an!
Was ist eine Entschuldigungs-E-Mail und wann sollten Sie sie versenden?
Eine Entschuldigungs-E-Mail ist nur eine schriftliche Form der Entschuldigung anstelle eines persönlichen Gesprächs. Und was ist der beste Zeitpunkt für eine solche E-Mail? Je früher, desto besser - wenn Sie sich eine positive Reaktion sichern wollen.
Bei der Entscheidung, wann eine Entschuldigungs-E-Mail verschickt werden sollte, gibt es einige Faktoren zu berücksichtigen:
🌸 Wenn ein Unfall passiert ist - Sie können mit einer positiven Reaktion auf Ihre Entschuldigung rechnen, je früher Sie sie abschicken. Wenn Sie nicht zu Ihrem Fehler stehen, solange die Dinge noch frisch sind, können Sie unverantwortlich und unvorsichtig erscheinen.
🌸 Welche Schritte Sie unternehmen sollten, um die Situation zu bereinigen - Wenn Ihr Fehler mehrere Personen betrifft und große Auswirkungen auf das Geschäft hat, ist es besser, ein paar Tage zu warten und eine effiziente Vorgehensweise zu planen, bevor Sie die Entschuldigungs-E-Mail versenden.
🌸Emotionender Beteiligten - Warten Sie, bis sich alle Beteiligten beruhigt haben, bevor Sie die E-Mail abschicken, und vergewissern Sie sich, dass auch Sie sich in einer ruhigen emotionalen Verfassung befinden.
Schlüsselelemente, die jede Entschuldigungs-E-Mail haben sollte
Beim Verfassen einer Entschuldigungs-E-Mail gibt es einige Schlüsselelemente, die Sie stets im Hinterkopf behalten sollten:
- Professioneller Ton: Es ist wichtig, ein professionelles Auftreten beizubehalten, aber dennoch eine aufrichtige Entschuldigung auszusprechen. Vermeiden Sie Ausreden oder Schuldzuweisungen an andere, und übernehmen Sie die Verantwortung für den Fehler.
- Angemessene Erklärung: Geben Sie eine klare und präzise Erklärung des Fehlers und der Gründe, warum er passiert ist, um zu zeigen, dass Sie den Ernst der Lage verstehen. Dies trägt dazu bei, dass der Empfänger nicht das Gefühl hat, dass sein Anliegen abgetan wird.
- Fehlerfreier Text: Lesen Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail vor dem Versand Korrektur, um Grammatik- und Rechtschreibfehler zu vermeiden. Auf diese Weise vermitteln Sie ein professionelles Bild.
- Prägnanz: Halten Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail kurz und bündig, aber dennoch aufrichtig. Lange und weitschweifige Entschuldigungen könnten den Empfänger ablenken und ihm signalisieren, dass Sie nicht wirklich an einer Wiedergutmachung interessiert sind.
- Aktionsplan: Skizzieren Sie einen klaren Aktionsplan, um eine Wiederholung des Fehlers in Zukunft zu vermeiden. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen ernst damit ist, die Dinge wieder in Ordnung zu bringen, und dass Sie sich darauf konzentrieren, zukünftige Probleme zu vermeiden.
Wie man eine Entschuldigungs-E-Mail in 6 einfachen Schritten schreibt
Nachdem wir verstanden haben, was die entscheidenden Elemente einer effektiven Entschuldigungs-E-Mail sind und wann man sie verschicken sollte, lassen Sie uns in die einzelnen Schritte des Verfassens der E-Mail eintauchen!
1. Verfassen Sie eine aufrichtige und prägnante Betreffzeile
Die Betreffzeile sollte schon auf den ersten Blick erkennen lassen, dass es sich um eine Entschuldigungs-E-Mail handelt. Sie sollte den Leser motivieren, die E-Mail zu öffnen und sich sofort mit dem Problem zu befassen.
Eine Sache, die Sie im Auge behalten sollten, ist die Geschäftskultur des Unternehmens, in dem Sie arbeiten. Damit meinen wir das Maß an Förmlichkeit, das zwischen Kollegen akzeptabel ist.
Wenn Sie beispielsweise Kollegen nahe stehen, können Sie eine informelle Sprache verwenden, wie z. B.: "Entschuldigung für die Verwirrung. Lassen Sie es uns erklären".
In einer Vielzahl von anderen Situationen kann eine gute Betreffzeile lauten:
"Entschuldigung und Richtigstellung - Zu unserer jüngsten Aufsicht".
"Wir danken für Ihr Verständnis: Aufrichtige Entschuldigung im Inneren."
"Wichtig: Entschuldigung in Bezug auf [Problem]".
"Verantwortung übernehmen: Unsere Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten"
"Bedauerlicher Fehler: Wir bitten aufrichtig um Entschuldigung".
"Die Luft klären: Entschuldigung für etwaige Missverständnisse".
Abschließend sei gesagt, dass die Betreffzeile aufrichtig und klar sein sollte, wobei die Wahl der einzelnen Wörter von Ihnen und dem jeweiligen Fehler abhängt.
💡Pro-Tipp
TextCortexDie Funktion ZenoChat kann Ihnen in wenigen Sekunden zahlreiche Betreffzeilen liefern. Geben Sie eine klare Aufforderung und wählen Sie die beste Betreffzeile, die sie anbietet.
Darüber hinaus können Sie mit ZenoChat gut strukturierte Gliederungen für Entschuldigungs-E-Mails oder jede andere Art von E-Mail erstellen, die Sie benötigen. Als Ihr intelligenter Assistent liefert es Ihnen die notwendigen Ideen und Schritte, die Sie befolgen müssen - ganz nach Ihrem Wunsch.
2. Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung
Genauso wichtig wie die Betreffzeile ist die Art der Begrüßung der Empfänger. Am besten verwenden Sie einfache Grußformeln wie "Hallo" oder "Sehr geehrter Herr/Frau".
Stellen Sie sich mit Ihrem Namen und Ihrer Funktion im Unternehmen vor und geben Sie kurz das Thema der Entschuldigung an.
Sie werden Zeit haben, die Situation zu erklären, aber zunächst sollten Sie sich höflich präsentieren.
Zum Beispiel:
"Lieber Tom [Name des Empfängers eingeben],
Mein Name ist [geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein] und ich bin in einer Position [Berufsbezeichnung] bei [Name Ihres Unternehmens]. Ich schreibe, um mich für den Fehler zu entschuldigen [kurz notieren, um welche Art von Fehler es sich handelt]zu entschuldigen und Ihnen mitzuteilen, welche Schritte ich plane, um die Situation zu verbessern.
📌Note
Es ist immer gut, mit einer positiven Einstellung zu beginnen und diese während der gesamten E-Mail beizubehalten.
Auch wenn Sie negative Gefühle über die Situation zum Ausdruck bringen sollten, wird jeder den Fehler leichter akzeptieren, wenn Sie positiver über die Ergebnisse sprechen.
3. Gestehen Sie Ihren Fehler aufrichtig ein
Dies ist der wichtigste Teil Ihrer E-Mail. Erläutern Sie im Hauptteil der E-Mail, wie und wann der Fehler aufgetreten ist, aus welchem Grund, und dass Sie sich zu dem Fehler bekennen.
Die folgenden Elemente müssen in den Text der E-Mail aufgenommen werden:
🔥Chronologieder Ereignisse: Hier geht es darum, eine Zeitleiste der Ereignisse zu erstellen, die zu dem Fehler geführt haben.
Es ist wichtig, die Schritte, die zu dem Fehler geführt haben, klar darzulegen, um zu zeigen, dass Sie verstehen, wie es dazu kam, und dass Sie die Verantwortung für Ihr Handeln übernehmen.
🔥Washat den Fehler verursacht: Es ist wichtig, die Ursache des Fehlers zu erläutern, vor allem, wenn es sich um etwas handelt, das Sie in Zukunft vermeiden können. Damit zeigen Sie, dass Sie die Situation verstanden haben und proaktiv vorgehen, um ähnliche Vorfälle zu verhindern.
🔥 Eingeständnis des Fehlers: Es ist wichtig, die Schwere des Fehlers einzugestehen und zu zeigen, dass Sie die Auswirkungen auf den Empfänger oder sein Unternehmen verstehen. Das hilft, Aufrichtigkeit und Einfühlungsvermögen zu vermitteln.
🔥Entschuldigen Sie sichfür die Unannehmlichkeiten: Drücken Sie Ihr Bedauern über die negativen Auswirkungen aus, die Ihr Verhalten auf den Empfänger gehabt haben könnte. Eine Entschuldigung zeigt, dass Sie die Verantwortung für Ihr Handeln übernehmen und sich zur Wiedergutmachung verpflichtet fühlen.
💡Pro-Tipp
Um eine positive und dennoch entschuldigende Haltung in der E-Mail zum Ausdruck zu bringen, können Sie eine der vorgenerierten Personas auswählen, die ZenoChat anbietet.
Wenn Sie es vorziehen, ihn individuell zu gestalten, geben Sie einige Hintergrundinformationen und Textbeispiele an und erstellen Sie eine Persona, die genau wie Sie klingt.
4. Erklären Sie die Schritte, die Sie zur Behebung des Fehlers unternehmen werden
Indem Sie erklären, welche Schritte Sie unternehmen werden, um die Situation zu verbessern, zeigen Sie, dass Sie nicht nur willens, sondern auch in der Lage sind, die Situation zu verbessern und dabei die Interessen des Unternehmens im Auge zu behalten.
Machen Sie genaue Angaben zu den Maßnahmen, die Sie ergreifen werden, um die Situation zu bereinigen, und legen Sie dar, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass der Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt.
Damit zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen und sich bemühen, die Dinge richtig zu stellen.
Gegebenenfalls können Sie dem Empfänger auch eine Form der Entschädigung anbieten. Wenn Sie z. B. einen Kunden anschreiben, können Sie ihm eine Rückerstattung oder einen Rabatt auf künftige Einkäufe anbieten.
Achten Sie auf eine professionelle und prägnante Ausdrucksweise und vermeiden Sie Ausreden oder Schuldzuweisungen an andere.
5. Fügen Sie eine abschließende Bemerkung ein
Wenn Sie die vorherigen Abschnitte einer Entschuldigungs-E-Mail abdecken, gibt es nur wenige Dinge, die Sie hinzufügen sollten. Das Schlusswort ist eines davon.
Es ist wichtig, sich kurz zu fassen, aber die Entschuldigung zu bekräftigen. Bedanken Sie sich bei allen, die die E-Mail erhalten, für ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus, um die besten Schlusszeilen zu finden.
💡Pro-Tipp
Sie sollten auf verwirrende und lange Sätze achten. Das Hauptziel ist es, dem Empfänger Ihre Idee zu vermitteln und die E-Mail vor dem Versand Korrektur zu lesen.
Wenn Sie die Paraphrasierungs- und Umformulierungsfunktionen von TextCortexnutzen, können Sie sicher sein, dass Sie eine ausgefeilte und verständliche E-Mail vor sich haben.
Geben Sie einfach den Originaltext ein und lassen Sie die TextCortex die Magie wirken.
6. Sich authentisch abmelden
Am Ende der E-Mail, bevor Sie sich abmelden, sollten Sie dem Empfänger noch einmal für seine Zeit danken und ihn auffordern, weitere Fragen zu stellen. Dies ist ein geeigneter Abschluss für eine Entschuldigungs-E-Mail.
Es ist am besten, "Mit freundlichen Grüßen" sowohl als formelle als auch als informelle Verabschiedung zu verwenden.
3 Beispiele für eine Entschuldigungs-E-Mail
Hier sind drei gute Beispiele für Entschuldigungs-E-Mails.
Beispiel 1
Betreff: Entschuldigung für Terminüberschreitung: [Name des Projekts/Aufgabe]
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, dass diese Nachricht Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um mich aufrichtig für die Verspätung bei der Lieferung von [Projekt/Auftragsname] zum vereinbarten Termin zu entschuldigen.
Leider haben unvorhergesehene Hindernisse unseren Fortschritt behindert, so dass das Ziel nicht erreicht werden konnte. Ich verstehe zwar die Unannehmlichkeiten und die Frustration, die dies verursacht hat, aber seien Sie versichert, dass wir proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Ursache zu beheben und ähnliche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.
Im Nachhinein ist es offensichtlich, dass eine bessere Notfallplanung und Kommunikation diese Herausforderungen hätten abmildern können. Für die Zukunft haben wir uns verpflichtet, unsere Prozesse zu verbessern, um einen rechtzeitigen Projektabschluss zu gewährleisten und unsere Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten.
Wir wissen Ihre Geduld und Ihr Verständnis in dieser Zeit sehr zu schätzen. Sollte es weitere Diskussionen oder Maßnahmen geben, um die Situation zu bereinigen, zögern Sie bitte nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung und Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Titel]
[Ihre Kontaktinformationen]
Beispiel 2
Betreff: Entschuldigung für Serviceunterbrechung: [Kurze Beschreibung]
Sehr geehrter [Name des Kunden],
Ich möchte mich für die kürzliche Unterbrechung unseres Services entschuldigen, die Ihre Erfahrung mit [Produkt/Dienstleistung] beeinträchtigt hat. Wir verstehen die Frustration und die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sind, und wir übernehmen die volle Verantwortung dafür, dass wir Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben.
Bitte wissen Sie, dass wir uns sehr bemühen, dieses Problem umgehend zu lösen. Unser Team untersucht derzeit die Ursache, um sicherzustellen, dass solche Störungen in Zukunft nicht mehr auftreten. Ihr Feedback ist für uns sehr wichtig, und wir hören uns Ihre Bedenken aktiv an, um unseren Service zu verbessern.
In der Zwischenzeit möchten wir Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis danken. Wenn wir Ihnen in irgendeiner Weise behilflich sein können oder wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt an uns.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und wir freuen uns darauf, Ihr Vertrauen in uns wiederherzustellen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Titel]
[Ihre Kontaktdaten]
Beispiel 3
Betreff: Korrektur unserer jüngsten Mitteilung
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht. Ich schreibe Ihnen diese E-Mail, um mich für jegliche Verwirrung oder Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, die durch die falschen Informationen in unserer jüngsten Mitteilung verursacht wurden.
Nach Überprüfung der Details haben wir einen Fehler in den mitgeteilten Informationen festgestellt. Wir entschuldigen uns aufrichtig für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Wir möchten Ihnen versichern, dass wir umgehend Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu bereinigen.
Wir wissen Ihr Vertrauen in uns zu schätzen und verpflichten uns, auch in Zukunft eine korrekte und zuverlässige Kommunikation mit Ihnen sicherzustellen. Sollten Sie weitere Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, sich direkt an uns zu wenden. Ihr Feedback ist uns wichtig, um unsere Prozesse weiter zu verbessern und zu verhindern, dass ähnliche Fehler erneut auftreten.
Wir entschuldigen uns nochmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld, während wir an der Lösung dieser Angelegenheit arbeiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Titel]
[Ihre Kontaktinformationen]
Wie kann Textcortex Ihnen beim Schreiben einer Entschuldigungs-E-Mail helfen?
Es kann schwierig sein, einen positiven Ton beizubehalten, professionell zu sein und die Situation gleichzeitig zu bereinigen.
Einerseits ist es wichtig, das richtige Vokabular zu verwenden, andererseits wollen Sie alle notwendigen Informationen zum Ausdruck bringen.
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