KI für das Projektmanagement nutzen

Nach Angaben der Harvard Business Review werden jährlich erstaunliche 48 Billionen Dollar in Projekte gesteckt. Allerdings sind nur 35 % der Projekte erfolgreich.

Einer der Hauptschuldigen ist der mangelnde Einsatz von KI-Technologie im Projektmanagement, was schade ist, da KI-Tools bereits verfügbar sind, aber jemand benötigt, der sie anwendet.

Darüber hinaus kann die Einbeziehung von KI in das Projektmanagement die Chance, die ROI-Schätzungen einzuhalten oder zu übertreffen , um 23 % erhöhen.

Wenn Sie also diese neue Technologie ausprobieren möchten, aber nicht wissen, wie Sie sie im PM anwenden sollen, dann können wir Sie verstehen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie KI für das Projektmanagement nutzen können.

Lasst uns eintauchen!

Wie kann man KI für das Projektmanagement auf 9 wirksame Arten nutzen?

KI-Tools haben ihre eigenen einzigartigen Funktionen, und eine der besten Möglichkeiten, sie zu nutzen, besteht darin, sie zu kombinieren, um ihre Vorteile zu maximieren.

1. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Wenn Sie für die Koordinierung verschiedener Aufgaben und Ressourcen verantwortlich sind, um Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen, haben Sie wahrscheinlich mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben zu tun, wie z. B:

• Dateneingabe, 
• Erstellung von Berichten, usw.

Wir können davon ausgehen, dass dies sicherlich nicht Ihre Lieblingsbeschäftigung als Projektmanager ist.

Diese Aufgaben sind nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch mühsam und fehleranfällig.

Hier kann KI einen entscheidenden Unterschied machen. 

So können beispielsweise automatisch Berichte auf der Grundlage von Projektdaten erstellt werden, wodurch die manuelle Dateneingabe und -analyse überflüssig wird.

2. Risiken managen

KI kann Projektdaten analysieren, sie mit historischen Daten vergleichen und potenzielle Probleme aufzeigen, bevor sie zu Problemen werden.

So können Sie potenzielle Risiken erkennen und proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Risiken zu mindern und den Projekterfolg zu maximieren.

Darüber hinaus kann KI durch die Analyse von Trends und Mustern in Projektdaten Erkenntnisse liefern, die die Entscheidungsfindung erleichtern.

3. Ressourcen zuteilen

Dank der prädiktiven Analyse kann KI Ihnen helfen, Ressourcen effektiver zu verteilen und eine Über- oder Unterverteilung zu vermeiden.

Unabhängig davon, ob es sich bei diesen Ressourcen um Personal, Finanzen, Informationen usw. handelt, kann KI ihre Verteilung optimieren und Muster und Trends erkennen, die Lücken aufzeigen.

Die KI-Technologie analysiert beispielsweise Daten aus vergangenen Projekten und erstellt auf dieser Grundlage Prognosen, die Ihnen zeigen, welche Ressourcen Sie für zukünftige Projekte benötigen könnten.

So können Sie die Abfolge der Aufgaben besser planen, um den Projektabschluss innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu gewährleisten.

Angenommen, Sie suchen einen Entwickler.

Auf der Grundlage Ihrer bisherigen Daten kann die KI als Vermittler fungieren und feststellen, welche Entwickler über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Aufgabe zu erfüllen.

4. Umgang mit Dokumenten

KI kann die Kategorisierung, Indizierung und Abfrage von Projektdokumenten automatisieren und den Projektbeteiligten bei Bedarf kontextbezogene Empfehlungen liefern.

Darüber hinaus kann es automatisch Schlüsselinformationen aus projektbezogenen Dokumenten extrahieren, wie zum Beispiel:

• Die Projektcharta,
• Plan, 
• Statusberichte, und 
• Sitzungsprotokoll.

Anstatt Hunderte von Dokumenten zu durchsuchen, können KI-Tools dies in wenigen Minuten für Sie erledigen.

💡 ProTip:

Text Cortex's Wissensdatenbanken ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen Dokumente hochzuladen und Informationen daraus abzurufen.

Sie können PDF-, CSV-, PPTX-, DOCX- und MD-Dateien sowie URLs hochladen. Das Scannen und Abrufen von Informationen aus einem 80-seitigen Dokument dauert beispielsweise 3 Sekunden!

Wissensdatenbanken ermöglichen es Ihnen, eine große Anzahl von Dokumenten zu speichern, sie zu kategorisieren und zu kennzeichnen und sie sogar mit Ihrem Team zu teilen.

So können Sie automatisch Projektdokumente zusammenfassen um dem Projektteam schnell einen Überblick über den Projektstatus, Probleme und Risiken zu geben.

5. Nutzen Sie virtuelle Assistenten

Auf der Grundlage Ihrer Eingaben analysieren KI-Tools umfangreiche Datensätze und generieren Inhalte.

Wie funktioniert das? 

Das System lernt aus Ihren früheren Abfragen, Projektplanungsdaten und dem Gesamtkontext, um Interaktionen anzupassen und wichtige Informationen zu erfassen.

So erhalten Sie sofortige Antworten auf Ihre Anfragen, Aktualisierungen, Warnungen usw.

💡 ProTip:

Zeno Chat ermöglicht es Ihnen, all Ihr Wissen und Ihren Stil einzugeben, um Ihre KI besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen. 

Als Ergebnis können Sie Hintergrundinformationen bereitstellen und eine Persona erstellen erstellen, die in Ihrem Tonfall agiert und auf Anfragen antwortet.

Daher wird es die Antworten entsprechend anpassen und bei Bedarf auf Ihre Dokumente verweisen.

6. Aufgaben erstellen und zusammenfassen

Als Projektmanager finden Sie das Erstellen von Aufgaben wahrscheinlich einen der langweiligsten Aspekte des Projektmanagements.

Den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen, Beschreibungen und Anforderungen bereitstellen, Berichte ausfüllen, usw. - all das kommt Ihnen bekannt vor, oder?

Dank der KI-Tools können Sie diese Aufgaben automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

So kann das KI-Tool beispielsweise automatisch Aufgaben auf der Grundlage Ihrer Beschreibungen generieren, Berichte erstellen und zusammenfassen, usw.

💡 ProTip:

TextCortex ermöglicht Ihnen die Eingabe von Eingabeaufforderungen, um Aufgabendaten und -beschreibungen zu generieren, zusammenzufassen oder neu zu formatieren.

So können Sie Blogs, Entwürfe, Präsentationen, Aufzählungslisten, Projektpläne usw. erstellen.

Eine breite Palette von Textbearbeitungswerkzeugen ermöglicht es Ihnen, den Inhalt zu paraphrasieren, zusammenzufassen, umzuschreiben und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Außerdem können Sie mit TextCortexIhre Prompts speichern und erstellen. templates zu denen Sie immer zurückkehren können. 

Auf diese Weise können Sie immer wieder mit demselben Prompt für viele verschiedene Fälle arbeiten.

7. Bildmaterial erstellen

Dank NLP und Algorithmen für maschinelles Lernen, die die gesammelten Daten analysieren, können Sie mit KI-Tools visuelle Darstellungen, Diagramme und Präsentationen erstellen.

Die Tools verwenden die Daten, um automatisch Diagramme, Grafiken und andere Visualisierungen zu erstellen und zu aktualisieren, die Ihnen und Ihren Teammitgliedern helfen, den Projektfortschritt zu verstehen.

Darüber hinaus kann KI auch automatische Zusammenfassungen von Projektdaten und -ergebnissen erstellen, um im Gegenzug informative und visuell ansprechende Präsentationen zu erstellen.

💡 ProTip:

TextCortex bietet Zugang zu DALLE-3, um visuelle Aufgaben zu erstellen, wie z. B. Diagramme, Tabellen, usw.

Dazu müssen Sie nur eine Eingabeaufforderung eingeben und ein DALL-E 3 kompatibles Bild erhalten.

8. Projekte terminieren

KI kann auf der Grundlage historischer Daten und Projektbeschränkungen optimale Projektzeitpläne vorschlagen und Sie dabei unterstützen:

• Erstellen Sie realistische Zeitpläne, 
• Vermeiden Sie Terminkonflikte und 
• Projekte pünktlich liefern.

Außerdem können Sie auf der Grundlage von Echtzeit-Updates verschiedener Teammitglieder Anpassungen am Projektplan vornehmen.

9. Zusammenarbeit und Kommunikation fördern

KI-gestützte Tools für die Zusammenarbeit bieten Echtzeit-Updates und Warnmeldungen, um Ihre Teammitglieder über Änderungen des Projektstatus zu informieren.

Darüber hinaus verfolgen sie die Fortschritte der Teammitglieder und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

KI-Tools können nicht nur Warnungen ausgeben, wenn Aufgaben überfällig sind oder hinter dem Zeitplan zurückbleiben, sondern auch die Planung von Besprechungen und die Chat-basierte Kommunikation in Echtzeit automatisieren.

💡 ProTip:

Die Funktion Organisationen vereinfacht das Wissensmanagement zwischen Ihnen und Ihren Teammitgliedern, indem sie den Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente ermöglicht.

Die Sicherstellung eines ausreichenden Zugangs für alle ermöglicht eine effektive Kommunikation, da alle Teammitglieder aufeinander abgestimmt sind und auf derselben Seite stehen.

So können Sie beispielsweise Wissensdatenbanken mit Ihrem Team in einem Co-Working Space gemeinsam nutzen, was Ihnen hilft, organisiert und mit den wichtigsten Informationen auf dem Laufenden zu bleiben.

🎁 Bonus: 9 Top-KI-Tools für das Projektmanagement

Als besonderen Leckerbissen haben wir eine Liste mit unseren Top-Tipps für KI-Tools für das Projektmanagement zusammengestellt.

Was bringt die Zukunft der KI-Technologie im Projektmanagement?

Wie bei jeder anderen Technologie müssen Sie die Grundlagen schaffen und den Lernprozess in Angriff nehmen, um die Vorteile der KI zu maximieren.

Und obwohl die Angst vor Veränderungen und die Angst, durch KI ersetzt zu werden, nach wie vor wichtige Faktoren für die Einführung von KI sind, darf man nicht vergessen, dass es kein KI-Tool ohne einen Menschen gibt.

Sie sind immer noch derjenige, der das Sagen hat, der den Input liefert und über dessen Gültigkeit entscheidet. 

Und je genauer Sie sind, desto besser sind die Ergebnisse.

Ein KI-Tool ist ein extension , das Ihnen hilft, Projekte rechtzeitig abzuschließen und zu liefern. 

Die Lösung, um diesen Übergang reibungslos, intuitiv und benutzerfreundlich zu gestalten, ist TextCortex. 🤖

Wie können Sie TextCortex für das Projektmanagement nutzen?

TextCortex ist ein KI-gestütztes Tool zur Inhaltserstellung mit robusten Textbearbeitungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Inhalte verbessern und aufpolieren können.

Neben dem Umschreiben, Paraphrasieren, Zusammenfassen, Erweitern usw. kann TextCortex Sie bei der Erstellung und Bearbeitung einer Vielzahl von Inhaltstypen, Berichten, Aufgaben, Projekten usw. unterstützen:

🔥 Erleichtern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Projektteams, indem Sie eine zentrale Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bereitstellen.

🔥 So können Sie ganz einfach nur 3 Ideen in eine E-Mail umwandeln, die Sie an Ihre Stakeholder senden können.

Mit dem KI-Notiz-Editor können Sie Ideen und Gedanken sammeln, entwerfen und speichern, Tabellen, verschiedene Listen und Aufgaben erstellen.

🔥 Überwinden Sie die Sprachbarriere, indem Sie Nachrichten und Dokumente automatisch in mehr als 25 Sprachen übersetzen lassen, um eine effektivere kulturübergreifende Kommunikation zu ermöglichen.

🔥 Wandeln Sie Sprache ganz einfach in Text um , so dass Sie z. B. eine Besprechung aufzeichnen und den Ton in Besprechungsnotizen umwandeln können.

🔥 Machen Sie den umgekehrten Weg und wandeln Sie Text in Sprache um , während Sie Ideen sammeln, Brainstorming betreiben oder Ihre Gedanken notieren.

🔥 Einrichten einer Automatisierungssequenz für Besprechungszusammenfassungen um Besprechungsnotizen festzuhalten und Zusammenfassungen mit Hilfe unserer Zapier-Integration zu teilen.

🔥 Erstellen Sie Codezeilen, wenn Sie sich mit Software-Projektmanagement beschäftigen, um Abkürzungen zu erstellen und Arbeitsabläufe mit unserem Entwicklermodus zu automatisieren .

bietet mehrere Programmiersprachen, wie Python, Javascript, Go, PHP und Java, sowie SQL und Regex.

Dank TextCortexund integrations können Sie auch außerhalb unserer Plattform Code schreiben, indem Sie auf ein Symbol in der rechten unteren Ecke klicken, das automatisch den Entwicklermodus öffnet.

Apropos integrations, TextCortex bietet viel - Sie können es auf über 4000 Plattformen als eine App, einen Browser extension, eine Desktop-App oder eine mobile App verwenden.

Sind Sie bereit, in unsere TextCortex Welt einzutauchen?

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