Não se cansa de nunca mais ter notícias das pessoas através do correio electrónico? 

E o que, exactamente, poderia correr mal com os e-mails?

Pode ficar surpreendido, mas com 4 mil milhões de utilizadores de correio electrónico hoje em dia, tudo pode correr mal.

Para além de competir com outros e-mails na caixa de entrada, também precisa de atrair o leitor a clicar no seu.

Os números mostram que quase metade de todos os destinatários de correio electrónico eliminam mensagens de remetentes desconhecidos.

Para ser claro, há inquestionavelmente algumas regras bastante básicas que precisa de seguir para garantir que as suas mensagens de correio electrónico estão em forma "aceitável".

É um jogo de bola completamente diferente, descobrindo como conseguir que as pessoas se interessem o suficiente em responder aos seus e-mails.

Para esclarecer as coisas, compilámos uma lista das 9 estratégias eficazes sobre como melhorar as suas capacidades de escrita de e-mails e aumentar a participação dos leitores nos e-mails.

Mas, antes disso, vamos rapidamente analisar essas "noções básicas". 

Shell nós?

4 Passos Essenciais que devem ter lugar em cada e-mail

Se já escreveu e-mails antes, sabe que há algumas regras que deve sempre seguir.

Por via das dúvidas, vou passar por eles agora, para que se preparem no futuro:

✔️ Começar com uma linha de assunto clara - A linha de assunto do e-mail é a primeira coisa que o destinatário vê, por isso, torná-la curta e clara.

✔️ Use um estilo de conversação - Tente escrever de uma forma profissional que soe como se estivesse a ter uma conversa com o leitor.

✔️ Mantenha o Email Breve e Dire cto - Seja claro e directo ao assunto no seu email. Evite divagações.

✔️ Formatar o seu e-mail - Os pontos de bala e o texto em negrito tornam os e-mails mais fáceis de ler e chamam a atenção para informações importantes.

Estas directrizes são essenciais, ou óbvias a ter em mente quando se elaboram e-mails.

Mas, como mencionado anteriormente, não são suficientes para melhorar as capacidades de escrita de e-mails.

Vamos continuar para o próximo capítulo para saber mais sobre as estratégias avançadas que a maioria dos peritos emprega quando escrevem os seus e-mails.

9 Dicas para melhorar as habilidades de escrita de e-mails

A diferença mais óbvia na forma como aborda a redacção do seu e-mail é se está a enviar um e-mail informal ou formal.

Mas, há um senão que tem impacto no número de pessoas com quem interagem e abre os seus e-mails.

Tudo isso está em causa - quão genéricos são os seus e-mails?

Como resultado, vou delinear um método que pode seguir para produzir melhores e-mails, independentemente do seu propósito

1. Conheça o seu Destinatário

Deve fazer uma pausa e perguntar a si mesmo: "Conheço bem esta pessoa?" antes de começar a compor o seu e-mail.

Isto é essencial porque melhora a sua capacidade de escrever e-mails eficientes que obtêm respostas.

Porquê?

Uma das razões é que, ao fazê-lo, mostra ao destinatário que ele é mais do que um número na sua lista de correio electrónico.

Em segundo lugar, quando se dirige um e-mail a uma pessoa específica, aumenta a probabilidade de que este seja lido e respondido.

O essencial a ter em mente sobre o seu destinatário

🎯 Conhecer o seu nome - Embora possa parecer óbvio, a utilização do nome do destinatário é uma óptima forma de tornar um e-mail mais interessante e pessoal. Escreva o seu nome correctamente e enderece-o pelo título próprio (por exemplo, Sr., Sra., Dr.).

🎯 Compreender a sua posição - Ao enviar um e-mail a alguém profissionalmente, é importante saber o que fazem para a empresa ou organização. Isto permitir-lhe-á abordar na sua mensagem questões específicas de interesse para eles.

🎯 Pesquisar os seus antecedentes - Antes de enviar um e-mail a um novo contacto, é uma boa ideia aprender o máximo possível sobre eles. Uma maneira de o fazer é ler os seus perfis profissionais online, como no LinkedIn ou na página biográfica da sua empresa.

2. Escolha a direcção 

No mundo ocupado dos nossos dias, o correio electrónico substituiu muitas outras formas de comunicação. 

Como resultado, antes de enviar esse e-mail a um colega de trabalho, cliente, ou amigo, é importante saber o que se pretende alcançar com ele. 

Ao determinar o objectivo do seu correio electrónico, pode torná-lo mais relevante para o destinatário, abordando as suas preocupações e questões específicas.

O essencial a considerar com um objectivo do seu e-mail

🎯 Defina o seu objectivo - Precisa de entrar em contacto com alguém para fazer uma pergunta, marcar uma reunião, apresentar uma proposta de negócio, ou apenas dizer olá? Uma forma de garantir que a sua mensagem é recebida e compreendida é ter um objectivo claro em mente.

🎯 Considere o seu público - O objectivo do seu correio electrónico deve ser relevante para os destinatários. Ter em conta as potenciais preocupações, interesses ou outros factores do destinatário que possam afectar o conteúdo da sua mensagem. 

🎯 Seja conciso e claro - Não importa o objectivo, as suas palavras devem transmitir os seus pensamentos de forma clara e rápida. Certifique-se de que o seu correio electrónico é fácil de ler e compreender, evitando jargões e frases longas e sem vento.

3. Estabelecer uma abordagem única

Dependendo da circunstância e do destinatário, há várias abordagens que pode utilizar ao escrever e-mails. 

Escrever um e-mail a um cliente ou potencial cliente pode diferir de escrever um e-mail a um colega. Tomar a decisão certa pode ajudá-lo a alcançar os seus objectivos e a melhorar as suas relações com os seus contactos.

O essencial a considerar ao escolher a abordagem por e-mail

🎯 Determinar o objectivo do e-mail - Como abordámos na etapa anterior, saber porque é que está a enviar o e-mail ajudá-lo-á a escolher a melhor abordagem. Por exemplo, tanto uma abordagem subtil como persuasiva pode ajudá-lo a influenciar o destinatário.

🎯 Pense na sua relação com o destinatário - A sua abordagem também depende da sua relação com o destinatário. Se conhece bem o destinatário, pode ser mais casual e amigável. No entanto, se estiver a falar com um desconhecido, poderá precisar de ser mais formal.

🎯 Considere o tom da sua mensagem - O tom do seu e-mail é importante. Se deseja transmitir urgência ou importância, seja directo e autoritário. Se quiser mostrar empatia, seja mais pessoal.

Dica profissional

Ferramentas de escrita avançadas AI , tais como o suplementoTextCortex , permitem alternar entre diferentes tons de voz.

Desta forma, pode orientar o tom da sua mensagem na direcção que faz mais sentido na escrita.

4. Mantenha o seu e-mail a um comprimento razoável

Existe uma correlação directa entre a extensão do seu e-mail e a forma como é recebido e se conduz ou não à acção desejada.

Por exemplo, as pessoas têm pouca atenção e são constantemente inundadas por e-mails e outras formas de comunicação.

Com e-mails longos, arrisca-se a perder rapidamente o interesse do leitor.

Além disso, um longo correio electrónico pode ser intimidante e intrigante, tornando difícil para o destinatário compreender o ponto central ou o propósito da mensagem.

Para não mencionar que, dependendo do contexto e do destinatário, tais e-mails podem ser vistos como não profissionais ou inadequados.

Para evitar todas estas armadilhas, considere os seguintes aspectos essenciais ao escrever o seu próximo e-mail.

O essencial a considerar sobre a extensão do seu e-mail

🎯 Use a formatação a seu favor - Torne a sua mensagem mais fácil de ler, quebrando grandes blocos de texto com formatação como pontos de bala ou texto em negrito. Isto ajudará o leitor a concentrar-se nos detalhes mais cruciais.

🎯 Não sacrifique a clareza pela brevidade - Mantenha a clareza enquanto mantém o seu e-mail breve. Forneça um contexto e uma mensagem clara.

🎯 Utilizar anexos quando necessário - Em vez de incluir tudo no seu e-mail, utilize anexos para enviar mais informações. Isto irá ajudá-lo a escrever e-mails concisos.

Dica profissional

Quando cada palavra que se quer dizer é essencial à mensagem, cortar as desnecessárias pode ser um desafio.

Para atingir este objectivo, a grande maioria das ferramentas de escritaAI faz uso de funções de resumo.

A selecção desta opção irá ajudá-lo a extrair os aspectos mais importantes da sua escrita sem alterar o significado do que estava a tentar dizer.

Para obter um resumo conciso de um texto mais longo, pode usar um extension como TextCortex e seleccionar a opção"Summarize" (Resumir).

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5. Equilibre a sua personalização

Sabia que a personalização é vista como um dos métodos mais eficazes de aumentar o envolvimento por quase 60% dos comerciantes mais bem sucedidos de correio electrónico?

A quantidade de personalização que é apropriada num e-mail pode variar dependendo do contexto e do destinatário.

A personalização equilibrada nos e-mails é importante porque pode ajudá-lo a estabelecer uma ligação com o destinatário, mantendo ao mesmo tempo um nível de profissionalismo.

Aqui estão algumas razões pelas quais deve manter uma personalização equilibrada nos seus e-mails:

✔️It tem o potencial de aprofundar o envolvimento do receptor e criar uma ligação mais forte.

✔️It mostra que se preocupa com a ligação e que está disposto a comunicar eficazmente.

✔️It ajuda-o a manter-se fora do espaço pessoal do destinatário para evitar qualquer mal-estar.

✔️Upholds um nível de profissionalismo.

O essencial a considerar ao incluir a personalização no seu e-mail

🎯 Relação com o destinatário - Pode personalizar mais o seu e-mail se conhecer o destinatário. Contudo, evite a personalização se não conhecer a pessoa ou se estiver a escrever num contexto mais formal.

🎯 Finalidade do e-mail - A personalização também depende da finalidade do e-mail. A personalização de um e-mail de marketing para potenciais clientes, utilizando o seu nome, pode torná-lo mais cativante. A personalização em e-mails comerciais formais pode ser pouco profissional.

🎯 Considerações culturais - A personalização pode também depender da cultura. Em algumas culturas, é rude chamar alguém pelo seu primeiro nome, a menos que se esteja próximo. Considere as diferenças culturais quando personaliza.

6. Incluir Visuais - Ou Não?

Sabia que os e-mails com vídeos podem impulsionar taxas de clique de 300%?

Então, quer inclua ou não visuais nos seus e-mails? 

A resposta é sim - incluir imagens nos seus e-mails aumenta a interacção, aumenta a possibilidade de o destinatário ler a sua mensagem, e melhora a comunicação.

No entanto, os visuais podem fazer mais do que apenas chamar a atenção das pessoas - também podem ajudar a compreender, impulsionar a imagem da sua marca, e fazer com que a sua mensagem fique na mente das pessoas.

O essencial a considerar ao incluir imagens no seu e-mail

🎯 Relevância - O visual do seu e-mail deve coincidir. Se estiver a promover um produto, inclua imagens que mostrem as suas características e benefícios. Além disso, utilize imagens relevantes ao partilhar notícias.

🎯 Qualidade - Para assegurar clareza e apelo visual, utilizar imagens e vídeos de alta qualidade. Maus visuais podem desviar a sua mensagem e danificar a sua marca.

🎯 Tamanho - Para acelerar o carregamento de correio electrónico, optimizar o tamanho da imagem. Utilizar imagens e vídeos de tamanho apropriado para evitar problemas de formatação.

7. Diga aos Seus Destinatários o que fazer

Sabia que a maior taxa de cliques para um botão de chamada para acção foi de quase 70%.?

A chamada à acção (CTA) é uma parte vital de qualquer marketing por email estratégia e pode determinar o sucesso ou o fracasso da campanha. 

Se quiser que as pessoas comprem o seu produto, inscreva-se no seu newsletter, aceite um convite para uma reunião, ou consulte o seu website, precisa de uma chamada para a acção (CTA). 

Mas como pode saber se a chamada para a acção (CTA) no seu e-mail é eficaz? 

A seguir enumerei alguns dos factores mais cruciais.

O essencial a considerar ao elaborar um CTA no seu e-mail

🎯 O CTA é claro e conciso - TCAs claros e simples são melhores. Use palavras orientadas para a acção para transmitir a sua mensagem e evite uma linguagem confusa ou ambígua. O seu público tem mais probabilidades de agir se conseguir compreender facilmente o que quer que eles façam...

🎯 O CTA alinha-se com o conteúdo do e-mail - O seu CTA deve corresponder ao conteúdo do seu e-mail. Se estiver a promover um novo produto, o seu CTA deve encorajar os clientes a comprar ou aprender mais. O seu CTA poderá encorajar os leitores a visitar o seu sítio web ou a inscrever-se no seu newsletter se estiver a partilhar notícias.

🎯 CTA cria urgência - Para conseguir que o seu público aja rapidamente, pode ajudar a infundir neles um sentido de urgência. Crie um sentido de urgência usando frases como "oferta de tempo limitado" ou "actuar agora" para fazer com que o seu público actue rapidamente.

8. Incorporar Assinatura Para Credibilidade

Ter uma assinatura no fundo dos seus e-mails é uma óptima maneira de mostrar que leva o seu trabalho a sério. 

Além disso, os seus destinatários podem saber mais sobre si através da sua assinatura - incluindo o seu título de emprego, informações de contacto, e perfis nas redes sociais.

Assim, uma assinatura de correio electrónico credível e impressionante pode ajudá-lo a causar uma boa impressão nos seus destinatários.

O essencial a considerar ao adicionar a assinatura no seu e-mail

🎯 Mantenha-o conciso - Recomenda-se que a sua assinatura seja concisa e directa. O seu nome, cargo, nome da empresa, número de contacto e endereço electrónico são os únicos elementos de informação obrigatórios que devem ser incluídos...

🎯 Use uma fonte profissional - Mantenha a sua assinatura limpa e legível por uma questão de credibilidade. Use uma fonte simples, como Arial ou Times New Roman.

🎯 Inclua os seus perfis de redes sociais - Inclua links para os seus perfis profissionais de redes sociais (como LinkedIn e Twitter) na sua assinatura de e-mail.

9. Manter a Credibilidade através de Conteúdo Livre de Erros

Para ganhar e manter a confiança dos seus destinatários, deve assegurar-se de que o seu correio electrónico está sempre livre de erros. 

Por exemplo, de acordo com as estatísticas, estes são os 3 principais erros mais comuns de escrita de e-mails:

  • Tifos e erros gramaticais 64%
  • Correio electrónico incompleto 63%
  • O destinatário entendeu mal a mensagem 50%.

Como resultado, um conteúdo impreciso ou mal escrito dá a impressão de que lhe falta profissionalismo e fiabilidade.

Para evitar que isto aconteça, verifique os seguintes passos para ter a certeza de que o seu conteúdo está livre de erros ao proceder à sua revisão.

O essencial a considerar na revisão do seu e-mail

🎯 Usar um verificador gramatical - Use verificadores gramaticais para melhorar a sua escrita.

🎯 Verifique os seus factos - Certifique-se de verificar duas vezes as suas referências e dados .

🎯 Seguir guias de estilo - Utilizar estilo de escrita apropriado ao escrever para um público específico.

🎯 Ler em voz alta - Ouvir o seu conteúdo em voz alta é uma óptima forma de detectar erros tipográficos e outros erros na sua escrita.

Dica profissional

Se tiver dificuldades de revisão, procure ferramentas que ofereçam características de texto-para-fala que possam ler o seu conteúdo para si.

TextCortex oferece tal opção no seu menu de reescrita - a função "Text-to-speech". Basta destacar o texto e clicar no botão "Play".

Vamos recapitular

Notou que se desenvolveu um padrão entre todas as 9 dicas que listamos sobre como melhorar as suas capacidades de escrita de e-mails?

Quando um é posto em prática, os outros seguem o exemplo ou são afectados.

Ao seguir estas directrizes, dominará definitivamente a arte de escrever e-mails. Infelizmente, esta nem sempre é uma tarefa rápida e fácil. 

Ainda mais se tiver de ser feito à mão.

À luz disto, sugerimos que faça uso de software de escrita por correio electrónico, como o TextCortex, para reduzir o tempo gasto a escrever e, simultaneamente, aumentar a qualidade e eficácia das suas comunicações.

Porquê TextCortex?

O TextCortex plugin oferece:

✔️ Características de reescrita para ajustar o seu conteúdo para melhor qualidade (reescrever, resumir, tonificar, traduzir, e mais).

✔️"Forma longa post" função para compor rapidamente postes longos de uma só vez.

✔️ Função "Bullet to email" para converter uma lista bulleted em um email.

✔️ "Características do Brainstorming" disponível em mais de 2000 plataformas diferentes.

✔️ Avançado "Modo Zeno" para prever a produção e a estrutura de conteúdo mais optimizada.

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