Escrever um e-mail ao seu chefe deixa-o nervoso e desconfortável?

Sejamos honestos. Se está a enviar um e-mail ao seu superior, é provavelmente porque tem notícias importantes ou um favor a pedir.

E, há muito que é do conhecimento geral que os nossos superiores detêm um poder tremendo sobre as nossas vidas profissionais.

Têm a última palavra em assuntos como o tempo livre pago, salário, e se será ou não recomendado para um emprego noutro local.

Por causa disto, as impressões que fazemos sobre os nossos superiores são importantes.

O artigo de hoje destina-se àqueles que estão preocupados com a forma de escrever um e-mail ao seu chefe.

Infelizmente, o âmbito destes artigos impede-nos de lhe ensinar todas as nuances de uma escrita comercial eficaz.

No entanto, aprenderá os 6 aspectos mais importantes da comunicação profissional, receberá directrizes para escrever um e-mail, e verá alguns exemplos de e-mails a utilizar como modelos.

No final desta peça, encontrará também uma dica de bónus sobre como impressionar os seus superiores com um simples e-mail gerado por AI.

Vamos começar!

A Essência de uma Comunicação Profissional no Trabalho

A comunicação empresarial, ou a partilha de informação e ideias entre colegas de trabalho, departamentos e organizações, é uma parte essencial de qualquer local de trabalho bem sucedido. 

Elementos como estes definem a comunicação profissional no seu núcleo:

✔️Clarity - A mensagem precisa de ser directa e fácil de compreender.

✔️Accuracy - Os dados partilhados devem ser fidedignos e precisos.

✔️Relevance - A partilha de informação só é eficaz se for adaptada às necessidades específicas do destinatário e ao contexto em que está a ser utilizada.

✔️Timeliness - A urgência da situação exige que as informações sejam transmitidas sem demora

✔️Tone - Evitar usar sarcasmo, insultos, e outra linguagem desrespeitosa, e escrever de uma forma apropriada para o leitor e o contexto.

✔️Professionalism - Comunicar de uma forma profissional e objectiva, sem preconceitos ou emoções.

✔️Confidentiality - As informações de natureza sensível devem ser mantidas em privado e divulgadas apenas àqueles que têm uma necessidade genuína de as conhecer.

✔️Active Ouvir atentamente e colocar-se no lugar da outra pessoa é essencial para uma comunicação bem sucedida.

A comunicação profissional que tem em conta estes elementos pode ajudar a criar uma cultura de escritório acolhedora, aumentar a confiança e credibilidade, e garantir o fluxo suave de informação crucial para o sucesso profissional.

Usa estes 6 passos para escrever um e-mail para o teu gestor como um profissional

Se seguir este processo de 6 passos, escrever um e-mail ao seu gestor será uma brisa. 

1. Criar um assunto claro

A linha de assunto do seu correio electrónico deve ser descritiva, ao mesmo tempo que deve transmitir a sua importância.

Os e-mails para os superiores, ao contrário das campanhas de divulgação, não precisam de ser vistosos - pelo contrário, devem ir directo ao assunto sobre a razão pela qual se está a estender a mão.

Não tenha vergonha de dizer porque está a escrever este e-mail:

2. Abrir um e-mail com uma saudação apropriada

O segundo passo é saudar o destinatário de uma forma profissional. 

Apesar do facto de você e o seu chefe poderem ter uma relação casual, espera-se normalmente uma formalidade ao comunicar por correio electrónico.

Em palavras simples, antes de escrever qualquer outra coisa, certifique-se de se dirigir ao seu chefe com o título e apelido apropriados, como por exemplo:

Caro Sr./Sra. [Apelido]
Caro Dr. [Sobrenome]

3. Seja directo e directo ao assunto 

Pode agora começar a abordar a razão do seu e-mail. Deverá ir directo ao assunto sem qualquer preâmbulo desnecessário.

Vá directo ao assunto escrevendo uma introdução concisa que resume o ponto do correio electrónico.

Aqui estão algumas ideias para começar:

Olá Sr. [Apelido] Espero que esteja a ir bem. Gostaria de aproveitar esta oportunidade para me questionar sobre a possibilidade de uma reunião para discutir o meu desempenho trimestral.
Sr. [Apelido], espero que esta não seja uma má altura. Esperava que pudesse encontrar tempo na sua agenda para me ajudar a resolver uma situação inconveniente.

Dica profissional

Quando se está a tentar fazer passar o ponto de vista e não se tem a certeza do que se deve deixar de fora, pode ser difícil saber o que é essencial.

TextCortexA funcionalidade"Summarize" do site é apenas um exemplo de uma funcionalidade de escrita AI que pode ser utilizada para este fim - para condensar um texto longo até ao seu essencial.

E para o utilizar, basta destacar o seu texto e escolher a função "Resumir" no menu de reescrita.

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4. Usar linguagem clara

Ao escrever um e-mail ao seu chefe, é extremamente relevante manter a sua linguagem simples e fácil de compreender. 

Além disso, certifique-se de evitar a utilização de termos técnicos, a menos que sejam absolutamente necessários, e defina-os se forem utilizados.

Ao tornar o seu e-mail simples, reduzirá o potencial de confusão e mal-entendidos.

Trocar algumas palavras chiques pelos seus homólogos mais simples é um bom lugar para começar.

Dica profissional

O suplemento TextCortex também lhe oferece uma forma simples de tornar as suas frases claras e directas.

Basta destacar o seu texto e escolher a função "Rewriting" no menu. Isto irá ajudá-lo a parafrasear os seus pensamentos sem alterar o seu significado.

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Além disso, pode verificar a pontuação de legibilidade do seu texto a qualquer momento, clicando na bolha a piscar.

5. Terminar com uma Chamada para Acção

Não importa sobre o que precise de enviar um e-mail ao seu chefe, deve deixá-los com um próximo passo claro depois de terem terminado de ler a sua mensagem.

Deverá ser capaz de dizer o seu ponto de vista numa única frase que se pareça com isto:

  • Obrigado pelo seu tempo e consideração.
  • Aguardo com expectativa a sua resposta.
  • Por favor, informe-me se tiver quaisquer perguntas ou preocupações.
  • Se precisar de mais informações, não hesite em contactar-nos.

6. Revisão antes do envio 

Por último, mas não menos importante, garantir que o e-mail está livre de erros tipográficos e gramaticais antes de o enviar.

Se levou tempo a apresentar o seu caso durante todo o correio electrónico, parece um desperdício de tempo deixar um monte de erros de dactilografia prejudicar os seus esforços, certo?

Dica profissional

Está bem ciente de como a prova de leitura pode ser aborrecida. Para verificar se o seu e-mail está correcto, realce-o e clique no botão "Text-to-speech" opção.

Lerá toda a sua mensagem em voz alta para que se possa concentrar em causar uma boa primeira impressão.

Exemplos de como escrever um e-mail para o teu diretor

Nesta secção, listamos os 4 principais cenários quando necessita de escrever um e-mail ao seu chefe.

Esperamos que os considere úteis para referência futura.

1. Exemplo de Email Time Off

É normal enfrentar problemas inesperados que exigem atenção imediata. Se alguma vez se encontrar numa situação semelhante, eis como convencer o seu chefe a deixá-lo tirar algum tempo de folga:

Assunto: Pedido de tempo livre

Caro [Nome do chefe],
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou a escrever para solicitar tempo livre do trabalho. Gostaria de tirar [número de dias] de férias/pessoal/doença a partir de [data de início] para [data final].
Compreendo que este pode ser um momento ocupado para a equipa, e estou feliz por trabalhar convosco para assegurar uma transição suave das minhas responsabilidades durante a minha ausência. Estou igualmente disposto a completar quaisquer tarefas pendentes antes de partir ou a tomar providências para ter alguém que me substitua durante a minha ausência.
Por favor informe-me se necessitar de qualquer informação adicional ou se houver mais alguma coisa que eu possa fazer para apoiar este pedido. Agradecia muito a sua consideração.
Obrigado pelo vosso tempo e aguardo com expectativa a vossa resposta em breve.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]

2. Pedido de Recomendação Exemplo de Email

As cartas de recomendação são úteis na mudança de emprego ou na procura de novas oportunidades profissionais.

Para ver como pedir uma recomendação ao seu gestor, considere este exemplo:

Assunto: Pedido de Carta de Recomendação

Caro [Nome do chefe],
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou a escrever para solicitar a vossa ajuda no fornecimento de uma carta de recomendação para mim. Estou actualmente à procura de novas oportunidades e acredito que uma carta sua aumentaria grandemente as minhas hipóteses de sucesso.
Gostei muito de trabalhar consigo e aprecio as oportunidades que me proporcionou durante o meu tempo em [Nome da empresa]. Acredito que as competências e experiência que adquiri enquanto trabalhava sob a vossa orientação seriam valiosas para futuros empregadores.
Se puder escrever uma carta de recomendação para mim, terei todo o prazer em lhe fornecer informações e materiais adicionais, tais como o meu currículo e uma lista das minhas realizações enquanto estiver em [Nome da empresa].
Obrigado pelo seu tempo e apoio. Agradecia muito a vossa consideração favorável a este pedido.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]

3. Peça um Exemplo de Email de Reunião de Análise de Desempenho

Chega uma altura em que todos os empregados de uma empresa necessitam de algum tipo de avaliação do seu desempenho. Além disso, este é um óptimo modelo para se apresentar de forma responsável e profissional a altos funcionários.

Considere o seguinte exemplo de correio electrónico ao solicitar uma análise de desempenho:

Assunto: Pedido de Reunião de Análise de Desempenho

Caro [Nome do chefe],
Espero que este e-mail o encontre bem. Escrevo para solicitar uma reunião de avaliação de desempenho consigo para discutir o meu progresso e desenvolvimento em [Nome da empresa].
Tenho trabalhado diligentemente ao longo do passado [período de tempo] e gostaria de ter a oportunidade de discutir as minhas realizações e as áreas a melhorar. Acredito que esta reunião me dará um feedback valioso e permitir-nos-á estabelecer objectivos realizáveis para o futuro.
Por favor informe-me se tiver alguma data e hora disponível nas próximas semanas que seja conveniente para uma reunião de avaliação de desempenho. Terei todo o prazer em trabalhar em torno da sua agenda.
Obrigado pelo seu tempo e consideração. Aguardo com expectativa a oportunidade de discutir convosco o meu progresso e o meu potencial futuro.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]

Escreva um e-mail ao seu chefe com TextCortex Add-On

Como pode ver, escrever um e-mail ao seu chefe não é assim tão intimidante, não é?

E uma vez que estamos prestes a terminar as coisas, vou poupá-lo de todos aqueles conselhos genéricos sobre como deve ser você mesmo ao escrevê-los.

Em vez disso, gostaria de utilizar esta oportunidade e fornecer-lhe uma solução sólida que lhe permitirá elaborar e-mails atraentes e profissionais - o suplementoTextCortex .

O que é TextCortex add-on?

O TextCortex é AI- solução de escrita poderosa que, para além de todas as possibilidades que testemunhou até agora, também tem a capacidade de o fazer:

Já mencionámos algumas das suas capacidades, mas aqui está a lista completa:

✒️Rewrite sentenças para melhorar a sua clareza e legibilidade.

✒️Condense textos de maior dimensão para breves resumos.

✒️Extend texto para mais detalhes.

✒️Autocomplete pensamentos aleatórios em parágrafos completos.

✒️Change o tom de voz para comunicar a sua mensagem em conformidade.

✒️Translate o seu texto em mais de 10 línguas diferentes.

✒️Transformbalas em e-mails prontos a enviar.

blog ️Getaté 300 palavras ✒ postagens de ideias com 5 palavras.

✒️Utilize Modo Zeno para a produção prevista.

✒️Takevantagem de Zeno chat's fluxo conversacional natural para produzir os resultados desejados.

Além disso, terá acesso aos 60+ diferentes AI templates que o podem ajudar a criar qualquer forma de conteúdo que necessite, com base nas palavras-chave que fornecer.

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