Wat is kennismanagement?

In het huidige digitale tijdperk slaan bedrijven hun gegevens en informatie op digitale platforms op, zoals cloudservices en intranetten. Elke dag genereren bedrijven grote hoeveelheden gegevens, waaronder interacties met klanten, intern gegenereerde gegevens, rapporten en documenten zoals SOP's. Elk stukje gegevens dat een bedrijf genereert, wordt geüpload naar intranetten en clouddiensten. Elk stukje data dat een bedrijf genereert wordt geüpload naar intranetten en cloudservices, waardoor een groeiende datapool ontstaat. Om deze gegevenspool te organiseren en ervoor te zorgen dat werknemers toegang hebben tot de informatie die ze zoeken, moet je kennismanagement tools gebruiken. Als je niet weet wat kennismanagementtools zijn, dan kunnen we je helpen!

In dit artikel onderzoeken we wat kennismanagementtools zijn en hoe ze de prestaties van je bedrijf kunnen verbeteren.

Klaar? Laten we erin duiken!

TL; DR

• Kennismanagement (KM) stelt een organisatie in staat om gegevens te verzamelen, creëren, gebruiken, delen en organiseren.
• Het kennismanagementproces bestaat uit het creëren van gegevens, het organiseren van kennis en het delen van informatie.
• Met tools voor kennisbeheer profiteer je van voordelen zoals snellere besluitvorming, samenwerking en hogere productiviteit van medewerkers.
• Je bedrijf heeft kennismanagement nodig voor voordelen als verhoogde efficiëntie, toegang tot betrouwbare en actuele informatie, het stroomlijnen van klantenservice taken en interne communicatie.
• Als je op zoek bent naar een AI-gedreven kennisbeheersysteem dat zowel nieuwe informatie en inzichten kan creëren als al je bedrijfsgegevens overzichtelijk kan houden, dan is TextCortex de juiste keuze.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement (KM) is het proces van het verzamelen, creëren, gebruiken, delen met medewerkers en organiseren van de gegevens van een organisatie. Met hulpmiddelen voor kennisbeheer kun je al je gegevens en informatie organiseren en verouderde informatie of gegevensvervuiling voorkomen. Georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke gegevens en informatie zorgen ervoor dat je medewerkers snel de informatie kunnen vinden die ze zoeken en hun taken kunnen voltooien zonder hun focus te verliezen.

Kennismanagementproces

Het kennismanagementproces is gericht op het methodisch beheren, organiseren, produceren, delen en gebruiken van de gegevens en informatie van je bedrijf. Hoewel het kennismanagementproces verschillende elementen bevat, bestaat het in principe uit drie noodzakelijke stappen.

1. Kenniscreatie: De eerste stap van het kennismanagementproces is het creëren van de gegevens en informatie die nodig zijn voor de volgende stappen. Deze kennis kan uit vele bronnen komen, zoals documenten, PDF's, SOP's, klantbeoordelingen, e-mails, rapporten, chats met de klantenservice, enz.
2. Organisatie van kennis: Kennis verzameld uit verschillende bronnen moet worden georganiseerd volgens de behoeften, onderwerpen, afdelingen en data van je bedrijf. Zo kunnen werknemers, wanneer ze informatie willen raadplegen, deze sneller vinden dan in een lijst met categorieën. Kennismanagement tools bieden geavanceerde beveiliging dankzij zowel kennisorganisaties als het beheer van gegevenstoegangsrechten.
3. Kennis delen: Met kennisbeheersystemen kun je de gegevens en informatie die je verzamelt en organiseert delen met je medewerkers voor verschillende doeleinden en hun workflow stroomlijnen. Bovendien kun je dankzij AI-gestuurde kennisbeheertools je bestaande gegevens verwerken en nieuwe kennis genereren.

Zal kennismanagement de werkprestaties verbeteren?

Volgens onderzoek van McKinsey kunnen bedrijven de productiviteit van hun werknemers met 20% tot 25% verhogen door tools voor kennisbeheer te gebruiken. Naarmate de productiviteit van je werknemers toeneemt, zal ook de winstgevendheid van je bedrijf stijgen. 

Volgens een onderzoek verspillen werknemers gemiddeld 3 uur per dag door afleiding. De meeste van deze afleidingen worden veroorzaakt door een collega die vragen stelt over gegevens of door de inspanningen van de werknemer om de gegevens te vinden die hij zoekt. Dankzij tools voor kennisbeheer die het voor je werknemers gemakkelijker maken om toegang te krijgen tot gegevens en informatie, kun je zowel de prestaties van je werknemers als de efficiëntie van je bedrijf verhogen.

Voordelen van kennisbeheer

Kennismanagementsystemen bieden belangrijke voordelen voor zowel werknemers als bedrijven. Enkele voordelen van kennismanagement zijn:

• Snellere besluitvorming
• Eenvoudigere toegang tot gegevens en informatie
• Verhoogde samenwerking
• Verbeterde communicatie
• Verbeterde kwaliteit van gegevens
• Gerichter werken

Waarom heeft jouw bedrijf een tool voor kennisbeheer nodig?

Kennismanagementsystemen stroomlijnen bedrijfsgegevens en informatie en maken ze toegankelijk en bruikbaar voor werknemers in het bedrijf. Een hoogwaardige kennismanagementtool stelt je werknemers in staat om efficiënter en beter samen te werken. Laten we eens kijken naar de redenen waarom je bedrijf kennismanagement tools nodig heeft.

Productiviteit en efficiëntie verhogen

Stel je voor dat je medewerkers uren verspillen met het doorzoeken van chatgeschiedenis, documenten en e-mails om informatie te vinden. Stel bovendien dat wanneer je medewerker de informatie vindt die hij/zij zoekt, hij/zij een andere collega onderbreekt omdat hij/zij niet zeker weet of de informatie correct of up-to-date is. Het resultaat is informatie waarvan niet zeker is of die klopt en twee medewerkers die hun aandacht hebben verloren. Gelukkig kun je kennismanagementtools gebruiken om dergelijke scenario's te vermijden en de productiviteit en efficiëntie van je medewerkers te verhogen.

Informatiegestuurde besluitvorming

Je medewerkers en supervisors kunnen het moeilijk vinden om beslissingen te nemen over taken of teams. Elke medewerker moet overleggen met een bevoegd persoon om de juistheid van hun beslissingen te controleren. Deze overlegketen vermindert echter de efficiëntie van je medewerkers en zorgt ervoor dat ze tijd verliezen. Met kennismanagementtools kun je SOP's of workflows maken die als leidraad dienen voor de besluitvorming van je medewerkers en voorkomen dat ze tijd verspillen.

Betrouwbare en actuele informatie

Zorgen je medewerkers ervoor dat een document of informatie betrouwbaar en up-to-date is als ze het na uren zoeken eindelijk vinden? Om zo'n probleem uit de wereld te helpen, kun je kennismanagementtools in je bedrijf integreren die alle informatie en gegevens organiseren volgens de categorieën die je opgeeft.

Gestroomlijnde klantenservice

De meest effectieve manier om de winstgevendheid van je bedrijf te verhogen en een loyaal klantenbestand te creëren is het analyseren van je klantenservicedata en het nemen van beslissingen op basis van deze data. Met kennismanagement tools kun je gegevens over de klantenservice organiseren op basis van specifieke criteria en beslissingen nemen die de klanttevredenheid verhogen.

Interne communicatie en updates

Je werknemers zullen gemotiveerder en taakgerichter zijn als ze regelmatig updates krijgen van hogerhand. Volgens een onderzoek zegt 85% van de werknemers dat ze het meest gemotiveerd zijn als het management regelmatig updates geeft over bedrijfsnieuws. Met kennismanagement tools kun je regelmatige workflows creëren voor je werknemers en hun motivatie verhogen, zodat ze efficiënter kunnen werken.

TextCortex - AI Kennismanager

TextCortex is een AI-assistent die verschillende functies biedt voor zowel individuele als zakelijke gebruikers. Met TextCortex kun je code/tekst/beeldinhoud genereren, toegang krijgen tot AI templates, conversationele AI ervaren met zoeken op het web en je werklast stroomlijnen. TextCortex is beschikbaar als webapplicatie en browser extension. De browser TextCortex extension is geïntegreerd met meer dan 30.000 websites en apps om je bedrijf altijd en overal te ondersteunen. Bovendien biedt TextCortex kennisbanken die al je bedrijfsgegevens georganiseerd kunnen houden en je gegevens kunnen gebruiken om AI-gestuurde output te genereren.

ZenoChat - Kennisbanken

TextCortex wordt geleverd met ZenoChat, de enige copiloot die je bedrijf nodig heeft. Met meerdere grote taalmodellen (LLM's), geavanceerde retrieval-augmented generation (RAG), webzoekmogelijkheden, aangepaste persona's en de mogelijkheid om tekst, code en afbeeldingen te genereren, evenals kennisbanken, kan ZenoChat voldoen aan alle behoeften van jouw bedrijf en zijn werknemers.

ZenoChat bevat kennisbanken waarin je al je bedrijfsgegevens kunt uploaden of koppelen. Om je bedrijfsgegevens in ZenoChat te integreren, volg je gewoon deze stappen:

• Maak je gratis TextCortex account aan.
• Ga naar de webapplicatie TextCortex .
• Selecteer "Kennisbanken" in het linkermenu.

Op dit scherm kun je je gegevens handmatig uploaden of je databases, zoals Google Drive, Microsoft OneDrive en Notion, met één klik integreren.

Eenmaal geïntegreerd kun je nieuwe inzichten en informatie creëren die de efficiëntie van je bedrijf zullen verbeteren door de kennisbank te selecteren waarvan je output wilt genereren in de chatinstellingen van ZenoChat. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

• TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
• AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
• Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
• De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

Klaar om meer te ontdekken?

Klik hier om TextCortex uit te proberen en te zien welk verschil het maakt in het verbeteren van het kennisbeheer van je bedrijf!