O que é mais difícil: escrever uma proposta para completos estranhos ou reconstruir a comunicação com o mesmo objectivo?

A maioria das pessoas acha muito mais difícil reconstruir do que começar do zero.

Mesmo as tarefas quotidianas são mais fáceis de completar se tiveres uma vasta rede de pessoas com quem interages. 

Nesse espírito, a familiaridade com outras pessoas precisa de manutenção. Isto é verdade para a vida pessoal, mas ainda mais profissional.

No entanto, para algumas pessoas, este tipo de comunicação vem naturalmente, mas a maioria precisa de lembretes e precisa de muito trabalho.

Se te vês como um membro do segundo grupo, o artigo de hoje com o e-mail "Mantém-te em contacto" templates e conselhos accionáveis devem ajudar-te a melhorar ainda mais neste trabalho.

Vamos saltar directamente para dentro.

O que é um e-mail "Keep in Touch", e quando o deves usar?

Um e-mail de contacto é uma mensagem a um contacto profissional ou a um conhecido pessoal para manter uma relação amigável entre ti e eles.

Monalisa requer manutenção para manter as cores vibrantes para que possamos apreciá-la anos depois de Da Vinci a ter pintado. 

O mesmo se aplica aos contactos pessoais - sem manutenção regular, a sua relevância desvanece-se com o tempo.

Assim, e-mails periódicos contendo algumas breves notícias da vida pessoal ou profissional irão manter o conhecimento de quem é quem e (em contextos profissionais) o seu valor.

Ao mesmo tempo, o e-mail "mantém-te em contacto" assegura um certo nível de familiaridade em todos os momentos.

Quando é o momento certo para escrever um e-mail de "Keep in Touch"?

Especialistas na manutenção de redes de ligação geralmente usam duas regras quando pretendem actualizar uma relação com um novo email:

  • Orgânico - quando um determinado evento ocorre a eles ou à sua contraparte (promoção, mudança de posição de trabalho, artigo relevante para a situação que o contacto tem, etc.).
  • Periódico - estabelece um lembrete para fazer contacto após algum tempo, mesmo que não haja nenhuma ocasião especial.

Pessoas a quem envias e-mails para refrescar relações, podemos dividir-nos em grupos. Aqui estão alguns dos mais comuns:

  • Contacta uma pessoa que tenhas conhecido num evento: Nos negócios actuais, as empresas e associações industriais esforçam-se ao máximo para organizar eventos para que as pessoas expandam as suas redes de contactos.
  • Para te manteres em contacto com um antigo colega: Pessoas com experiências partilhadas criam relações próximas.

O tempo passado no trabalho ou a frequentar a mesma escola é uma das bases para tal ligação. Um email ocasional irá manter esse laço vivo mesmo depois de seguires caminhos separados.

  • Incluindo um conhecido pessoal dos teus contactos comerciais: digamos que conheças um amigo de um amigo numa festa de aniversário, e ele trabalha na mesma indústria que tu.

Um breve email lembrando-o do teu encontro é uma óptima maneira de começar uma conversa e expandir a tua base de contactos.

  • Desenvolve uma ligação com alguém que conheceste online: Cada vez mais pessoas têm o primeiro contacto online. 

As pessoas encontram-se online enquanto trabalham no mesmo projecto, em plataformas sociais, ou mesmo em jogos online. 

A pesquisa mostra que a pessoa média interage com mais de 20 outras pessoas todos os dias, este número não inclui as redes sociais.

número médio de contactos por pessoa

Nos tempos modernos as pessoas não se conseguem lembrar de todos os contactos e detalhes de interacção.

Os e-mails "mantém-te em contacto" preenchem essa lacuna e ajudam-te a manter um nível de comunicação mais elevado.

Agora que sabemos "Porquê" e "Quando" para usar os emails para manter a comunicação, vamos mergulhar no "Como".

Quais são as melhores práticas para manter a rede de contactos com e-mails

O email "Mantém-te em contacto" templates irá mostrar-te como a comunicação pode parecer na vida real, mas primeiro, vamos dar uma vista de olhos aos pontos chave que fazem com que a comunicação seja uma excelente actualização do email.

1. Planeia o teu tema

Não há necessidade de fazer do "vamos manter-nos em contacto" o ponto central do teu e-mail.

Por exemplo, se apenas escreves para falar sobre os feitos dos destinatários ou eventos recentes a que eles assistiram, pode transferir uma mensagem importante e poderosa:

  • Eu sigo o teu trabalho - Podes seguir os acontecimentos na sua vida como uma pessoa amiga ou alguém que aprecia a sua perícia.
  • Eu tenho conhecimentos na área - Tu apresentas os teus conhecimentos e valor quando reconheces o esforço ou diferença entre produtos médios e excelentes.

Outro exemplo de não colocar ênfase em manter contacto é falar sobre as tuas notícias, mas mesmo nesta situação, precisas de incluir o leitor como uma peça crucial do e-mail.

Podes usar uma abordagem como esta:

A razão pela qual pergunto é que a minha empresa faz [Produto] e [Produto]. Por isso estou sempre a tentar encontrar novas aplicações e aprender novas abordagens para o nosso trabalho aqui. Interessado em ouvir os teus pensamentos.

2. Faz as tuas saudações amigáveis

Seria melhor se começasses com uma saudação amigável mas formalmente estruturada antes de poderes passar à elaboração do corpo primário da carta.

Uma secção tão pequena tem o poder de definir o tom para todo o e-mail, por isso presta atenção a ela.

Dependendo da tua relação com o leitor, podes usar uma das variações como esta:

Olá, [Nome].

ou

Caro [Nome],

Espero que esta carta te encontre bem.

3. Lembrete do teu último/primeiro encontro

Como falámos antes, a pessoa comum comunica com muitas pessoas todos os dias, por isso não podes esperar que todos se lembrem de ti de imediato.

Sim, isso pode magoar o teu ego, mas esse é o estado do mundo de hoje.

Quando te lembras do teu encontro, acrescentas outro nível de familiaridade com as experiências partilhadas.

Uma das formas de o jogares facilmente em ambas as frentes que podes detectar neste exemplo:

Foi óptimo conhecer-te no [local e ocasião em que te encontraste].
Reuniões como esta permitem-te conhecer pessoas e ter conversas gratificantes que causam impressões duradouras.

4. Usa o Teu e o Nosso

A lisonja nunca dói se for subtil (às vezes mesmo quando não é subtil), por isso usa-a em teu benefício.

O teu e-mail irá aumentar ligeiramente o ego do leitor se te referires consistentemente a toda a sua empresa como a sua equipa.

Além disso, evita usar frases como "tu e eu" e substitui-as por "nós" ou transfere-as completamente para "tu".

Um exemplo onde podes detectar um modelo de comunicação deste tipo é:

Descobri esta manhã que a tua equipa lançou toda uma nova linha de produtos. Tu e a tua equipa devem estar orgulhosos do novo projecto.

5. Pergunta por Informação Importante.

Quando chegares a um destinatário com uma ideia específica, faz perguntas importantes, mas não te limites a fazer uma lista de exigências. 

As exigências não são uma forma amigável de comunicação.

Assim, combinar a tua pergunta com outras que não estejam no topo da tua lista é uma das excelentes estratégias.

Por exemplo, podes jogar a uma combinação do ego dos leitores e do teu interesse geral na primeira pergunta, e a segunda faz a tua pergunta "real" para te ajudar a decidir. 

Exemplo:

Estou verdadeiramente impressionado e gostaria de saber mais sobre como a tua I&D conseguiu incorporar estruturas tão complexas em segmentos impressos em 3D. Muitos concorrentes lutam com os custos de manutenção de tais produtos. Como é que a tua empresa está a lidar com essas despesas? 

Blocos como este apresentam os teus conhecimentos e elogiam o progresso da companhia dos leitores no desenvolvimento, mas o teu principal interesse é o quanto vais pagar por um produto deste tipo.

6. Partilha de Conhecimento Gratuitamente

Quando partilhas conhecimentos de graça, estás a fazer uma jogada em dois níveis diferentes:

  • Mostra os teus conhecimentos - Se o conhecimento que partilhas, o leitor reconhece como uma solução válida para um problema.
  • Consideração - é apresentada à medida que te esforças por ajudar o destinatário.
  • Experiência partilhada - vínculo criado Se transmitires que o conhecimento que partilhaste te ajudou na mesma situação que o leitor está a viver actualmente. 

Também deves prestar atenção à forma como implementas a partilha de conhecimentos:

  • As pessoas geralmente não gostam que alguém lhes diga que não sabem alguma coisa.
  • Sentir-se vulnerável pode fazer com que os leitores se distanciem de ti.

Uma das opções para transmitir conhecimento de uma forma positiva é o exemplo abaixo:

Na semana passada enviei-te um artigo da The Economist sobre [a dinâmica da indústria em mudança] porque nos ajudou a resolver uma situação semelhante que estás a enfrentar agora.

Templates Podes Usar em Cenários da Vida Real

O email "Mantém-te em contacto" templates que oferecemos neste artigo são os que usamos na maioria das situações.

Por isso vamos partilhar algumas palavras para cada um deles.

1. Modelo para a pessoa que conheceste num evento

Uma prática comum nos negócios de hoje é expandir o mais possível a tua lista de contactos.

Em qualquer evento de rede, irás receber e partilhar múltiplos cartões de visita, templates como este pode ajudar-te a fazer uso real desses cartões.

Caro [Nome da pessoa],
Foi óptimo conhecer-te no [nome do evento]! Gostei da nossa conversa sobre [tema discutido] e apreciei as tuas ideias sobre [ponto específico].
Eu queria dar seguimento e manter-me em contacto. Acho que poderia haver potencial para colaboração ou simplesmente networking no futuro. Talvez pudéssemos tomar um café ou almoçar na próxima semana para continuar a nossa discussão e explorar oportunidades?
Se estiveres interessado, por favor diz-me a tua disponibilidade e podemos coordenar uma hora e um local que funcione para nós os dois. Estou ansioso por receber notícias tuas em breve!
Com os melhores cumprimentos, [O teu nome].

2. Modelo para o Ex-Collega

A experiência partilhada durante um período de tempo mais longo cria uma forte ligação entre as pessoas, só porque escolhes diferentes direcções na vida não significa que devas perder essa ligação.

Caro [Nome do ex-colega],
Espero que este email te encontre bem. Já passou algum tempo desde a última vez que falámos, e eu queria estender a mão para dizer olá e pôr a conversa em dia.
Desde a última vez que trabalhámos juntos na [nome da empresa], tenho sido [breve menção aos teus actuais esforços profissionais]. Também estou curioso por saber o que tens andado a fazer. Como tem sido [antigo nome da empresa]? Tens procurado novas oportunidades?
Além disso, estava a pensar se terias algum conselho ou perspectiva sobre [tema ou desafio específico]. Tenho estado a trabalhar em [projecto ou objectivo relacionado], e sei que os teus conhecimentos e experiência podem ser valiosos.
Se tiveres algum tempo na tua agenda, adoraria marcar uma chamada ou uma reunião para conversar mais tarde. Avisa-me se isso funcionar para ti, e nós podemos coordenar uma hora e uma data.
Ansioso por teres notícias tuas em breve!
Com os melhores cumprimentos, [O teu nome].

3. Modelo de Conhecimentos Pessoais

Uma amizade que partilhas com uma pessoa é um óptimo ponto de partida para construir um contacto duradouro, uma vez que partilhaste experiências e podes navegar através da fase de introdução.

E o nosso template pode ajudar ainda mais.

Caro [Nome do Conhecedor],
Espero que este email te encontre bem! Já passou algum tempo desde a última vez que falámos, e eu queria estender a mão para dizer olá e ver como te estás a sair.
Tenho-me mantido ocupado com [mencionando brevemente as tuas actividades ou projectos actuais], mas também tenho estado a pensar na nossa última conversa sobre [tema discutido]. Seria óptimo pôr a conversa em dia e ouvir sobre quaisquer actualizações ou desenvolvimentos nessa frente.
Além disso, queria dizer-te que estou a planear [mencionar brevemente quaisquer eventos ou planos futuros], e seria óptimo se pudesses juntar-te a mim. Seria óptimo se pudesses pôr a conversa em dia e passar algum tempo juntos.
Por favor avisa-me se estiveres disponível e interessado em juntar-te a nós. Estou ansioso por receber notícias tuas em breve!
Com os melhores cumprimentos, [O teu nome].

4. Modelo para Pessoa Online

Com o desenvolvimento de aplicações de comunicação online, e não apenas de redes sociais, as relações podem começar e existir entre pessoas de lados opostos do globo.

Testa o nosso modelo em tais situações.

Caro [Nome da pessoa],
Espero que este email te encontre bem. Queria estender a mão e dizer olá, e ver como te estás a sair desde a última vez que nos ligámos online. Tenho-me mantido ocupado com [menciona brevemente as tuas actividades ou projectos actuais], mas também tenho estado a pensar na nossa última conversa sobre [tema discutido].
Estou interessado em manter-me em contacto e em manter-me actualizado com os teus últimos esforços. Talvez pudéssemos agendar uma chamada ou uma conversa por vídeo para ficarmos a par do que se tem passado na vida um do outro, e trocar ideias e ideias sobre [tema de interesse mútuo]?
Também adoraria ouvir falar de qualquer evento ou projecto em que estejas a trabalhar, ou de quaisquer novas oportunidades que tenhas encontrado.
Diz-me se estiveres interessado em ligar-te em breve. Estou ansioso por ouvir de ti!
Com os melhores cumprimentos, [O teu nome].

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