Hur man skriver ett e-postmeddelande där man klagar på en medarbetare

Är en hälsosam arbetsmiljö lika sällsynt som en fyrklöver idag?

Låt oss vara ärliga: att navigera i den komplexa dynamiken på arbetsplatsen kan vara en verklig utmaning.

Och jag slår vad om att du, precis som alla vi andra, har haft din beskärda del av problem med kollegor.

Frågan kvarstår dock: vidtog vi rätt åtgärder för att ta itu med problemet?

Att ta itu med konflikter och klagomål på arbetsplatsen är viktigt för ditt eget välbefinnande.

För att inte tala om tillfredsställelsen hos alla inblandade, inklusive anställda, kunder och arbetsledare.

I den här artikeln får du därför vägledning i hur du skriver ett professionellt e-postmeddelande för att hantera klagomål på kollegor.

Den erbjuder rätt språk och strategier för att säkerställa att din oro tas på allvar på arbetsplatsen.

Nu sätter vi igång!

Definition av ett e-postmeddelande med klagomål

Ett e-postklagomål är en typ av skriftlig kommunikation som uttrycker missnöje med en produkt, tjänst eller upplevelse.

Ett starkt klagomålsmejl beskriver ditt problem och din önskade åtgärd på ett mjukt sätt.

Du har mer tid på dig att tänka igenom ditt svar och välja dina ord med omsorg när du använder denna kommunikationsmetod.

Ditt e-postmeddelande med klagomål måste vara tydligt, kortfattat och välformulerat.

Anledningar till att lämna in ett klagomål E-post

Alla hot på arbetsplatsen bedöms inte på samma sätt, så följande är exempel på handlingar som kan betraktas som trakasserier på arbetsplatsen:

• Hotfullt kroppsspråk - En medarbetare som visar ett argt ansiktsuttryck eller en aggressiv kroppshållning kan sannolikt ge dig ångest och öka din stressnivå.
• Emotionell manipulation - En person på arbetsplatsen som kan dra fördel av din osäkerhet och försöka kontrollera dig med oärliga, bedrägliga eller våldsamma metoder.
• Verbal misshandel - En medarbetare som alltid försöker försvaga offrets känsla av värde och självförtroende, oavsett vilka exakta ord som används.
• Abase - En typisk form av trakasserier på arbetsplatsen som innebär att offret känner sig oviktig, skamsen eller ovärdig i en arbetsmiljö.
• Fysisk kontakt - Det kan handla om beröring, kyssar, strykningar, omfamningar eller att bara komma för nära en anställd så att det känns obehagligt, och kan leda till sexuella trakasserier.
• Fysiskt angre pp - Att hota eller skada någon annan anses vara en allvarlig typ av fysiskt angrepp på arbetsplatsen.

Med tanke på den känsliga karaktären hos de situationer som diskuteras ovan är det professionellt och lämpligt att använda e-post som kommunikationsmedel, särskilt i scenarier där:

✅ du behöver hantera en allvarlig fråga som du inte kan diskutera personligen,

✅ behöver lite utrymme för att överväga dina framtida åtgärder, eller

✅ Du har blivit osams med en kollega och behöver ett formellt, dokumenterat sätt att ta itu med problemet.

Riktlinjer för hur man skriver ett e-postmeddelande med klagomål mot en medarbetare

Ett problem kan lösas snabbare om ditt klagomålsbrev är korrekt utformat.

1. Rama in frågan

Innan du lämnar in ett klagomål, se till att skälen är giltiga.
Om du lätt blir irriterad av tuggummituggande, visslande eller suckande kommer ditt klagomål troligen att avvisas.

▶️If dina handlingar har bidragit till problemet, fundera på hur du kan göra en större insats för att hitta en lösning på egen hand, utan ledningens inblandning.

2. Ange skälen till att skriva

Förklara kortfattat varför du skriver brevet i början av det.

Förklara att du känner att det är dags att lämna in ett officiellt klagomål på grund av flera händelser som har inträffat mellan dig och medarbetaren.

Inkludera information om du redan har försökt att hantera det på egen hand.

Exempel:

Jag skriver för att berätta om min oenighet med [arbetstagarens namn], en arbetstagare.

Jag har försökt prata med [arbetstagarens namn] om problemet flera gånger, men han/hon vill inte lyssna på mig eller ta hänsyn till mina känslor.

3. Ge en kronologisk beskrivning av händelserna

Skriv ner vad som hände mellan dig och den anställde. Lägg till datum för varje incident tillsammans med en separat lista över dem.

När ni rapporterar vad som hänt, håll er till fakta och tala opartiskt.

Se också till att stödja dina påståenden med bevis när det är möjligt.

Styrkande handlingar kan omfatta följande:

• Vittnen 
• Korrespondens i textform
• Bilder
• Skärmdumpar
• Videor
• Ljudinspelningar

Exempel:

På torsdagen den här veckan talade jag med [arbetstagarens namn] flera gånger om hennes högljudda prat, högljudda skratt och stötande skämt som störde mina telefonsamtal.

I morse, när jag tog emot en telefonbeställning, inträffade samma sak.

Jag pratade om det med [arbetstagarens namn] igen.

Hon sa: "Jag borde ta det lite lugnare", i stället för att be om ursäkt.
Här är ett bevis på händelsen [ljudinspelning].

4. Ange önskad åtgärd

Skriv hur din förmåga att arbeta påverkas av dina kollegors agerande.

Lista dina ansvarsområden på jobbet och ditt mål att uppfylla dem.

Beskriv hur din medarbetares aktiviteter hindrar dig från att uppnå dina mål.

Uttryck dessutom din tacksamhet till arbetsgivaren för dess hjälp med att sätta stopp för handlingar som är olämpliga på arbetsplatsen.

Exempel:

Jag har varit tvungen att sätta mina kunder i telefonkö flera gånger för att uppmana [arbetstagarens namn] att sluta prata. Dessutom har jag varit tvungen att be kunderna att upprepa sig eftersom jag inte kunde höra dem bra.

Jag är rädd att hans/hennes agerande skadar företagets rykte.

Om du kan låta henne veta varför detta beteende måste upphöra skulle jag uppskatta det.

5. Redigera och korrekturläsa

När du har skrivit klart, måste ditt e-postmeddelande redigeras och korrekturläsas.

Gå först igenom allt och stryk alla meningar som är för sentimentala, oförskämda eller som kunde ha uttryckts mer kortfattat.

Kontrollera stavning, grammatik och interpunktion.

6. Skicka ett e-postmeddelande med klagomål till din arbetsgivare

När du har skickat ett e-postmeddelande med klagomål till din arbetsgivare är det sista steget att träffa din chef för att formellt diskutera problemet.

Om arbetsgivaren inte kan lösa dina problem ska du skriva och vända dig till HR-avdelningen.

Dessutom är det viktigt att undvika att redigera ditt e-postmeddelande under utbytet, eftersom ändring av fakta i detta skede kan undergräva din trovärdighet och vara skadligt för din position.

Om dina lösningsmetoder inte fungerar och ditt arbete fortsätter att påverkas, be om förflyttning eller säg upp dig om du har ett annat jobberbjudande.

Mall för formellt klagomålsmejl om arbetskamrat

Kära [arbetsgivare/HR],

Mitt namn är [namn], och jag har varit [marknadsförare] de senaste [5 åren]. Jag är hedrad och glad över att vara medlem i det här teamet.

Tyvärr på grund av en enda anställd: [medarbetarens namn], blir denna fantastiska upplevelse förstörd.

Innan jag skickade detta brev hade jag uttömt alla andra möjligheter och var tvungen att vända mig till personalavdelningen för att få hjälp.

Det är omöjligt att hantera [hans/hennes] ständiga olydnad och brist på uppförande. Det påverkar min prestation och gör det svårt för mig att slutföra mina uppgifter. (Inkludera exempel på vad som hände, när det hände och var det hände) Siffror, datum och fakta bör användas för att backa upp ditt påstående.

Jag behöver din omedelbara hjälp med att lösa detta problem och skapa en professionell, vänlig och produktiv miljö för oss alla.

Tack så mycket för ert övervägande.

Med vänliga hälsningar

Bästa praxis vid utformning av e-post med klagomål

Låt oss göra en översikt över de viktigaste sakerna som bör beaktas:

🔑Vartydlig och specifik - Undvik generaliseringar och vagt språk, var specifik om ditt problem och hur det påverkar dig.

🔑Använd ettprofessionellt språk - undvik att använda hårda, förolämpande eller anklagande ord och kom ihåg att ditt mejl ska visa att du skriver till din chef.

🔑Givbevis - Ge bevis för att backa upp dina påståenden med data, skärmdumpar eller andra typer av dokumentation som kan användas för att representera problemet.

🔑Varalösningsfokuserad - Det är viktigt att uppmärksamma problemet, men det är lika viktigt att erbjuda potentiella lösningar eftersom det visar att du är engagerad i att hitta en lösning.

🔑Keepit Brief - E-postkorrespondens bör vara kortfattad och direkt, så skriv inte långa e-postmeddelanden som kan tråka ut mottagaren.

🔑Använden tydlig ämnes rad - Se till att din ämnesrad tydligt anger vad du påstår.

🔑Att tilltalapersonen med namn - Börja mejlet med en vänlig hälsning och tilltala din chef eller kollega med namn.

🔑Proofread - Kontrollera om det finns grammatik- och stavfel i ditt mejl innan du skickar det, eftersom ett dåligt formulerat mejl kan göra ditt budskap mindre effektivt.

Skriv ett e-postmeddelande med klagomål med TextCortex!

Förebyggande åtgärder är den mest effektiva strategin för att stoppa trakasserier på arbetsplatsen.

Med hjälp av TextCortex, ett AI-drivet verktyg för digital marknadsföring, kan du enkelt skapa innehåll som låter som mänskligt skrivet.

Denna flexibla plattform är en allt-i-ett-resurs för innehållsskapande och tillhandahåller en omfattande uppsättning omskrivningsverktyg, anpassningsbara templates och ChatGPT-liknande support.

🔥Använd Zeno Chat, en AI-assistent som kan anpassas helt för att producera material på det sätt och i den stil som du vill.

🔥Se till att ditt arbete är felfritt genom att korrigera stavfel, grammatik och stilfrågor.

🔥Med vår Tone Changer, som erbjuder mer än tio valmöjligheter, kan du justera och välja den perfekta tonen.

🔥Skapaoch leverera ditt innehåll på mer än 25 språk.

Är du frestad att prova?

Gå med i TextCortex nu för att dra nytta av våra banbrytande skrivresurser och förbättra ditt skrivande!

VANLIGA FRÅGOR

Vad händer om du klagar på en medarbetare?

Din relation med den specifika medarbetaren eller chefen kan bli ansträngd eller helt upphöra om du klagar på dem.

Din arbetsgivare är ansvarig för att övervaka hur du och andra anställda interagerar på jobbet och göra eventuella nödvändiga justeringar.

Hur skulle du svara på ett oartigt e-postmeddelande från en kollega?

Se till att din formulering och ton är anpassad till avsändarens formalitetsnivå.

Undvik humor, sarkasm och kritik som kan irritera eller förolämpa någon.

Använd ett positivt språk som utstrålar kompetens och självförtroende.

Uttryck tacksamhet till avsändaren för deras samarbete, tålamod eller feedback.