Wat is kennismanagement?

Bedrijven genereren elke dag enorme hoeveelheden data: interacties met klanten, intern opgestelde rapporten, documenten zoals SOP’s en e-mails. Elk stukje data dat een bedrijf genereert, wordt geüpload naar intranetten en clouddiensten, waardoor er een steeds grotere datapool ontstaat. Om deze pool te ordenen en ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot de informatie die ze zoeken, heb je tools voor kennisbeheer nodig.

In dit artikel gaan we kijken wat kennismanagement precies inhoudt en onderzoeken we hoe de juiste tools de prestaties van je bedrijf kunnen verbeteren.

TL;DR: Met kennismanagement (KM) kan een organisatie gegevens verzamelen, creëren, gebruiken, delen en ordenen. Het KM-proces bestaat uit drie stappen: kenniscreatie, kennisorganisatie en kennisdeling. Belangrijke voordelen zijn onder meer snellere besluitvorming, samenwerking en een hogere productiviteit van medewerkers. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat effectief kennismanagement de productiviteit binnen de hele organisatie met 20-25% kan verhogen. TextCortex een AI-gestuurd kennisbeheerplatform dat je bedrijfsgegevens organiseert en medewerkers in staat stelt om daaruit nieuwe inzichten te genereren in natuurlijke taal.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement (KM) is het proces waarbij de gegevens van een organisatie worden verzameld, gecreëerd, gebruikt, gedeeld met medewerkers en geordend. Met tools voor kennismanagement kun je al je gegevens en informatie ordenen en voorkomen dat informatie verouderd raakt of dat er sprake is van gegevensvervuiling. Dankzij overzichtelijke en gemakkelijk toegankelijke gegevens kunnen je medewerkers snel de informatie vinden die ze zoeken en hun taken uitvoeren zonder hun focus te verliezen.

Kennismanagementproces

Het kennismanagementproces is bedoeld om de gegevens en informatie van je bedrijf op een methodische manier te beheren, ordenen, produceren, delen en gebruiken. Het proces bestaat uit 3 noodzakelijke stappen:

• Kennisopbouw: De eerste stap is het verzamelen van de gegevens en informatie die nodig zijn voor de volgende stappen. Deze kennis kan uit allerlei bronnen komen, zoals documenten, pdf’s, SOP’s, klantbeoordelingen, e-mails, rapporten en chats van de klantenservice.
• Kennisorganisatie: Kennis die uit verschillende bronnen is verzameld, moet worden geordend op basis van de behoeften, onderwerpen, afdelingen en data van je bedrijf. Zo kunnen medewerkers de informatie die ze zoeken sneller vinden dankzij een overzichtelijke indeling. Tools voor kennisbeheer bieden bovendien geavanceerde beveiliging door middel van toegangsrechten voor gegevens.
• Kennis delen: Met kennisbeheersystemen kun je de gegevens en informatie die je verzamelt en organiseert, met je medewerkers delen voor verschillende doeleinden en zo hun workflow stroomlijnen. AI-aangedreven kennisbeheertools kunnen ook je bestaande gegevens verwerken en daaruit nieuwe kennis genereren.

Zal kennismanagement de werkprestaties verbeteren?

Volgens onderzoek van McKinsey kunnen bedrijven de productiviteit van hun medewerkers met 20% tot 25% verhogen door gebruik te maken van tools voor kennisbeheer. Naarmate de productiviteit van de medewerkers stijgt, neemt ook de winstgevendheid van het bedrijf toe.

Medewerkers verspillen ook veel tijd met het zoeken naar informatie die ze nodig hebben. Uit onderzoek van het McKinsey Global Institute uit 2024 blijkt dat medewerkers 23% van hun werkdag besteden aan het verduidelijken van communicatie of het zoeken naar informatie, wat neerkomt op bijna twee volle dagen per week die verloren gaan door informatiefrictie.¹ Kennisbeheertools die het voor medewerkers makkelijker maken om direct toegang te krijgen tot gegevens, verminderen deze vertraging.

Voordelen van kennisbeheer

Kennisbeheersystemen bieden belangrijke voordelen voor zowel medewerkers als bedrijven:

• Snellere besluitvorming
• Eenvoudigere toegang tot gegevens en informatie
• Verhoogde samenwerking
• Verbeterde communicatie
• Verbeterde kwaliteit van gegevens
• Gerichter werken

Waarom heeft jouw bedrijf een tool voor kennisbeheer nodig?

Kennisbeheersystemen brengen bedrijfsgegevens en -informatie op orde, waardoor deze toegankelijk en bruikbaar worden voor medewerkers. Met een hoogwaardige kennisbeheertool kunnen je medewerkers beter samenwerken en efficiënter werken. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom je bedrijf kennisbeheertools nodig heeft.

Productiviteit en efficiëntie verhogen

Stel je voor dat je medewerkers urenlang door chatgeschiedenis, documenten en e-mails moeten spitten om informatie te vinden. Als een medewerker dan eindelijk vindt wat hij zoekt, onderbreekt hij een collega om het te controleren, met als gevolg dat de informatie misschien niet klopt en twee medewerkers hun focus kwijt zijn. Tools voor kennisbeheer voorkomen dit patroon en verhogen de productiviteit en efficiëntie van je medewerkers.

Informatiegestuurde besluitvorming

Zonder één betrouwbare bron van informatie kunnen je medewerkers en leidinggevenden moeite hebben met het nemen van beslissingen over taken of teams. Met tools voor kennisbeheer kun je standaardprocedures of workflows opstellen die als leidraad dienen voor je medewerkers bij het nemen van beslissingen, zodat ze geen tijd verspillen aan het doorlopen van goedkeuringsprocedures voor alledaagse beslissingen.

Betrouwbare en actuele informatie

Als medewerkers na uren zoeken eindelijk een document vinden, weten ze dan zeker dat het betrouwbaar en up-to-date is? Om dit probleem op te lossen, kun je kennisbeheertools integreren die alle informatie en gegevens ordenen volgens de categorieën die jij aangeeft, met duidelijke tijdstempels voor updates en versiebeheer.

Gestroomlijnde klantenservice

De meest effectieve manier om de winstgevendheid van je bedrijf te vergroten en een trouw klantenbestand op te bouwen, is door je klantenservicegegevens te analyseren en op basis daarvan beslissingen te nemen. Met tools voor kennisbeheer kun je klantenservicegegevens op basis van specifieke criteria ordenen en beslissingen nemen die de klanttevredenheid verhogen.

Interne communicatie en updates

Je medewerkers zullen gemotiveerder en taakgerichter zijn als ze regelmatig op de hoogte worden gehouden. Uit onderzoek van Gallup uit 2025 blijkt dat gedemotiveerde medewerkers de wereldeconomie 438 miljard dollar aan verloren productiviteit kosten, en een belangrijke oorzaak van die demotivatie is slechte interne communicatie. Met tools voor kennisbeheer kun je regelmatige workflows en communicatiekanalen voor je medewerkers opzetten en zo hun motivatie vergroten, waardoor ze efficiënter kunnen werken.

TextCortex: AI-kennisbeheer voor bedrijven

TextCortex een in de EU gevestigd AI-platform voor bedrijven dat allerlei functies biedt voor zowel particuliere als zakelijke gebruikers: tekstgeneratie, templates, conversatie-AI met webzoekfunctie en kennisbanken die al je bedrijfsgegevens overzichtelijk ordenen en daaruit AI-gestuurde resultaten genereren.

Kennisbanken

De kennisbanken TextCortex omvatten multimodale AI met geavanceerde RAG (Retrieval-Augmented Generation), mogelijkheden voor zoeken op het web en de mogelijkheid om tekst, code en inzichten te genereren, waarmee ze voorzien in alle behoeften op het gebied van kennisbeheer voor bedrijven.

TextCortex kennisbanken waar je al je bedrijfsgegevens kunt uploaden of koppelen. Volg gewoon deze stappen om je bedrijfsgegevens te integreren:

• Maak je gratis TextCortex account aan
• Ga naar de webapplicatie TextCortex
• Kies 'Kennisbanken' in het menu aan de linkerkant

Op dit scherm kun je je gegevens handmatig uploaden of je databases (Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint en Notion) met één klik koppelen.

Zodra de integratie is voltooid, kun je nieuwe inzichten en informatie genereren die de efficiëntie van je bedrijf zullen verbeteren door in de chatinstellingen TextCortex de kennisbank te selecteren waaruit je output wilt genereren.

Bekijk de resultaten van MAHLE, een wereldwijde toeleverancier voor de automobielindustrie en DAX-bedrijf dat TextCortex heeft geïmplementeerd TextCortex kennisbeheer binnen de onderneming:

• 65% van de AI-toepassingen wordt al binnen de eerste maand na implementatie in gebruik genomen
• 5+ uur per week bespaard per medewerker dankzij sneller opzoeken van informatie
• Agents die rechtstreeks op SharePoint worden ingezet, waardoor bestaande documentatie direct doorzoekbaar wordt via natuurlijke taal

TextCortex ISO 27001-gecertificeerd, SOC 2-gecertificeerd en voldoet volledig aan de AVG en de EU-AI-wet. Het bedrijf bedient wereldwijd klanten uit de Fortune 500 en de DAX 40. Meld je aan en ontdek hoe TextCortex het kennisbeheer van je bedrijf TextCortex verbeteren.

Veelgestelde vragen

Wat is kennismanagement?

Kennisbeheer (KM) is het proces waarbij de gegevens van een organisatie worden verzameld, gecreëerd, gebruikt, gedeeld en georganiseerd, zodat medewerkers snel en nauwkeurig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Een goed functionerend KM-systeem verkort de zoektijd naar informatie, verbetert de kwaliteit van beslissingen en zorgt ervoor dat de kennis van de organisatie beschikbaar blijft, zelfs als teams groeien en veranderen.

Wat zijn de 3 stappen van het kennismanagementproces?

De drie belangrijkste stappen zijn kenniscreatie (het genereren en vastleggen van gegevens uit documenten, e-mails, SOP’s en interacties met klanten), kennisorganisatie (het categoriseren en structureren ervan zodat medewerkers de informatie snel kunnen vinden) en kennisdeling (het verspreiden ervan binnen de organisatie zodat teams ernaar kunnen handelen). AI-aangedreven platforms verzorgen alle drie de stappen en voegen daar een vierde aan toe: het op verzoek samenvoegen van bestaande kennis tot nieuwe inzichten.

Wat zijn de voordelen van kennismanagement voor bedrijven?

De belangrijkste voordelen zijn snellere besluitvorming, gemakkelijkere toegang tot betrouwbare informatie, betere samenwerking, betere communicatie, betere gegevenskwaliteit en gerichter werken. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat bedrijven met effectief kennisbeheer de productiviteit van hun medewerkers met 20 tot 25% kunnen verhogen.

Hoe verbetert AI kennisbeheer?

AI doet meer dan alleen documenten opslaan en opzoeken. Het brengt informatie uit verschillende bronnen samen, beantwoordt vragen in natuurlijke taal, genereert nieuwe kennis op basis van bestaande gegevens en markeert verouderde inhoud automatisch. De op RAG gebaseerde architectuur TextCortex zorgt ervoor dat antwoorden gebaseerd zijn op de daadwerkelijke gegevens van je bedrijf, in plaats van op algemene modelkennis.

Wat is het verschil tussen kennisbeheer en gegevensbeheer?

Bij gegevensbeheer draait het om het verzamelen, opslaan en beveiligen van ruwe gegevens (cijfers, records, bestanden). Bij kennisbeheer gaat het erom die gegevens zinvol en toegankelijk te maken, en ze zo te ordenen dat medewerkers antwoorden kunnen vinden, de context begrijpen en ernaar kunnen handelen. AI-platforms voor kennisbeheer slaan een brug tussen beide: ze slaan de gegevens op en stellen medewerkers in staat er op een slimme manier naar te zoeken.

Hoe kies ik de juiste tool voor kennisbeheer?

Begin met 4 criteria: Kan het worden geïntegreerd met je bestaande gegevensbronnen (SharePoint, Google Drive, Notion)? Ondersteunt het zoeken op natuurlijke taal, en niet alleen op trefwoorden? Wordt er rolgebaseerde toegangscontrole toegepast? Voldoet het aan je compliance-eisen (ISO 27001, SOC 2, AVG)? TextCortex al deze criteria en biedt een gestructureerd onboardingprogramma om het gebruik vanaf dag één te stimuleren.

¹ McKinsey Global Institute. "De sociale economie: waarde en productiviteit ontsluiten via sociale technologieën." 2024. mckinsey.com